Riskit hallintaan IMS-ohjelmistolla

Jaa myös muille

IMS riskit osio on IMS-ohjelmiston osio, johon nimensä mukaisesti, kirjataan organisaation riskejä ja jossa niitä analysoidaan. Riskit osio yhdistyy muihin osioihin linkityksien avulla. Linkkejä voidaan muodostaa esimerkiksi prosessien tai mittareiden välillä. Riskien liittäminen prosessikaavioon täydentää hyvin laatujärjestelmää ottaen huomioon, että riskilähtöisyys nostettiin päätöksenteon perustaksi vuoden 2015 versiossa. [Suomen standardoimisliitto SFS Oy]

IMS-ohjelmistossa riskit osion käyttöönotto aloitetaan ylläpidon puolelta. Ylläpidossa riskien alla on neljä eri kohtaa, riskiluokat, todennäköisyydet, vaikuttavuuksien kohteet ja vaikuttavuudet, jotka on hyvä käydä kattavasti läpi ennen, kun aletaan lisäämään yksittäisiä riskejä.

IMS riskit

1) Riskiluokat

Riskien luokittelulla tarkoitetaan riskien erottelua eri ryhmiin (kuva alla). IMS:stä löytyy valmiiksi neljä pääluokkaa (operatiivinen, taloudellinen ja strateginen riski sekä vahinkoriski) ja niiden aliluokat. Jaottelua voidaan kuitenkin muokata organisaation tarpeisiin sopivaksi. Esimerkiksi "henkilöriski" on merkattuna oletuksena aliluokaksi, mutta esimerkiksi palvelualoilla henkilöriskit voivat hyvinkin olla oma pääluokkansa.

Riskiluokat

2) Todennäköisyydet

Todennäköisyydet ovat IMS-ohjelmistossa numeroitu valmiiksi yhdestä viiteen, mutta mittausarvot on mahdollista muuttaa esimerkiksi 1-3 skaalaan, jos sitä on totuttu aiemmin käyttämään. Todennäköisyyden mittaaminen voi olla aika ajoin haastavaa, koska yksittäinen numero tai sana (esim. satunnainen) ei välttämättä kerro koko totuutta tapahtumatiheydestä. Siksi esimerkiksi alla olevassa kuvassa näkyvä taulukko, voi auttaa riskin todennäköisyyden määrittämisessä.

IMS riskit todennäköisyydet

3) Vaikuttavuudet

Samalla tavalla kuin "todennäköisyydet", myös "vaikuttavuudet" sisältävät valmiin ehdotuksen niiden mittaamisesta. Myös tässä kohdassa mittausskaalaa voidaan muuttaa, jos se ei vastaa aiemmin käytössä ollutta skaalaa. Vaikuttavuuksia mitattaessa voidaan myös törmätä haasteisiin eri arvojen erottamisessa toisistaan. Kuten todennäköisyyksissä, myös vaikuttavuuksissa voidaan muuttaa numerot vastaamaan jotain arvoa. Esimerkiksi rahallinen vaikutus organisaatioon tai vahingon aiheuttamat sairauspäivät voivat helpottaa vaikutusten arviointia.

4) Vaikuttavuuksien kohteet

Vaikuttavuuksien kohteisiin kirjataan, mihin kaikkeen riski voi vaikuttaa. Samalla riskillä voi olla erilaisia vaikutuksia, eri organisaation toimintoihin tai osastoihin. Lisäämällä vaikuttavuuksien kohteita, voidaan hieman tarkemmin erotella riskin vaikutuksia liiketoiminnan eri alueisiin. IMSiin on valmiiksi kirjattuna vain yksi kohde "Liiketoiminta", jolloin riskin vaikutusta arvioidaan kokonaisuudessaan liiketoimintaan.

Riskien lisääminen järjestelmään 

Kun edellä mainitut kohdat on käyty läpi, on aika lisätä riskejä järjestelmään. Uuden riskin lisääminen tapahtuu "riskit"-osion oikeasta yläkulmasta "lisää uusi riski" kohdasta. Uutta riskiä lisättäessä, riskille lisätään myös sen nykyinen tila, hallinta strategia sekä mitä toimenpiteitä riskille tehdään, jos sitä yritetään esimerkiksi pienentää. Riski pisteytetään kaavalla todennäköisyys kertaa vaikuttavuus. On huomioitavaa, että riskit osioissa mitataan uhkia sekä mahdollisuuksia. Yleensä vain uhat mielletään riskeiksi, mutta myös positiivisten riskien eli mahdollisuuksien mittaaminen on tärkeä osa riskien hallintaa.

Kun riskit on lisätty, IMS jaottelee riskit niiden vaikutusten, vaikutusten kohteiden ja luokkien mukaan alla olevan kuvan näköiseksi koonniksi. IMS riskit -osio on nopea ja helppo tapa kirjata ja hallinnoida riskejä ja ottaa riskit osaksi toimintajärjestelmää. Se täydentää prosessikuvauksia ja on hyvin käyttöönotettuna erittäin hyödyllinen työkalu kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan.

[rns_reactions]
Tagged , , .

Tomi Saarinen toimii nuorempana konsulttina Arterilla. Tomilla on aiempaa kokemusta verkko-opetuksesta sekä start-up maailmasta, joissa nopea oppiminen ja etenkin erilaisten oppimistekniikoiden hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Asiakkaiden tarpeiden ja oppimistapojen ymmärtäminen ovat Tomille erittäin tärkeitä asioita koulutuksen menestymisen kannalta. Kun nämä asiat huomioidaan, ovat koulutkset selkeitä ja ennenkaikkea mukavia seurata.