11 syyskuun, 2025

Jatkuvan parantamisen lyhyt oppimäärä

Kirjoittaja:

Ella Lindroos

Jatkuva parantaminen ei ole vain prosessien viilaamista tai yksittäisten ongelmien ratkaisemista – se on tapa ajatella ja toimia. Kyse on kulttuurista, jossa etsitään systemaattisesti parempia tapoja tehdä asioita, oli kyse sitten prosessien kehittämisestä, asiakaskokemuksesta tai koko organisaation toiminnasta.

Yksi keskeinen työkalu jatkuvan parantamisen maailmassa on PDCA-malli, jota käytetään systemaattiseen kehittämiseen. Mutta mitä tämä malli oikeastaan tarkoittaa – ja miksi se on yhä niin ajankohtainen?

Mikä on PDCA-malli?

PDCA tulee sanoista:

Plan = Suunnittele: Tunnista ongelma tai kehityskohde, aseta tavoite ja suunnittele toimenpiteet.
Do = Tee: Toteuta suunnitellut toimenpiteet.
Check = Tarkista: Arvioi, toimivatko muutokset – saavutitko halutun lopputuloksen?
Act = Toimi / Vakiinnuta: Jos muutos toimii, ota se pysyväksi käytännöksi. Jos ei, tarkista suunnitelma ja toista prosessi.

PDCA on yksinkertainen, mutta tehokas sykli, joka ohjaa oppimiseen, testaamiseen ja jatkuvaan parantamiseen.

Esimerkki PDCA-mallin hyödyntämisestä

PDCA-vaihe	Tarkoitus	Käytännön esimerkki
Plan – Suunnittele	Määrittele ongelma, aseta tavoite ja suunnittele toimenpiteet.	– Tunnistetaan, että viikkopalavereita on liikaa ja ne vievät liikaa aikaa. – Tavoite: Vähentää palaverien määrää 30 % ja parantaa kokousagendojen selkeyttä. – Suunnitellaan pilotti: yhdistetään kaksi viikkopalaveria yhdeksi, otetaan käyttöön kokousagenda-malli.
Do – Toteuta	Toteuta suunnitelma pienessä mittakaavassa (pilotti).	– Otetaan uusi kokouskäytäntö käyttöön kuukauden ajaksi tiimitasolla. – Käytetään agendapohjaa ja noudatetaan sovittua aikataulua.
Check – Tarkista	Arvioi tulokset, mittaa vaikutukset.	– Kootaan palautetta tiimiltä pilottijakson lopussa. – Mitataan: kokousten määrä väheni 33 %, työn keskeytykset vähenivät, osallistujat kokevat agendan hyödylliseksi.
Act – Toimi	Vakiinnuta onnistunut muutos tai tee tarvittavat korjaukset.	– Päätetään ottaa uusi kokouskäytäntö pysyväksi koko tiimiin. – Muokataan agenda-mallia palautteen pohjalta. – Dokumentoidaan uusi käytäntö ja jaetaan parhaat opit myös muille tiimeille.

Miksi jatkuva parantaminen on tärkeää?

Vakiintunut ei tarkoita valmista
Toiminnan vakiointi on tärkeää – mutta sen ei tule tarkoittaa pysähtymistä. Vakiintuneet käytännöt ovat lähtökohta kehittämiselle, eivät päätepiste.

Maailma muuttuu – pysytkö mukana?
Asiakkaiden odotukset, teknologia ja kilpailutilanne elävät jatkuvasti. Jatkuva parantaminen auttaa reagoimaan systemaattisesti ja ennakoivasti.

Pienet parannukset = Suuret vaikutukset
Jatkuva parantaminen ei vaadi jättimäisiä projekteja. Pienet, arjessa tehdyt kehitysaskeleet johtavat pitkässä juoksussa merkittävään muutokseen. Jo 0,2 % parannus viikkotasolla tarkoittaa tuloksen tuplaamista vuositasolla.

Sitouta henkilöstö
Kun työntekijät pääsevät itse vaikuttamaan ja kehittämään, syntyy omistajuutta, motivaatiota ja ylpeyttä omasta työstä.

Yleisimmät väärinymmärrykset PDCA-mallin hyödyntämisestä

Check- ja Act-kohdat jäävät helposti väliin
→ Juuri näissä vaiheissa oppiminen tapahtuu. Ilman tarkistamista et tiedä, toimiiko muutos. Ilman vakiinnuttamista hyvä idea unohtuu.

Teimme PDCA:n kerran
→ PDCA ei ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkuva sykli. Jokainen parannus johtaa uuteen havaintoon ja sitä kautta uuteen kierrokseen.

Meillä ei ole aikaa suunnitella, mennään suoraan tekemiseen
→ Ilman kunnollista suunnittelua kehittäminen perustuu arvailuun – ja se harvoin johtaa toivottuun lopputulokseen.

Kukaan ei katso kokonaisuutta ja kehitystyö lipsuu osa-optimoinnin puolelle
→ Myös kehitystyö tarvitsee suuntaa. Ilman selkeää vastuuhenkilöä tai johtoa vaarana on osaoptimointi – kehitetään yksittäisiä prosesseja ilman, että kokonaisuus paranee.

Jatkuva parantaminen vaatii yhteistä tahtotilaa ja koordinaatiota. On tärkeää, että joku varmistaa kehitystoimenpiteiden olevan linjassa strategisten tavoitteiden kanssa. Yleensä tämä taho on organisaatiosi johto tai tiimin vetäjä.

Lisäksi jatkuvassa parantamisessa onkin hyvä olla sekä lyhyen että pitkän aikavälin mittareita, joiden avulla sinä ja kollegasi voivat todentaa sen, että kehityssuunta on oikea.

Miten pääset alkuun jatkuvassa parantamisessa?

Aloita pienestä. Valitse yksi konkreettinen kehityskohde – esimerkiksi usein toistuva ongelma tai asiakaspalaute.
Käy PDCA-sykli läpi askel kerrallaan. Dokumentoi havaintosi ja opit.
Ota mukaan ne, joita muutos koskee. Osallistaminen tuo käytännön näkökulmaa ja sitouttaa paremmin.
Tee kehittämisestä jatkuvaa. Luo käytäntöjä, jotka tukevat säännöllistä havainnointia ja parantamista: viikkopalaverit, tiimikierrokset, raportointikäytännöt, sisäinen auditointi…