Blogi

IMS-ohjelmiston dokumentit-osion hallittu rakentaminen

IMS-ohjelmiston dokumentit-osio on usein todella läheisesti kytketty prosessit-osioon. Dokumentteja saatetaan ladata sen mukaan, kun prosesseja saadaan kuvattua ja ne linkitetään prosessien eri vaiheisiin. Jos dokumentteja ladataan IMS:iin sen kummemmin dokumenttien hallinnointia miettimättä, alkaa dokumentit-osio usein muuttumaan hyvin epäkäytännölliseksi ja sekaiseksi.

Jos dokumentteja ladataan IMS:iin sen kummemmin dokumenttien hallinnointia miettimättä, alkaa dokumentit-osio usein muuttumaan hyvin epäkäytännölliseksi ja sekaiseksi.

Dokumenttipuu

IMS:iin ensimmäisenä ladattaviin dokumentteihin lukeutuvat yleensä ne dokumentit, joita tarvitaan prosessivaiheiden tarkentamiseen, kuten esimerkiksi työ-ohjeet. Kun dokumentteja aletaan ladata IMSiin, on tärkeää pitää huolta siitä, että ohjelmaan laaditaan selkeä dokumenttipuu. Kun dokumenttipuu luodaan, saadaan dokumentit-osioon jo selkeä ja jäsennelty rakenne. Jos dokumentit vain ladataan muutamaan kansioon IMSissä, on dokumenttien hallinta ja ylipäätään niiden etsiminen hyvin vaivalloista.

Dokumenttipuun rakennetta on hyvä lähteä pohtimaan sen pohjalta, kuinka paljon dokumentteja on tarkoitus IMS:iin ladata. Esimerkiksi 20 dokumentin dokumenttipuun ei kannata sisältää useaa eri tasoa. Kuvassa on esimerkkejä dokumenttipuun ensimmäisestä tasosta. Hierarkian rakentaminen dokumenttipuuhun riippuu pitkälti dokumenttien määrästä. Mitä enemmän dokumentteja, sitä enemmän syntyy tarvetta jakaa niitä eri kansioihin.

Mitä enemmän dokumentteja, sitä enemmän syntyy tarvetta jakaa niitä eri kansioihin.

Toimivan dokumentit-osion rakentaminen

Hyvä dokumenttien hallinta lähtee:

  • selkeästä dokumenttipuusta
  • yhtenäisestä nimeämiskäytännöstä
  • tunnisteiden liittämisestä dokumentteihin löydettävyyden helpottamiseksi dokumenttien lisääntyessä

Toimivan laatujärjestelmän kannalta on tärkeää, että dokumenteista on saatavilla aina viimeiseksi hyväksytty versio. Kun oikeat dokumentit ovat helposti löydettävissä, on niiden päivittäminen ja sitä kautta myös koko ohjelman käyttö nopeutuvat.

Haluatko kuulla lisää IMS-ohjelmistosta?

Ota yhteyttä ja katsotaan yhdessä miten ratkaisumme voi auttaa teitä.

Kirjoittaja

Tomi Saarinen toimii konsulttina Arterilla. Hänen osaamisensa painottuu toimintajärjestelmien rakentamiseen, laadunhallintaan ja prosessien kehittämiseen organisaatioissa. Tomilla on aiempaa kokemusta verkko-opetuksesta sekä start-up maailmasta, joissa nopea oppiminen ja etenkin erilaisten oppimistekniikoiden hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Asiakkaiden tarpeiden ja oppimistapojen ymmärtäminen ovat Tomille erittäin tärkeitä asioita koulutuksen menestymisen kannalta. Kun nämä asiat huomioidaan, ovat koulutukset selkeitä ja ennen kaikkea mukavia seurata.

Liittyvät materiaalit