Helen
Prosessien kehittäminen ja riskien hallinta
Helen on Suomen toiseksi suurin energiayhtiö ja koko konsernissa työskentelee reilu 950 henkeä. Helsingin kaupungin kunnallinen sähkölaitos on tarjonnut kaupunkilaisille energiaa vuodesta 1909 lähtien. Kokonaisuudessaan Helenin energiapalvelut tavoittavat jopa 1,7 miljoonaa suomalaista.
Asiakkailleen Helen tarjoaa älykkäitä ja puhtaita tulevaisuuden energiapalveluita.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Tavoitteena yhdenmukaiset liiketoimintaprosessit ja tietovirrat osana organisaation kokonaisarkkitehtuuria.
- VALITUT TYÖKALUT: IMS- ja ARC-ohjelmistojen avulla edellytykset tiedolla johtamiselle ja prosessit yhtenäisiksi läpi koko organisaation.
- TULOKSET: Yhtenäiset prosessikuvaukset koko organisaation käytössä ja kehitystyön tukena. Riskienhallintaan tavotteiden mukainen toimintamalli ja tiedon hyödyntäminen päätöksen teossa.
Vuoden 2018 lopussa Helenillä starttasi Yhdenmukaiset liiketoimintaprosessit ja tietovirrat osaksi Helenin kokonaisarkkitehtuuria -projekti, jossa tiedolla johtaminen ja prosessit ovat avainasemassa
Asiakkaamme jakoi projektin kolmeen kokonaisuuteen:
- Prosessit – Miten toimimme?
- Tietovirrat – Miten tehtyihin toimenpiteisiin liittyvä tieto liikkuu?
- Järjestelmät – Missä tieto liikkuu ja missä se sijaitsee?
Prosessien kehittäminen Helenillä pitää sisällään seuraavat kokonaisuudet:
- Prosessikartta – pää- ja osaprosessit,
- prosessien suorituskyvyn mittaaminen,
- Lean-ajattelu – prosessien tehostaminen, sujuvoittaminen ja parantaminen,
- prosessien riskienhallinta,
- yhtenäiset prosessikuvaukset IMSissä.
Tässä tekstissä käymme läpi prosessien ja riskienhallinnan kehitystyötä edellä mainitun projektin näkokulmasta.
Lähtötilanne
Tiedolla johtamiseen ja prosesseihin liittyvän projektin tavotteiksi asetettiin seuraavaa:
- Päästä hallittuun tietojen hyödyntämiseen.
- Ymmärtää toiminnan kokonaisuuksia.
- Luoda edellytykset systemaattiseen tiedolla johtamiseen.
- Oppia ajattelemaan prosessien kehittämistä yli organisaatiorajojen.
Helenin kehityspäällikkönä toimiva Sonja Kynnös kertoo heidän tunnistaneensa seuraavia edellytyksiä projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi:
- Tarve toimintatapamuutokselle, jossa opitaan ajattelemaan prosessien ja tietovirtojen näkökulmasta toimintaa sekä ymmärretään, kuinka oma tekeminen vaikuttaa organisaation muihin toimintoihin ja niiden eri vaiheisiin.
- Tarve koko organisaation kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen soveltuva ratkaisu. Ratkaisun tuli mahdollistaa joustava tiedon hyödyntäminen kaikilla kokonaisarkkitehtuurin tasoilla: prosessit, tietovirrat sekä järjestelmät.
Valitut työkalut ja projektin käynnistys
Helenin projektikokonaisuuden työkaluksi valikoituivat Arterin ARC- ja IMS-ohjelmistot yhdessä. Molemmat ohjelmistot päätettiin ottaa käyttöön, jotta saavutettavat hyödyt Helenillä olisivat asetettujen tavoitteiden mukaisia.
IMS-ohjelmisto oli organisaatiolle tuttu entuudestaan Helen Sähköverkot Oy:n puolelta. Ohjelmistoon oli kuvattu yhtiön prosesseja sekä riskejä.
Miten projekti käynnistettiin ja miten se eteni?
Sonja Kynnös kertoo heidän jakaneen Yhdenmukaiset liiketoimintaprosessit ja tietovirrat osaksi Helenin kokonaisarkkitehtuuria -projektin seuraaviin osakokonaisuuksiin:
- Projektin käynnistys,
- suunnitteluvaihe,
- roolien, vastuiden ja prosessien mallinnussääntöjen määrittely,
- pääprosessien ylätason mallintaminen = prosessikartta ja organisaation ydinprosessit,
- tehotyöpajat pääprosessien kuvaamisesta IMS-ohjelmistoon – mukana pääprosesseissa työskentelevät henkilöt sekä tukiprosesseissa työskentelevät.
- projektin viestintä ja perehdytys.
- tietovirtojen kytkentä prosesseihin eli IMS- ja ARC-ohjelmiston välinen yhteys.
Käytännössä projektin vaiheet 1-6 vietiin läpi vuoden aikana, mutta kehitys- ja jalkautustyö jatkuu edelleen.
