Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

25 elokuun, 2026

Paikallinen pääkäyttäjä IMS-ohjelmistossa

Kirjoittaja:

Katja Äärilä

Paikallinen pääkäyttäjä IMS-ohjelmistossa antaa enemmän mahdollisuuksia oman alueen hallintaan.

Elokuisessa IMS Käyttökoulutuksessa aiheena olivat IMS-ohjelmiston pääkäyttäjän tehtävät. Koulutuksen yhteydessä nousi esiin useita kysymyksiä paikallisen pääkäyttäjän roolista: mitä kaikkea paikallinen pääkäyttäjä pystyy tekemään ja millaisia rajoituksia rooliin liittyy?

Paikallisen pääkäyttäjän tehtävät ja mahdollisuudet

Perusajatuksena on, että paikallisen pääkäyttäjän roolin avulla IMSin hallinnointia voidaan jakaa hallitusti eri puolille organisaatiota:

• Paikallinen pääkäyttäjä toimii oman vastuualueensa tukena ja ylläpitäjänä järjestelmänvalvojan määrittämissä rajoissa.
• Kyse on delegoidusta ja rajatusta hallintaroolista, jonka avulla henkilölle voidaan antaa tavallista käyttäjää laajemmat oikeudet tiettyihin käyttäjäryhmiin tai IMSin sisältöalueisiin.
• Esimerkiksi liiketoimintayksiköllä, toimipaikalla tai tietyllä vastuualueella voi olla oma paikallinen pääkäyttäjä, joka pystyy hoitamaan suuren osan päivittäisestä ylläpidosta ilman, että jokainen asia täytyy viedä organisaation varsinaiselle järjestelmänvalvojalle.
• Paikallisen pääkäyttäjän tehtäviin voi kuulua esimerkiksi käyttäjäryhmien jäsenten hallinnointi, dokumenttien käyttöoikeuksien määrittäminen, raporttien ja mittareiden oikeuksien hallinta sekä sisältöjen arkistointiin liittyviä tehtäviä.

Paikallinen pääkäyttäjyys voidaan jakaa kolmeen pääkokonaisuuteen:

1. Hallitse käyttäjäryhmiä siellä, missä käyttäjät tunnetaan parhaiten

Yksi paikallisen pääkäyttäjän keskeisistä tehtävistä on käyttäjäryhmien jäsenyyksien hallinta. Kun paikallinen pääkäyttäjyys on annettu tietylle käyttäjäryhmälle, paikallinen pääkäyttäjä voi ylläpitää ryhmän jäseniä.

Tästä on hyötyä erityisesti suuremmissa tai hajautetuissa organisaatioissa. Esimerkiksi yksikön oma paikallinen pääkäyttäjä tietää usein parhaiten, ketkä työntekijät tarvitsevat pääsyn tiettyihin sisältöihin.

On kuitenkin hyvä muistaa, että paikallinen pääkäyttäjä hallinnoi hänelle delegoitua aluetta, kun taas järjestelmänvalvoja vastaa järjestelmän laajemmasta käyttäjä- ja oikeushallinnasta.

2. Hallitse dokumentteja ja niiden käyttöoikeuksia

Dokumenttien hallinnassa paikallisella pääkäyttäjällä voi olla merkittävä rooli. Tehtäviin voivat kuulua esimerkiksi:

• dokumenttien arkistointi ja poistaminen
• dokumenttien kansiorakenteen muokkaaminen
• dokumenttien käyttöoikeuksien määrittäminen
• dokumenttien vastuukäyttäjän vaihtaminen.

Käyttöoikeuksien hallinnassa kannattaa huomioida erityisesti dokumenttikohtaiset oikeudet. Dokumentille voidaan määrittää sen tasosta poikkeavia käyttöoikeuksia, joten käyttöoikeuksia muutettaessa on tärkeää tarkistaa, mitä muutos käytännössä koskee.

3. Hyödynnä paikallista pääkäyttäjää myös muissa IMSin osioissa

Paikallinen pääkäyttäjyys ei rajoitu käyttäjiin ja dokumentteihin. Rooliin liittyy hallinnollisia tehtäviä myös IMSin muissa osioissa.

• Käsikirjoissa tehtäviin voi kuulua esimerkiksi käsikirjan luvun katselmointi ja vastuuhenkilön vaihtaminen.
• Prosesseissa paikallisen pääkäyttäjän oikeuksiin kuuluu prosessien poistaminen.
• Raporteissa paikallinen pääkäyttäjä voi osallistua käyttöoikeuksien hallintaan, arkistoida raportteja, tarkastella arkistoituja raportteja sekä tehdä sallittuja muutoksia raporttipohjiin ja poistaa raporttipohjan käytöstä.
• Raporttien kohdalla on hyvä huomioida, että paikallisella pääkäyttäjällä on tavallista käyttäjää laajempi näkyvyys: paikalliset pääkäyttäjät näkevät automaattisesti kaiken Raportit-osion sisällön, myös sellaista sisältöä, joka muuten olisi rajattua. Tämä kannattaa huomioida erityisesti silloin, jos Raportit-osiossa käsitellään arkaluontoisia tietoja.
• Tehtävissä paikallinen pääkäyttäjä pystyy muun muassa muokkaamaan, arkistoimaan ja poistamaan tehtäviä.
• Mittareissa paikallinen pääkäyttäjä voi osallistua mittaritasojen oikeuksien määrittämiseen sekä arkistoida mittareita ja niiden alkeistietoja.
• Myös Riskit-osiossa paikallinen pääkäyttäjä voi osallistua käyttöoikeuksien hallintaan yhdessä järjestelmänvalvojan kanssa.

