Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

27 toukokuun, 2026

Parhaat työkalut laadunhallintaan

Kirjoittaja:

Ella Lindroos

Mitä laadunhallinnan työkaluja yrityksen on syytä hyödyntää? Mistä tietää, että valitset oikeat laadunhallintatyökalut omalle organisaaitollesi?

Kirjoitimme tähän blogiin tiivistyksen 30 vuoden kokemuksesta laatutyökalujen käytöstä ja siitä, millaiset työkalut ovat oikeasti parhaita laadunhallintaan.

Laadunhallinnassa ei ole oikotietä onneen, se on jatkuvaa työtä, jossa tarvitaan oikeat välineet eri tehtäviin: prosessien kuvaamiseen, dokumenttien hallintaan, mittareiden seurantaan, riskien arviointiin, jatkuvaan parantamiseen ja ihmisten ohjaamiseen ja kouluttamiseen.

Ennen kuin valitset laadunhallinta työkaluja, mieti tarvettasi

Yleisin virhe laadunhallinnan työkalujen valinnassa on hankkia työkalu tai osaamista ennen kuin organisaation tarpeet ovat selvät. Mieti ensin näitä kysymyksiä:

• Tuleeko työkalun vastata johonkin tiettyihin vaatimuksiin?
• Kuinka moni organisaatiossasi tulee käyttämään työkalua?
• Onko teillä jo olemassa olevia työkaluja, jotka kannattaa pitää käytössä?
• Mikä on budjettisi sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä?
• Onko tarpeena järjestelmäpohjainen työkalu vai sittenkin osaamisen kasvattaminen?

Vasta näiden vastauksien pohjalta kannattaa lähteä vertailemaan eri vaihtoehtoja.

10 vinkkiä laadunhallinnan työkalujen valintaan

1. Laadunhallinnan viitekehykset

ISO 9001 -standardi

• ISO 9001 -standardi on yksi kansainvälisesti tunnetuimmista laadunhallinnan viitekehyksistä. ISO 9001 -standardissa hyödynnetään yli 50 vuoden työn tulosta ja se sisältää valtavasti kollektiivista tietoa laadunhallintaan liittyen.
• ISO 9001 -standardi tarjoaa viitekehyksen organisaation laadunhallintaan, jonka pohjalta organisaatiosi voi rakentaa itselleen sopivan laatujärjestelmän.
• ISO 9001 asettaa erilaisia vaatimuksia organisaatiosi eri toiminnoille ja toimintamalleille: toimintaympäristön ymmärtämiselle, johtamiselle, toiminnan suunnittelulle, tukitoiminnoille, toiminnalle, suorituskyvyn arvioinnille sekätoiminnan parantamiselle.
  
  👉 Opi lisää ISO 9001 -standardista ja sen hyödyntämisestä täältä.

Laadunhallinta EFQM-mallin mukaan

EFQM-malli on globaali toiminnan kehittämisen viitekehys. Mallia käytetään itsearviointiin sekä ulkoisiin arviointeihin, joissa tunnistetaan vahvuuksia ja parantamisalueita sekä pisteytetään organisaatiota.

EFQM-malli rakentuu kolmesta osasta:

Suunta = Miksi organisaatio on olemassa?
1. Perustehtävä, visio ja strategia.
2. Organisaatiokulttuuri, edelläkävijyys ja johtajuus.

Toiminta = Miten organisaatio tuotteuttaa perustehtäväänsä ja strategiaansa?
3. Sidosryhmien sitoutuminen.
4. Kestävän arvon luominen.
5. Suorituskyvyn ohjaaminen ja uudistuminen.

Tulokset = Mitä organisaatio on saavuttanut ja mitä se aikoo saavuttaa tulevaisuudessa?
6. Sidosryhmien näkemykset,
7. Strateginen ja operatiivinen suorituskyky.

👉 Opi lisää EFQM-mallista ja sen hyödyntämisestä täältä.

SHQS-laatuohjelma

SHQS (Social and Health Quality Standard) on laatuohjelma, joka on johtamista ja prosessien jatkuvaa kehittämistä tukeva laatujohtamisen työkalu.

SHQS-laatuohjelma sisältää ISO 9001 -standardin keskeiset vaatimukset, jotka on sovitettu vastaamaan sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden tarpeisiin.

