Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

23 lokakuun, 2025

Sertifiointiprosessi ja ISO-standardit

Kirjoittaja:

Elina Mäkinen

Mitä sertifiointiprosessissa tapahtuu ja miten ISO-standardin sertifiointiauditointiin kannattaa valmistautua?

Mitä vaiheita sertifiointiprosessissa on?

1. Osaamisen hankkiminen
2. Toimintajärjestelmän rakentaminen
3. Esiauditointi
4. Toimintajärjestelmän kehittäminen
5. Sertifiointiauditointi

• Hanki ISO-standardi/standardit SFS:lta eli Suomen Standardit ry:lta.
• Hanki osaamista standardin soveltamiseen ja rakenna organisaatiosi toimintajärjestelmä.
• Organisaatiosi sertifioinnin toteuttaa puolueeton osapuoli.
• Sertifikaatteja myöntävät auditoijat ovat akkreditoituja tahoja, joilla on lupa myöntää sertifikaatteja.
• FINAS eli Finnish Accreditation Service akkreditoi Suomessa toimivia sertifikaattien myöntäjiä. Voit hakea akkreditoituja sertifikaattien myöntäjiä heidän sivuillaan.

Katso vinkit sertifiointiauditointiin alla olevan webinaaritallenteen avulla. Huomaathan, että tallenne on jaettu osioihin. Voit siis katsoa tallenteen kokonaan tai osio kerrallaan.

ISO-standardien rakenne auttaa sinua ymmärtämään millaisiin kokonaisuuksiin standardit ottavat kantaa

Standardit noudattavat samaa perusrakennetta, jossa on 10 päälukua, joista keskeisiä ovat luvut 4 – 10. Tämä helpottaa ISO-standardien vaatimuksien integroimista oman organisaatiosi toimintaympäristöön.

Pääluvut ovat:

1. Soveltamisala
2. Velvoittavat viittaukset
3. Termit ja määritelmät
4. Toimintaympäristö
5. Johtajuus
6. Suunnittelu
7. Tukitoiminnot
8. Toiminta
9. Arviointi
10. Parantaminen

Laatu- tai toimintajärjestelmän avulla vastaat ISO-standardien vaatimuksiin

Organisaatiot todentavat tyypillisesti ISO-standardien vaatimuksien mukaisen toiminnan laatu- tai toimintajärjestelmän avulla.

Yksinkertaisuudessaan laatujärjestelmästä pitäisi käydä ilmi seuraavia asioita:

• millaiset periaatteet ohjaavat organisaatiosi toimintaa,
• mikä on organisaatiosi rakenne ja/tai mitä viitekehystä/viitekehyksiä hyödynnätte toiminnassanne,
• tekemisen taso eli miten tuotteita ja palveluita tuotetaan eli millaisia prosesseja organisaatiostasi löytyy ja
• sisältötaso eli esimerkiksi palvelukuvaukset, vakioidut käytännöt ja ohjeet.

• Suunnittele ja aikatauluta yhdessä avainhenkilöiden ja auditoijan kanssa.
• Dokumentoi suunnitelma: Kaikki pitää olla valmiina esimerkiksi Excelissä, sertifiointipäivänä ei ole aikaa viime hetken säätämiselle.
• Sovi myös varahenkilöt haastatteluihin tarvittaessa. Henkilö voi olla myös yksi ja sama, jolla päivystysvastuu sertifiointipäivän ajan.
• Varaa tilat ja vältä siirtymiin meneviä hukkaminuutteja. Järjestä tarvittaessa henkilö, joka ohjaa auditoijan seuraavan auditoitavan kohteen luo.
• Huomioi tauot haastattelujen välillä, muutaman minuutin tauko haastatteluiden välissä helpottaa päivän kulkua ja aikataulussa pysymistä.
• Käy läpi suunnitelma oman organisaatiosi kanssa ja varmista, että kaikki tietävät miten toimia päivän aikana. Tämän avulla sitoutat organisaatiosi henkilöstöä aikataulussa pysymiseen.

Mitä asioita sertifiointiauditoinnissa tyypillisesti tarkastellaan?

Tuotanto on tyypillisimmistä kokonaisuuksista, jota sertifiointiauditoinnissa tarkastellaan. Tuotannolla tarkoitetaan sekä fyysisiä tuotteita että palveluita.

Alla listaus siitä millaisia asioita sertifiointiauditoinnissa tarkastellaan:

• Tuotanto – sekä tuotteiden että palveluiden osalta:
  • tuotannon suunnittelu,
  • tilaus- ja toimitusketjut,
  • poikkeavien tuotosten käsittely,
  • tuotteen tai palvelun muutokset,
  • turvallisuus,
  • keskeiset järjestelmät ja dokumentit.
• Poikkeamienhallinta, juurisyyanalyysit – toteutuuko vain osassa toimintaa vai koko laajuudessa.
• Sisäiset auditoinnit –toteutuuko ja toteutuvatko kattavasti.
• Jatkuva parantaminen – korjaavat toimenpiteet, kehitysprojektit:
  • Onko jatkuvasta parantamisesta näyttöä lyhyeltä ja pitkältä aikaväliltä?
  • Onko käytäntöjä, jotka tukevat jatkuvaa parantamista sekä johtamis-, tuki- että ydinprosesseissa?

