25 maaliskuun, 2026

Tiedonhallintamalli 2.0

Kirjoittaja:

Jari Saali

Pidimme webinaarin maaliskuussa 2026, jonka aiheena oli Tiedonhallintamalli 2.0.

Tiedonhallintalaki on ollut voimassa jo useamman vuoden ajan ja kokemusta tiedonhallintamallin ylläpidosta ja hyödyistä on kertynyt. Nyt on hyvä hetki tarkastella, mitä on opittu ja miten tiedonhallintaa tulisi kehittää seuraavalle tasolle.

Miksi tiedonhallintamalli on ajankohtainen juuri nyt?

Toimintaympäristö muuttuu. Tieto on keskeinen resurssi päätöksenteossa ja palveluiden kehittämisessä. Lisäksi organisaatiot kamppailevat kokonaiskuvan puutteen kanssa.

Uusia regulaatioita on tullut mm. NIS2, CER, CSRD…
Digitalisaation vaatimukset lisääntyvät.
Tietoturvavaatimukset kasvavat.
Tekoälyn käyttö lisääntyy.

Tunnistetut haasteet tiedonhallinnassa

Tiedon merkitys organisaatioiden toiminnassa kasvaa jatkuvasti, mutta samaan aikaan moni kamppailee tiedonhallinnan kanssa. Tieto on hajallaan, sen omistajuus on epäselvää ja hyöty jää usein saavuttamatta. Tästä syystä yhä useampi organisaatio pohtii tiedonhallintamallin kehittämistä – mutta miten se kannattaa tehdä?

Kokemus osoittaa, että ongelma ei yleensä ole tiedon puute, vaan tapa, jolla tietoa hallitaan ja johdetaan.

Monissa organisaatioissa tiedonhallintamallien kehittämisessä toistuvat samat haasteet:

1. Tiedonhallintamallin liiallinen dokumenttikeskeisyys

Tiedonhallintamalli nähdään usein kokoelmana dokumentteja. Tällöin se jää helposti irralliseksi eikä ohjaa arjen tekemistä.

2. Tiedonhallintamallin heikko yhteys toimintaan – Prosessien, tietorakenteidet ja järjestelmien yhteys jäi usein ohueksi

Prosessien, tietorakenteiden ja järjestelmien välinen yhteys jää ohueksi. Prosessien todellinen tiedontarve jäi epäselväksi. Tietovarannot, -aineistot ja -ryhmät ja järjestelmät listattiin, mutta niiden rooli jäi irralliseksi.

Kokonaisarkkitehtuuri ja tiedonhallintamalli elävät rinnakkain, vaikka niiden pitäisi tukea toinen toisiaan.

3. Tiedonhallintamallin epäselvät vastuut ja omistajuus

Kuka vastaa tiedosta? Kuka kehittää sitä? Epäselvyys johtaa siihen, että tieto vanhenee ja sen laatu heikkenee.

4. Hyötyjen mittaamisen puute

Tiedonhallintaa kehitetään ilman selkeää käsitystä siitä, mitä hyötyä sillä tavoitellaan tai saavutetaan.

Nämä haasteet eivät ole teknisiä – ne ovat johtamiseen ja toimintamalleihin liittyviä.

Ratkaisu: siirtyminen Tiedonhallintamalli 2.0 -ajatteluun

Seuraava kehitysvaihe ei tarkoita lisää dokumentaatiota, vaan parempaa kytkentää toimintaan ja johtamiseen.

Tiedonhallintamalli 2.0 perustuu ajatukseen, että tiedonhallinta ei ole erillinen kokonaisuus, vaan osa organisaation toimintaa, johtamista ja kehittämistä.

Keskeinen muutos on tämä: Dokumentaatiosta siirrytään ohjausvälineeseen.