Laatuohjelman arviointikriteeristössä on huomioitu sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntö, valtakunnalliset suositukset sekä hyvät hoitokäytännöt. Kriteeristössä määritellään vaatimukset strategiseen johtamiseen, toimintojen järjestämiseen ja asiakas/potilasturvallisuuteen, sekä annetaan työkaluja palvelutoiminnan ja johtamisen laadun arviointiin ja kehittämiseen.

👉 SHQS-laatuohjelmaa ylläpitää Aurevia (entinen Labquality).

2. Prosessien kuvaamisen työkalut

Prosessilähtöisyys ja sitä kautta prosessien kuvaaminen on laadunhallinnan ydintä. Niiden avulla organisaation toiminta tulee näkyväksi ja toimintaa on helpompi kehittää.

Yleisimmät vaihtoehdot:

• Microsoft Visio — tunnettu prosessien kuvaamiseen sopiva työkalu, sopii yksittäisten kaavioiden tekemiseen, mutta ei tue laajempaa prosessikokonaisuutta tai linkityksiä prosessien välillä.
• Microsoft PowerPoint — Visiota yleisempi vaihtoehtoa prosessien kuvaamiselle. Kuvauksia on hankala ylläpitää eikä kuvauksia pysty linkittämään toisiinsa.
• IMS-ohjelmisto ja sen Prosessit-osio — Arterin IMS-ohjelmisto, jossa prosessit linkittyvät automaattisesti dokumentteihin, mittareihin ja riskeihin. IMS-ohelmiston prosessit osio hyödyntää prosessien kuvaamisessa kolmisivutekniikkaa, mikä tarkoittaa sitä, että jokaisesta prosessista syntyy niin itse prosessikuvaus, yhteenveto ja vaiheiden kuvaus sivu. Tämä selkeyttää prosesseihin liittyvän tiedon dokumentointia ja ylläpitoa.

Erillinen prosessien kuvaustyökalu toimii hyvin yksittäisten kuvausten tekemiseen, mutta laadunhallinnassa prosessit eivät elä tyhjiössä, ne liittyvät toisiinsa, erilaisiin ohjeistuksiin, vastuihin, mittareihin ja riskeihin.

Tämä on yleisin syy, miksi pelkkä Visio-tiedosto tai PowerPointilla tehdyt prosessikuvaukset kasvavat nopeasti monimutkaisiksi kokonaisuuksiksi, joita on hankala hallinnoida ja käyttää.

3. Dokumentinhallinnan työkalut

Dokumentit ovat laadunhallinnan toinen kulmakivi. Esimerkiksi ISO 9001 edellyttää, että dokumenttien versiointi, hyväksyntä ja arkistointi ovat systemaattisia.

Yleisimmät vaihtoehdot:

• Microsoft SharePoint — tukee dokumenttien jakamista ja versiointia, mutta ei sisällä laadunhallinnan logiikkaa kuten katselmointimuistutuksia tai versionhallintaa.
• Google Workspace — kevyt ja edullinen, mutta sama rajoitus kuin SharePointissa.
• IMS-ohjelmisto ja sen Dokumentit-osio — tarjoaa versionhallintaan helpotusta, katselmoinnin, hyväksynnän ja arkistoinnin osalta. Lisäksi dokumenttien hallintaa on mahdollista vastuuttaa tietylle tiimille tai roolille.

Yleiset dokumentinhallintatyökalut voivat toimia laadunhallinnan tarpeisiin pienissä organisaatioissa, mutta ne vaativat paljon manuaalista työtä dokumenttien ylläpitoon ja versionhallintaan.

4. Mittaamiseen liittyvät työkalut

ISO 9001 edellyttää näyttöihin perustuvaa päätöksentekoa, mikä tarkoittaa käytännössä mittareiden rakentamista ja seurantaa.

Yleisimmät vaihtoehdot:

• Excel — yleisin, mutta hauras: tiedot eivät päivity automaattisesti, ja virheiden riski on suuri. Monimutkaisten Excel-taulukoiden hyödyntämiseen kasvaa helposti suuri kynnys ja taulukoita uskaltavat käyttää vain he, jotka ovat ne rakentaneet.
• Power BI tai vastaava työkalu — tehokas, mutta vaatii erillistä osaamista, sopii organisaatioille, joissa datapisteitä on tuhansia.
• IMS-ohjelmisto ja sen Mittarit-osio — IMSin Mittarit-osiossa mittareita on mahdollista luoda suoraan raporttien pohjalta ja mittareita on mahdollista linkittää prosesseihin ja muihin organisaatiosi tavoitteisiin.

