Forssan kaupunki

Kanta-Hämeessä sijaitseva hieman vajaan 17 000 asukkaan kaupunki Forssa lähti kehittämään laadunhallintaansa ja työn näkyväksi tekemistä Arterin asiantuntijoiden ja IMS-ohjelmiston avulla.

Asiakastarina tiivistetysti:

LÄHTÖTILANNE: Laadunhallinnan ja työn näkyväksi tekeminen – tavoitteena kehittää yksilöiden käsitystä oman työn merkityksestä ja edellytyksien luominen jatkuvalle toiminnan parantamiselle.
RATKAISU: Laatu- ja prosessiajatteluosaamisen kehittäminen ja organisaation toiminnan kuvaaminen IMS-ohjelmiston avulla.
TULOKSET: Prosessi- ja laatuajattelun kehittyminen organisaatioissa, johtamisen parantuminen ja yksilöiden parempi ymmärrys oman työn merkityksestä ja heihin kohdistuvista odotuksista.

Lähtötilanne

Julkishallintoisena organisaationa Forssan kaupungin toimintaan vaikuttavat:

  • Arvoperusteinen toiminta – tuotetaan taloudellisesti palvelullista-arvoa kuntalaisille, ei taloudellista voittoa organisaatiolle.
  • Toimintaympäristön kompleksisuus.
  • Lakisääteisyys ja vahva ohjausjärjestelmä.
  • Organisaatiopainotteisuus ja johtajuusjärjestelmä, jossa on kaksi johtamisen tasoa: demokraattisesti valittu johto sekä organisaation viranhaltijajohto.
  • Yksittäisistä päätöksistä syntyvä toiminnan sirpaleisuus.
  • Yhteistyö eri toimialojen välillä, jonka painoarvo kasvaa kokoajan.
  • Paljon tehtävää ja vastuuta.
  • Forssan kaupungin varhaiskasvatuksen palvelualueen tarpeena oli jäsentää organisaation toiminnan kokonaisuutta sekä yksilöiden työtä.

Keskeisinä tavoitteina heillä oli kehittää yksilöiden käsitystä omasta työstään ja sitä kautta luoda edellytykset jatkuvalle toiminnan parantamiselle.

Forssan varhaiskasvatuksen palvelualue lähti muodostamaan yhteistä näkemystä palvelualueen toiminnasta palastelemalla toimintansa kokonaisuutta muun muassa kuvaamalla palveluidensa prosessit visuaaliseen muotoon.

Jos prosesseja ei avaa ja tee työtä näkyväksi, meillä voi olla paljon asioita, jotka vaikuttavat työhön negatiivisesti” Tiina Kemppainen kertoo.

Tiina Kemppainen toimii Forssan kaupungin kasvatus- ja opetuspäällikkönä. Hänen työhönsä kuuluvat olennaisesti toiminnanohjaukseen ja laadunhallintaan liittyvät kysymykset. Lisäksi hän vastaa kaupungin strategiakoordinaatiosta.

Ratkaisu – Laadunhallintaa kehitettiin kahden isomman lähdön kautta

Mitä tehtiin:

  • Forssan kaupunki haki ulkopuolista apua toimintansa kuvaamiseen ja he päättivät ottaa IMS-ohjelmiston työkalukseen laadunhallinnan ja työn näkyväksi tekemisen tueksi vuonna 2017.
  • He kasvattivat osaamistaan koulutusten avulla seuraavista aiheista Arterin asiantuntijoiden johdolla:  laadunhallinta, prosessiajattelu ja prosessijohtaminen.
  • Forssan kaupungin varhaiskasvatuksen palvelualue kokosi toimintansa kokonaisuutta pikku hiljaa prosessien kuvaukset edellä IMS-ohjelmistoon.

Tiina Kemppainen, Forssan kaupungin kasvatus- ja opetuspäällikkö listaa, mitä asioita ensimmäisestä lähdöstä opittiin laadunhallintaan liittyen:

  • Aikaresurssit eivät riittäneet kokonaisuuden valmiiksi saamiseen – kaikkia osioita IMS-ohjelmistossa ei ehditty työstämään koulutuspäivien välillä.
  • Koulutuskokonaisuutta tilatessa ei pidetty mielessä sitä, että osaaminen laatu- tai prosessiajattelusta vaihtelee yksilöittäin.
  • Johtaminen oli vähäistä eli projektista ei pidetty tarpeeksi huolta – aika ei ollut tarpeeksi kypsä laadunhallinnan kehittämiselle näin suurena kokonaisuutena.

Toinen lähtö – tarkempi rajaus tekemiselle:

  • Toinen lähtö aloitettiin prosessien kuvaamisella – organisaation asiantuntijoiden ymmärrys oli kasvanut edellisestä lähdöstä ja laatuajattelu oli ehtinyt kypsyä siihen, että prosessien kuvaamisen avulla tehdään parempaa arkea ja luodaan mahdollisuus tuottaa lisää arvoa asiakkaalle.
  • Vuonna 2019 kaupunkistrategiaan oli kirjattu prosessiajattelu – Forssan kaupungin strategian yhdeksi tavoitteeksi oli kirjattu palveluarkkitehtuurin ja palveluprosessien määrittely. Tätä kautta johdon sitoutuminen prosessi- ja laatuajattelulle oli taattu ja lähtökohdat toiminnan kuvaamiselle olivat erinomaiset.
  • Luotettava ja osaava kumppani oli tärkeässä roolissa kokonaisuuden onnistumisessa.
  • Useampi lähtö auttoi ison kokonaisuuden valmiiksi saamisessa ja eri tasoisen osaamisen huomioimisessa.
  • IMS-ohjelmisto on ollut merkittävä työkalu Forssan kaupungille toimintansa kuvaamisessa, ja sen avulla asiakkaamme pystyy vastaamaan myös tuleviin haasteisiin.

