Keusote

Vuonna 2019 perustettu Keusote eli Keski-Uudenmaan kuntayhtymä tuottaa sosiaali- ja terveyspalvelut  Järvenpään, Hyvinkään, Nurmijärven, Tuusulan, Mäntsälä ja Pornaisten alueella.

Tämä asiakastarina on kirjoitettu Keusoten laatupäällikön Minna-Maarit Immosen näkökulmasta. Hän toimii organisaation strategia, kehittäminen ja rahoitus – tulosalueella, laatupalveluiden esihenkilönä.

Minna-Maaritin asiavastuulle kuuluu laadunhallinnan kokonaisuus, laadun seuranta ja arviointi, laatujärjestelmän kehittäminen sekä valvonta ja ohjaus.

Asiakastarina tiivistetysti:

LÄHTÖTILANNE: 2019 perustetussa Keski-Uudenmaan kuntayhtymässä Keusotessa tarve oman SHQS-laatuohjelman mukaisen laatujärjestelmän rakentamiselle sekä kuntakohtaisista ohjeistuksista ja dokumentaatiosta kuntayhtymäkohtaiseen tiedonhallintaan.
RATKAISU: IMS-ohjelmiston avulla kuntayhtymän tarpeisiin rakennettu laatujärjestelmä, jonka avulla pystytään toteuttamaan myös systemaattista dokumenttien hallintaa.
TULOKSET:  Omiin tarpeisiin rakennettu laatujärjestelmä, jonka avulla uuden kuntayhtymän prosesseja yhtenäistetään, ajantasainen tieto on koko organisaation saatavilla sekä työaikahävikkiä vähennetään.

Lähtötilanne                                                                                                                                       

Keski-Uudenmaan kuntayhtymän perustamisella on valmistauduttu sote-uudistukseen. Vuonna 2021 voimaan tulleen sote-lainsäädännön mukaan sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuu tulee siirtymään Keski-Uudenmaan hyvinvointialueelle.

Keusoten perustamisen aikaan organisaatiossa ei ollut käytössä laatujärjestelmää, kokonaisvaltaista laadunhallintaa tukevia rakenteita tai välineitä.

Laatuviitekehyksien vertailujen pohjalta asiakkaamme oli valinnut laadun viitekehykseksi SHQS-laatuohjelman, joka perustuu arviointikriteeristöön eli standardiin.

SHQS on kehitetty vastaamaan suomalaisten sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden laatutarpeita: siinä on huomioitu sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntö, valtakunnalliset suositukset  ja hyvät hoitokäytännöt sekä ISO 9001-standardin periaatteet.

Näin ollen laatujärjestelmän rakentamisessa tuli ottaa huomioon SHQS:n vaatimukset.

SHQS toimii myös hyvänä tsekkilistana siitä, mitä organisaatiossa on jo kunnossa ja mitä pitää laittaa kuntoon. Lisäksi siinä huomioidaan organisaation perustamiseen liittyviä asioita, arviointikriteeristöä päivitetään lakiuudistusten mukaisesti ja tulevien hyvinvointialueiden tarpeita vastaavaksi”, Minna-Maarit avaa lisää viitekehyksen valinnan syitä.

Voit tutustua Keusoten toimintaan heidän kotisivuillaan tästä. 

IMS-ohjelmiston avulla asiakkaamme on rakentanut omiin tarpeisiinsa sopivan laatujärjestelmän

IMS-ohjelmisto päätyi Keusoten käyttöön siitä syystä, että ohjelmisto tukee laadunhallinnan viitekehyksien SHQS- sekä ISO 9001 -standardin käyttöönottoa: ohjelmiston eri osiot vastaavat laatustandardien vaatimuksiin ja  edellytyksiin.

IMSin hyödyt erottuivat edukseen, kun vertailimme eri ohjelmistoja”, Minna-Maarit kertoo organisaation laatujärjestelmän hankintaprosessista.

IMS-ohjelmiston käyttöönotto

Ohjelmiston käyttöönotto alkoi Keusotella kilpailutuksen valmistelusta. Kun järjestelmän hankintapäätös saatiin, oli Minna-Maarit tehnyt alustavaa projektisuunnitelmaa laatujärjestelmän rakentamiselle.