Mittaristo on yksi niistä alueista, joissa erillinen järjestelmä tuottaa tiedon pirstaloitumista. Mittaamisen osalta organisaatiosi tarpeet määrittävät pitkälti sen, millainen mittaristo tuottaa teille hyötyä.

5. Riskienhallintaan liittyvät työkalut

ISO 9001:n riskiperusteinen ajattelu vaatii systemaattista riskien ja mahdollisuuksien tunnistamista.

Yleisimmät vaihtoehdot:

• Excel-pohjaiset riskirekisterit — yleinen mutta hauras ratkaisu.
• Erilliset riskienhallintaohjelmistot — Yksittäiset järjestelmätyökalut, jotka voivat olla tarpeen suurissa organisaatioissa.
• IMS-ohjelmisto ja sen Riskit-osio— riskit linkittyvät prosesseihin ja toimenpiteisiin. Riskit-osiossa voit vastuuttaa tietyt riskit tietyille henkilöille tai tiimeille aina riskien katselmoinnista, arvioinnista ja toimenpiteiden toteutukseen saakka.

Pienissä ja keskisuurissa organisaatioissa erillinen riskienhallintatyökalu on useimmiten ylimitoitettu. Laatujärjestelmässä itsessään toimiva riskienhallintaan kehitetyt ominaisuudet, tuottavat helpotusta arkeen ja ovat oivallinen apu erityisesti tilanteessa, jossa riskienhallintaa ei ole aikaisemmin toteutettu systemaattisesti.

6. Poikkeamien ja palautteiden käsittelyn työkalut

Jatkuva parantaminen edellyttää, että poikkeamat ja palautteet kerätään, käsitellään ja niistä opitaan.

Yleisimmät vaihtoehdot:

• Sähköposti tai pelkkä Excel — toimii pienessä organisaatiossa, mutta tieto hukkuu helposti. Tieto voi myös olla riippuvainen yhden henkilön toiminnasta.
• Erillinen palautejärjestelmä — esimerkiksi erilaiset kyselytyökalut.
• IMS-ohjelmisto ja sen Raportit-osio— IMSin avulla luot valmiita palautelomakkeita, joilla keräät esimerkiksi poikkeamat ja palautteet samaan järjestelmään. Raportien avulla kerätystä tiedosta luot myös mittareita IMS-ohjelmistoon, jotka elävät sitä mukaan, millaista tietoa raporteilla kerätään. Raportit-osiosta voit siirtää esimerkiksi poikkeamaan liittyvät toimenpiteet suoraan jonkun tietyn roolin vastuulle. Pääset seuraamaan järjestelmästä käsin, milloin poikkeamaan liittyvät toimenpiteet on totetettu.

7. Työkaluja jatkuvaan parantamiseen -sisäinen auditointi

Sisäinen auditointi arviointi, jonka avulla tutkitaan, täyttääkö toiminto sille asetetut vaatimukset. 

Auditointi on ikään kuin tarkastus siitä, toimiiko organisaatio tai sen osa niin kuin se sanoo toimivansa. Jotta auditoinnissa saadut tulokset olisivat luotettavia, auditoinnin on oltava järjestelmällistä ja riippumatonta.

Auditointi on dokumentoitu prosessi, jossa hankitaan uolueetonta todistusaineistoa siitä, onko kriteerit täytetty. Ensin kartoitetaan arviointikriteerit, laaditaan arviointikysymykset ja tehdään suunnitelma auditoinnille.

Auditointi suoritetaan näytteenottoperiaatteella käymällä järjestelmällisesti läpi kaikki arvioitavat kohdat. Jokaiseen kohtaan kirjataan sanallinen selostus asian tilasta, vastuutahosta, ylläpitosuunnitelmasta ja siihen liittyvistä tärkeistä asiakirjoista. Asian tilaa kuvataan visuaalisesti liikennevalomerkinnällä, jonka vihreä, keltainen tai punainen väri ilmoittaa, onko asia kunnossa vai vaatiiko se vielä toimenpiteitä.

👉 Opi lisää sisäisen auditoinnin toteutuksesta.

