Oy Woikoski AB

Vaikuttavuutta työturvallisuuteen

Oy Woikoski Ab on suomalainen kaasuteollisuuden perheyritys, joka on perustettu vuonna 1882. Woikoski tarjoaa asiakkailleen kaasun lisäksi kaasuverkostoratkaisuja ja –palveluita, laitteita ja tarvikkeita medical-sektorille sekä tuotteita ja palveluita hitsaukseen. Lisäksi yhtiöllä on matkailuliiketoimintaa sekä hevospalvelukeskus.

Woikoskella työskentelee noin 200 henkilöä ympäri Suomen. Kaasuliiketoiminnalla on kuusi toimipistettä ja noin 140 jälleenmyyjää.

IMS ollut käytössä asiakkaallamme 2017 vuoden keväästä lähtien ja järjestelmää kehitetään aktiivisesti eteenpäin.

Asiakastarina tiivistetysti:

  • LÄHTÖTILANNE: Tarve työkalulle, jonka avulla hallita toiminnan kokonaisuutta monialaisessa ja ympäri Suomen toimivassa organisaatiossa.
  • RATKAISU: IMS-ohjelmisto tukemaan organisaation prosessien yhtenäistämistä sekä organisaation toimintaan liittyvän raportoinnin kehittämistä.
  • TULOKSET: IMSin avulla auditointiraportttien ja -dokumenttien hallinnoiminen ja seuranta on helpottunut. Raportteja on tehty kolmessa vuodessa yli 200 kappaletta, ja ilman IMSiä raporttien hallinnointi olisi työlästä. Läheltäpititilanteiden ja turvallisuushavaintojen raportointimäärä kasvoi IMSin avulla ja tehtyjen raporttien avulla tapaturmat lähtivät jyrkkään laskuun.

Lähtötilanne

Woikosken liiketoimintaan vaikuttavat useat lait, asetukset ja valvovien viranomaisten suositukset, sillä kaasut luokitellaan käyttökohteen mukaan vaarallisiksi kemikaaleiksi, lääkkeeksi tai elintarvikkeeksi.

Monialainen ja ympäri Suomen toimiva liiketoiminta vaati kokonaisuuden hallitsemiseen yhtenäistä työkalua läpi organisaation.

Ratkaisu

Woikoski on hyödyntänyt koko organisaation toimintaa tukevaa IMS-ohjelmistoa vuodesta 2017 alkaen.

IMS-ohjelmiston käyttö aloitettiin kaasuihin liittyvien toimintaprosessien kuvaamisesta. Kaasupuolella oli tarkoitus saada prosessit samanlaisiksi eri puolilla Suomea ja toimintatavat yhtenäistettyä.

Woikoskella IMSin käyttö painottuu kokonaisuutta tarkasteltaessa ohjelmiston raportointipuoleen. Asiakkaamme kutsuu raportointi-osiota omassa toiminnassaan lomakkeiksi.

Lomakkeiden alta löytyy muun muassa koulutuskortit, reklamaatiot, sisäiset poikkeamat, aloitteet, auditoinnin, muutoksenhallinta, työ- ja kulkuluvat sekä turvallisuushavainnot. Näiden kautta Woikosken työntekijät tulivat tutuiksi ohjelmiston kanssa, esimerkiksi turvallisuus- tai läheltäpitihavaintojen tekemisen kautta. 

Mikäli olisimme hyödyntäneet IMSiä vain dokumentaatioon ja prosesseihin, olisi ohjelmisto jäänyt etäiseksi suurelta osalta työntekijöistämme”, Harri Sandell, Woikosken laatupäällikkö, kertoo.

Woikosken työntekijät tekevät turvallisuushavaintojen lisäksi IMSin kautta muun muassa aloite-ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi. Ohjelmiston avulla tehty aloite suunnataan oikealle henkilölle ja sen etenemistä pystytään seuraamaan samaan tapaan kuin turvallisuushavainnonkin etenemistä.

