Blogi

Tavoitteena sertifioitu toimintajärjestelmä

Kannattaako toimintajärjestelmä sertifioida?

Kohtaan usein tätä pohdintaa asiakkaiden kanssa työskennellessäni. Sertifioinnissa, kuten kaikissa muissakin kehityshankkeissa, on plussia ja miinuksia. Hyvällä valmistautumisella ja pohjatyöllä sertifiointiprojektista on saatavilla laajamittaista hyötyä. Joitakin asioita on kuitenkin syytä pohtia organisaatiossa ennen sertifiointiprojektin aloittamista.

Mistä tarve sertifioinnille tulee?

Tarve sertifioinnille voi tulla organisaation sisältä, mutta tyypillisesti syynä on ulkoinen pakko tai paine. Asiakkaat saattavat vaatia organisaatiolta sertifioitua näyttöä laatu-, ympäristö- tai tietoturvajärjestelmästä. Sertifikaatti voi olla myös edellytys kilpailutukseen osallistumiselle tai jonkin toimijan kanssa toimimiselle. Sisäinen tarve sertifioinnille voi tulla yrityksen omistajilta tai organisaation ylimmältä johdolta. Joissakin tapauksissa tarve sertifiointiin voi lähteä myös henkilöstöstä.

Mitä eroa on standardilla ja sertifikaatilla?

Standardi sisältää joukon vaatimuksia, joita vasten yrityksen toimintaa peilataan. Yritys toimii standardin mukaisesti, mikäli se vastaa sen vaatimuksiin. Sertifikaatti taas on ulkopuolisen puolueettoman tahon todistus siitä, että yrityksen toiminta vastaa standardin vaatimuksia.

Organisaatio voi siis toimia standardin mukaisesti myös ilman sertifikaattia. Käytännössä tällaisissa tilanteissa usein kuitenkin oiotaan mutkia suoriksi, eikä organisaation toiminta oikeasti täysin vastaa standardin kaikkia vaatimuksia. Tästä syystä toiminta kannattaa sertifioida uskottavuuden takia.

Hankitaanko yksi vai useampi sertifikaatti?

Tyypilliset sertifioitavat ISO-standardit ovat ISO 9001 (laatu), ISO 14001 (ympäristö), ISO 27001 (tietoturva) ja ISO 45001 (työterveys ja -turvallisuus). Nämä standardit sisältävät yhtenevän rakenteen (high level structure, HLS).

Yhtenäinen rakenne mahdollistaa sen, että ensimmäisen sertifikaatin jälkeen voidaan seuraavien rakentamisen sanoa olevan astetta helpompaa. Tällöin useita vaatimuksia on jo lähtökohtaisesti täytetty ja esimerkiksi ympäristöjärjestelmän rakentaminen laatujärjestelmän kylkeen helpottuu huomattavasti.

Toki tämä ei ole itsessään mikään syy hankkia ylimääräisiä, tarpeettomia sertifikaatteja (sillä hukka on hukkaa), mutta ilmiö on syytä kuitenkin huomioida järjestelmien rakentamista pohdittaessa.

Miten sertifioitu toimintajärjestelmä hankintaan?

Sertifioidun toimintajärjestelmän rakentaminen on monivaiheinen prosessi, joka voi myös vaihdella riippuen sertifioivasta tahosta sekä sertifioitavasta standardista. Prosessissa voidaan sanoa olevan seuraavat vaiheet:

1. Osaamisen hankkiminen

2. Toimintajärjestelmän rakentaminen

3. Esiauditointi

4. Toimintajärjestelmän kehittäminen

5. Sertifiointiauditointi

 

1. Ensin organisaatioon tulee hankkia osaamista niin standardista kuin toimintajärjestelmistä. Tämä voi ilmetä esimerkiksi standardia ostamisena tai koulutuksena. On syytä harkita ulkopuolisen konsultin käyttöä, erityisesti mikäli kyseessä on organisaatiolle uusi asia. Kokeneella asiantuntija-avulla voidaan välttää monet sudenkuopat.

