Kokonaisarkkitehtuuri projektista prosessiksi

Kokonaisarkkitehtuuri on herättänyt kiinnostusta erityisesti julkishallinnossa sekä koulutusjärjestäjillä varsinkin lakisääteisistä syistä. Viimeisin muutos tähän tapahtui vuoden 2020 vaihteessa, kun tiedonhallintalaki korvasi edellisen tietohallintolain. Tiedonhallintalaissa kokonaisarkkitehtuurikuvauksista käytetään termiä tiedonhallintamalli.

Tiedonhallintamalli on organisaation arkkitehtuurikuvaus tiedonhallintaan olennaisesti liittyvistä elementeistä ja niiden välisistä yhteyksistä. Mallin tarkoituksena on mahdollistaa tehokas muutosvaikutusten arviointi tietointensiivisissä ja digitalisoituvissa palveluissa.

Opi lisää tiedonhallintalaista ja tiedonhallintamallin toteuttamisesta webinaaristamme! Kuuntele tästä. >>>

Miten hyödynnät kokonaisarkkitehtuurikuvauksia prosesseissa?

Tiedonhallintamalli on kuitenkin vain yksi syy aloittaa organisaation kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen. Kokonaisarkkitehtuurityön lopullinen tavoite on mahdollistaa tietoperusteinen muutoksenhallinta. Tähän voidaan päätyä myös organisaation sisäisistä syistä, kuten kokonaiskuvan puutteesta, osaoptimoituneesta tai siiloutuneesta kehitystoiminnasta tai hallitsemattomista kustannuksista johtuen.

Arkkitehtuurityön tuloksia tulisi rohkeasti ottaa käyttöön esimerkiksi johtamisen ja muutoksenhallinnan prosesseissa, mutta myös toiminnan tason ongelmanratkaisuun liittyvässä päätöksenteossa.

Oli tarve mikä tahansa, kokonaisarkkitehtuurin nykytilan kuvaaminen aloitetaan lähes poikkeuksetta projektimuotoisesti. Tässä kuitenkin piilee vaara, että työ myös jätetään projektiksi, jolle löytyy päättymispäivä. Arkkitehtuurikuvaukset, jotka jäävät käyttämättöminä pöytälaatikkoon eivät tuota arvoa.

Jo arkkitehtuurityön starttiprojektin aikana on syytä määrittää, miten tuotettavaa tietoa tullaan hyödyntämään olemassa olevissa prosesseissa, jotka muuttavat tai päivittävät arkkitehtuuria. Arkkitehtuurityön tuloksia tulisi siis rohkeasti ottaa käyttöön esimerkiksi johtamisen ja muutoksenhallinnan prosesseissa, mutta myös toiminnan tason ongelmanratkaisuun liittyvässä päätöksenteossa.

Jotta arkkitehtuurityö muuttuu projektista prosessiksi, on ensiarvoisen tärkeää, että:

1. Kokonaisarkkitehtuurin ylläpitoprosessi on kuvattu

Toiminta, jota ei ole kuvattu, ei ole prosessi vaan satunnaista toimintaa. Käytännössä arkkitehtuurin hallintaprosessi on yleensä osa isompaa arkkitehtuurin hallintamallia ja muodoltaan esimerkiksi vuosikellomainen.

2. Prosessilla on omistaja, joka on lopulta vastuussa arkkitehtuurin ajantasaisuudesta

Prosessin omistajan kannattaa toimia myös starttiprojektin vetäjänä.

3. Prosessiin on määritelty arkkitehtuurin kuvauksia tuottavat vastuuroolit

Organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen on kokoluokaltaan niin suurta, ettei sitä kannata jättää kokonaan yhden henkilön harteille.

4. Kokonaisarkkitehtuurikuvauksia tuotetaan ketterästi ja niitä uskalletaan käyttää päätöksentekoprosesseissa

Tällöin starttiprojekti muutetaan lopulta jatkuvaksi toiminnaksi, jossa tuotettavat kuvaukset priorisoidaan niiden tuottaman arvon perusteella.

Kohdenna kuvauksia ketterästi ja kestävästi

Kokonaisarkkitehtuuri tuo menetelmänä mahdollisuuden kuvata vaikka koko maailma. Tämä ei tietenkään ole järkevää. Kuvaukset tulisi aina priorisoida ja kohdentaa eniten arvoa tuottaviin kokonaisuuksiin. Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta kuvaukset eivät siis koskaan ole 100% kattavia. Ne pyrkivät kuitenkin antamaan riittävän käsityksen muutoksen kohteista ja niiden suhteista muihin keskeisiin kokonaisuuksiin.

Kokonaisarkkitehtuuri, kuten monet muutkin toimintaa kuvaavat menetelmät, vaatii jatkuvaa parantamista, jotta kaikki tavoitteet saadaan saavutettua. Parhaaseen lopputulokseen päästäänkin suhtautumalla arkkitehtuuriin jo alusta asti jatkuvana toimintana projektin sijaan.

Ketterästä kokonaisarkkitehtuurista voit lukea lisää:

• Kokonaisarkkitehtuurin pikaopas | ladattava materiaali
• Kokonaisarkkitehtuurin hyödyt organisaatiolle – Kaikki kokonaisarkkitehtuurista | blogi
• Ketteryyttä kokonaisarkkitehtuuriin | blogi
• Mistä liikkeelle kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa?| blogi