6 vinkkiä IMS-ohjelmiston Dokumentit-osion käyttöön

IMS-ohjelmiston Dokumentit-osio on usein todella läheisesti kytketty Prosessit-osioon. Dokumentteja saatetaan ladata sen mukaan, kun prosesseja saadaan kuvattua ja ne linkitetään prosessien eri vaiheisiin. Jos dokumentteja ladataan IMSiin sen kummemmin dokumenttien hallinnointia miettimättä, alkaa dokumentit-osio usein muuttumaan hyvin epäkäytännölliseksi ja sekaiseksi.

Jos dokumentteja ladataan IMSiin sen kummemmin dokumenttien hallinnointia miettimättä, alkaa dokumentit-osio usein muuttumaan hyvin epäkäytännölliseksi ja sekaiseksi.

1. Dokumenttipuu – panosta sen loogiseen rakenteeseen

IMSiin ensimmäisenä ladattaviin dokumentteihin lukeutuvat yleensä ne dokumentit, joita tarvitaan prosessivaiheiden tarkentamiseen, kuten esimerkiksi työ-ohjeet.

• Kun dokumentteja aletaan ladata IMSiin, on tärkeää pitää huolta siitä, että ohjelmaan laaditaan selkeä dokumenttipuu. Kun dokumenttipuu luodaan, saadaan Dokumentit-osioon jo selkeä ja jäsennelty rakenne.
• Hierarkian rakentaminen dokumenttipuuhun riippuu pitkälti dokumenttien määrästä. Mitä enemmän dokumentteja, sitä enemmän syntyy tarvetta jakaa niitä eri kansioihin.

Jos dokumentit vain ladataan muutamaan kansioon IMSissä, on dokumenttien hallinta ja ylipäätään niiden etsiminen hyvin vaivalloista.

Esimerkiksi 20 dokumentin dokumenttipuun ei kannata sisältää useaa eri tasoa. Alla olevassa kuvassa on esimerkkejä dokumenttipuun ensimmäisestä tasosta.

Mitä enemmän dokumentteja, sitä enemmän syntyy tarvetta jakaa niitä eri kansioihin.

2. Huomioi nämä seikat Dokumentti-osiossa sen rakennus- ja kehitystyössä

Hyvä dokumenttien hallinta perustuu:

• selkeään hierarkiaan,
• yhtenäisiin nimeämis- ja ylläpitokäytäntöihin sekä
• tunnisteiden liittämisestä dokumentteihin löydettävyyden helpottamiseksi dokumenttien lisääntyessä. 

Mieti näitä asioita Dokumentti-osiota rakennetta pohtiessasi:

• Millä rakenteella tiedot löytyvät helposti?
• Mikä rakenne auttaa hallitsemaan dokumenttien käyttöoikeuksia tarkoituksenmukaisesti?

Toimivan laatujärjestelmän kannalta on tärkeää, että dokumenteista on saatavilla aina viimeiseksi hyväksytty versio. Kun oikeat dokumentit ovat helposti löydettävissä, on niiden päivittäminen ja sitä kautta myös koko ohjelman käyttö nopeutuvat.

3. Eri dokumenttityyppien hallinta

IMS mahdollistaa selkeän tiedostojen, verkkodokumenttien ja dokumenttilinkkien hallinnoinnin.

•  Tiedostoja voivat olla esimerkiksi taulukot kuten Excel, tekstitiedostot kuten Word tai kuvat kuten jpg. Microsoftin Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja voidaan päivittää suoraan IMS-ohjelmistolla, eli niitä ei ensin tarvitse ladata koneelle ja sitten palauttaa IMSiin. Tämän vuoksi voidaan aina olla varmoja, että käsittelyssä on viimeisin versio kyseisestä dokumentista.
• Verkkodokumentit tehdään IMSin omalla tekstinkäsittelyohjelmalla, joka on nopea ja helppo tapa luoda omia dokumentteja.
• Dokumenttilinkkien avulla IMSin Dokumentit-osioon voidaan linkittää muualla, kuten intrassa, säilytettäviä dokumentteja tai www-osoitteita esimerkiksi lainsäädäntöön. Lisäksi IMS-ohjelmistosta on mahdollista linkittää toisiin järjestelmiin sisältöä jakolinkkien avulla.

