Riskit hallintaan IMS-ohjelmistolla

IMS Riskit on IMS-ohjelmiston osio, johon nimensä mukaisesti, kirjataan organisaation riskejä ja jossa niitä analysoidaan. Riskit-osio yhdistyy järjestelmän muihin osioihin linkityksien avulla. Linkkejä voidaan muodostaa esimerkiksi prosessien tai mittareiden välillä. Riskien liittäminen prosessikaavioon täydentää hyvin laatujärjestelmää ottaen huomioon, että riskilähtöisyys nostettiin päätöksenteon perustaksi vuoden 2015 versiossa .

Näin lähdet toteuttamaan riskienhallintaa IMS-ohjelmistossa

IMS-ohjelmiston riskit-osio on nopea ja helppo tapa kirjata ja hallinnoida riskejä. Sen avulla otat riskit osaksi organisaation toimintajärjestelmää. Riskienhallinnan osio täydentää myös prosessikuvauksia ja on hyvin käyttöönotettuna erittäin hyödyllinen työkalu kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan.

IMS-ohjelmistossa riskit-osion käyttöönotto aloitetaan ylläpidon puolelta. Ylläpidossa riskien alla on neljä eri kohtaa:

1. riskiluokat,
2. todennäköisyydet,
3. vaikuttavuuksien kohteet ja
4. vaikuttavuudet,

jotka on hyvä käydä kattavasti läpi ennen, kun aletaan lisäämään yksittäisiä riskejä.

1. Riskiluokat

Riskien luokittelulla tarkoitetaan riskien erottelua eri ryhmiin, kuten alla oleva esimerkkikuva havainnollistaa.

IMS-ohjelmistosta löytyy valmiiksi neljä pääluokkaa riskeille:

• operatiivinen riski,
• taloudellinen riski,
• strateginen riski sekä
• vahinkoriski

ja niiden aliluokat.

Jaottelua voidaan kuitenkin myös muokata organisaation tarpeisiin sopivaksi. Esimerkiksi ”henkilöriski” on merkittuna oletuksena aliluokaksi, mutta esimerkiksi palvelualoilla henkilöriskit voivat hyvinkin olla oma pääluokkansa.

2. Todennäköisyydet

Todennäköisyydet on IMS-ohjelmistossa numeroitu valmiiksi yhdestä viiteen, mutta mittausarvot on mahdollista muuttaa esimerkiksi 1-3 -skaalaan, jos sitä on totuttu aiemmin käyttämään.

Todennäköisyyden mittaaminen voi olla aika ajoin haastavaa, koska yksittäinen numero tai sana (esim. satunnainen) ei välttämättä kerro koko totuutta tapahtumatiheydestä. Siksi esimerkiksi alla olevassa kuvassa näkyvä taulukkomuoto voi auttaa riskin todennäköisyyden määrittämisessä.

3. Vaikuttavuudet

Samalla tavalla kuin riskien todennäköisyydet, myös vaikuttavuudet sisältävät ohjelmistossa valmiin ehdotuksen niiden mittaamisesta. Myös tässä kohdassa mittausskaalaa voidaan muuttaa, jos se ei vastaa aiemmin käytössä ollutta skaalaa.

Vaikuttavuuksia mitattaessa voidaan myös törmätä haasteisiin eri arvojen erottamisessa toisistaan. Kuten todennäköisyyksissä, myös vaikuttavuuksissa voidaan muuttaa numerot vastaamaan tiettyä arvoa. Esimerkiksi rahallinen vaikutus organisaatioon tai vahingon aiheuttamat sairauspäivät voivat helpottaa vaikutusten arviointia.

4. Vaikuttavuuksien kohteet

Vaikuttavuuksien kohteisiin kirjataan, mihin kaikkeen riski voi vaikuttaa. Samalla riskillä voi olla erilaisia vaikutuksia eri organisaation toimintoihin tai osastoihin.

Lisäämällä riskienhallintaan vaikuttavuuksien kohteita, voidaan hieman tarkemmin erotella riskin vaikutuksia liiketoiminnan eri alueisiin. IMSiin on valmiiksi kirjattuna vain yksi kohde ”Liiketoiminta”, jolloin riskin vaikutusta arvioidaan kokonaisuudessaan organisaation liiketoimintaan.

Riskien lisääminen hallintajärjestelmään

Kun edellä mainitut kohdat on käyty läpi, on aika lisätä riskejä järjestelmään.

Uuden riskin lisääminen tapahtuu ”riskit”-osion oikeasta yläkulmasta ”lisää uusi riski” kohdasta. Uutta riskiä lisättäessä, riskille lisätään myös sen nykyinen tila, hallintastrategia, sekä mitä toimenpiteitä riskille tehdään, jos sitä yritetään esimerkiksi pienentää.

Riski pisteytetään kaavalla: todennäköisyys x vaikuttavuus.

On huomioitavaa, että riskit-osioissa mitataan  sekä uhkia että mahdollisuuksia. Yleensä vain uhat mielletään riskeiksi, mutta myös positiivisten riskien eli mahdollisuuksien mittaaminen on tärkeä osa riskien kokonaisvaltaista hallintaa.

Kun riskit on lisätty, IMS jaottelee ne vaikutusten, vaikutusten kohteiden ja luokkien mukaan alla olevan kuvan näköiseksi koonniksi.