Prosessien kuvaamisesta sovittiin yhtenäiset mallinnussäännöt
Helenillä koko organisaatiota koskevat yhtenäiset mallinnussäännöt sovittiin ennen kuin prosesseja lähdettiin kuvaamaan IMS-ohjelmistoon.
Kuvaamisen tueksi sovittiin muun muassa seuraavaa:
- Käytössä olevien symbolien merkitykset sekä väriteemat,
- symbolien käyttötarkoitukset,
- uimaratakaavioiden tyyli,
- nuolien käyttötapa uimaratakaavioissa sekä uuden uimaradan ja tekstin lisäys,
- yhteenveto-välilehden käyttötarkoitus sekä
- vaiheiden kuvauset -välilehden käyttötarkoitus.
Ohjeistuksien tavoitteena on tuottaa yhtenäiset prosessikuvaukset läpi koko organisaation, jolloin niiden mahdollisilta väärinymmärryksiltä voidaan välttyä.
Tavoitteenamme oli kuvata kaikki prosessimme samalla logiikalla, jolloin huolimatta siitä, kuka prosessikuvausta katsoo, osaa tulkita sitä”, Sonja kertoo.
Prosessien kuvaamisessa käytettiin kolmisivutekniikkaa ja jokaiselle prosessille on nimetty prosessin omistaja. Kolmisivutekniikka sisältää jokaisen prosessin osalta visuaalisen prosessikuvauksen, prosessin vaiheiden tarkemmat kuvaukset sekä prosessin yhteenvedon IMS-ohjelmistossa.
Helenillä prosessin omistaja toimii prosessin kehittäjäomistajana, joka katsoo, että prosessi kehittyy yli yksikkörajojen. Lisäksi neljälle pääprosessille on nimetty johdon vastuuhenkilö.
Sonja kertoo heidän työstävänsä tarkempia määrityksiä prosessinomistajan vastuualueisiin, jotta prosessien kehitystyölle pystytään luomaan organisaatiorajojen yli menevät edellytykset.
Tulokset ja jatko
Helenillä prosessikuvaukset ovat kaikkien työntekijöiden hyödynnettävissä, kuvauksia hyödynnetään henkilöstön perehdytyksessä, prosessien kehittämisessä sekä yhteisistä toimintatavoista viestimisessä.
Sonja kertoo heidän hyödyntäneen IMSiin tehtyjä prosessikuvauksia myös etänä toteutetuissa prosessien kehittämistyöpajoissa.
Kun kuvaukset ovat IMSissa yhtenäisiä, pystymme hyödyntämään niitä esimerkiksi erilaissa työpajoissa. Otimme prosessikuvaukset IMSistä ulos kuvana ja siirsimme ne Microsoftin Whiteboardille, missä merkitsimme prosesseihin punaisilla lapuilla prosessin kriittisiä pisteitä, hukkia, esteitä ja ongelmia. Vihreillä lapuilla taas kirjasimme ratkaisuja tunnistettuihin haasteisiin”, Sonja vinkkaa.
Mitä seuraavaksi?
Sonja kertoo Helenillä prosessien viemisen ja tietojen täydentämisen IMS-ohjelmistoon jatkuvan. Erityisesti 3-sivu-tekniikan kolmas sivu vaiheiden kuvaukset vaatii vielä työtä, jotta tarkemmat ohjeistukset saadaan kuvattua ja tietojärjestelmät listattua.
Intra uudistuksen yhteydessä heidän on tarkoitus lisätä linkityksiä intran ja IMSin välille, jotta tietoisuutta IMS-ohjelmistosta pystytään parantamaan.
Kun ohjelmisto tuodaan osaksi arkea ja sen käytöstä tehdään mahdollisimman helppoa, pysyy ohjelmiston käyttö näin todennäköisemmin aktiivisena.
Ylätason prosessikarttaa on tarkoitus käydä läpi organisaation strategiaan suhteutettuna ja asiakaspolkujen mallintaminen olisi tarkoitus toteuttaa myös IMSin avulla”, Sonja kertoo jatkosuunnitelmista.
Projektin vaihe 7 eli toimintatavan määrittely prosessien tietovirtojen hallinnalle on lukuisten viivästysten jälkeen alkamassa uudelleen.
Tarkoitus on selvittää IMSin ja ARCin välisen linkityksen mahdollisuudet, mitä kohtaan meillä on suuret odotukset”, Sonja kertoo.
Riskienhallinnan osuus Yhdenmukaiset liiketoimintaprosessit ja tietovirrat osaksi Helenin kokonaisarkkitehtuuria -projektissa
Sähkömarkkinalain vaatimuksien myötä Helenillä on kaksi IMSiä käytössään, toinen on Helen Sähköverkko Oy:lla ja toinen Helen Oy:lla, mukaan lukien kaikki muut tytäryhtiöt. Rakenteeltaan IMSit ovat samanlaisia.
Riskienhallinta Helenillä lähti voimakkaisiin kehityskaariin, kun yritys yhtiöitettiin 2015.
