Blogi

Avaimet onnistuneeseen prosessityöhön

Kun lähdetään prosessityöhön ja aloitetaan prosessien kuvaamista on erityisen tärkeää olla samalla sivulla siitä, mitä lähdetään kuvaamaan, millä tasolla ja miten. Olennaista on, että kuvataan yhteinen näkemys prosessista, joka kuvastaa todellisuutta. Tavoitteen kuvaaminen ja siihen pyrkiminen on tärkeää ja niistä on paljon hyötyä etenkin prosessiomistajille sekä toiminnasta vastaaville, mutta prosessissa työskenteleville on tärkeämpää nähdä nykytila.

Tavoitteellisten kuvausten vaarana on, ettei sitä saada kunnolla käytäntöön, jolloin prosessit saattavat jäädä vain pölyttyviksi kuviksi. Kun kuvaukset vastaavat todellista toimintaa, prosessien selaamisesta on hyötyä myös prosessissa työskenteleville. Näin myös he voivat nähdä prosessissa tarvittavia muutoksia.

Yhteisistä säännöistä liikkeelle

Jotta nykytilanne voidaan kuvata yhtenäisenä näkemyksenä, on ensin tietenkin sovittava yhteiset säännöt kuvaukseen. Esimerkiksi millä tasolla prosesseja kuvataan, millaista symboliikkaa käytetään prosessikuvauksista ja millaista kieltä prosesseissa käytetään (vrt. johtaminen vs. johto), ovat tärkeitä asioita sopia yhdessä, jotta kuvauksien välille ei tule ristiriitaisuuksia.

Jotta prosessikuvauksia luetaan, pitää ensin luoda edellytykset sille, että lukija voi niitä tulkita. Tämän takia etenkin prosessityötä aloittaessa kannattaa pyrkiä yksinkertaisiin kuvauksiin, käyttämällä mahdollisimman selkeitä ja yksinkertaisia symboleita.

Jos todellinen toiminta on kaukana prosessikuvauksista niitä ei lueta, eikä kuvauksia kehitetä. Jos prosessin kehitystä ei dokumentoida, on sen vaikutusta vaikea arvioida koko organisaation toimintaan ja tieto toiminnan muutoksesta ei välttämättä välity prosessin ulkopuolelle.

Yhtenäiset säännöt prosessikuvauksissa käytettävistä symboleista sekä kielestä on hyvä sopia prosessin piirtäjien kesken heti työn alussa. Myös sääntöjen dokumentointi voi olla erittäin hyödyllistä, etenkin jos kuvauksissa käytetään laajasti eri kuvioita.

Dokumentointi on tärkeää niin prosesseja lukeville, mutta myös tuleville prosessin piirtäjille. Jotta voidaan saada aikaan yhtenäinen ja selkeä prosessien kokonaisuus, tulee kuvausten olla vertailtavissa ja noudattaa samoja sääntöjä. Jos kuvioilla on eri tarkoituksia eri prosesseissa, vaikeutuu niiden luettavuus huomattavasti.

Osallista, selkeytä ja varaa aikaa prosessityöhön

Koska lähes aina näkemys nykytilasta on erilainen ympäri organisaatiota, on tärkeää osallistaa prosessin piirtoon laajasti prosessissa työskenteleviä. Tärkeää on prosesseja piirrettäessä miettiä myös kuka prosessia tulee katsomaan ja hyödyntämään.

Jos prosessit piirretään koko henkilöstön hyödynnettäväksi, tulee jo aikaisessa vaiheessa testata, että niitä osataan tulkita. Vaikka esimerkiksi BPMN-kuvioilla, Business Process Modeling Notation, saadaan kuvattua todella tarkasti erilaisia prosessit tapahtumia, on se harvoin paras ratkaisu piirtää prosesseja, jotka tulevat koko organisaation käyttöön.

Kun toimintaa lähdetään hahmottamaan prosessien avulla, kannattaa suunnitteluun varata aikaa, jotta piirtotyöhön osallistuvilla on selkeä näkemys, mitä tullaan tekemään. Jos prosessien kuvaaminen ei ole projektiin osallistuville ennestään tuttua, kannattaa nopeasti luoda selkeä ohjeistus kuvausten tekemistä varten. Tärkeää on kuitenkin aina muistaa, kenelle kuvauksia tehdään ja mihin tarkoitukseen.

Tilaa demo-tunnukset tällä lomakkeella ja kokeile IMS-ohjelmistoa ilmaiseksi:

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Tomi Saarinen toimii konsulttina Arterilla. Hänen osaamisensa painottuu toimintajärjestelmien rakentamiseen, laadunhallintaan ja prosessien kehittämiseen organisaatioissa. Tomilla on aiempaa kokemusta verkko-opetuksesta sekä start-up maailmasta, joissa nopea oppiminen ja etenkin erilaisten oppimistekniikoiden hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Asiakkaiden tarpeiden ja oppimistapojen ymmärtäminen ovat Tomille erittäin tärkeitä asioita koulutuksen menestymisen kannalta. Kun nämä asiat huomioidaan, ovat koulutukset selkeitä ja ennen kaikkea mukavia seurata.

Liittyvät materiaalit