

Miten IMS-ohjelmiston käyttöönotto tapahtuu?
Kirjoittaja:
Kotimaisen IMS-ohjelmiston avulla rakennat yritykselle tai organisaatiolle sen omiin tarpeisiin sopivan laadunhallinta-, johtamis- tai toimintajärjestelmän. IMS-ohjelmistolla on käytössä noin 400 organisaatiossa ja ohjelmistolla on lähes 300 000 aktiivista käyttäjää ympäri Suomen.
Miten IMS-ohjelmisto otetaan käyttöön?
Käyttöönotto suunnitellaan ja räätälöidään aina organisaatiosi tarpeiden mukaan. Yleensä käyttöönottoon kuuluu sekä ohjelmiston käytön opettelua sekä ymmärryksen kasvattamista siitä, millainen laatu- tai toimintajärjestelmä sopii juuri sinun organisaatiosi tarpeisiin.
Tällainen on IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekti
IMS-ohjelmisto käyttöönoton tueksi tarjoamme asiantuntijan avun:
- Asiantuntijan avulla suunnittelette ohjelmiston käyttöönoton organisaatiosi tarpeiden mukaan.
- Asiantuntijan avulla sinä ja organisaatiosi opitte ohjelmiston toimintalogiikan sekä opitte käyttämään ohjelmiston toiminnallisuuksia.
- Samalla kasvatatte osaamistanne siitä, millainen laatu- tai toimintajärjestelmä tuottaa hyötyä organisaatiosi tarpeisiin.
- Sinun ei siis tarvitse tietää etukäteen mitään laatu- tai toimintajärjestelmän rakentamisesta tai sisällöstä.
- Käyttöönottoon kuuluu Arterin asiantuntijan vetämiä työpajapäiviä, joiden välissä työstät kollegojesi kanssa järjestelmän sisältöä.
- Riippuen käyttöönottoprojektin tavoitteista, yleensä käyttöönottoprojektin lopussa organisaatiollasi on ensimmäinen versio omasta laatu- tai toimintajärjestelmästä.
Lisäksi valittavanasi on valmiita sisältöjä ohjelmistoon, jotka helpottavat ohjelmistoon syötettävän tiedon luomista, ylläpitoa ja kehitystä.
IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekti voidaan rakentaa esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän rakentamisen mukaan tai QEHS-järjestelmän rakentamisen mukaisesti.
Kauan IMS-ohjelmiston käyttöönotto tyypillisesti kestää?
Tyypillisesti IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekti kestää 3-6 kk.
Käyttöönoton pituuteen vaikuttaa esimerkiksi se:
- kuinka paljon organisaatiollasi on olemassa olevaa dokumentaatiota toiminnastanne,
- kuinka paljon prosesseja olette jo kuvanneet ja löytyykö esimerkiksi organisaatioltasi jo prosessikartta tai onko ydinprosessit määritelty,
- aloitatteko laatu- tai toimintajärjestelmän rakentamisen niin sanotusti puhtaalta pöydältä vai siirrättekö olemassa olleen laatujärjestelmän sisällöt IMS-ohjelmistoon.
Seuraavaksi esittelemme sinulle kaksi esimerkkiä käyttöönotosta.
1️⃣ ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän rakentaminen
ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän rakentaminen:
- Arterin asiantuntijan johdolla IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksien läpikäynti.
- Valmiit rakenteet organisaation prosessikartan mallintamiselle.
- PDCA-mallin mukaisen etusivunäkymän rakentaminen, joka kerää yhteen paikkaan ISO 9001-standardin mukaisen tiedon organisaation toiminnasta.
- Käsikirjan, joka auttaa tulkitsemaan ISO 9001- standardia ja sen vaatimuksia.
- Valmiit rakenteet organisaatiosi toimintakäsikirjalle.
- Dokumenttipohjan auditointiohjelman suunnitteluun.
- Valmiit rakenteet raporttipohjiin: auditointi, havainto/poikkeama, asiakaspalaute, kehitysehdotus, läheltäpiti ja muutosvaikutusten arviointi.
- Valmiit rakenteet riskien kuvaamiseen ja riskienhallinnan aloittamiseen.
- Projektin kesto: Suositeltu kesto noin 6 kk = 5 x 6 h työpajapäivää + suunnittelu päivä 1 x 3 h.
Alla esimerkki ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän sisällöstä:

2️⃣ ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 mukainen toimintajärjestelmä
ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 -standardin mukaisen toimintajärjestelmän rakentaminen:
- Arterin asiantuntijan johdolla IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksien läpikäynti.
- Valmiit rakenteet organisaation prosessikartan rakentamiselle.
- PDCA-mallin mukaisen etusivunäkymän, joka kerää yhteen paikkaan QEHS:n liittyvät keskeiset elementit organisaatiosta ja sen toiminnasta.
- Käsikirjan, joka auttaa tulkitsemaan ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 standardeja, niiden yhtäläisyyksiä ja eroja sekä vaatimuksia.
- Valmiit rakenteet toimintakäsikirjaan.
- Dokumenttipohjan auditointiohjelman suunnitteluun.
- Valmiit rakenteet seuraaviin raporttipohjiin: auditointi, havainto/poikkeama, asiakaspalaute, kehitysehdotus, läheltäpiti ja muutosvaikutusten arviointi.
- Valmiit rakenteet riskien kuvaamiseen ja riskienhallinnan aloittamiseen.
- Projektin kesto: Suositeltu kesto noin 6 kk = 5 x 6 h työpajapäivää + suunnittelu päivä 1 x 3 h.
Alla esimerkki ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 -standardien mukaisen QEHS-toimintajärjestelmän sisällöstä:

👉 Tutustu vielä tarkemmin IMS-ohjelmistoon tästä.
Haluatko kuulla tai kysyä lisää?
Ota yhteyttä suoraan Wiljamiin, tai lähetä yhteydenottopyyntö oheisella lomakkeella.
Lue lisää
-
Published on:
Miten hyödyntää IMS-ohjelmiston Raportit-osiota?
-
Published on:
Asiakaspäivän kohokohdat 28.1.2025
-