4. Hyödynnä dokumenttipohjia varmistaaksesi dokumenttien yhtenäisyys

Eri käyttötarkoituksiin tarkoitetuille dokumenteille voidaan luoda ohjelmistossa dokumenttipohjat. Tämän avulla kaikki kyseiset dokumentit tehdään organisaatiossa aina samalla tavalla. Dokumenttipohjat asettavat siis tietynlaiset raamit dokumenteille.

Dokumenttipohjille voidaan myös määritellä eri ominaisuuksia:

1️⃣ Versioitavuus, eli muodostuuko dokumenttia päivitettäessä uusi versio.
2️⃣ Hyväksyttävyys, eli tuleeko version käydä hyväksymisprosessin läpi ennen, kuin se tulee näkyville muille.
3️⃣ Katselmointivälin määrittely, eli miten tiuhaan dokumentti tulee tarkistaa ja hyväksyä.

5. Tiedosta dokumentin elinkaari

Dokumenttien ylläpito vaatii aikaa ja ymmärrys dokumentin elinkaaresta auttaa ymmärtämään koko organisaatiosi tasolla sen, miten dokumentteja on järkevää päivittää.

Alla esimerkki dokumentin elinkaaresta, joka koostuu 7 kohdasta:

1. Dokumentin luominen,
2. tallentaminen,
3. tarkastaminen,
4. hyväksyminen,
5. päivittäminen ja ylläpito,
6. arkistointi,
7. palautus arkistosta tai dokumentin tuhoaminen.

Muistathan myös määritellä nämä asiat: 

• Suosittelemme sinun määrittämään dokumentille vastuuhenkilön/henkilöt. Vastuuhenkilö voi olla eri henkilö kuin dokumentin luoja, tarkastaja tai hyväksyjä.
• Määrittele dokumentin katselmointiväli eli kuinka usein dokumentin sisältö katselmoidaan esimerkiksi vuositasolla.
• Uskalla siivota turhaa dokumentaatiota pois – tähän on myös hyvä varata aikaa, sillä dokumentaation siivous ei tapahdu itsestään.

6. Hyödynnä 5S menetelmää dokumenttien ylläpitotyössä

Dokumenttien hallintaan kuuluu oleellisena osana lean-ajattelun 5S-menetelmä, jonka askeleet ovat seuraavat:

1. Sorttaus
2. Sijoittelu
3. Siivous
4. Standardointi
5. Sitoutuminen

5S harmittavan usein mielletään ainoastaan siivousprojektina, jolloin saavutamme kyllä askeleet 1-3, mutta tällöin ratkaisemme ongelman vain väliaikaisesti.

Kohdat 4 ja 5 ovat tärkeitä pikäaikaisen onnistumisen kannalta.

Dokumenttien hallintaa suunniteltaessa ja kehittäessä huomioi nämä asiat

✔️ Missä mitäkin dokumentaatiota säilytetään – järjestelmät.
✔️ Millainen rakenne tukee hyvää sijoittelua – esimerkiksi kansiot.
✔️ Dokumenttien nimeäminen – hakutoiminnot.
✔️ Tiedon omistajuus – kuka vastaa esimerkiksi työohjeesta.
✔️ Katselmoinnit – kuinka usein työohjeen ajantasaisuus tarkastetaan.
✔️ Versioinnit – olemassa olevan dokumentin päivitys uuden dokumentin sijaan.

Tietopankki IMS-ohjelmiston käyttäjän apuna

Arterin IMS- ja ARC-ohjelmiston käyttäjän tukena toimii Tietopankki asiakaspalvelun ja teknisentuen lisäksi. Tietopankkiin on viety erilaisia käytännön ohjeistuksia ohjelmistojen eri toiminnallisuuksista.

👉 Tutustu Tietopankkiin tästä: TIETOPANKKI