Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

26 toukokuun, 2023

Miten IMS-ohjelmiston käyttöönotto tapahtuu?

Kirjoittaja:

Ella Lindroos

Kotimaisen IMS-ohjelmiston avulla rakennat yritykselle tai organisaatiolle sen omiin tarpeisiin sopivan laadunhallinta-, johtamis- tai toimintajärjestelmän. IMS-ohjelmistolla on käytössä noin 400 organisaatiossa  ja ohjelmistolla on lähes 300 000 aktiivista käyttäjää ympäri Suomen.

Miten IMS-ohjelmisto otetaan käyttöön?

Käyttöönotto suunnitellaan ja räätälöidään aina organisaatiosi tarpeiden mukaan. Yleensä käyttöönottoon kuuluu sekä ohjelmiston käytön opettelua sekä ymmärryksen kasvattamista siitä, millainen laatu- tai toimintajärjestelmä sopii juuri sinun organisaatiosi tarpeisiin.

Tällainen on IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekti

IMS-ohjelmisto käyttöönoton tueksi tarjoamme asiantuntijan avun:

• Asiantuntijan avulla suunnittelette ohjelmiston käyttöönoton organisaatiosi tarpeiden mukaan.
• Asiantuntijan avulla sinä ja organisaatiosi opitte ohjelmiston toimintalogiikan sekä opitte käyttämään ohjelmiston toiminnallisuuksia.
• Samalla kasvatatte osaamistanne siitä, millainen laatu- tai toimintajärjestelmä tuottaa hyötyä organisaatiosi tarpeisiin.
• Sinun ei siis tarvitse tietää etukäteen mitään laatu- tai toimintajärjestelmän rakentamisesta tai sisällöstä.
• Käyttöönottoon kuuluu Arterin asiantuntijan vetämiä työpajapäiviä, joiden välissä työstät kollegojesi kanssa järjestelmän sisältöä.
• Riippuen käyttöönottoprojektin tavoitteista, yleensä käyttöönottoprojektin lopussa organisaatiollasi on ensimmäinen versio omasta laatu- tai toimintajärjestelmästä.

Lisäksi valittavanasi on valmiita sisältöjä ohjelmistoon, jotka helpottavat ohjelmistoon syötettävän tiedon luomista, ylläpitoa ja kehitystä.

IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekti voidaan rakentaa esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän rakentamisen mukaan tai QEHS-järjestelmän rakentamisen mukaisesti.

Kauan IMS-ohjelmiston käyttöönotto tyypillisesti kestää?

Tyypillisesti IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekti kestää 3-6 kk.

Käyttöönoton pituuteen vaikuttaa esimerkiksi se:

• kuinka paljon organisaatiollasi on olemassa olevaa dokumentaatiota toiminnastanne,
• kuinka paljon prosesseja olette jo kuvanneet ja löytyykö esimerkiksi organisaatioltasi jo prosessikartta tai onko ydinprosessit määritelty,
• aloitatteko laatu- tai toimintajärjestelmän rakentamisen niin sanotusti puhtaalta pöydältä vai siirrättekö olemassa olleen laatujärjestelmän sisällöt IMS-ohjelmistoon.

Seuraavaksi esittelemme sinulle kaksi esimerkkiä käyttöönotosta.

1️⃣ ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän rakentaminen

ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän rakentaminen:

• Arterin asiantuntijan johdolla IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksien läpikäynti.
• Valmiit rakenteet organisaation prosessikartan mallintamiselle.
• PDCA-mallin mukaisen etusivunäkymän rakentaminen, joka kerää yhteen paikkaan ISO 9001-standardin mukaisen tiedon organisaation toiminnasta.
• Käsikirjan, joka auttaa tulkitsemaan ISO 9001- standardia ja sen vaatimuksia.
• Valmiit rakenteet organisaatiosi toimintakäsikirjalle.
• Dokumenttipohjan auditointiohjelman suunnitteluun.
• Valmiit rakenteet raporttipohjiin: auditointi, havainto/poikkeama, asiakaspalaute, kehitysehdotus, läheltäpiti ja muutosvaikutusten arviointi.
• Valmiit rakenteet riskien kuvaamiseen ja riskienhallinnan aloittamiseen.
• Projektin kesto: Suositeltu kesto noin 6 kk = 5 x 6 h työpajapäivää + suunnittelu päivä 1 x 3 h.

Alla esimerkki ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän sisällöstä:

2️⃣ ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 mukainen toimintajärjestelmä

ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 -standardin mukaisen toimintajärjestelmän rakentaminen:

• Arterin asiantuntijan johdolla IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksien läpikäynti.
• Valmiit rakenteet organisaation prosessikartan rakentamiselle.
• PDCA-mallin mukaisen etusivunäkymän, joka kerää yhteen paikkaan QEHS:n liittyvät keskeiset elementit organisaatiosta ja sen toiminnasta.
• Käsikirjan, joka auttaa tulkitsemaan ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 standardeja, niiden yhtäläisyyksiä ja eroja sekä vaatimuksia.
• Valmiit rakenteet toimintakäsikirjaan.
• Dokumenttipohjan auditointiohjelman suunnitteluun.
• Valmiit rakenteet seuraaviin raporttipohjiin: auditointi, havainto/poikkeama, asiakaspalaute, kehitysehdotus, läheltäpiti ja muutosvaikutusten arviointi.
• Valmiit rakenteet riskien kuvaamiseen ja riskienhallinnan aloittamiseen.
• Projektin kesto: Suositeltu kesto noin 6 kk = 5 x 6 h työpajapäivää + suunnittelu päivä 1 x 3 h.

Alla esimerkki ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 -standardien mukaisen QEHS-toimintajärjestelmän sisällöstä:

👉 Tutustu vielä tarkemmin IMS-ohjelmistoon tästä.