Mitä on laadunhallinta IMS-ohjelmistolla?

Toimintajärjestelmä kerää organisaation toimintaan liittyvän tiedon yhteen paikkaan

IMS-ohjelmisto on koko organisaation käytössä oleva alusta, jonne organisaation tarpeita palveleva toimintajärjestelmä voidaan rakentaa. Ohjelmisto toimii pilvipalveluna, jolloin erillisiä asennuksia ei tarvita, vaan järjestelmän käyttö ja ylläpito on ketterää ja paikasta riippumatonta – tarvitsette vain internet-yhteyden.

Ohjelmisto on suunniteltu skaalautuvaksi – ei ole olemassa liian isoa tai pientä organisaatiota, joka ei voisi käyttää ohjelmistoa ja saada sen tuottamat käytännön hyödyt itselleen.

IMS-ohjelmiston avulla luot organisaatiolle toimintajärjestelmän, joka kerää kaiken toimintaa ohjaavan tiedon yhteen paikkaan helposti kaikkien saataville.

➡️ Katso Tätä on laadunhallinta IMS-ohjelmistolla -webinaari alta ja tutustu IMS-ohjelmistoon tarkemmin.

Toiminnan kehittäminen alkaa toiminnan dokumentoinnista

IMS-ohjelmistoon voidaan dokumentoida organisaation tapa toimia, prosessien ja työtä ohjaavien dokumenttien muodossa. Tällöin koko organisaatiolle on helppo luoda standardien mukaiset laadukkaat toimintatavat eli tarpeisiinne sopiva laadunhallinta.

Dokumentoimalla toimintanne, luotte samalla lähtökohdat liiketoiminnan kehittämiselle: Kun organisaatio on kuvannut lähtötilanteensa, pystytte seuraamaan ja mittaamaan toiminnan kehittymistä luotettavasti. 

➡️ Mitä hyötyä dokumentaation hallinta ja toiminnan kuvaaminen tuottaa organisaatiolle käytännössä?

Mikä on toimintajärjestelmä?

Toimintajärjestelmä on kooste, organisaatiokohtaisista toimintatavoista. Toimintajärjestelmällä yhtenäistetään ja parannetaan organisaation toimintoja tekemällä prosesseista helposti omaksuttavia ja kaikille näkyviä. Toimintajärjestelmän avulla dokumentoit ja visualisoit kaiken tiedon, joka ohjaa organisaation toimintaa. Lisäksi toimintajärjestelmä kokoaa tiedon yhteen paikkaan, joilloin tiedon löytyminen on helppoa ja nopeaa ja tiedon siiloutumiselta voidaan välttyä.

Toimintajärjestelmän tarkoitus on auttaa organisaatiotanne arjen tekemisessä, tekemällä tiedon löytymisestä, ylläpitämisestä ja jakamisesta helppoa.

Rakkaalla lapsella on monta nimeä: toisinaan toimintajärjestelmää kutsutaan eri organisaatioissa laatujärjestelmäksi, johtamisjärjestelmäksi tai toimintajärjestelmäksi.

Mikä on toimintajärjestelmän rooli suhteutettuna muihin organisaatiossa käytössä oleviin järjestelmiin?

Suurin osa IMS-ohjelmiston asiakkaista toimivat tuottavan teollisuuden yrityksissä, sote-alan organisaatioissa ja palveluja tuottavissa yrityksissä. Alla muutama esimerkki siitä, miten asiakkaamme hyödyntävät IMS-ohjelmistoa arjessaan suhteutettuna muihin toimintaa ohjaaviin järjestelmiin:

Liikenne- ja viestintävirasto Traficom

IMS-ohjelmisto tukee Traficomin asiantuntijoiden substanssitekemistä: ohjelmisto tekee ajantasaisesta työtäohjaavan dokumentaation löytämisestä helppoa, organisaation toiminta on läpinäkyvää kun toiminta on kuvattu ja dokumentoitu, lisäksi organisaation toimintaa kehitetään IMSiin dokumentoidun tiedon perusteella esimerkiksi prosessimittareiden, poikkeama- ja kehitysidearaporttien sekä prosessikuvauksien avulla.