Käynnistimme Keusotella IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojektin toukokuussa 2021. Projekti vaiheistettiin ohjelmiston osioiden mukaan. Kaiken lisäksi projekti eteni ennakoitua nopeammin eli perus- ja määrittelytyö saatiin etenemään suunniteltua nopeammin”, Minna-Maarit kertoo.

Keusotella ohjelmiston käyttöönoton painopisteenä oli IMSin Dokumentit-osio, koska uutena organisaationa Keusotella oli paljon kuntakohtaisia ohjeita, jotka tuli yhtenäistää.

Järjestimme henkilöstöllemme dokumenttien hallintaan liittyvää koulutusta. Tavoitteenamme on saada arvokasta tietoa systemaattisesti koko organisaation käyttöön. Keusotella on tuhansia ohjeita, ja kaikki on tarkoitus yhtenäistää, päivittää ja tuoda IMSiin”, Minna-Maarit kiteyttää.

IMS-ohjelmiston onnistuneeseen käyttöönottoon vaikuttivat selkeästi vaiheistettu projekti sekä samaan aikaan toteutettu verkkosivujen uudistus

IMS-ohjelmiston käyttöönoton ripeään etenemiseen vaikutti selkeästi vaiheistettu projekti.

IMS-ohjelmiston osioiden mukaan – prosessit-, dokumentit-, käsikirjat-, mittarit-, raportit- ja riskit-osiot – vaiheistetun projektin osakokonaisuudet vastuutettiin eri henkilöille. Kyseiset henkilöt vastasivat osioiden käyttöönotosta sekä jalkauttamisesta.

Lisäksi samoihin aikoihin asiakkaallamme oli käynnissä verkkosivujen uudistus, josta laatujärjestelmän rakentaminen sai vauhtia erityisesti dokumenttien hallintaan liittyen.

Verkkosivuja varten IMSiin tuotettiin asiakkaiden käyttöön tarkoitettuja dokumentteja, kuten asiakas- ja potilasohjeita sekä lomakkeita. Dokumentteja uudistettiin Keusoten brändin mukaisesti eli tuotettiin saavutettavat dokumentit yhdenmukaisella graafisella ulkoasulla sekä ajantasaisilla sisältötiedoilla.

Kuntakohtaisista ohjeista kuntayhtymätasoisiin ohjeisiin ja työaikahävikin vähentämiseen

Keusote pyrkii pääsevänsä eroon päällekkäisistä ohjeistuksista: kuntakohtaisista ohjeista siirrytään pikku hiljaa kuntayhtymätasoisiin ohjeisiin.

Otamme olemassa olevan tiedon paremmin haltuun, vähennämme työaikahävikkiä ja varmistamme asiakas- ja potilasturvallisuutta sillä, että ajantasaiset potilas- ja hoito-ohjeet ovat jokaisen keusotelaisen saatavilla”, Minna-Maarit avaa Keusoten tavoitteita dokumentaation hallinnan suhteen.

Lisäksi tiedon hakemiseen kuluvaa aikaa on tarkoitus saada pienennettyä, tekemällä tiedon löytymisestä mahdollisimman helppoa tiedon jäsentelyn ja IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksien avulla.

Näitä ominaisuuksia ovat tiedon visualisointi prosessikuvauksien avulla, ohjelmiston hakutoiminnot, systemaattinen dokumenttien hallinta sekä tiedon linkittäminen.

IMS-ohjelmistossa voit esimerkiksi linkittää prosessikuvauksiin riskejä, mittareita ja ohjeistuksia. Tiedon ristiin linkittäminen onnistuu myös käsikirjoissa, jolloin jo yhdessä paikassa olevaa tietoa ei tarvitse kirjata useaan paikkaan.

Keusoten laatukäsikirjaan on linkitetty prosessikuvauksia ja ohjeistuksia IMSin Dokumentti-osiosta. Asiakkaamme laatukäsikirjana toimii Laatu-, asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma.

IMS-ohjelmiston rooli Keusoten toiminnassa

Lähtökohtaisesti IMS tukee organisaation kokonaisvaltaista laadunhallintaa. Ohjelmisto avulla toimintamme saa lisää läpinäkyvyyttä ja pystymme lisäämään tiedon avoimuutta”, Minna-Maarit tiivistää IMS-ohjelmiston roolia Keusoten toiminnassa.

