Joen Isännöintipalvelu

Oman laatujärjestelmän rakentaminen

Joen Isännöintipalvelu eli JIP Isännöinti on 30 vuotta sitten perustettu isännöintiyritys, joka tarjoaa asiakkailleen isännöinnin ja teknisen isännöinnin palveluja sekä asunto- ja toimitilavuokrausta. Yritys työllistää 35 henkilöä ja toimintaa heillä on kolmella paikkakunnalla Joensuussa, Lieksassa ja Juuassa.

Perinteinen asunto-osakeisännöinti on JIP Isännöinnin toiminnan kivijalka. Viimeisen seitsemän vuoden aikana yritys on viisin kertaistanut liikevaihtonsa pääsääntöisesti yritysostojen kautta, ja samalla palvelutarjoama on laajentunut ja kehittynyt.

Asiakastarina tiivistetysti:

  • LÄHTÖTILANNE: Kasvaneen ja laajentuneen liiketoiminnan kehittäminen ja tarve omalle laadunhallintajärjestelmälle.
  • RATKAISU: IMS-ohjelmiston avulla oman laadunhallintajärjestelmän rakentaminen omiin tarpeisiin sopivaksi.
  • TULOKSET: Raamit laadunhallintajärjestelmälle, riskienhallinnalle ja tavoitteet järjestelmän hyödyntämiseksi. Prosessien kuvaamisen hyödyt toimintatapojen yhtenäistämisessä erityisesti yritysostojen yhteydessä.

Lähtötilanne

Ripeän kasvun jälkeen vuonna 2020 JIP Isännöissä aloitettiin toiminnan vahva kehitystyö ja toiminta järjesteltiin uudelleen. Pelkät Excel-taulukot ja hajallaan olleet prosessikuvaukset eivät enää vastanneet yrityksen tarpeita ja asiakkaamme tunnisti tarpeensa omalle laadunhallintajärjestelmälle.

Keskeiseksi vaatimukseksi laatujärjestelmälle asetettiin se, että järjestelmä loisi edellytykset selkeään ja visuaaliseen prosessienhallintaan. Kokonaisuudenhallinnan myötä työn ohjattavuus, tuottavuus, johtaminen sekä kyky tuottaa lisäarvoa asiakkaille parantuisi. Järjestemän avulla luotaisiin edellytykset tuottaa asiakkaille laadukkaita palveluita.

Lisäksi JIP Isännöinnillä oli tarvetta luoda hyvät edellytykset työssä onnistumiseen työntekijöiden taustasta ja kokemuksesta riippumatta.  Työskentelyn aloittaminen ja yrityksen toimintatapojen ymmärtäminen tulisi olla sujuvaa ja helppoa alati muuttuvassa maailmassa.

JIP Isännöinnin toimitusjohtaja Toivo Korhonen mainitsee, että isännöintiyrityksen työntekijöillä saattaa olla hyvinkin erilaisia rooleja viikkotasolla. Yhden henkilön roolit voivat vaihdella asiakaspalvelusta, talouteen, hallintoon ja jopa talotekniikkaan.

Kun rooleja ja asiakkaalle tarjottavia palveluita on monia, tärkeää on, että yrityksen prosessit ja tuotteet on hyvin kuvattu. Kun työtä ohjaava dokumentaatio on ajantasalla sekä kaikkien saatavilla paikasta ja ajasta riippumatta, lopputulos on paras mahdollinen.

Ratkaisun edellä mainittuihin haasteisiin tuo laadunhallintajärjestelmä, joka on rakennettu organisaation omiin tarpeisiin sopivaksi.

Ratkaisu

Asiakkaamme tutustui IMSiin ja sen ominaisuuksiin erään toisen isännöintiyrityksen kautta, joka esitteli heidän tapaansa käyttää ohjelmaa JIP Isännöinnille.

Asiakkaamme päätyi valitsemaan IMS-ohjelmiston oman laadunhallintajärjestelmänsä alustaksi. IMS on selainpohjainen ohjelmisto, jonka avulla yritys tai organisaatio voi rakentaa skaalautuvan ja omiin tarpeisiinsa sopivan laadunhallinta-, toiminta- tai johtamisjärjestelmän.

Alunperin tavoitteenamme oli löytää laatujärjestelmän alusta toiminnan kehittämisen tueksi, mutta IMS on paljon enemmän kuin vain laatujärjestelmä” Toivo Korhonen, JIP Isännöinnin toimitusjohtaja kertoo.