Alun perin IMS-ohjelmisto oli käytössä vain Helen Sähköverkko Oy:n puolella. Ohjelmisto päätettiin ottaa käyttöön koko organisaatiossa riskienhallinnan osalta erilaisten testauksien lopputuloksena 2019 ja 2020 vuoden vaihteessa.
Helenin riskienhallintapäällikkö Jani Ahokas kertoo heidän pohtineen IMSin käyttöönottoa laajemmin muun muassa näihin kysymyksiin vastauksia hakemalla:
- Millaisia ominaisuuksia riskienhallinnan työkalulta odotetaan?
- Millasia toiminnallisuuksia työkalussa pitää olla?
- Miten työkalusta saatavaa tietoa voidaan hyödyntää riskienhallinnassa?
Helenillä riskejä lähestytään liiketoimintanäkökulmasta
Jani kertoo Heleniltä löytyvän riskienhallintapolitiikka ja riskienhallinnan toimintaperiaatteet. Uhkien vaikutuksia arvioidaan liiketoimintanäkökulmien avulla. Näin saadaan helpommin kuvattua uhkan vaikutusalue.
Jani kertoo riskientunnistamisessa olevan kolme erilaista tunnistamiskeinoa:
- Uusi riski IMS:in, uhat ja mahdollisuudet – jotka vaikuttavat tavoitteeseen.
- Riskiaihiot-raportti, kun havaitset riskin, mutta et ole varma onko riksi jo tunnistettu ja onko riski vaikutukseltaan niin suuri, että sitä tulisi seurata.
- Merkittävä riskitapahtuma-raportti, kuvataan riskitapahtuman tärkeimmät tiedot: odotus riskitapahtumalle, riskitapahtuman taloudellinen vaikutus jne.
Asiakkaamme on siis luonut tavan toimia, mikäli kuka tahansa organisaation työntekijöistä tunnistaa toiminnasta riskin. Tunnistettu uhka raportoidaan IMSin avulla eteenpäin, ja raportoitu uhka käydään läpi Riskienhallintayksikön toimesta ja jatkotoimenpiteisiin ryhdytään tarvittaessa.
Saman kaltainen prosessi on kehitetty myös toteutuneiden riskien raportointiin sekä uusien riskien kirjaamiseen IMS-ohjelmistoon.
Miten riskienhallinnan kehitystyötä on edistetty?
Helenillä riskienhallinnan tukena on käytetty IMS-ohjelmistoa. Kevät ja kesä 2020 riskienhallintapäällikkönä toimiva Jani kertoo kuluneen sisäisen kehitystyön parissa ja syksyllä 2020 organisaation asiantuntijoiden kanssa kokonaisuutta lähdettiin viemään käytännön tasolla eteenpäin.
IMSiä esiteltiin Helenin liiketoimintojen ja organisaatioon kuuluvien yritysten johtoryhmille työpajatyöskentelyn avulla, joissa yksiköiden päälliköt ja johtajat tekivät kirjauksia tunnistetuista uhista suoraan ohjelmistoon.
Järjestimme asiantuntijoillemme työpajoja, joissa kävimme läpi riskien syöttämistä IMS-ohjelmistoon ja annoimme samalla vastauksia työpajoihin osallistuneiden kysymyksiin”, Jani kertoo.
Lisäksi loppuvuoden 2020 aikana Helenin liiketoiminnoissa tuli kirjata ylös IMSiin liiketoimintasuunnitelmasta ja liiketoiminnasta tunnistetut merkittävät riskit.
Miten kehitystyö jatkuu?
IMS on riskienhallinan työkalu, jonka avulla pystymme hahmottamaan jonkin tietyn tavoitteen tai kokonaisuuden ympärilta uhkia ja mahdollisuuksia. Pystymme myös tunnistamaan mahdolliset harmaat alueet tavoitteen ympäriltä, joista pitäisi tunnistaa uhkia sekä mahdollisuuksia lisää ja siten kasvattaa ymmärrystämme niistä. Tavoitteenamme on myös kehittää riskienhallintaa riskien ketjutuksen avulla” Jani tiivistää.
Riskien ketjutuksilla tarkoitetaan sitä, että tietyn aiheen ympäriltä tunnistetaan suurempi teema, jonka alta löytyy useampi samaan aiheeseen tai kokonaisuuteen liittyvä riski. Osa riskeistä voi olla linkityksissä toisiinsa ja toteutua niin sanottuna ketjuna.
Jani kertoo myös 2021 tavoitteena olevan se, että IMS-ohjelmistosta saatavaa raportointia ja seurantaa tullaan hyödyntämään systemaattisesti Helenillä.
Tulemme 2021 lähtien seuraamaan IMSistä saatua raportointia ja seurantaa kvartaalitasolla osana liiketoiminnan johtamista. Tulemme myös tulevana vuonna keskittymään enemmän riskien sisällöllisen laadun jalostamiseen”, Jani lopettaa.