Miten todentaa jatkuvan parantamisen toteutuminen?

Jatkuva parantamista voi todentaa esimerkiksi dokumenttien tai prosessikuvauksien versionhallinnan avulla.

Lisäksi alla oleva kuva kertoo siitä, miten systeemitasolla jatkuvan parantamisen tulisi näkyä organisaatiosi toiminnassa.

Sertifiointiauditoinnin tyypilliset haasteet

Harvemmin sertifiointiauditoinneissa on haasteita, sillä esiauditoinnissa yleensä on viimeisetkin epävarmuustekijät taklattu. Joskus haasteita voi aiheuttaa alla olevat tilanteet:

• Haastateltavat, jotka eivät ole ajan tasalla omasta roolistaan ja alkavat selittää kaikenlaista ylätason höpinää.
• Se, että organisaatio ei ole vielä kypsä ottamaan palautetta ja hyödyntämään palautetta organisaatiotasoisesti.
• Oma tekeminen on niin itsestään selvää, että on vaikea sanoittaa sitä tärkeintä.
• Jännitetään poikkeamia.

Vinkit auditoinnissa onnistumiseen

• Mitä enemmän käytät aikaa suunnitteluun ja valmisteluun, sitä sujuvammin yleensä saat itse auditoinnin sujumaan.
• Luota siihen, että ISO-standardien perusajatus on luoda järkeviä ja tarkoituksenmukaisia toiminta- ja johtamisjärjestelmiä, joita voidaan kehittää ja ylläpitää kansainvälisesti arvioiduin perustein.
• Älä jännitä auditoijaa. Hänet on koulutettu olemaan hyväntahtoinen, mutta tarkka. Tavoitteena on löytää toimintamallit, jotka vahvistavat hänen käsitystä siitä että teillä on toimiva “management system”.
• Tue oman organisaatiosi henkilöitä auditoinnin alla, jotta he osaavat valmistautua haastatteluihin ja antaa riittävän kattavat näytöt järjestelmien käytöstä, dokumentaatiosta ja niistä käytännön elementeistä, joilla kyseistä toimintajärjestelmää johdetaan ja toteutetaan.
• Muista tuoda näkyviin vakioidut käytännöt = Kuka tekee, mitä tekee, kuinka usein, mihin tekeminen tallentuu.
• Vältä puheessasi adjektiiveja, passiivilauseita tai konditionaalia.
• Tunne standardi/standardit sen verran hyvin, että sinulla on varma tunne organisaatiosi valinnoista.

Haluatko oppia lisää ISO-standardien hyödyntämisestä? Suosittelemme sinulle näitä sisältöjä:

👉 Opi soveltamaan ISO-standardeja
👉 Kuinka vastata ISO 9001 vaatimuksiin?
👉 ISO 9001 laatujärjestelmän rakentaminen ja ylläpito

Onko laatujärjestelmän rakentaminen ajankohtaista? Lataa käyttöösi Laatujärjestelmän rakentajan pikaopas ja onnistu työssäsi.

Näin rakennat aikaa kestävän ja toimivan laatujärjestelmän – lataa opas

First name

Last name

Email

Company

Suoramarkkinointirekisteri(Required)

Hyväksyn tietojeni tallennuksen Arterin suoramarkkinointirekisteriin saadakseni sisällön.(Required)

Suoramarkkinointiviestejä

Kyllä kiitos! Haluan kehittää osaamistani ja saada arkea helpottavia vinkkejä suoraan sähköpostiini tilaamalla Arterin uutiskirjeen.

Name

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Miten Arter voi auttaa organisaatiotasi sertifikaatin haussa tai ISO-standardin mukaan toimimisessa?

Arterin asiantuntijat pystyvät auttamaan organisaatiotasi rakentamaan laatu- tai toimintajärjestelmän, joka vastaa esimerkiksi ISO 9001 -standardin vaatimuksiin. Arter ei tee sertifiointiauditointeja vaan auttaa organisaatioita toimimaan standardien vaatimusten mukaisesti.

Tiivistettynä me Arterilla:

• Tarjoamme koulutusta ja konsultointia ISO-standardeihin liittyen,
• autamme organisaatioita rakentamaan heidän omiin tarpeisiin sopivan laatu- tai toimintajärjestelmän,
• tarjoamme suomalaisen alustan, IMS-ohjelmiston, laatu- tai toimintajärjestelmän rakentamiseen, kehittämiseen ja ylläpitoon,
• toimimme asiakkaan kumppanina laatutyön kehittämisessä.