• IMS-ohjelmisto kokoaa työtäohjaavan tiedon helposti löytyväksi ja koko henkilöstöllä kuva siitä, mitkä ovat ajantasaiset ja hyväksytyt toimintaa ohjaavat työohjeet. 
• Traficomin toiminnalle tulee tavoitteita muun muassa hallitusohjelmaa toteuttavasta viraston ja Liikenne- ja viestintäministeriön välillä tehtävästä tulossopimuksesta. IMSin avulla mietitään miten tavoitteisiin päästään esimerkiksi prosessikuvauksien avulla.
• IMS-ohjelmiston avulla varmistetaan ISO 9001 -sertifikaatin mukainen toiminta.
• Johtamisjärjestelmä Traficomissa tulee muuta kautta, sitä ei siis ole toteutettu IMS-ohjelmiston avulla.

➡️ Lue lisää Traficomin tavasta hyödyntää IMS-ohjelmistoa heidän arjessaan.

Teknologiateollisuuden yritys Ardor Oy

IMS-ohjelmistoon rakennetun toimintajärjestelmän lisäksi Ardorilla on käytössään toiminnanohjausjärjestelmä. IMS-ohjelmiston avulla asiakkaamme kehittää liiketoimintaansa ja prosessejaan sekä toteuttaa tiedonhallintaa. Toiminnanohjausjärjestelmässä IMS-ohjelmiston avulla kehitettyjä prosesseja automatisoidaan.

• IMS on Ardorin johtamisjärjestelmän koti, jossa tapahtuu yrityksen tiedonhallinta.
• IMSin avulla varmistetaan sertifikaattien mukainen toiminta –  ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 -sertifikaatit sekä hitsaamisen 3834- ja teräsrakenteiden 1090 -sertifikaatti.
• IMS-ohjelmistoon rakennetun toimintajärjestelmän lisäksi Ardorilla on käytössään toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla asiakkaamme toteuttaa prosessiautomaatiota.

➡️ Lue lisää Ardorin asiakastarinasta ja siitä, kuinka he onnistuivat kolmen ISO-standardin sertifiointi prosessissa IMS-ohjelmiston ja Arterin asiantuntijuuden avulla. 

Kymsote – noin 170 000 asukkaan ja 6 kunnan kuntayhtymä

Kymsote hankki IMS-ohjelmiston johtamisen ja laadunhallinnan tueksi.

• IMS-ohjelmistoa hyödynnetään työntekijöiden perehdytyksessä, prosessien sujuvuuden tarkistamisessa, päivittäisenä työkaluna ja johtamisessa.
• Ohjelmiston avulla kaikkien saatavilla oleva tieto yhtenäistää toimintatapoja ja auttaa organisaatiota saavuttamaan strategiset tavoitteet.
• IMS tukee organisaation jatkuvaa laadun parantamista, laadunhallintaa ja laadunvarmistusta.
• IMSiä käytetään päivittäisen johtamisen työkaluna ja perehdytyksessä. Prosessit tarkistetaan säännöllisesti, jotta ne ovat asiakaslähtöisiä, sujuvia ja kustannustehokkaita.
• Lisäksi IMS-ohjelmiston tuella koko organisaatio osallistuu asiakastyytyväisyyden kehittämiseen prosessien ja laadunhallinnan kautta. Kun prosessit ovat sujuvia ja laadukkaita asiakkaan näkökulmasta, palvelun tuottaja voi erottua edukseen kilpailijoista.

➡️ Lue lisää Kymsoten tavasta hyödyntää IMS-ohjelmistoa kuntayhtymän laadunhallinassa ja johtamisessa. 

Työterveyden asiantuntijaorganisaatio Finla Työterveys Oy

Finla on hyödyntänyt toiminnassaan jo vuodesta 2006 lähtien IMS-toimintajärjestelmän alustaa. IMS-ohjelmiston avulla on saatu selkeyttä ISO 9001 -standardin ulkoiseen auditointiin sekä varmuutta ja helpotusta arjen toimintoihin.

