Auditoinnin toteuttaminen IMS-ohjelmiston avulla
IMS-ohjelmistolla helpotusta sisäisten auditointien toteutukseen
Auditoinnit kuuluvat oleellisena osana jatkuvan parantamisen kulttuuriin. Lisäksi auditoinnit ovat tärkeä palautteen ja seurannan väline. Auditointeja ei tehdä sertifikaattien tähden, vaan toiminnan kehittämisen ja paremman tulevaisuuden vuoksi.
Auditoinnin avulla saat vastauksen sille, kuinka hyvin ja miten pystytte hallitsemaan tiettyä kokonaisuutta, jotta saatte siitä organisaationa hyötyä.
Aiheena auditointi on laaja ja siksi siihen liittyvät ratkaisut tulee aina sovittaa organisaation omiin tarpeisiin ja toimintaympäristöön sopiviksi.
IMSin avulla auditoinnista tulee oleellinen liiketoiminnan kehityksen työväline
Auditointien osalta IMS-ohjelmistoon on luontevaa luoda rakenne ajatellen koko auditointitoimintamallin elinkaarta ja tarpeita. Näin IMS-ohjelmistosta löytyvät keskitetysti:
- toiminnassa tarvittavat tiedot,
- ohjeet,
- pohjat ja näytöt
- sekä ohjaukseen/seurantaan tarvittavat toimenpiteet ja mittarit.
Kun kaikki tarvittava tieto on samassa paikassa, auditointi ei ole irrallinen kokonaisuus vaan organisaation kannalta oleellinen kehityksen väline. Lisäksi auditoinneista viestiminen helpottuu sekä toiminnan kehittäminen hallitusti on mahdollista toteuttaa.
Miten tämä kaikki toimii käytännössä? Katso webinaaritallenteelta
Sinun työtäsi helpottaaksemme, kokosimme webinaaritallenteelle sen, miten IMS-ohjelmistoa on järkevää hyödyntää osana sisäisiä auditointeja.
Pihista konsultin vinkit käyttöösi tallenteen avulla.
Työkalusi auditoinnin toteuttamisessa
Hyödynnä näitä työkaluja auditointikokonaisuuden suunnittelussa, käytännön toteutuksessa sekä analysoinnin apuna. Alla olevat työkalut on mahdollista rakentaa IMS-ohjelmistoon ja linkittää keskenään, jotta toiminnan dokumentointi olisi mahdollisimman helppoa.
- Auditointiohjelma = Pidemmän aikavälin suunnitelma auditointien toteutukseen. Auditointiohjelman suunnittelussa kannattaa suosia pidempää aikaikkunaa – suunnittele auditointiohjelma 3 tai jopa 6 vuoden aikajaksolle: toiminnan kehittäminen ottaa aikaa ja yhden vuoden mittainen suunnitelma saattaa olla liian lyhyt aikaikkuna. Hae auditointiohjelmalle hyväksyntä organisaation johdolta.
- Johdon katselmus = Johdon katselmuksien tehtävänä on jalostaa tietoa, lisätä ymmärrystä ja vaikuttaa toimintaan. Hyvä suunnittelu ja valmistelu mahdollistaa tehokkaan sekä tarkoituksenmukaisen johdon katselmuksen. Aikaa on varattava tiedon keräämiseen ja ryhmittelyyn. Voit luoda valmiita johdon katselmuksen dokumenttipohjia, joihin keräätte tietoa ja esimerkiksi mittareita.
- Toimintakäsikirja = Käsikirja auttaa ymmärtämään, miten organisaatio tai sen osa toimii, esimerkiksi miten ja miksi auditointeja toteutetaan.
- Auditointisuunnitelma = Yksittäisen auditoinnin suunnitelma, mitä on tavoitteena saada selville, mitä kysymyksiä kysytään, ketkä auditointiin osallistuvat. Auditointisuunnitelmaan saat raamit auditointiohjelmasta, jossa esimerkiksi on jo päätetty, mitä ISO-standardia ja sen osaa auditoidaan eli esimerkiksi ISO 9001 -standardi ja sen 6. -kappaleeseen liittyviä teemoja.
- Auditointilomakepohja = Pohjan avulla auditoinneista raportoidaan auditoinnin perustiedot (mm. auditoijat, kohdetiedot, kattavuus jne.) ja ennen kaikkea tehdyt havainnot (positiiviset asiat, kehityskohteet ja poikkeamat).
- Mittaaminen = Toiminnan mittaaminen esimerkiksi auditoinneissa havaittujen poikkeamien ja raportoitujen tietojen avulla. Mittaamisen perimmäinen tarkoitus on epävarmuuden vähentäminen ja mittareiden avulla esimerkiksi johdon katselmukseen voi kerätä oleellisia tietoja.
- Toimenpiteet = Auditointien perimmäinen tarkoitus on auttaa organisaatiota kehittymään tunnistamalla organisaatiosta kehityskohteita. Esimerkiksi auditoinneissa havaittujen poikkeamien kautta, toimenpiteiden suunnittelu ja vastuuttaminen on mahdollista toteuttaa. Kiinnitä huomiota myös siihen kenelle toimenpiteet vastuutetaan ja miten toimenpiteiden toteutumista seurataan.
- Riskienhallinta = Auditointien avulla organisaation tunnistamiin riskeihin on mahdollista vaikuttaa esimerkiksi auditoimalla riskienhallinnan kannalta tärkeää kokonaisuutta tai ottaa auditoinnin näkökulmaksi riskienhallinta eri prosesseissa. Lisäksi ISO-standardit asettavat omat vaatimuksensa organisaation riskienhallinnalle. Auditoijan on myös hyvä tiedostaa, mitä riskejä auditointiin itsessään liittyy. Auditointiin liittyviä riskejä ovat esimerkiksi: auditoijat eivät tunne organisaation toiminnan kannalta olennaisia menestystekijöitä, auditointiin valmistautuminen jää keveäksi kiireessä ja auditointiraportin selkeyteen ja havaintojen priorisointiin ei ehditä kiinnittää huomiota.