Taipalsaaren kunta

Taipalsaaren kunnan tiedonhallintamalli 

Taipalsaaren kunnassa tiedonhallintamallin kartoitustyötä aloitettiin tekemään jo vuoden 2020 alkupuolelta lähtien. Tiedonhallintalain velvoittama tiedonhallintamallin rakentaminen jaettiin Taipalsaaressa kolmeen osakokonaisuuteen: valmisteluvaihe, asiakirjanhallinta- sekä ARC-projektiin. Arterin konsultoinnin avulla Taipalsaaren kunnalla on edellytykset toteuttaa tiedonhallintamalli itsenäisesti valmiiksi.

Asiakastarina tiivistetysti:

  • LÄHTÖTILANNE: Tiedonhallintalakiin vastaaminen ja visuaalisen työkalun tarve kokonaisuuden rakentamiseen ja hallintaan.
  • RATKAISU: ARC-ohjelmisto toimii osana tiedonhallintalain vaateiden toteutuksen kokonaisuutta kunnan yhtenä työkaluna.
  • TULOKSET: ARC-ohjelmiston ja Arterin konsultin tuen avulla edellytykset tiedonhallintamallin itsenäiselle rakentamiselle ja jatkokehitykselle.

Lähtötilanne

Taipalsaaren kunnassa aloitettiin vuoden 2020 alkupuolella tiedonhallintamallin rakentamisen suunnittelu ja sen eri osa-alueiden kartoitus. Visuaalisten työkalujen käyttämisen tarve nousi samaan aikaan kunnassa ajankohtaiseksi, minkä myötä Taipalsaaressa päädyttiin hyödyntämään tiedonhallintamallin rakentamisessa Arterin ARC-ohjelmistoa.

Ratkaisu

ARC-ohjelmiston avulla abstraktista kokonaisuudesta on mahdollista tehdä visuaalinen ja helpommin lähestyttävä kokonaisuus. Ohjelmisto on kokonaisarkkitehtuurin mallintamiseen ja hallinnointiin tarkoitettu työkalu, joka tarjoaa avun myös tiedonhallintamallin rakentamiseen.

Arterin osaava henkilökunta on ollut alusta asti mukana tiedonhallintamallin rakentamisen vaiheessa. ARC-ohjelmiston joustavat käyttöominaisuudet tiedonhallintamallin rakentamisessa ja ylläpidossa sekä kokonaisuuksien tarkastelukulmat ovat ohjelmistossa tehokkaan monipuoliset käyttäjän näkökulmasta”, Jarkko Koho kertoo.

Jarkko Koho toimii Taipalsaaren hallintojohtajana ja hänen työnkuvaansa on kuulunut tiedonhallintamallin projektiryhmän kokoaminen ja hankkeen valmisteluvaiheen toimenpiteiden toteuttaminen.

Koho kertoo tiedonhallintalain velvoitteisiin vastaamisen kokonaisuuden koostuvan Taipalsaaren kunnassa kolmesta osakokonaisuudesta:

  • Valmisteluvaihe, jossa neljän kunnan kesken käytiin läpi kuntien toimintaprosessit.
  • Asiakirjanhallinta eli TOS-projekti = tiedonohjaussuunnitelman projekti, jota toteutetaan yhdessä asiakirjanhallintaohjelmiston toimittajan kanssa.
  • ARC-projekti, jossa kuvauksia tuotetaan tiedonhallintalain velvoitteiden mukaisesti kyseiseen ohjelmistoon.

ARC-ohjelmistossa tehtävien osuuksien projektissa mukana ovat Taipalsaaren kunnasta hallintojohtaja, tietohallintoasiantuntija, organisaation sisäinen kokonaisarkkitehti sekä TOS-projektin projektikoordinaattori.

ARC-ohjelmisto toimii kunnassamme tiedonhallintalain vaateiden toteutuksen työkaluna. Mutta pystymme hyödyntämään ohjelmistoa jatkossa laajemminkin, esimerkiksi johtamisjärjestelmänä sekä osana toiminnanohjausta. ARC tarjoaa mahdollisuuden visualisoida organisaation tavoitteet, mittarit ja tulostenseurannan”, Koho luettelee.

Tulokset

Taipalsaaren kunnalle toteutettiin kuuden konsulttointipäivän kokonaisuus, jossa työpajatyöskentelyllä toteutettiin ARC-ohjelmiston käyttöönotto ja ohjelmistossa rakennettavia tiedonhallintamallin osakokonaisuuksia vietiin konkreettisesti eteenpäin. Työpajojen välissä asiakkaamme tuotti tiedonhallintamalliinsa tarvittavia tietoja ARC-ohjelmistosta löytyvien valmiiden mallipohjien avulla.

Konsultointipäivien päätteeksi Taipalsaaren kunnalla oli edellytykset ja tarvittava osaaminen tiedonhallintamallin itsenäiseen toteuttamiseen.

2021 vuoden alkuun mennessä Taipalsaaren kunnassa ovat valmiina tiedonhallintamallin:

  • Toiminnankuvaukset,
  • tiedonkuvaukset,
  • tietojärjestelmien kuvaukset: tietojärjestelmät ja integraatiot.
  • 2018 valmistuneet GDPR:ään liittyvät osiot,
  • asiakirjajulkisuuskuvaukset sekä
  • muutosvaikutusten arviointi.

Taipalsaaressa tiedonhallintalain vaatimuksiin vastaamiseen on tehty suunnitelma tulevien vuosien ja lain edellyttämien kokonaisuuksien valmistumisen suhteen. Vuodesta 2022 eteenpäin asiakkaamme on tarkoitus toteuttaa muun muassa:

  • asiakirjahallintarekisteri ja asiahallinta
  • sekä tietoturvallisuustoimenpiteet.

Arterin konsultin kanssa käytyjen keskusteluiden kautta meille on syntynyt tiedonhallintamalliimme jatkokehitystarpeita, ja projekti on koonnut kunnan toimintaa toiminnalliseksi kartaksi tulevaisuutta ajatellen” Koho alleviivaa.

Koho kertoo myös projektin aikana heidän tunnistaneen tiedonhallintamalliin sisältyviä kokonaisuuksia, jotka ovat olleet jo valmiina. Tästä konkreettisena esimerkkinä GDPR-osioon liittyvät tiedot.

Tiedonhallintamalliin liittynyt konsultointi ja ARC-ohjelmiston käyttöönotto oli tiivis paketti, jonka avulla saimme valmiudet toteuttaa tiedonhallintamallin itse. Omien kokemuksien kautta, voin suositella tiedonhallintamallin toteutusta Arterin asiantuntijoiden avulla”, Koho lopettaa.

Taipalsaaren kunnantalo, kuva - Taipalsaaren kunta
Taipalsaaren kunnantalo, kuva: Taipalsaaren kunta

ARC-ohjelmisto

ARC on kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalu. Se mahdollistaa organisaation rakenteiden ja niiden välisten yhteyksien kuvaamisen visuaalisesti. Ohjelmistoon voidaan mallintaa toiminnan osa-alueita strategiasta tietojärjestelmiin, ja se sisältää valmiin viitekehyksen, jonka avulla kokonaisarkkitehtuurityön voi aloittaa ketterästi organisaation omien kehitystarpeiden mukaisesti. Muodostuvan kokonaiskuvan avulla liiketoiminnan muutosvaikutuksia voidaan arvioida ja ennakoida. Tällöin päätöksenteko on tietoperusteista ja laadukasta.