• IMSin käyttö 17 toimipisteen työterveyspalveluita tuottavassa organisaatiossa kuuluu jokaisen työntekijän arkeen. Ohjelmistossa on hyvin rajatulla määrällä henkilöillä päivitysoikeudet, jotta kokonaisuus pysyy hyvin hanskassa.
• Finlassa työskentelevät tulevat tutuiksi IMSin kanssa heti perehdytyksestä lähtien, jolloin uusi työntekijä perehdytetään työhönsä ohjelmistosta löytyvän suunnitelman ja työntekijän roolin mukaisesti.
• Finlan toiminta on sertifioitu ja heiltä löytyy ISO 9001 -standardi. Standardin edellytyksiin pystytään vastaamaan ketterämmin ja standardin mukaista toimintaa pystytään todentamaan IMS-ohjelmiston avulla. Esimerkiksi laatustandardin ISO 9001 auditointiprosessin alkaneen viimeksi sillä, että ulkoselle auditoijalle annettiin oikeudet tutustua IMSiin ja sieltä löytyviin sisältöihin.
• IMSiä käytetään organisaation dokumenttipankkina, eli kaikki yhteiset ohjeistukset, pohjat, lomakkeet ja dokumentaatio on siirretty kokonaisuudessaan IMSiin.
• Finlassa hyödynnetään IMSiä myös sisäisessä viestinnässä, kuten vaikkapa sisäiset tiedotteet, koulutusmateriaalit ja koko organisaatiota koskettavissa palavereissa läpikäydyt asiat löytyvät ohjelmistosta.

➡️ Lue lisää Finlan tavatsa hyödyntää IMS-ohjelmistoa heidän arjessaan. 

IMS-ohjelmisto koostuu osioista, jotka vastaavat ISO-standardien ja SHQS-laatuohjelman edellytyksiin

IMS-ohjelmisto koostuu osioista, joita esimerkiksi ISO-standardit ja SHQS-laatuohjelma edellyttävät organisaation toiminnalta. IMS-ohjelmisto koostuu prosessit-, dokumentit-, käsikirjat-, raportit-, mittarit- ja riskit-osioista.

Prosessit

Ohjelmiston avulla organisaationne voi helposti kuvata prosesseja ja ylläpitää niitä. Prosesseille voidaan määritellä vastuuhenkilöt tai vastuuryhmät, joilla ylläpitovastuu on. Tällöin ohjelmisto muistuttaa, kun on aika katselmoida tietty prosessi. Prosessit voidaan luoda hierarkisesti ja kuvauksien tarkkuuden voitte itse määritellä aina omien tarpeidenne ja ylläpitomahdollisuuksienne mukaisesti.

Prosessit käyttävät ohjelmistossa Arterin kolmisivutekniikkaa, jossa yhdelle prosessille luodaan itse prosessi, toiselle yhteenveto prosessista ja kolmannelle voidaan avata jokaisen prosessin tärkeimmät kohdat (esim. vastuu, kriittiset tekijät ja riskit).

👉 Tutustu tarkemmin prosessien kuvaamiseen hyödynnettävään kolmisivutekniikkaan tästä.

Dokumentit

Työtä ohjaavat dokumentit, joille rakennetaan organisaationne mukainen hakemistorakenne, on hyvä tuoda osaksi järjestelmää. Dokumentit voidaan merkitä tapauskohtaisesti tunnisteilla tai vastuuhenkilöillä. IMS-ohjelmisto pitää myös huolen versiohallinnasta, jolla varmistetaan aina viimeisin tiedonkulku organisaatiossa.

👉 Tutustu tarkemmin siihen, mitä dokumenttien ja käsikirjojen hallinta on käytännössä IMS-ohjelmistossa. 

Käsikirjat

Raportit

Toiminnan kehittämiseen, palautteen keräämiseen tai esimerkiksi lähellä piti -tilanteisiin liittyviä tietoja voitte seurata kätevästi Raportit-osion avulla. IMS-ohjelmistolla voit raportoida joko tietokoneella tai IMS Mobile-sovelluksen kautta suoraan puhelimella organisaatiolle räätälöityjen raporttien tiedot.

Ohjelmisto pitää kirjaa kaikista raporteista ja tieto, miten raportteihin on reagoitu, on helposti luettavissa. Näin mahdollisiin ongelmatilanteihin reagoiminen helpottuu tarkan tiedon pohjalta.

👉 Tutustu mihin kaikkeen raportit osiota voit hyödyntää ja miten asiakkaamme sitä ovat hyödyntäneet.

Riskit

Kokonaisvaltainen laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmä vaatii tuekseen ammattimaista riskienhallintaa, lisäksi riskilähtöisyys nostettiin päätöksenteon perustaksi vuoden 2015 ISO 9001 -standardissa.

