8 maaliskuun, 2021

Mittariston rakentaminen IMS-ohjelmistossa

Kirjoittaja:

IMS-ohjelmiston mittaristo on kolmitasoinen,

alimpana ovat alkeistiedot,
joista muodostetaan laskukaavoilla mittareita.
Mittarit taas puolestaan sijoitetaan tasoihin.

Tasot voidaan nimetä vaikkapa tasapainotetun tuloskortin, Balanced Scorecard eli BSC:n, näkökulmien mukaan.

Mittari näyttää mitatun tiedon ajan funktiona. Mittarin x-akselilla on siis aina aika. Tämä siksi, että pystyisimme näkemään trendiä: miten mitattu asia kehittyy ajan kuluessa.

Mittarin tiedot

Ensin pitää määrittää, mitä halutaan mitata. Sen jälkeen on aika ryhtyä rakentamaan mittareita. Mittarin logiikan kannalta tärkein tieto on mittausväli, joka voi olla vaikkapa viikko, kuukausi tai vuosi. Mittarille on olennaista myös asettaa mittausyksikkö sekä tarvittaessa tavoite.

Mittari rakennetaan alhaalta päin

Ensin luodaan alkeistiedot. Sen jälkeen haluttuun tasoon ryhdytään rakentamaan mittareita laskukaavojen avulla.

Mittarin kaavarivillä voi alkeistiedon sijaan olla myös toinen mittari. Mittarilla ja mittaristolla on siis hierarkkinen rakenne.

Mittari voi saada tietonsa esimerkiksi IMS-ohjelmiston raporttien kautta, eli esimerkiksi kun poikkeama tai läheltäpititilanne raportoidaan IMS-ohjelmistoon, liikuu siitä tieto luotuun mittariin.

Toimintajärjestelmässä mittarit ovat osa kokonaisuutta

Toimintajärjestelmä koostuu IMS-ohjelmistoon luodusta sisällöstä, jossa sisällöt linkittyvät yhteen. Tyypillisesti mittarit linkitetään Prosessi-osioon siten, että ne näkyvät vaiheidenkuvaustaulukossa Syntyvä ja jäljitettävä tieto -sarakkeessa. Tällöin mittaria pääsee tarkastelemaan halutessaan prosessikaaviota klikkaamalla.

Mittareiden ulkoiset lähteet IMS-ohjelmistossa

Mittarin tiedot on mahdollista hakea toisista tietokannoista, Excel-tiedostoista tai IMS-ohjelmiston täytetyistä raporteista. Suosittelen tutustumaan ylläpito-osion Tietolähteet -kohtaan ja miettiä, onko mittariston alkeistietojen päivittymistä mahdollista automatisoida. Toimintajärjestelmässä on tyypillisintä on luoda yhteyksiä Mittariston ja Raportit -osioiden välille.

Mittareista raportteihin – raporttipohjan suunnittelemisessa pitää huomioida monta seikkaa

IMS-ohjelmiston Raportit-osio on kehittämisen kimmokkeiden kuten palautteiden, reklamaatioiden ja vaikkapa läheltä-piti -tilanteiden kirjaamisen työkalu. Palaute saadaan, se kirjataan ylös ja reititetään organisaatiossa toimenpiteistä vastaavalle. Lopuksi arvioidaan toimenpiteiden vaikuttavuutta.

Raportit-osion monipuolinen käyttäminen sivuaa useaa IMS-ohjelmiston osiota. Asiakaspalaute voi tulla nettilomakkeelta, jolloin ulkoisen palautteen raportointia voidaan hyödyntää vaikkapa asiakastyytyväisyyskyselyyn. Raporttipohjan vastuuhenkilö saa täytetystä raportista sähköpostin (tämä asetetaan Ylläpito-osiossa).

Kun raportin kaikki vaiheet on käsitelty, se hyväksytään. Yhden raporttipohjan täytettyjä raportteja voidaan tilastoida, ja niille voidaan tehdä kyselyjä, joiden tuloksista on mahdollista Ylläpito-osion ulkoisia lähteitä hyväksi käyttäen tehdä mittareita.

Raporttipohjan vaiheistus, tietosisältö, käyttöoikeudet ja reititys on rakennettava niin, että koko annetun palautteen käsittelyketju huomioidaan. Raporttipohjalla käytettävät pudotuslistat sekä ohjaavat palautteen antajaa että muodostavat mitattavan tiedon.

Tiedämme hyvin, että joskus pelkistäminen on vaikeinta. Monimutkaisen, rönsyilevän ja polveilevan raporttipohjan tekaisee nopeasti, mutta olepa lyhyt, selkeä ja tarkka: se on aina vaativaa.

Huolella suunniteltu raporttipohja palvelee käyttäjänsä tarpeita hyvin.

Vastuuhenkilö lähettää vaikkapa asiakastilaisuuden jälkeen osallistujille sähköpostilla nettilinkin ja pääsee tuoreeltaan tutustumaan ruusuihin ja risuihin.
Johto taas seuraa pidemmän aikavälin trendiä numeeristen mittareiden avulla – mihin suuntaan olemme menossa?

Opi parhaita käytäntöjä IMS-koulutuksissamme

Voit tutustua tuleviin IMS-koulutuksiimme koulutuskalenterissamme.

Minun tehtäväni on löytää tapoja, joilla voimme tukea asiakkaitamme toimintajärjestelmätyössä. Ole reippaasti yhteydessä, autan mielelläni sinua ja organisaatiotanne toimintajärjestelmä IMSsin parissa. Alta löydät yhteystietoni.