Kun katsoo Keusoten toimintaa prosessien näkökulmasta, on asiakkaamme tavoitteena päästä kohti yhteistoimintaa, pois siiloista.

Minna-Maarit kertoo IMS-ohjelmiston Prosessit-osion olevan tärkeä työkalu matkalla kohti tulevan hyvinvointialueen yhtenäisiä toimintatapoja. Prosessikuvauksia hyödynnetään esimerkiksi geneeristen asiakasprosessien kuvaamiseen sekä palveluketjujen kehittämiseen.

Prosessien kuvaaminen on yksi toimintamme kehittämisen työväline, mutta samalla se on myös toiminnan dokumentointia ja keino todentaa tiettyjä toimintatapoja”, Minna-Maarit kuvailee.

Keusotella on hyödynnetty myös IMS-ohjelmiston Raportit-osiota valvontakäyntien ja turvallisuuskävelyiden raportoinnissa sekä sisäisissä auditoinneissa.

Käynnissä olevien ydinprosessien eli palveluketjujen kuvaamisen lisäksi Keusotella on jo IMSiin kuvattu tärkeitä prosesseja kuten potilasvaaratilanteisiin liittyvä ilmoituksen käsittelyprosessi ja vakavien vaaratapahtumien tutkintaprosessi.

Toimintamme laadun edellytykset voi oikeastaan kiteyttää systemaattiseen laadunhallintaan sekä asiakas- ja potilasturvallisuuteen. Ja IMSin avulla voimme olla varmempia siitä, että jokaisella on tieto siitä, kuinka eri tilanteissa tulee toimia, niin että laadusta ja potilasturvallisuudesta ei tingitä”, Minna-Maarit kuvailee toimintaan liittyvien ohjeistuksien ydintä.

Lisäksi Minna-Maarit kertoo Keusoten tulevaisuuden tavoitteena olevan ulkoisen laaduntunnustuksen saaminen eli laatusertifikaatti.

IMS-ohjelmistolla saavutetut hyödyt

Keusote, IMS-ohjelmistolla saavutetut hyödyt, Arter Oy
Keusote, IMS-ohjelmistolla saavutetut hyödyt. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

Keusotella ohjelmisto on otettu todella hyvin vastaan. Meillä on nyt selkeä yhteinen paikka, mistä löytyy uuden työntekijän perehdyttämiseen ja toimintaamme liittyvä dokumentaatio”, Minna-Maarit listaa.

Keusotella IMS-ohjelmiston avulla saavutetuksi hyödyksi on koettu myös se, että dokumenttien hallinnassa on selkeät vastuut. Versionhallinta ja sähköiset hyväksymiskäytännöt tuovat paljon systemaattisuutta ja järjestelmällisyyttä dokumenttien hallintaan Minna-Maarit kertoo.

Tavoitteenamme on, että ajantasainen tieto on helposti ja kaikkien saatavilla. Tähän voidaan päästä sillä, että toiminnan kokonaisuus ja tiedonhallinnointi tapahtuu yhdestä paikasta”, Minna-Maarit tiivistää IMSillä tavoiteltavia hyötyjä.

IMS Mobile eli IMS-ohjelmiston mobiiliversio koetaan Keusotella hyväksi toiminnallisuudeksi, sillä organisaatiossa on paljon kentällä liikkuvaa henkilöstöä. Tiedon siirtäminen raportointiin käytettäväksi on tehty IMSin mobiilisovelluksen kautta varsin helpoksi ja nopeaksi toiminnaksi.

Myös se, että prosessikuvauksiin on mahdollista linkittää raportteja, dokumentteja, käsikirjoja ja mittareita, on koettu hyödylliseksi Keusoten toiminnassa.

Käyttöesimerkkejä IMS-ohjelmistosta Keusoten arjesta

Laatupäällikön näkökulma

Minna-Maarit antaa muutaman esimerkin, kuinka hänen arjessaan IMSin käyttö näkyy:

Esimerkiksi se, että ohjelmistosta näkee helposti ja kootusti ne asiat, jotka tulee itse hyväksyä tai katselmoida sekä asiat, jotka vaativat toimenpiteitä. Lisäksi IMSin hakutoiminnot ovat olleet hyvä apu tietoa etsiessä. Sisäisten auditointien ja valvontakäyntien raportit ovat myös helposti löydettävissä ja luettavissa IMS-raportit osioon luotujen strukturoitujen raporttipohjien ansiosta.”