8. Työkaluja jatkuvaan parantamiseen PDCA-malli

PDCA-malli (Plan–Do–Check–Act) on laadunhallinnan ydinmenetelmä ja kaikkien ISO-standardien taustalla vaikuttava periaate. Se tarkoittaa jatkuvaa parantamista neljän vaiheen kautta:

• Plan (suunnittele) — Toiminnan suunnittelu, tavoitteiden asettaminen ja resurssien määrittäminen
• Do (toteuta) — Suunnitelman toteuttaminen käytännössä
• Check (arvioi) — Tulosten ja toiminnan arviointi mittareiden avulla
• Act (toimi) — Toiminnan parantaminen havaintojen pohjalta

PDCA ei ole pelkkä työkalu vaan ajattelutapa, joka kannattaa rakentaa osaksi koko organisaation toimintaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jokainen prosessi, kehityshanke ja tiimien työ kulkee PDCA-kierroksen läpi eikä toimintaa ”tehdä valmiiksi” kertaluonteisesti.

Alla olevaan kuvaan on visualisoitu se, mitä jatkuvan parantamisen systeemi näyttää organisaatiossa, jossa hyödynnetään laadunhallinnan työkaluja.

9. Lean — hukan poistaminen ja arvonluonti

Lean on toimintafilosofia, joka keskittyy hukan poistamiseen ja asiakkaalle tuotettavaan arvoon. Lean ei ole yksittäinen työkalu, vaan kokoelma menetelmiä, jotka yhdessä auttavat parantamaan toiminnan tehokkuutta ja laatua.

Keskeisimmät Lean-työkalut laadunhallinnassa:

• 5S — Työpisteen järjestäminen ja siisteyden ylläpito
• Kaizen — Pienten parannusten jatkuva tekeminen
• Value Stream Mapping (VSM) — Arvovirran kuvaaminen ja hukan tunnistaminen
• DMAIC — Define, Measure, Analyse, Improve, Control — ongelmanratkaisumenetelmä
• Lean Six Sigma — Yhdistää Lean-ajattelun ja Six Sigman tilastolliset menetelmät

Lean on erityisen tehokas laadun parantamisen osa-alueella, mutta sen periaatteet näkyvät myös suunnittelussa ja valvonnassa. Lean-ajattelun ydin on, että jokainen organisaatiossa työskentelevä osallistuu jatkuvaan parantamiseen — ei vain laatupäällikkö tai johto.

10. Työkalut laadun trilogian mukaan eli laadun suunnitteluun, valvontaan ja parantamiseen

Joseph M. Juran esitteli Juran-trilogian (laadun trilogia) vuonna 1986 keinona hallita laatua. Trilogia on universaali tapa hallita laatua ja se sopii kaikkiin toimintoihin niin tuotteiden kuin palveluiden toteuttamiseen.

Perusajatuksena on, että laadunhallinta koostuu kolmesta prosessista:

• laadun suunnittelu,
• laadunvalvonta ja
• laadun parantaminen.

Laatujohtaminen pyrkii siihen, että näihin osallistuu kaikki eikä vain johto. Alla laadun trilogian mukaan jaoteltuja työkaluja laadunhallintaan.

Näin Arter voi auttaa organisaatiotasi laadunhallinnassa

ISO 9001 -standardin hallintaan on tarjolla useita ohjelmistovaihtoehtoja, mutta valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti siihen, onko ohjelmisto rakennettu juuri ISO-standardien näkökulmasta, ja saatko siihen liittyen myös asiantuntijan apua – meiltä Arterilta saat molempia.

• Saat kauttamme koulutusta ja konsultointia laatujohtamiseen liittyen ja hyödynnät lähes 30 kokemuksemme aiheesta.
• Arterin asiantuntijat auttavat organisaatiotasi toimimaan ja dokumentoimaan toimintanne organisaatiosi toimintaan vaikuttavien vaatimusten mukaisesti. Rakennat kanssamme esimerkiksi ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän tai useamman ISO-standardin mukaisen toimintajärjestelmän.
• Tarjoamme suomalaisen alustan, IMS-ohjelmiston, laatujärjestelmän rakentamiseen, kehittämiseen ja ylläpitoon.

Tilaa IMS-demo

Tutustu maksutta – ei velvoitteita, vain oivalluksia

Haluatko tutustua IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksiin tarkemmin? Pyydä maksuton demo alta, olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.

URL

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

First name

Last name

Email

Phone

Company

Message

Suoramarkkinointirekisteri(Required)

Hyväksyn tietojeni tallennuksen Arterin suoramarkkinointirekisteriin, jotta Arter voi olla minuun yhteydessä.(Required)

Suoramarkkinointiviestit

Kyllä kiitos! Haluan kehittää osaamistani ja saada arkea helpottavia vinkkejä suoraan sähköpostiini tilaamalla Arterin uutiskirjeen.

CAPTCHA