IMS-ohjelmiston dokumentit-osion hallittu rakentaminen

IMS-ohjelmiston dokumentit-osio on usein todella läheisesti kytketty prosessit-osioon. Dokumentteja saatetaan ladata sen mukaan, kun prosesseja saadaan kuvattua ja ne linkitetään prosessien eri vaiheisiin. Jos dokumentteja ladataan IMSiin sen kummemmin dokumenttien hallinnointia miettimättä, alkaa dokumentit-osio usein muuttumaan hyvin epäkäytännölliseksi ja sekaiseksi.

Jos dokumentteja ladataan IMSiin sen kummemmin dokumenttien hallinnointia miettimättä, alkaa dokumentit-osio usein muuttumaan hyvin epäkäytännölliseksi ja sekaiseksi.

Dokumenttipuu – panosta sen loogiseen rakenteeseen

IMSiin ensimmäisenä ladattaviin dokumentteihin lukeutuvat yleensä ne dokumentit, joita tarvitaan prosessivaiheiden tarkentamiseen, kuten esimerkiksi työ-ohjeet.

Kun dokumentteja aletaan ladata IMSiin, on tärkeää pitää huolta siitä, että ohjelmaan laaditaan selkeä dokumenttipuu. Kun dokumenttipuu luodaan, saadaan dokumentit-osioon jo selkeä ja jäsennelty rakenne.

Jos dokumentit vain ladataan muutamaan kansioon IMSissä, on dokumenttien hallinta ja ylipäätään niiden etsiminen hyvin vaivalloista.

Dokumenttipuun rakennetta on hyvä lähteä pohtimaan sen pohjalta, kuinka paljon dokumentteja on tarkoitus IMSiin ladata.

Esimerkiksi 20 dokumentin dokumenttipuun ei kannata sisältää useaa eri tasoa. Kuvassa on esimerkkejä dokumenttipuun ensimmäisestä tasosta.

Hierarkian rakentaminen dokumenttipuuhun riippuu pitkälti dokumenttien määrästä. Mitä enemmän dokumentteja, sitä enemmän syntyy tarvetta jakaa niitä eri kansioihin.

Mitä enemmän dokumentteja, sitä enemmän syntyy tarvetta jakaa niitä eri kansioihin.

Toimivan dokumentit-osion rakentaminen

Hyvä dokumenttien hallinta perustuu:

• selkeä dokumenttipuu,
• yhtenäiset nimeämiskäytännöt sekä
• tunnisteiden liittämisestä dokumentteihin löydettävyyden helpottamiseksi dokumenttien lisääntyessä. 

Toimivan laatujärjestelmän kannalta on tärkeää, että dokumenteista on saatavilla aina viimeiseksi hyväksytty versio. Kun oikeat dokumentit ovat helposti löydettävissä, on niiden päivittäminen ja sitä kautta myös koko ohjelman käyttö nopeutuvat.

Dokumentaation hallintaa suunniteltaessa tai kehittäessä huomioi nämä asiat

✔️ Missä mitäkin dokumentaatiota säilytetään – järjestelmät.
✔️ Millainen rakenne tukee hyvää sijoittelua – esimerkiksi kansiot.
✔️ Dokumenttien nimeäminen – hakutoiminnot.
✔️ Tiedon omistajuus – kuka vastaa esimerkiksi työohjeesta.
✔️ Katselmoinnit – kuinka usein työohjeen ajantasaisuus tarkastetaan.
✔️ Versioinnit – olemassa olevan dokumentin päivitys uuden dokumentin sijaan.