Lääkärit

Keusotella lääkärikunta kokoaa IMSiin hoito-ohjeita, jotka tällä hetkellä sijaitsevat eri paikoissa.

Lääkärit ovat luoneet oman hakemistorakenteen hoito-ohjeille, jonka avulla he kokoavat ohjeita IMSiin kokonaisnäkymän aikaansaamiseksi.

Hoito-ohjeiden yhtenäistämistä ja päivittämistä toteutetaan vaiheittain.

Toiminnan raportointi onnistuu myös paikkariippumattomasti IMS Mobilen avulla

Esimerkiksi turvallisuuskävelyä suorittaessa, henkilö pystyy kävelynsä aikana täyttämään asiaan liittyvän raportin suoraan IMSiin paikasta riippumatta vaikka puhelimella.

Ohjelmisto mahdollistaa ketterän raportoinnin ja sitä kautta antaa tietoa juuri siitä tilanteesta, joka rakennuksissa ja yksiköissä konkreettisesti turvallisuuden osalta on sillä hetkellä.

Keusotella yhdeksi IMS-ohjelmiston eduksi koetaan kameran ja kuvien käyttömahdollisuus. Esimerkiksi vaaraa aiheuttavat pisteet yksikössä, voidaan tallentaa kuvana, jälkikäteen käytettäväksi ja liittää osaksi turvallisuuskävelyn raporttia.

Raportit-osioon olemme luoneet etukäteen strukturoidut lomakkeet, joilla pystymme panostamaan myös raportoinnin laatuun” Minna-Maarit kertoo IMS-ohjelmiston Raportit-osion hyödyistä Keusoten näkökulmasta.

Koko organisaatiolla on katseluoikeudet IMS-ohjelmistoon

Asiakkaamme jokaisella työntekijällä on katseluoikeudet IMS-ohjelmistoon.

Työntekijät kirjautuvat järjestelmään kertakirjautumisen avulla, jolloin IMSiin pääsee suoraan, niin että ohjelmistoon ei tarvitse erikseen kirjautua vaan riittää, että henkilö on kirjautunut tietokoneelle omilla tunnuksillaan.

Julkinen dokumenttilinkki mahdollistaa tiedon jakamisen myös organisaation ulkopuolisille

IMS-ohjelmiston 2022 vuoden alkupuolella tullut ominaisuus – julkinen dokumenttilinkki – on koettu tärkeäksi ominaisuudeksi Keusotella.

Julkisen dokumenttilinkin avulla IMSissä olevan dokumentin voi jakaa kenelle tahansa, myös organisaation ulkopuoliselle. Tämä mahdollistaa esimerkiksi sen, että IMSissä oleva dokumentti voidaan jakaa vaikkapa organisaation verkkosivuille asiakkaiden käyttöön.

Yhteistyö Arterin kanssa

Yhteistyö Arterin kanssa on ollut todella hyvää. Kehitysideamme otetaan aina hyvin vastaan ja olimme mukana myös julkisen dokumenttilinkin kehitystyössä. Olemme saaneet myös ripeästi apua ja hyviä ideoita kohtaamimme ongelmiin. Esimerkiksi saimme Mittarit-osion käyttöön nopeasti apua. Lisäksi yhteisiä tapaamisia Arterin asiantuntijoiden kanssa on järjestynyt nopeallakin aikataululla”, Minna-Maarit lopettaa.

Yhteydenottopyyntö, IMS-ohjelmisto, Arter Oy

 

IMS-ohjelmisto – Laatua toiminnan kehittämiseen

Kotimaisen IMS-ohjelmiston avulla rakennat yritykselle tai organisaatiolle sen omiin tarpeisiin sopivan laadunhallinta-, johtamis- tai toimintajärjestelmän.

  • IMS on helppokäyttöinen ja koko henkilökunnan työkalu – ohjelmiston avulla tuot kaiken työtä ohjaavan dokumentaation paikkariippumattomasti kaikkien saataville.
  • IMSin avulla luot edellytykset jatkuvalle liiketoiminnan kehitystyölle.
  • IMS-ohjelmiston osiot vastaavat ISO-standardien mukaisiin edellytyksiin.