Tarvittaessa hoitamatta jääneisiin aloitteisiin voidaan reagoida, kun IMS-ohjelmistosta nähdään, onko tehtyyn aloitteeseen tai havaintoon reagoitu tai tehty toimenpiteitä.

Tulokset

Ohjelmisto tuli käyttöön 2017 keväällä ja loppuvuoteen 2020 mennessä auditointeja ja erilaisia tarkastuksia on tehty IMSin mukaan 200. Ilman IMSiä auditointiraportttien ja -dokumenttien hallinnoiminen olisi hankalaa suuren määrän myötä”, Harri kertoo.

IMSin tärkeäksi ominaisuudeksi Woikosken toiminnassa Harri korostaa olevan auditoinneissa raportoitujen poikkeamien hallinnoimisen sekä seuraamisen. Jokaisesta poikkeamasta tehdään IMSiin raportti, joiden etenemistä ja korjaamista pystytään seuraamaan yhdestä paikasta.

Poikkeamien seuraaminen on helpottunut paljon IMSin avulla, pystymme hallinnoimaan suuren määrän auditointeja sekä niistä raportoituja poikkeamia toiminnoittain ja osastoittain”, Harri summaa.

Ohjelmiston avulla auditoinnit voidaan luokitella toimipisteittäin sekä sen mukaan, mihin liiketoiminnan alueeseen auditointi liittyy – elintarvikkeisiin, lääkkeisiin vai esimerkiksi turvallisuuteen.

IMSillä hallinnoidaan myös työlupia ja kulkuoikeuksia Woikosken tehtailla.

Saamme IMSistä helposti esimerkiksi vain Oulua koskevan toimipisteen tapahtumat valvovalle viranomaiselle. Ohjelmistossa on hyvät hakuominaisuudet, mikä auttaa vaikkapa auditoijaa tarkistamaan tietyn henkilön työluvat tai käydyt koulutukset”, Harri luettelee IMSin etuja.

Ennen IMSiä turvallisuushavainnot ja läheltäpititilanteista tuli satunnaisia ilmoituksia. Tällä hetkellä havaintoja ja ilmoituksia tulee noin 200 kappaletta vuodessa. Tehtyjen havaintojen avulla tapaturmat lähtivät jyrkkään laskuun Woikoskella.

IMSiä on helppo käyttää, meidän on helppo seurata raporttien etenemistä ja valmistumista. Tilastointi onnistuu myös helposti ohjelmiston avulla”, Harri summaa.

Harri kertoo vuosien saatossa hänen kehittäneen itselleen omat rutiinit raporttien seuraamiseen ja mahdollisten korjaustoimenpiteiden seurantaan ja toteuttamiseen.

Eri toimipisteiden johtajien kanssa keskustellaan aktiivisesti laatuasioista sekä IMSillä raportoiduista poikkeamista ja läheltäpititilanteista. Woikosken esihenkilöitä tuetaan, opastetaan ja annetaan vinkkejä käytännön laatutyössä ja IMS-ohjelmiston käytössä.

Yhteydenottopyyntö, laadunhallinta, dokumenttienhallinta ja auditoinnit, Arter Oy

IMS-ohjelmisto

IMS on kotimainen toimintajärjestelmän alusta laadunhallinnan perustaksi. Koko organisaatiota palveleva selainpohjainen pilvipalvelu on helppokäyttöinen, nopea ottaa käyttöön, skaalautuva ja tietoturvallinen. Ohjelmisto tuo yhteen paikkaan kaikki organisaation prosessit, työtä ohjaavan dokumentaation, käsikirjat, mittarit, raportit sekä riskiarvioinnin. IMSin avulla luot edellytykset jatkuvalle kehitystyölle ja varmistat, että toimitte organisaation ulkoisten ja sisäisten vaatimusten mukaisesti.