Lapin yliopisto

Tuottavuutta ja vetovoimaa kuntatyöhön toimistotyötä kehittämällä

Lapin yliopisto toteutti Tuottavuutta ja vetovoimaa kuntatyöhön toimistotyötä kehittämällä -hankkeen. Tämän Euroopan sosiaalirahaston rahoittaman (ESR) hankkeen tavoitteena oli luoda siihen osallistuville kunnille yhteinen visio ja raamit tulevaisuuden toimistotyölle.

Hankkeeseen kuului edustusta neljästä eri kunnasta, Lapin yliopiston omia asiantuntijoita sekä Arterin konsultti Aki Kärnä. Aki toi hankkeeseen osaamista prosessien liinaamisesta. 

Arter oli mukana hankkeessa 2021 syyskuusta 2022 helmikuuhun saakka.

Lapin ylipisto

Lapin yliopistossa on neljä tiedekuntaa ja se on Suomen pohjoisin yliopisto. Tiedekuntien lisäksi yliopistossa toimivia laitoksia ovat Arktinen keskus, Avoin yliopisto, Koulutus- ja kehittämispalvelut sekä Hallintoyksikkö. Lapin korkeakoulukonsernin kanssa yhteiset yksiköt ovat Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutti, Pohjoisen kulttuuri-instituutti, Lapin korkeakoulukirjasto ja Lapin korkeakoulukonsernin kielikeskus.

Lapin yliopiston Koulutus- ja kehittämispalvelut -yksikkö on jatkuvan oppimisen ja kehittämistoiminnan asiantuntijaorganisaatio, joka tarjoaa perinteisen täydennyskoulutuksen lisäksi työyhteisöille ja organisaatoille kehittämisosaamista ja tekee myös alueellisten kehittämishankkeiden valmistelua, toteuttamista ja hallinnointia.

Tämä referenssi on kirjoitettu Lapin yliopiston Koulutus- ja kehittämispalvelut -yksikössä toimivan kehittämisen asiantuntijan Piia Kilpimaan näkökulmasta.

Lähtötilanne

Lapin yliopistossa kehittämisen asiantuntijana toimiva Piia Kilpimaa kertoo Tuottavuutta ja vetovoimaa kuntatyöhön toimistotyötä kehittämällä -hankkeen taustoista:

Hankkeen tavoitteena oli luoda toimintamalli, joka yhdistää kuntien välistä työtä ja, joka kehittää toimistotyöntekijöiden yhteistyötä sekä parantaa kuntien sisäisiä prosesseja.”

Lisäksi Piia kertoo, että hankkeen avulla pyritään myös siihen, että kunnat pystyisivät pärjäämään rajatuilla resursseillaan.

Kun suunnittelimme hanketta, sellaiset asiat kuin korona ja sen tuoma digiloikka sekä hyvintointialueiden muutokset, eivät olleet vielä tiedossamme. Muutoksista huolimatta hanke osui hyvään ajankohtaan.”

Piia Kilpimaa kertoo heidän hyödyntäneen hankkeessa:

  • Lapin yliopiston omaa osaamista palvelumuotoilusta sekä
  • ulkoista osaamista prosessien leanaamiseen liittyen.

Arter valikoitu kumppaniksi hankkeeseen prosessien leanaamisen osalta.

Toteutus

Hankkeeseen kuuluivat:

  • Neljä eri kuntaa,
  • Lapin yliopiston asiantuntijoita sekä
  • Arterin konsultti.

Lapin yliopiston Tuottavuutta ja vetovoimaa kuntatyöhön toimistotyötä kehittämällä -hankkeen toteutusvaiheessa hankkeeseen kuuluvat kunnat kävivät läpi etukäteen valikoituja sisäisiä toimistotyön prosessejaan palvelumuotoilun keinoin yliopiston omien asiantuntijoiden avulla.

Kun prosesseista oli tunnistettu ja valikoitu kehityskohteet, valittuja kokonaisuuksia lähestyttiin ja tarkasteltiin leanin näkökulmasta.

Menetelmiä, joita Arterin asiantuntija Aki Kärnä käytti, sopivat erityisen hyvin hankkeen tavoitteisiin ja kehittämisenprosessiin ylipäätään”, Piia kertoo.

Näin prosessien kehittämistä lähestyttiin Arterin asiantuntijan avulla:

  • Lean-työkaluja ja -ajattelua lähestyttiin organisaation omien tarpeiden kautta.
  • Ongelman ja nykytilan määrittämiseen käytettiin aikaa.
  • Muun muassa A3 -menetelmää hyödynnettiin yhtenä konkreettisena työkaluna prosessien kehittämisessä.

Prosesseja kehitettiin leaniin liittyvien konsultatiivisten tapaamisten avulla sekä kuntakohtaisesti että kaikkien kuntien kanssa yhdessä. Kehitettyjä prosesseja testattiin käytännössä ennen viimeistä Arterin asiantuntijan vetämää kehittämistyöpajaa ja näin viimeisessä läpikäynnissä prosesseja saatiin tiivistettyä entisestään. Arterin asiantuntija antoi vielä näkemyksiään ja vinkkejä jatkoon.

Tulokset

Piia kertoo kuntien prosesseissa näkyvän jo muutoksia, vaikka prosessien liinaukseen liittyvät kehittämistyöpajat aloitettiin 2021 syyskuun lopussa ja viimeinen kerta pidettiin helmikuun alussa 2022.

Esimerkiksi laskutus- ja rekrytointiprosessit ovat selkeytyneet palvelumuotoilun ja lean-menetelmien avulla.

Elämme nyt kokeiluvaihetta, eli hankkeessa kehitettyjä prosesseja kokeillaan käytännössä. Kehitetyt prosessit on tarkoitus kuvata prosessikaavioiksi. Lisäksi tietoa on tarkoitus jakaa sekä kuntien sisällä että kuntien välillä, jotta kertaalleen tehtyä kehitystyötä voidaan hyödyntää muuallakin.”

Arterin toiminta on ollut asiantuntevaa, asiakaslähtöistä ja joustavaa. Erityistä plussaa hankkeeseen toi Arterin asiantuntijan kokemus kuntatyöstä ja vertailukohdat siihen, miten esimerkiksi etelä-Suomen kunnissa hommat toimivat”, Piia lopettaa.

Lisää referenssejä toiminnan kehittämiseen liittyen:

Yhteydenottopyyntö lean, Arter Oy