Sydänsairaala
Sydänsairaala ja IMS-ohjelmiston jalkauttaminen
Asiakastarina tiivistetysti:
LÄHTÖTILANNE: Tarve työkalulle, jonka avulla organisaatio voi kehittää ja todentaa laatusertifikaattien mukaista toimintaa.
RATKAISU: Laadunhallintaan ja standardeihin liittyvät toimintaa ohjaavat dokumentit ja dokumenttien hallinta toteutetaan IMS-ohjelmiston avulla. Sydänsairaalalla on ISO 9001- ja EN 15224 -sertifikaatit.
TULOKSET: Työtä ohjaavan tiedon keskittäminen IMS-ohjelmistoon auttaa laatutyössä ja ohjelmistoon tuodun tiedon ristiinlinkityksien avulla prosessityön kehittämiselle on hyvät edellytykset.
IMS-ohjelmiston käyttöönoton taustat
Sydänsairaala otti IMS-ohjelmiston käyttöönsä 2019. Ohjelmiston hankinta lähti liikkeelle 2018, kun asiakkaamme mietti laatujärjestelmän sertifiointia. Asiakkaamme tunnisti tarvitsevansa työkalun, jonka avulla toimintaa voidaan kehittää ja todentaa, kun laatujärjestelmä on saatu sertifioitua.
Sydänsairaalan laatujärjestelmä perustuu ISO 9001- ja EN 15224 -standardeihin.
Asiakkaamme lähti liikkeelle niistä asioista ja IMS-ohjelmiston osioista, joista he kokivat olevan isoin apu heidän omassa toiminnassaan. Eli IMS-ohjelmiston Dokumentti-, Käsikirjat-, Raportit sekä Prosessit-osio otettiin ensimmäisenä käyttöön Sydänsairaalassa.
2022 loppupuolella asiakkaallamme IMS-ohjelmistosta on aktiivisimmassa käytössä Dokumentit-osio. Lisäksi prosessit on viety IMSiin, Käsikirjat-osiosta löytyvät yhtiöiden omat toimintakäsikirjat ja henkilöstökäsikirja on työn alla.
Matti Ollila, Sydänsairaalan laatupäällikkö kertoo, että arjessa tulee käytettyä myös jonkun verran IMS-ohjelmiston Raportit-osiota.
Mitä alkuperäisen suunnitelman mukaan oli tarkoitus ottaa IMSistä käyttöön ja mitä lopulta päätyi käyttöön?
Dokumentit-osio oli ensimmäisenä mielessä. Olimme etukäteen kartoittaneet mitä työkaluja IMS-ohjelmisto tarjoaa, ja sen pohjalta päätettiin mitä hyödynnämme”, Matti kertoo.
Prosessit-osion käytöstä on matkan varrella tullut oivallus tietojen linkittämismahdollisuuksiin liittyen.
Linkitysten kautta prosessiymmärrystä on mahdollista syventää jatkossa ja viedä sitä kautta prosessiajattelua organisaatiossa eteenpäin”, Matti kertoo.
Linkityksillä IMS-ohjelmistossa tarkoitetaan muun muassa sitä, että prosessikuvauksiin saa linkitettyä tarkempia ohjeistuksia, mittareita, raportteja ja riskejä.
Nyt kun olemme saaneet vietyä kunnolla sisältöjä IMSiin, tietojen yhdistäminen on yksi selkeä hyöty, jota ohjelmistosta on mahdollista saada”, Matti kertoo.
Mikä käyttöönotossa meni sujuvasti ja minkä tekisit toisin?
Ohjelmiston käyttöönotto ja dokumenttiosion käytännön käyttö ja toimintamallit sen suhteen ovat olleet asioita, jotka ovat matkan varrella vaatineet soveltamista”, Matti pohtii.
Ohjelmiston käyttöönotto tehtiin sertifiointiprosessin kanssa samoihin aikoihin, jolloin ohjelmiston hyötyjä pystyi käymään läpi henkilökunnan kanssa siltä kantilta, miten IMS tukee laadunhallintaa.
Miten IMS-ohjelmiston käyttökoulutus toteutettiin henkilöstölle? Toimitko itse niin sanottuna sisäisenä konsulttina?
Kävimme ohjelmiston käyttöönottoa kahdessa osassa läpi:
- Henkilöstön kanssa käytiin läpi yleisellä tasolla laatujärjestelmän sertifiointiprosessia ja samalla käytiin läpi se, miksi IMS-ohjelmisto otetaan käyttöön ja mitä se henkilöstön kannalta tarkoittaa käytännössä.
- Ohjelmiston käyttöön perehdytettiin intranet-yhdyshenkilöitä, joiden vastuulla on myös yksikkötasoinen IMS-sisältöjen päivittäminen. Heille pidin alkuvaiheessa koulutuksia pienryhmissä ja kahdenkeskeisesti. Nykyään, kun yksiköissä tulee päivittäjien osalta henkilöstömuutoksia, perehdytän yksikköön uuden IMS-päivittäjän.
Paljonko Sydänsairaalalla on sisällön muokkaajia IMSissä? Paljonko henkilöstön koulutusta tapahtuu?
