IMS symboli Arter

 

IMS-ohjelmisto on Arterin kehittämä selainpohjainen ratkaisu laadunhallinta-, toiminta- ja johtamisjärjestelmän kehitysalustaksi. Kirjainlyhenne IMS tulee sanoista Integrated Management System (Toimintajärjestelmä). Toimintajärjestelmä on ammattimaisen toiminnan lähtökohta.

Mikä on toimintajärjestelmä?

Toimintajärjestelmä on yhdessä sovittu, paras tällä hetkellä tunnettu toimintatapojen kooste, jota jatkuvasti parannetaan tulosvetoisesti, asiakasnäkökulma huomioiden, hyödyntäen palautteet ja arvioinnit. Toimintajärjestelmällä pyritään yhtenäistämään ja parantamaan organisaation toimintoja tuomalla ne havainnolliseen muotoon ja helposti organisaation toimijoiden saataville.

IMS-ohjelmiston keskeiset toiminnallisuudet ovat prosessien kuvaaminen, dokumenttien hallinta, palautteiden ja arviointien käsittely, tulosten mittaaminen sekä käsikirjojen koostaminen. Nämä eri osa-alueet yhdessä muodostavat kokonaisvaltaisen laatujärjestelmän.

Mikset kokeilisi itse? Tilaa ilmainen demo!

PROSESSIT

IMS-ohjelmisto sisältää helppokäyttöisen työkalun prosessien piirtämiseen (Blueprint-työkalu), jonka avulla saadaan visualisoitua koko organisaation toiminta prosesseina. Prosessit kuvataan hierarkkisesti ylhäältä alaspäin, edeten karkeimman tason kuvauksista kohti yksityiskohtaisempaa työnkulkua. Yksikään prosessikuvaus ei jää irralliseksi, vaan ne kytkeytyvät tiiviisti toisiinsa prosessipuun avulla. Tällöin ohjelmisto myös mahdollistaa sen, että prosesseihin voidaan liittää kaikki niihin liittyvä sisältö.

DOKUMENTIT

IMS-ohjelmiston avulla mahdollistat organisaation yhtenäisen dokumenttien hallinnan ylläpitämällä, versioimalla sekä arkistoimalla asiakirjoja. Hallittavissa ovat niin toimintaa ohjaavat asiakirjat, kuin toiminnan tuloksena syntyvät tallenteet. Järjestelmän avulla voit luoda selkeän vastuutuksen dokumenteille, jolloin sen ylläpito ei pääse unohtumaan. Dokumentit ovat helposti löydettävissä hierarkisesta hakemistorakenteesta tai erilaisten kattavien hakutoimintojen avulla. Apuna voi käyttää esimerkiksi hakusanoja, tunnisteita, vastuullisia tai hakea esimerkiksi viimeksi päivitettyä sisältöä.

KÄSIKIRJAT

IMS-ohjelmistolla voidaan laatia toimintakäsikirja kätevästi käyttäjäystävällisen tekstieditorin avulla. Käsikirja on mahdollista vastuuttaa kappalekohtaisesti, eli voit helposti jakaa käsikirjan eri kappaleiden ylläpidon eri henkilöiden vastuulle. Samoin periaattein voit laatia toiminta- tai johtosäännön, myyntikäsikirjan, omavalvontasuunnitelman, itsearvioinnin taustakuvauksen, perehdytyskäsikirjan tai laatupalkintohakemuksen. Käsikirjoihin linkitetyt prosessikuvaukset, mittarit ja ohjeet päivittyvät reaaliaikaisesti, kun niitä päivitetään omissa osioissaan.

MITTARIT

IMS-ohjelmiston avulla organisaation strategia voidaan toiminnallistaa tavoitteiksi ja mittareiksi. Tämä on merkittävä osa johtamista, sillä mittaustulokset luovat perustan toimenpidepäätöksille. Mittaristosta löytyvät ensisijaisesti strategiset, mutta myös operatiiviset mittarit. Mittaristo voidaan laatia tasapainoisen tuloskortin (BSC), organisaatiorakenteen, prosessien tai kokouskäytäntöjen mukaisesti. Mittareita voidaan ylläpitää manuaalisesti tai järjestelmän voi yhdistää johonkin toisen ohjelman tietolähteeseen, jolloin mittarit päivittyvät automaattisesti. Järjestelmä mahdollistaa mittareiden manuaalisen päivittämisen vastuuttamisen yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille, jolloin järjestelmä muistuttaa puuttuvista arvoista asianosaisia.

RAPORTIT

Toiminnan kehittämiseen liittyviä toimintoja seuraat kätevästi raportit -osion avulla. IMS-ohjelmisto tarjoaa tehokkaan työkalun palautteiden ja arviointien tapahtumahallintaan, jotka voit raportoida suoraan verkossa. Järjestelmällinen kirjaus ja seuranta nopeuttavat ja tehostavat sisäisen palautteen käsittelyä. Järjestelmällä luodaan vakiomuotoiset lomakepohjat esimerkiksi kyselyjen, kehitysehdotusten, poikkeamien, reklamaatioiden tai arviointien kirjaukseen. Sen avulla onnistuu myös raporttien käsittely ja toimenpiteiden vaikuttavuuden arviointi.

RISKIT

ISO 9001 –laatustandardi päivittyi syksyllä 2015. ISO 9001:2015 korostaa aiempaa enemmän organisaation toimintaympäristön tuntemusta ja riskienhallintaa. Koska IMS-ohjelmiston halutaan jatkossakin mahdollisimman hyvin tukevan kyseisen standardin ja sen sisarstandardien vaatimusten täyttämistä, on IMS-ohjelmistoon kehitetty työkalu myös riskienhallintaa varten. IMS-riskienhallintaosio on tietovarasto, johon toiminnan tunnistetut riskit kirjataan ja jossa niihin on mahdollista liittää riskiarviointeja.

IMS-ohjelmistoa voidaan käyttää tarpeesta riippuen hyvin yksinkertaisesti tai todella kattavasti. Toiminnallisuuksia voidaan laittaa päälle ja pois pääkäyttäjän toimesta. Jokaisella organisaatiolla on siis mahdollisuus räätälöidä tästä valmisratkaisusta itselleen parhaiten toimiva kokonaisuus.