Paikallinen pääkäyttäjä ei korvaa järjestelmänvalvojaa

Paikallisen pääkäyttäjän roolin tarkoituksena ei ole tehdä käyttäjästä toista järjestelmänvalvojaa. Roolin hyöty syntyy juuri siitä, että vastuut voidaan rajata tarkoituksenmukaisesti.

Järjestelmänvalvoja määrittää, missä kohteissa henkilöllä on paikallisen pääkäyttäjän oikeudet. Paikallinen pääkäyttäjä ei esimerkiksi voi itsenäisesti määrittää hallinnoimansa käyttäjäryhmän kaikkia järjestelmäoikeuksia eikä saa automaattisesti kaikkia IMSin ylläpito- ja konfigurointioikeuksia.

Järjestelmätason hallinta säilyy järjestelmänvalvojalla.

Miksi paikallisia pääkäyttäjiä kannattaa hyödyntää?

Paikallisen pääkäyttäjyyden suurin hyöty on mahdollisuus jakaa IMSin ylläpitovastuuta hallitusti.

Kun sopivat ylläpitotehtävät voidaan hoitaa lähellä käyttäjiä ja sisältöjä:

• järjestelmänvalvojan työkuorma vähenee,
• käyttöoikeus- ja käyttäjämuutokset voidaan hoitaa joustavammin,
• vastuu sisältöjen ylläpidosta voidaan viedä lähemmäksi sisällön omistajia,
• paikallinen käyttäjätuki vahvistuu,
• IMSin ylläpito skaalautuu paremmin organisaation kasvaessa.

Esimerkiksi organisaatiossa, jossa IMSiä käyttää useita yksiköitä tai toimipaikkoja, voidaan nimetä kullekin alueelle oma paikallinen pääkäyttäjä.

Keskitetty järjestelmänvalvoja vastaa kokonaisuudesta ja järjestelmätason hallinnasta, kun taas paikalliset pääkäyttäjät huolehtivat sovituista käytännön ylläpitotehtävistä.

3 vinkkiä paikallisen pääkäyttäjämallin rakentamiseen

1. Rajaa vastuualue selkeästi.

Määrittele, mistä käyttäjäryhmistä, sisältöalueista ja ylläpitotehtävistä kukin paikallinen pääkäyttäjä vastaa.

2. Huomioi oikeuksien mukana tuleva näkyvyys.

Paikallisella pääkäyttäjällä voi olla tavallista käyttäjää laajempi pääsy esimerkiksi raportteihin ja tehtäviin. Oikeudet kannattaa siksi antaa tehtävän ja todellisen tarpeen perusteella.

3. Sovi työnjako järjestelmänvalvojan kanssa.

Kun organisaatiossa on useita pääkäyttäjärooleja, kannattaa kirjata selkeästi, mitkä asiat hoitaa järjestelmänvalvoja ja mitkä paikalliset pääkäyttäjät.

Paikallinen pääkäyttäjyys tuo IMSin hallinnan lähemmäksi arkea

Paikallinen pääkäyttäjä on ennen kaikkea oman vastuualueensa IMS-hallinnan mahdollistaja. Hän auttaa pitämään käyttäjäryhmät, käyttöoikeudet ja sisällöt ajan tasalla sekä tukee käyttäjiä tilanteissa, joissa tavallisen käyttäjän oikeudet eivät riitä.

Kun roolit ja vastuut määritellään selkeästi, paikallisten pääkäyttäjien hyödyntäminen voi tehdä IMSin ylläpidosta sujuvampaa, nopeampaa ja paremmin organisaation arkeen sopivaa.

Haluatko oppia lisää IMS-ohjelmiston käytöstä? Suosittelemme sinulle näitä sisältöjä:

👉 Auditoinnin toteuttaminen IMS-ohjelmiston avulla
👉 IMS-ohjelmiston Raportit-osion hyödyntäminen
👉 ISO 9001 laatujärjestelmän rakentaminen ja ylläpito

Kaipaatko apua IMS-ohjelmiston käytön kehittämiseen?

Mikäli tunnistat organisaatiossasi olevan tarvetta asiantuntijan tuelle IMS-ohjelmiston käyttöön liittyen, ota meihin matalalla kynnyksellä yhteyttä. Voit joko keskustella asiakasvastaavasi kanssa tai jättää meille yhteydenottopyynnön alla olevan lomakkeen avulla.