Jokaisessa yksikössä on ainakin yksi sisällön päivittäjä, joissain on useampiakin. Arviolta koko organisaatiossa on muutama kymmenen henkilöä, jotka aktiivisesti muokkaavat sisältöjä”, Matti avaa ohjelmiston käyttöä.
Lisäksi osa hyväksyjä-käyttäjistä muokkaa itse sisältöjä ja osa heistä vain hyväksyy ja katselmoi niitä – nämä henkilöt ovat yleensä toiminnasta vastaavia ja johdon edustajia.
Aluksi kävin johtoryhmissä läpi perustoiminnot IMSistä noin 30 minuutin mittaisten koulutusten avulla. Osa palvelupäälliköistämme on myös pyytänyt itse lisää koulutusta IMSiin”, Matti kertoo.
IMS-ohjelmiston käyttöönotto ja jalkauttaminen – mitä olisi voinut tehdä toisin?
Kokonaisuudessaan ohjelmiston käyttöönotto meni aika hyvin. Jälkikäteen ajateltuna olisin ottanut hommaan mukaan pienen tiimin ympärilleni. Käyttöönotto oli käytännössä liian suurelta osin minun harteillani” Matti kertoo.
Sydänsairaalan laatupäällikkö kertoo myös, että jälkikäteen on ollut haastavaa saada uusia henkilöitä mukaan ohjelmiston käytön tukemiseen ja kehittämiseen. Sydänsairaalan viestintäpäällikkö ja IT-suunnittelija ovat kuitenkin olleet kanssani tukemassa muita IMS-käyttäjiä.
Mitkä asiat onnistuivat IMS-ohjelmiston jalkauttamisessa?
Sain niin sanotusti myytyä IMSin käyttöä käytännön esimerkkien kautta henkilöstölle – eli mihin ilmenneisiin ja olemassa oleviin haasteisiin IMS tuo ratkaisun. Otin pari–kolme asiaa esimerkiksi, kuten dokumenttien hallintaan liittyviä haasteita”, Matti kertoo ohjelmiston jalkauttamisesta.
Ulkopuolisen tahon sertifiointiauditoinnista Matti kertoo saaneensa hyvän konkreettisen hyödyn esille – uuden työntekijän näkökulman. Miten uusi henkilö perehdytetään systemaattisesti talon tavoille ja miten hänen saatavilleen tarjotaan johdonmukaisesti oleellisimmat niistä tiedoista, mitä on vaikkapa henkilöllä, joka on työskennellyt organisaatiossa 10 vuotta. IMSiin dokumentoituna hiljainen tieto hyödyntää kaikkia organisaatiossa työskenteleviä ja perehdytyksessä olevia.
Mitä hyötyjä laatutyön edistäminen ja IMSin käyttöönotto on tuonut organisaation toimintaan?
Sertifiointiprosessi on nostanut asioita esille. Esimerkiksi perehdytykseen liittyvät suunnitelmat ja dokumentit ovat tuottaneet lisähyötyä käytännössä eli IMSin avulla toteutettu dokumenttien hallinta on ollut apuna tässä. Prosessipuolta olisi tarkoitus tulevaisuudessa hyödyntää myös perehdytyksessä” Matti kertoo.
Matti kertoo myös keskustelleensa yhden palvelupäällikön kanssa siitä, miten prosessikuvausta voisi hyödyntää perehdytyksessä.
Uuden työntekijän kanssa voisi käydä esimerkiksi yhden hoitoprosessin kulun läpi ja katsoa prosessikuvauksesta, mitkä ovat oman yksikön roolit prosessissa, ja mikäli keskeisten vaiheiden ohjeistuksia lisättäisiin tai linkitettäisiin prosessikuvaukseen, saataisiin prosessiymmärrystä vietyä seuraavalle tasolle.
Dokumenttien hallintaan liittyen, mitkä toiminnot ovat helpottaneet dokumenttien hallintaa arjessa?
Olemme hyödyntäneet sisällönjakamistoimintoa. Käytännössä olemme luoneet intranet-sivuille yksikkösivuja, joissa on sen yksikön osalta esimerkiksi lääkehoitoon, perehdytykseen ja turvallisuuteen liittyvä dokumentaatio. Ja näihin aihealueisiin on tehty linkityksiä intrasta suoraan IMSiin. Tämä helpottaa tiedon löytymisessä sekä siinä, kun sisällön muokkaaja haluaa tehdä päivityksiä sisältöön IMSissä”, Matti avaa ohjelmiston käyttöä arjessa.
Sydänsairaala on käyttänyt Julkinen linkki -toimintoa muun muassa nettisivuilla löytyviin materiaaleihin. Esimerkiksi Sydänsairaalan taloustiimi hallinnoi nettisivuilla julkaistuja hinnastotietoja, ja julkisen linkin takaa löytyvä hinnasto tarvitsee päivittää vain IMSin puolella.
IMS-ohjelmistosta on siis mahdollista jakaa myös organisaation ulkopuolisille sisältöjä julkisen linkin avulla.
Mitä Sydänsairaalalla on seuraavaksi suunnitteilla IMSin käytön suhteen?
