Ardor Oy

Kolme ISO-sertifikaattia parissa kuukaudessa IMS-ohjelmiston avulla

Ardor on teknologiateollisuuden yritys, joka toimii tilauskonepajaperiaatteella. Yritys valmistaa tuotteita asiakkaiden designista ja työllistää noin 85 henkeä. Liikevaihto yrityksellä on noin 15 miljoonaa.

Ardor valmistaa muun muassa Suomen suurimpaan jätevedenpuhdistamoon 10 kilometriä putkea Espoon Blominmäkeen. Harjavallan suurteollisuuspuistossa sijaitsevaan akkuraaka-ainetehtaaseen Ardor toimitti siirtoputkilinjastot, jotka asennettiin noin omakotitalon kokoisiin moduuleihin. Lisäksi laivanrakennuspuolella Ardorilla on merkittävä rooli esivalmisteiden toimittajana.

Asiakkaamme toiminnalla on paljon ulkoisia vaatimuksia, joihin on pystyttävä vastaamaan:

Kun tehdään matkustajalaivoihin kymmeniä kilometreja putkistoa, putkiston on oltava luotettava tai muuten matkustajaturvallisuus heikentyy”, Ardorin operatiivisesta toiminnasta vastaava Mika Mäkinen kertoo.

Asiakastarina tiivistetysti:

LÄHTÖTILANNE: Ulkoisiin vaatimuksiin vastaaminen, kolmen ISO-sertifikaatin hakua varten oman toimintajärjestelmän rakentaminen ja verkkoasemien käytön lopettaminen dokumenttien tallennuspaikkana oli ajankohtaista.
RATKAISU: IMS-ohjelmiston ja Arterin asiantuntijan avulla Ardor rakensi itselleen omiin tarpeisiinsa sopivan toimintajärjestelmän.
TULOKSET:  Omiin tarpeisiin rakennetun toimintajärjestelmän avulla Ardorin toiminnalla on nyt ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 -sertifikaatit aiemmin saatujen hitsaamisen 3834- ja teräsrakenteiden 1090 -sertifikaattien lisäksi. Toimintajärjestelmä toimii yrityksen tiedonhallinnan työkaluna ja sen avulla asiakkaamme kehittää liiketoimintaansa.

ISO 9001, ISO 14001 sekä ISO 45001 -sertifikaatit Ardorin toiminnalle IMS-ohjelmiston avulla

Ardor rakensi IMS-ohjelmiston avulla itselleen toimintajärjestelmän, jolle yritys sai laadunhallinnan, ympäristö- ja työterveys- ja työturvallisuuden ISO-sertifikaatit. Lisäksi yrityksen toiminnalla on hitsaamisen 3834- ja teräsrakenteiden 1090-sertifikaatit.

Jos meillä ei olisi IMSiä, meillä ei olisi sertifikaatteja seinällä”, Mika Mäkinen kertoo.

Ardorilla syntyi tarve kolmen ISO-sertifikaatin toimintajärjestelmälle alunperin heidän asiakkaan suunnalta. Asiakkuuden alkamisen edellytyksenä olivat ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 -sertifikaatit yrityksen toiminnassa.

Arterin asiantuntijan tuki oli toimintajärjestelmän käyttöönotossa ja sertifkaattien hakuun valmistautumisessa erityisen tärkeässä roolissa.

Lisäksi Ardorin Mika Mäkinen kertoo heidän tavoitteena olleen eroon pääseminen dokumenttien tallentamisesta verkkolevyasemille:

Sertifikaattien lisäksi tavoitteenamme oli, että IMS olisi mahdollisimman houkutteleva paikka tallentaa tiedosto verkkolevyn sijaan – tässä ollaan onnistuttu.”

IMS-ohjelmiston käyttöönotto

Yleisin tapa IMSin käyttöönotossa on ottaa ohjelmisto käyttöön 5 työpajapäivän avulla. Ardorin tapauksessa käyttöönotto päätettiin jakaa 10 puolikkaaseen päivään, jotta kolmen sertifikaatin toimintajärjestelmän rakentamisen tiukassa aikataulussa pysyttiin.