Hyödynnä Tiedonhallintamallin 5 tasoa

Jotta tiedonhallinta toimii, sitä pitää tarkastella usealla tasolla yhtä aikaa:

1. Toimintataso – missä tieto syntyy ja miten sitä käytetään

Tieto ei ole itseisarvo. Sen tarkoitus on tukea palveluita, prosesseja ja arjen tekemistä.
Ratkaisu haasteeseen: Kytke tiedonhallinta suoraan prosesseihin – ei erilliseksi kokonaisuudeksi.

2. Tietorakennetaso – mitä tieto on

Miten tieto jäsentyy? Mitä tietoa organisaatiossa oikeasti tarvitaan?
Ratkaisu haasteeseen: Yhtenäinen tietorakenne parantaa tiedon laatua ja löydettävyyttä.

3. Järjestelmä- ja tekninen taso – missä tieto on

Missä järjestelmissä tieto sijaitsee ja miten siihen pääsee käsiksi?
Ratkaisu haasteeseen: Ymmärrä järjestelmien rooli kokonaisuudessa – älä rakenna tiedonhallintaa järjestelmä edellä.

4. Strategia- ja kehitystaso – miksi tietoa tarvitaan

Miten tieto tukee organisaation tavoitteita nyt ja tulevaisuudessa?
Ratkaisu haasteeseen: Tuo tiedonhallinta osaksi strategiaa ja kehittämistä.

5. Ohjaus ja hallinta – kuka vastaa kokonaisuudesta

Kuka omistaa tiedon? Kuka kehittää sitä?
Ratkaisu haasteeseen: Määrittele selkeä omistajuus ja johtamismalli tiedolle.

3 vinkkiä käytäntöön

Pelkkä malli ei riitä ratkaisevaa on, miten sitä hyödynnetään arjessa.

1. Dokumentaatiosta ohjausvälineeksi

Tiedonhallintamallin tulee ohjata toimintaa, ei vain kuvata sitä. Tavoittele tilannetta, jossa malli tukee päätöksentekoa, kehittämistä, johtamista ja riskienhallintaa.

2. Kytkentä johtamiseen ja kehittämiseen

Tiedonhallinta toimii vain, jos se on osa johtamista ja kehitystyötä. Tavoittele tilannetta, jossa tiedonhallinta kytketään organisaatiosi strategiaan, palvelukehitykseen, digitalisaatiohankkeisiin.

Voit miettiä kokonaisuutta seuraavien kysymyksien avulla:

Mitä tietoa tarvitsemme tavoitteiden saavuttamiseksi?
Missä kriittinen tieto syntyy ja liikkuu?
Mitkä tietovarannot ovat strategisia?

3. Tietojohtamisen näkökulma

Tietoa ei hallita vain säilyttämistä varten, vaan päätöksenteon ja toiminnan kehittämisen tarpeita varten. Lähesty tietoa näistä näkökulmista:

Tieto on resurssi ja se on organisaatiosi pääomaa.
Vain laadukas tieto auttaa organisaatiotasi.
Tiedon avulla esimerkiksi järjestelmien yhteentoimivuus on parempaa.
Automaatio ja analytiikka on juuri niin hyvää kuin organisaatiollasi oleva tieto on.
Lähesty Tiedonhallintalakia minimitasona, ei tavoitetilana.

Miten Arter voi auttaa tiedonhallintamallin kuvaustyössä ja mallin ylläpidossa

Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia tiedohallintamallin rakentamiseen, ylläpitoon ja kehitykseen liittyen. Lisäksi kauttamme voit hankkia ARC-ohjelmiston, johon voit kuvata organisaatiosi tiedonhallintamallin. ARC-ohjelmiston avulla onnistuu myös mallin ylläpito ja kehitys.

ARC-ohjelmiston valmis tiedonhallintamallipohja on vapaasti muokattavissa vastaamaan oman organisaatiosi vaatimuksia vastaavaksi. Voit tutustua ARC-ohjelmistoon itse maksuttoman demon avulla.

👉 Tilaa ARC-demo ja tutustu ohjelmistoon maksutta.

👉 Tutustu Tiedonhallintamallin rakentaminen -palveluumme tästä.