Kehityspotentiaalia on prosessikuvauksien hyödyntämisessä. Myös henkilöstökäsikirjan vieminen IMSin käsikirjaosioon on työn alla. Käsikirjan etuna on se, että intrassa osioihin, joissa viitataan käsikirjaan, voi suoraan lisätä linkityksiä IMSin puolelle”, Matti kertoo.
Sydänsairaalalla IMS-ohjelmiston Dokumentti-osion käyttö on aikalailla vakiintunut osaksi organisaation toimintaa.
Miten Sydänsairaalan johto on sitoutunut IMSiin? Millaisia asioita he tekevät IMSin puolella?
Sydänsairaalan johdon toiminnassa IMS näkyy kahdella tapaa:
- Johdon kautta tehty isommat linjaukset siitä, miten ohjelmistoa käytetään.
- Ylätason prosessit hyväksytään ja katselmoidaan johdon toimesta. Lisäksi organisaatiotason dokumentteja menee tarkasteltavaksi vastuiden mukaisesti johdolle tai eri tiimeille.
Yhtenä käytännön esimerkkinä, kun turvallisen lääkehoidon määritykset päivittyivät, lääkehoitosuunnitelmaa päivitettiin perusteellisemmin isommalla tiimillä. Johto oli mukana antamassa suuremmat linjat suunnitelman tekoon ja lopuksi johto hyväksyi tehdyn dokumentaation”, Matti kertoo.
Miten IMSin käyttö näkyy arjessa?
Ohjelmiston peruskäyttäjät, eli he, jotka vain lukevat ja kuluttavat IMSissä olevaa sisältöä, päätyvät IMSin puolelle yleensä Sydänsairaalan sisäisen intran kautta. He, joilla on hyväksymis- tai sisällön muokkaamiseen oikeuksia, menevät tiedon äärelle yleensä suoraan IMSin kautta.
Peruskäyttäjät eivät siis erikseen kirjaudu IMSiin, vaan IMS-ohjelmistoon pääsy avautuu samalla, kun henkilö kirjautuu omilla tunnuksillaan tietokoneelle.
Intranet ohjaa paljon henkilöstöä IMSin dokumenttien äärelle, koska intra on muutoinkin aktiivisessa käytössä asiakkaallamme.
IMS-ohjelmiston herätteitä on käytössä dokumenttien katselmoinneissa ja hyväksymispyyntöjen osalta. Peruskäyttäjälle ei näitä ole käytössä, ainoastaan sisältöjen vastuukäyttäjillä ja hyväksyjillä”, Matti kertoo.
IMS-ohjelmistosta on mahdollista asettaa sähköpostiherätteitä sisällön hyväksyjille tai vastuukäyttäjille esimerkiksi silloin, kun dokumentti tulee hyväksyä tai kun ohjelmistoon on saapunut käsittelyä vaativa raportti.
Mitä hyötyä IMS on tuottanut laatupäällikön rooliin?
Tiedon keskittäminen IMSiin – tietoa ei ole enää niin useassa paikassa. Toimintaa ohjaavista dokumenteista noin 90 % on IMSissä”, Matti alleviivaa.
Tiedon ylläpito on keskitettyä, ja tiedon päivittäminen menee tietyn kaavan mukaan. Laadun kannalta on parempi, että kuka tahansa ei voi käydä päivittämässä ohjeistuksia, jolloin lopputulos yhtenäisempi.
Dokumentti-osion käyttöönotto vei meillä kokonaisuudessaan noin vuoden verran. Puoli vuotta meni siihen, että osio oli käytössä ja vuosi taas siihen, että dokumenttiosiosta löytyi haluttu sisältö ja dokumenttien ylläpito rullaa”, Matti kertoo.
Minkälaisia dokumentteja Sydänsairaala pitää IMSissä?
Laadunhallinnan ja standardin näkökulmasta kaikki toimintaa ohjaavat dokumentit löytyvät IMSistä. Lain vaatimat lääkehoito-, omavalvonta- ja hygieniasuunnitelmat sekä työn ohjeistuksia, potilashoidon tarkistuslistat ja tukipalveluiden työohjeistuksia löytyy IMSistä”, Matti listaa.
Lisäksi Sydänsairaala päätyi dokumenttien kansiorakenteessa aihepiirialueen mukaiseen jaotteluun.
Tuottaako sairaalaympäristö haasteita IMSin käyttöön?
Ei tuota erityisiä haasteita. Kaikilla työntekijöillä on tietokone käytössä ja ohjeisiin pääsee sitä kautta käsiksi. Sairaalahuollon toimijoilla ei ole aina konetta heti saatavilla, jolloin tietoon ei välttämättä aina pääse helposti käsiksi. Tiettyjä kriittisiä dokumentteja on myös tulostettu kansioihin ja mahdollisiin tietokatkoihin on varauduttu tulosteilla. Tulosteiden ylläpidosta ja ajantasaisuudesta tietenkin huolehditaan johdonmukaisilla käytännöillä. Myös IMS Mobilen käyttöä on pohdittu”, Matti kertoo.
