Kun lähdetään prosessityöhön ja aloitetaan prosessien kuvaamista on erityisen tärkeää olla samalla sivulla siitä, mitä lähdetään kuvaamaan, millä tasolla ja miten. Olennaista on, että kuvataan yhteinen näkemys prosessista, joka kuvastaa todellisuutta. Tavoitteen kuvaaminen ja siihen pyrkiminen on tärkeää ja niistä on paljon hyötyä etenkin prosessiomistajille sekä toiminnasta vastaaville, mutta prosessissa työskenteleville on tärkeämpää nähdä nykytila.
Tavoitteellisten kuvausten vaarana on, ettei sitä saada kunnolla käytäntöön, jolloin prosessit saattavat jäädä vain pölyttyviksi kuviksi. Kun kuvaukset vastaavat todellista toimintaa, prosessien selaamisesta on hyötyä myös prosessissa työskenteleville. Näin myös he voivat nähdä prosessissa tarvittavia muutoksia.
Yhteisistä säännöistä liikkeelle
Jotta nykytilanne voidaan kuvata yhtenäisenä näkemyksenä, on ensin tietenkin sovittava yhteiset säännöt kuvaukseen. Esimerkiksi millä tasolla prosesseja kuvataan, millaista symboliikkaa käytetään prosessikuvauksista ja millaista kieltä prosesseissa käytetään (vrt. johtaminen vs. johto), ovat tärkeitä asioita sopia yhdessä, jotta kuvauksien välille ei tule ristiriitaisuuksia.
Jotta prosessikuvauksia luetaan, pitää ensin luoda edellytykset sille, että lukija voi niitä tulkita. Tämän takia etenkin prosessityötä aloittaessa kannattaa pyrkiä yksinkertaisiin kuvauksiin, käyttämällä mahdollisimman selkeitä ja yksinkertaisia symboleita.
Jos todellinen toiminta on kaukana prosessikuvauksista niitä ei lueta, eikä kuvauksia kehitetä. Jos prosessin kehitystä ei dokumentoida, on sen vaikutusta vaikea arvioida koko organisaation toimintaan ja tieto toiminnan muutoksesta ei välttämättä välity prosessin ulkopuolelle.
Yhtenäiset säännöt prosessikuvauksissa käytettävistä symboleista sekä kielestä on hyvä sopia prosessin piirtäjien kesken heti työn alussa. Myös sääntöjen dokumentointi voi olla erittäin hyödyllistä, etenkin jos kuvauksissa käytetään laajasti eri kuvioita.
Dokumentointi on tärkeää niin prosesseja lukeville, mutta myös tuleville prosessin piirtäjille. Jotta voidaan saada aikaan yhtenäinen ja selkeä prosessien kokonaisuus, tulee kuvausten olla vertailtavissa ja noudattaa samoja sääntöjä. Jos kuvioilla on eri tarkoituksia eri prosesseissa, vaikeutuu niiden luettavuus huomattavasti.