Tulokset – Prosessiajattelu näkyy arjessa ja asiakirjoissa

Laadunhallinnan kehittäminen ja prosessiajattelu on fokusoinut tekemistämme, pystymme johtamaan tekemistä paremmin, ihmiset tietää mitä heiltä odotetaan ja henkilöstömme tietää, mitä he itse tarvitsevat työssä onnistumiseksi”, Tiina kertoo.

Miten laadusta ajatellaan Forssan kaupungin varhaiskasvatuksen palvelualueella?

  • Se on kaikkien asia.
  • Eri rooleilla on väliä.
  • Oma työ on tärkein, mutta täytyy tietää, mihin kaikkeen oma panos vaikuttaa.
  • Muutos on vakio, siltä ei voi välttyä.
  • Yhdessä ymmärretään enemmän.
  • Omaa työtä koskeva epätietoisuus syö työhyvinvointia.
  • Hyvin ja laadukkaasti tekeminen on kaikkien mielestä kivaa.
  • Ilolla tekeminen – parasta!

2020 aikana Forssan varhaiskasvatuksen palvelualue määritteli laadunhallintansa ja siihen liittyvät arviointitavat. Lisäksi he määrittelivät laadunhallintansa seurantamateriaalit sekä toimintatavat niiden ylläpitoon.

Forssan kaupunki käyttää Arterin molempia ohjelmistoja toimintansa tukena – ARCia ja IMSiä. Asiakkaamme käyttää molempia ohjelmistoja strategia, palvelut- ja työprosessit sekä toimintakokonaisuuksien kuvaamisen ja kehittämisen työkaluina.

Forssan varhaiskasvatuksen palvelualueella on 2021 aikana määritelty ja kirjattu IMS-ohjelmistoon palvelualueen merkittävimmät palvelu- ja tukiprosessit. Prosessien kuvaamiseen osallistuivat pääsääntöisesti esihenkilöt ja asiantuntijat.

Alla kuva Forssan kaupungin varhaiskasvatuspalvelualueen ydinprosesseista.

Forssan kaupungin varhaiskasvatuspalvelualueen ydinprosessit, IMS-ohjelmisto referenssi, Arter Oy
Forssan kaupungin varhaiskasvatuspalvelualueen ydinprosessit. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

Mitä seuraavaksi?

2022 alkupuolella Forssan kaupungin varhaiskasvatuksen palvelualueen aiemmin kuvattuihin prosesseihin liitetään niihin kuuluvat toimintaohjeet sekä muu toimintaa ohjaana dokumentaatio.

2022-2023 aikana koko varhaiskasvatuksen palvelualueen henkilöstö pääsee hyödyntämään IMS-ohjelmistoa omassa työssään.

Jatkuva parantaminen alkaa yksilöiden oivalluttamisesta

Tiinan vinkit jatkuvan parantamisen kehittämiseen ovat:

  • Ajattelu pikaisesta suorittamisesta kohti kestävää tekemistä.
  • Vastuullinen johtaminen, joka huolehtii resurssoinnista, priorisoinnista ja toiminnan vakauttamisesta.
  • Arvioinnin ja arjen kunnioittaminen.
  • Kaikkien osallistuminen, osallistaminen ja sitä kautta sitoutuminen.
  • Parhaat välineet ja osaavat yhteistyökumppanit.

Laatupäällikön on tunnettava omat joukkonsa ja annettava heidän edetä omaan tahtiin”, Tiina summaa.

Hoksauttamiseen ja ymmärryttämiseen on hyvä käyttää aikaa.

Mikäli laatuajattelun hyötyjä ei ymmärretä yksilötasolla, voi tekeminen mennä suorittamiseksi, jolloin esimerkiksi prosessikuvauksia tehdään vain kuvaamisen takia eikä toiminnan kehittämisen tai laadunhallinnan takia.

IMS-ohjelmisto – Laatua toiminnan kehittämiseen

IMS on kotimainen toimintajärjestelmän alusta laadunhallinnan perustaksi. Koko organisaatiota palveleva selainpohjainen pilvipalvelu on helppokäyttöinen, nopea ottaa käyttöön, skaalautuva ja tietoturvallinen. Ohjelmisto tuo yhteen paikkaan kaikki organisaation prosessikuvaukset, työtä ohjaavan dokumentaation, käsikirjat, mittarit, raportoinnin sekä riskiarvioinnin. IMSin avulla luot edellytykset jatkuvalle kehitystyölle ja varmistat, että toimitte organisaation ulkoisten ja sisäisten vaatimusten mukaisesti.