IMS-ohjelmiston käyttöönotto koostui ohjelmiston osioiden läpikäymisestä Arterin asiantuntijan, Jari Saalin, johdolla. Päivien välissä asiakkaamme tuotti tarvittavaa sisältöä sertifioitavaan toimintajärjestelmäänsä.

Näistä kokonaisuuksista ohjelmiston käyttöönotto koostui Ardorilla:

  • Prosessit-osio,
  • dokumentit- ja käsikirjat-osiot,
  • riskit- ja mittarit-osiot,
  • lomakkeet ja toiminnan mittaaminen sekä
  • toimintajärjestelmän ylläpito ja esittely organisaatiolle.

IMSin käyttöönottoprojekti aloitettiin huhtikuun loppupuolella 2021 ja viimeinen työpaja pidettiin toukokuun lopussa 2021.

Ardor sai IMSiin rakennetulle toimintajärjestelmälleen kesäkuussa 2021 kolme sertifikaattia: ISO 9001, ISO 14001 sekä ISO 45001.

Mika toimi IMS-ohjelmiston käyttöönoton projektinvetäjänä Ardorin päässä, ja ohjelmiston ominaisuudet helpottivat Mikan mukaan projektin etenemisessä:

IMSin avulla toimintajärjestelmää rakentaessa ohjelmistoon viety tieto pysyy järjestelmässä ja järjestelmän rakentamisen pariin voi palata silloin, kun se itselle sopii. Lisäksi muidenkin tekemät sisällöt löytyvät ohjelmistosta. Voin luottaa siihen, että IMSissä asiat ovat järjestyksessä – toki tämä vaatii sopimista muun muassa siitä, miten dokumentit ohjelmistossa järjestetään.”

➡️ Tutustu tarkemmin toimintajärjestelmän rakentamiseen liittyvään palvelumme sisältöön tästä. 

➡️ Tarjoamme myös ISO 9001 -laadunhallintajärjestelmän rakentamiseen helpotusta valmiin mallipohjan avulla – tutustu ISO 9001 -templateen tästä.

IMS-ohjelmisto arjessa

Olemme nuori IMS-käyttäjä ja vieläkin koemme lähes viikottain ahaa-elämyksiä IMSin käytössä. Esimerkiksi dokumenttien nimeämisen suhteen – lisäämme dokumentin nimeen saman tunnisteen, joka löytyy vaikkapa toiminnanohjausjärjestelmästämme”, Mika kertoo.

Ardorilla IMS-ohjelmistosta hyödynnetään pääsääntöisesti prosesseihin liittyviä toiminnallisuuksia: työohjeita ja dokumentaatiota. IMSistä on myös jaettu työtiloja Ardorin asiakkaille ja toimittajille.

Luokituslaitokset ja asiakkaiden edustajat käyvät valvomassa toimintaamme ja tekemistä päivätasolla”, Mika avaa Ardorin arkea.

IMS-ohjelmistossa käyttöoikeuksia on mahdollista antaa määriteteyille käyttäjäryhmille, henkilöille ja haluttuun sisältöön. Näin esimerkiksi ulkoinen auditoija pääsee tarkastamaan organisaation toiminnan kuvauksia ja dokumentaatiota.

Prosessikuvauksien ja työtäohjaavan dokumentaation lisäksi Ardorilla IMS-ohjelmistoa hyödynnetään tiedonhallinnassa muun muassa siten, että asiakkaisiin liittyvät tiedostot pysyvät tietyssä kansiossa ja projektien aikana tehtävät katselmukset löytyvät IMSistä.

IMS-ohjelmiston raportointi-osio kehittyy ja hakee muotoansa asiakkaamme toiminnassa, muun muassa raportointi-osion kaikkia toiminnallisuuksia ei ole otettu vielä hyötykäyttöön.

IMS-ohjelmistoa on mutkatonta käyttää ja visuaalinen näkymä ohjelmistossa on yksinkertainen – se ei hyppää niin sanotusti silmille”, Mika summaa.

Ardorilla IMS-ohjelmisto on tiedonhallinnan työkalu

IMS-ohjelmistoon rakennetun toimintajärjestelmän lisäksi Ardorilla on käytössään toiminnanohjausjärjestelmä. Ohjelmistojen roolia Mika kuvailee seuraavanlaisesti Ardorin arjessa:

  • IMS on Ardorin johtamisjärjestelmän koti, jossa tapahtuu yrityksen tiedonhallinta.
  • Toiminnanohjausjärjestelmän avulla Ardorilla toteutetaan prosessiautomaatiota.