2. Seuraavaksi organisaation tulee rakentaa toimintajärjestelmän ensimmäinen versio. Tämä on laaja kokonaisuus, jota en kuvaa tässä blogikirjoituksessa tarkemmin. Hyvänä pohjana toimintajärjestelmälle toimii esimerkiksi Arterin IMS-ohjelmisto, jonka osiot ottavat huomioon toimintajärjestelmän keskeisimmät vaatimukset. Tässä vaiheessa kannattaa viedä asioita eteenpäin rohkeasti ja olla liikaa välittämättä siitä, onko lopputulos täydellistä vai ei. Tärkeintä on saada toimintajärjestelmän konkreettisia osia rakennettua.

3. Kun toimintajärjestelmä alkaa olla hyvällä mallilla, kannattaa suorittaa ns. esiauditointi. Useat sertifiointilaitokset tarjoavat mahdollisuutta tällaisen tai sen voi tehdä myös itse. Suosittelen kuitenkin hyödyntämään sertifiointilaitoksen palveluita. Niistä saa todennäköisemmin parempaa ja hyödyllisempää palautetta, kuin itse tehdystä harjoituksesta.

4. Esiauditoinnin lopputuloksena tunnistetaan ne asiat, jotka vielä vaativat työtä ennen varsinaista auditointia. Seuraava tehtävä onkin laittaa nuo asiat kuntoon. Tässä vaiheessa toimintajärjestelmän raakileesta alkaa muodostua toimiva kokonaisuus. Ensimmäiset sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset pidetään todennäköisesti tässä vaiheessa.

5. Lopulta koittaa varsinainen sertifiointiauditointi. Totuuden hetki projektista vastaavalle henkilölle. Sertifiointiauditointiin kannattaa lähteä sillä ajatuksella, että joitakin poikkeamia joka tapauksessa tulee. Mikäli ensimmäisessä sertifiointiauditoinnissa ei löydy yhtään poikkeamaa, on organisaatio joko tehnyt ylilaatua tai auditoija ei ole tehtäviensä tasalla.

Hyvin toteutetussa projektissa tyypillinen lopputulos on se, että organisaatio saa sertifikaatin sekä joitakin kuukausia aikaa laittaa kuntoon muutama pienempi poikkeama. Tämän jälkeen tehdään vielä seuranta-auditointi, jonka jälkeen organisaatiolla on sertifioitu toimintajärjestelmä, joka elää sertifioituna ja on jatkuvan parantamisen kohteena.

Miten kannattaa lähteä liikkeelle?

Ensimmäinen askel on tiedon hankkiminen. Tähän me Arterilla tarjoamme apua monin tavoin. Olemme ISO-standardien erityisasiantuntijoita ja autamme mielellämme organisaatiotanne projektissa alkuun:

Ota yhteyttä, niin keskustellaan tarpeistanne ja rakennetaan teille yhdessä sertifioitu toimintajärjestelmä! Yhteystietomme löydät täältä. 

Kirjoittaja

Markus vastaa Arterin asiantuntijapalveluista. Hän on taustaltaan laadunhallinnan ja johtamisjärjestelmien konsultti, jolla on kokemusta myös kansainvälisen innovaatiokilpailun järjestämisestä. Markuksen mielestä laatu on hauskaa ja hän toivoo myös asiakkaiden ajattelevan samoin. Sertifikaattihyllyltä häneltä löytyy niin Lean Six Sigma Green Belt, viiden tähden Excellence Finland -arvioijasertifikaatti kuin EFQM:n akkreditoima arvioijakouluttajapätevyys. Vapaa-ajalla (ja välillä töissäkin) hän harrastaa perheen kanssa lautapelejä, ruoanlaittoa sekä kauhuelokuvia.

Liittyvät materiaalit