Mikä on EFQM-malli ja miten sitä voi hyödyntää johtamisen työvälineenä?

EFQM-malli on globaali toiminnan kehittämisen viitekehys, jota ylläpitää ja kehittää European Foundation for Quality Management. Mallia käytetään orgianisaatioiden johtamisen kehittämiseen, itsearviointiin sekä ulkoisiin arviointeihin, joissa tunnistetaan yrityksen vahvuuksia ja parantamisalueita.

EFQM-malli tarjoaa modernin näkemyksen siitä, miltä organisaation erinomaisuus näyttää nyt.

EFQM-malli rakentuu kolmesta osasta

Suunta = Miksi organisaatio on olemassa?
1. Perustehtävä, visio ja strategia.
2. Organisaatiokulttuuri, edelläkävijyys ja johtajuus.

Toiminta = Miten organisaatio tuotteuttaa perustehtäväänsä ja strategiaansa?
3. Sidosryhmien sitoutuminen.
4. Kestävän arvon luominen.
5. Suorituskyvyn ohjaaminen ja uudistuminen.

Tulokset = Mitä organisaatio on saavuttanut ja mitä se aikoo saavuttaa tulevaisuudessa?
6. Sidosryhmien näkemykset,
7. Strateginen ja operatiivinen suorituskyky.

Mikä EFQM-ajattelussa on keskeistä?

EFQM-malli pohjautuu jatkuvan parantamisen ajattelulle. Mallin avulla organisaatiota on mahdollista tarkastella kokonaisuutena. EFQM-malli tarjoaa sekä itsearviointiin mallin sekä mahdollistaa ulkoisen arvioinnin organisaation toiminnalle.

Lisäksi keskeistä mallin ajastustavassa on yhteys organisaation perustehtävän ja strategian välillä, ja se miten tätä yhteyttä käytetään kestävän arvon luomisessa.

EFQM-malli painottaa:

• asiakasta etusijalla,
• pitkäjänteisyyttä,
• sidosryhmäkeskeisyyttä,
• kestävää kehitystä,
• syy-seuraussuhteiden ymmärtämistä sen välillä, miksi ja mitä organisaatio tekee ja mitä se toiminnallaan saavuttaa.

Mihin kaikkeen EFQM-mallia kannattaa käyttää?

1. Suunta-toiminta-tulokset on hyödyllinen suunnittelun ja kehittämisen pohja jo itsessään.
2. Organisaation toimintatapojen miettimisen pohjana. EFQM-mallin jokaisella arviointialueella on tarjolla yleishyödyllistä tietoa, joka perustuu laajaan aineistoon erinomaisten organisaatioiden kokemuksista ja arvioinneista.
3. Jatkuvan parantamisen ymmärryksen vahvistamisen tukena.
4. Minkä tahansa organisaation kokonaisuuden tai esimerkiksi johtamisjärjestelmän hahmottamisen apuna. EFQM-malli on kattava ja se mahdollistaa myös ulkoisen arvioinnin ja vertailun.
5. Oman organisaation kehittymisen seuranta, toiminnan arviointina ja sisäisten keskusteluiden tukena.
6. Arviointimallina.

Mitä EFQM-malliin kuuluvalla RADAR-ajattelulla tarkoitetaan?

RADAR tekee EFQM-mallista elävän. RADAR-ajattelu muistuttaa jatkuvaa parantamista eli PDCA-mallia.

RADAR tulee sanoista:

• Results = tulosten määrittäminen,
• Approaches = tavat, joilla tuloksiin tähdätään,
• Deploy = suunniteltujen tapojen käytäntöön vieminen,
• Assess = toiminnan arviointi,
• Refine = toiminnan muuttaminen

Arviointinäkökulmat EFQM-mallissa

EFQM-mallin kolmea osaa – suuntaa, toimintaa ja tuloksia – arvioidaan hieman eri näkökulmista:

• Suunta
  • Tarpeenmukaisuus, otettu käyttöön, seurattu ja ymmärretty, opittu ja parannettu.
• Toiminta
  • Tarpeenmukaisuus, yhdensuuntaisuus, otettu käyttöön – joustavuus, seurattu ja ymmärretty, opittu ja parannettu.
• Tulokset
  • Laajuus ja olennaisuus, käytettävyys, trendit, tavoitteet, vertailut, ennakointi.

EFQM-mallia pisteytetään prosenttilukujen kautta. Pisteytys ei ole matemaattinen malli, vaan pisteytys tehdään havaintojen kautta.

Itsearvioinnin toteuttaminen EFQM-mallissa

Arvioinnin voi jakaa EFQM-mallin mukaiseen 7 arviointialueeseen, arviointi alueet liittyvät tämän blogitekstin alkupuolella esitettyihin EFQM-mallin osiin.

Vinkkejä itsearvioinnin toteutukseen:

• Arviointiryhmiä on hyvä olla useampi. Se keventää työmäärää, kun kaikkien arvioijien ei tarvitse käydä läpi jokaista aluetta.
• Sekä arviointisuunnitelma että toteutetut arvioinnit on hyvä dokumentoida, jotta tulevina vuosina arviointia on helpompi jatkaa.
• Jokainen arviointiryhmä keskittyy sekä vahvuuksien että parantamisalueiden kirjaamiseen.
• Pisteytys voidaan tehdä samalla, mutta hyvin toimii myös vaihtoehto, jossa pienempi ryhmä pisteyttää kokonaisuuden tehtyjen havaintojen pohjalta.

EFQM-malli on pysynyt ajassa kiinni säännöllisten uudistusten avulla

Vaikka EFQM-malli on jo yli 25 vuotta vanha, se on pysynyt ajassa kiinni säännöllisten uudistusten avulla. Viimeisin päivitys malliin on tullut 2020 ja päivityksen keskeisistä muutoksista voit lukea lisää täältä.

Suomessa EFQM-mallia ylläpitää Laatukeskus. EFQM-malli on julkaisu, jonka voit hankkia Laatukeskukselta. Lisäksi mallin hyödyntämiseen on mahdollista hankkia konsultointiapua esimerkiksi itsearvioinnin tai ulkoisen arvioinnin toteutusta varten.

Arterin johto käyttää mallia viikottain ja johtamisen prosessiimme on nimetty suunta, toiminta ja jatkuvuus EFQM-mallia mukaillen.

Arterin johtoryhmän jäsenistä Salla Aunola on kouluttautunut mallin käyttöön ja Elina Mäkinen pitänyt myös EFQM Assessor sertifikaattinsa voimassa.

Vaikka ulkoisiin arviointeihin vaaditaan arvioijapätevyys, on mallin käyttö varsin helppoa myös ilman sitä.

Suosittelemme sinulle näitä sisältöjä:

👉 EFQM-malli 2020 – 6 keskeistä muutosta | blogi
👉 Laadunhallinnan tulevaisuus | blogi + webinaaritallenne
👉 Joko organisaatiosi arvioi ja kehittää oman ekosysteemin toimivuutta? | blogi + webinaaritallenne

Ota meihin rohkeasti yhteyttä, mikäli EFQM-mallin hyödyntäminen kiinnostaa.