Mika kertoo, että Ardorilla IMS-ohjelmistoa käytetään alkuperäisten tavoitteiden mukaisesti ja toimintatapoja kehitetään edelleen. Lisäksi asiakkaamme löytää vielä noin puolisen vuotta ohjelmiston käyttöönoton jälkeenkin, ohjelmiston ominaisuuksista uusia käyttötarkoituksia Ardorin toimintaan.

Tällä hetkellä meillä on enemmän valmiuksia tarjota asiakkaillemme osaamista esimerkiksi projektien riskien- ja mahdollisuuksien hallintaan liittyen IMS-ohjelmiston avulla kuin asiakkaamme osaavat meiltä pyytää”, Mika kuvailee.

IMS-ohjelmisto ja Arterin asiantuntijuus ovat tuoneet lisäarvoa prosessijohtamiseen Ardorilla

IMS-ohjelmistossa näkyy se, että ohjelmiston ovat kehittäneet henkilöt, jotka ymmärtävät prosessijohtamisen maailmaa käytännössä”, Mika kuvailee IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksia.

Lisäksi IMS-ohjelmiston järkevä hinta, ohjelmiston helppokäyttöisyys ja yksinkertaisuus tekivät vaikutuksen Ardoriin.

Yksi tärkeimmistä tekijöistä, jonka takia Ardor päätyi valitsemaan IMS-ohjelmiston oli se, että ohjelmisto tarjoaa erityisen hyvät mahdollisuudet prosessien kriittisten vaiheiden tunnistamiseen ja prosessien toimintaa voidaan mitata. Ohjelmiston avulla ei siis vain kuvata prosesseja vaan myös kehitetään yrityksen liiketoimintaa.

IMS-ohjelmistossa prosesseja kuvataan Arterin perustajajäsenien Jussi Moision ja Ossi Ritolan kehittämän kolmisivutekniikan avulla. Nimensä mukaisesti kolmisivutekniikalla prosessista syntyy kolme sivua tietoa:

  1. Yhteenveto,
  2. prosessikaavio ja
  3. vaiheiden kuvaus.

➡️ Tutustu tarkemmin prosessien kuvaamisen kolmisivutekniikkaan tästä.

Tämän lisäksi IMS-ohjelmistossa prosesseihin on mahdollista yhdistää mittareita, riskejä sekä muuta ohjaavaa dokumentaatiota.

Mika kuvailee prosessikuvauksia seuraavanlaisesti:

Prosessien mallintaminen on käytännössä sopimuspaperi, jonka nimi on prosessikuvaus, jossa on käyty läpi miten sovittuun lopputulokseen päästään.”

Prosessien kuvaaminen alkaa sidosryhmistä ja siitä, mitä he tekevät prosessissa. Lisäksi prosessien in-putit ja out-putit tulee käydä läpi. Loppuvaiheessa vasta piirretään prosessikuvaus, jota ennen on käyty tarkkaan läpi, mitä asioita prosessissa tehdään.

Prosessikuvauksen piirtäminen ei ole se tärkein asia, vaan prosessin monipuolinen läpikäyminen ja sopimus siitä, mitä kokonaisuudessa tehdään”, Mika lopettaa.

Yhteydenottopyyntö standardit ja IMS, Arter Oy

IMS-ohjelmisto – Laatua toiminnan kehittämiseen

Kotimaisen IMS-ohjelmiston avulla rakennat yritykselle tai organisaatiolle sen omiin tarpeisiin sopivan laadunhallinta-, johtamis- tai toimintajärjestelmän.

  • IMS on helppokäyttöinen ja koko henkilökunnan työkalu – ohjelmiston avulla tuot kaiken työtä ohjaavan dokumentaation paikkariippumattomasti kaikkien saataville.
  • IMSin avulla luot edellytykset jatkuvalle liiketoiminnan kehitystyölle.
  • IMS-ohjelmiston osiot vastaavat ISO-standardien mukaisiin edellytyksiin.