Tietotaidolla liiketoimintaa tekevässä yrityksessä tiedon ja osaamisen dokumentointi on merkittävässä roolissa toiminnan kehittämisen, jatkuvuuden ja laadunhallinnan suhteen. Sillä visualisoitu ja dokumentoitu tieto luo edellytykset tiedolla johtamiselle, nopeille muutoksille ja toiminnan kehittämiselle.

Tulokset

Toivo kertoo erityisesti JIP Isännöinnin johtoryhmän toiminnassa näkyvän muutoksia IMS-ohjelmiston käyttöönoton myötä:

Muutosta on tapahtunut erityisesti johdossa, sillä prosessi on käsitteenä saanut uuden merkityksen. Prosessien kuvaamisessa on omat hyötynsä erityisesti, kun toimintamme on kasvanut ja laajentunut yritysostojen myötä, jolloin erilaiset toimintakulttuurit ja työtavat halutaan sovittaa yhteen.

IMS-ohjelmiston keskeinen hyöty meille on se, että se tarjoaa raamit laadunhallintatyölle ja se, että ohjelmisto herättää ajattelemaan riskienhallintaa ja pohtimaan asiakkaalle prosessien avulla luotavaa arvoketjua”, Toivo summaa.

Arterin konsultointipäivien, eli ohjelmiston tietosisällön luomiseen liittyvien työpajapäivien avulla asiakkaamme kertoo saaneensa uusia näkökulmia sekä liiketoimintaan että laadunhallintaan.

Toimimme vaativalla ja monipuolisella palvelutoimialalla ja liiketoimintamme perustuu henkilökuntamme tietotaitoon. Laatujärjestelmän avulla tiedon sekä hyvien käytänteiden kerääminen yhteen paikkaan on mahdollista ja systemaattista ja sitä kautta kehitämme omaa toimintaamme eteenpäin”, Toivo korostaa.

Toivo kertoo prosessikuvausten kasvattaneen henkilökunnan ymmärrystä oman roolinsa merkityksestä ja vaikutussuhteista toisten tekemisiin. Hän kertoo heidän käyneen tuottoisia keskusteluita toiminnastaan tehtyjen prosessikuvauksien ansiosta.

Yhteydenottopyyntö. laadunhallinta ja IMS, Arter Oy

 

Tavoitteet lähitulevaisuudelle

Toivo kertoo IMSin olevan heillä käyttöönottovaiheessa ja aktiivisessa käytössä johtoryhmällä, laatujärjestelmän rakentamisesta vastaavalla projektipäälliköllä sekä yhdellä vastuuisännöitsijällä 2021 vuoden alkupuolella.

IMS-ohjelmisto on tarkoitus ottaa koko henkilökunnalle käyttöön, jahka keskeiset sisällöt saadaan ensin luotua.

Tavoitteemme on saada rakennettua oma laatujärjestelmä, joka tuo prosessit ja prosessiajattelun sekä luo jatkumon prosessien välille”, Toivo kertoo laatujärjestelmälle asetetuista tavoitteista.

JIP Isännöintiyrityksen toimitusjohtaja kertoo heidän tunnistaneen tarpeensa työkalulle, jonka avulla palautteiden hallitseminen ja seuranta voitaisiin toteuttaa koostetusti yhdestä paikasta. Heidän suunnitelmissaan on toteuttaa palautteiden ja reklamaatioiden hallinta jatkossa IMS-ohjelmiston Raportointi-osion avulla.

JIP Isännöinnin tulevaisuuden tavoitteena on hyödyntää rakentamaansa laadunhallintajärjestelmää seuraavanlaisesti:

  • johdon työkaluna,
  • työntekijöiden perehdytyksessä,
  • toiminnan mittaamiseen,
  • prosessien eli työn ohjaamiseen ja roolien selkeyttämiseen,
  • tuottavuuden parantamiseen sekä
  • asiakaskokemuksen kehittämiseen.

IMS-ohjelmisto

IMS on kotimainen toimintajärjestelmän alusta laadunhallinnan perustaksi. Koko organisaatiota palveleva selainpohjainen pilvipalvelu on helppokäyttöinen, nopea ottaa käyttöön, skaalautuva ja tietoturvallinen. Ohjelmisto tuo yhteen paikkaan kaikki organisaation prosessit, työtä ohjaavan dokumentaation, käsikirjat, mittarit, raportit sekä riskiarvioinnin. IMSin avulla luot edellytykset jatkuvalle kehitystyölle ja varmistat, että toimitte organisaation ulkoisten ja sisäisten vaatimusten mukaisesti.