Riskit-osiossa pääsette luokittelemaan ja analysoimaan riskejä sekä liittämään niihin riskiarviointeja, todennäköisyyksiä ja vaikuttavuuksia. Riskien kirjaamisen voi aloittaa joko käyttämällä oletusasetuksia tai muuttamalla asetuksia käyttöönoton yhteydessä mieleisekseen.

Riskit-osio yhdistyy IMS-toimintajärjestelmän muihin osioihin linkitysten kautta. Riskien liittäminen IMS-ohjelmistolla kuvattuihin prosesseihin, mittareihin ja käsikirjoihin täydentää hyvin esimerkiksi ISO-standardien mukaista laatujärjestelmää.

👉 Tutustu tarkemmin siihen, kuinka otat riskit hallintaan IMS-ohjelmiston avulla. 

IMS-ohjelmisto helpottaa laadunhallintamenetelmien toteuttamisessa

IMS-ohjelmiston avulla organisaatio pystyy toteuttamaan laadunhallinnan keskeisiä menetelmiä omassa arjessaan. 

1. Ennakoivat laadunvarmistamisen toimet – asiat tapahtuvat kerralla oikein toiminnan dokumentaation avulla eli esimerkiksi laatukäsikirjan, prosessikuvauksien ja ohjeistuksien avulla.
2. Laatua kontrolloivat toimet – testaus, mittaaminen ja raportointi. Laadunseurannan tekeminen helpoksi eli esimerkiksi helpottamalla tiedon keräämistä helpottamalla raportointia ja toiminnan mittaamista sekä raportoitujen havaintojen ja poikkeamien korjaustoimenpiteiden toteutumista ja seuraamista. Myös sisäisen auditoinnin suunnittelu, toteuttaminen ja seuraamista pystyt helpottamaan IMS-ohjelmiston avulla.
3. Laatua kehittävät toimenpiteet – virheistä oppiminen. Kun toiminnan seuraaminen, mittaaminen ja raportointi on systemaattista, virheet tulevat esille ja toimintaa on helpompi korjata, kun voidaan olla varmoja, mistä virhe johtuu. Mikäli organisaatiossa ei ole kuvattu prosesseja tai dokumentoitu ohjeistusta, voi olla vaikeaa tunnistaa, mitä kohtaa prosessista on kehitettävä.

PDCA-malli 

Laadunhallinta liitetään vahvasti jatkuvan parantamisen periaatteeseen eli PDCA-malliin:

• suunnittele,
• toteuta,
• arvioi tuloksia sekä
• korjaa, paranna ja juurruta.

IMS-ohjelmiston avulla keräät laadunhallintaan liittyvän tiedon PDCA-mallin mukaisesti esimerkiksi näin:

SUUNNITTELU = PLAN

• Laatutavoitteet ja niiden saavuttaminen
• Auditointiohjelma
• Sisäinen ja ulkoinen viestintä
• Sopimus- ja asiakasvaatimukset
• Lainsäädäntö- ja viranomaisvaatimukset
• Muut vaatimukset
• Muutosten suunnittelu

TOIMINTA = DO

• Prosessit
• Toimintatapa/työohjeet
• Dokumentoidun tiedon hallinta
• Ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet
• Havaintojen ja poikkeamien raportointi
• Resurssienhallinta
• Perehdytys ja koulutus
• Ulkoistettujen palveluiden ohjeistus
• Jatkuva parantaminen

ARVIOINTI = CHECK

• Sisäiset auditoinnit
• Johdon katselmukset
• Asiakastyytyväisyys
• Mittaus ja analysointi
• Havaintojen ja poikkeamien käsittely
• Riskienhallinta
• Palautekanavat

JOHTAMINEN = ACT

• Laadunhallintajärjestelmän soveltamisalan määrittely
• Toimintaympäristön kartoitus
• Sidosryhmäkartoitus
• Laatupolitiikka
• Roolit, vastuut ja valtuudet

Lue lisää:

• IMS Mobile – kirjaa raportteja ja lue dokumentteja sekä käsikirjoja mobiililaitteellasi | blogi
• Toimintajärjestelmän rakentajan pikaopas | ladattava opas
• Näin rakennat ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän | ladattava opas