Kyvykkyydet kokonaisarkkitehtuurityössä

Työn tekemisen kulttuuri on muuttunut monella toimialalla maailmanlaajuisen pandemian vuoksi. Siellä missä voidaan, tehdään etätöitä, mikä tarkoittaa, että etätyön mahdollistavat teknologiat ja prosessit ovat nousseet arvoon arvaamattomaan.

Alla aiheesta pitämäni webinaari sekä tiivistelmä blogin muodossa.

Kokonaiskuvan hallinta muutosten keskellä

Organisaation osaamisen voidaan ajatella koostuvan sen kyvykkyyksistä. JHS 179 -suositus määrittää kyvykkyyden seuraavasti:

Organisaatioiden, niin yritysten kuin julkisten organisaatioidenkin, kyvykkyyksien toteuttamiseen tarvitaan yleensä yhdistelmiä seuraavista kolmesta osakokonaisuudesta:

• toimintamallit ja prosessit,
• henkilöstö ja osaaminen sekä
• tiedot ja järjestelmät.

Olemme kaikki seuranneet ihaillen, miten terveydenhoitoala suoriutuu pandemian keskellä. Tämä ei ole itsestäänselvyys, vaan on vaatinut valtavan määrän rakentamista.

Vaikka itselläni ei ole kompetenssia tehdä rakenteesta tässä syvällistä analyysiä, halusin kuitenkin lähestyä kyvykkyyksiä juuri terveydenhoitoalan esimerkin kautta, koska se osoittaa harvinaisen selvästi, miten tärkeää on nähdä ja hallita kokonaiskuvaa muutosten keskellä.

Esimerkki – Kyvykkyydet terveydenhoitoalalla 🏥

Terveydenhoidossa on valtava määrä erilaista spesialisoitunutta osaamista, erilaisia rooleja ja henkilöstöä, jotka ovat peruskyvykkyyttä tuottaa tarvittavaa palvelua.

Julkinenkaan terveydenhuolto-organisaatio ei kuitenkaan vastaa kaikesta yksin, vaan osa kyvykkyydestä syntyy erilaisten sidosryhmien tarjoamasta tuesta ja palveluista, kuten pandemian tilannekuvan muodostamisesta.

〰️ Viranomaisten välinen yhteistyö ja lainsäädäntö.
〰️ Kumppanit ja alihankkijat.

Kärjistyneessä tilanteessa standardoidut prosessit ja niiden helpoksi hiottu perehdyttäminen ovat erittäin arvokkaita kyvykkyyden osia.

〰️ Hukka hiotaan pois prosesseista.
〰️ Selkeät ja helposti omaksuttavat kuvaukset helpottavat ulkoisten toimijoiden mukaantuloa.

Terveydenhoidon palveluissa tieto, sekä sen oikeellisuus ja turvaaminen on kirjaimellisesti elintärkeää.

〰️ Oikeiden tahojen saatavilla oikeaan aikaan ja tietoturvasta tinkimättä.
〰️ Tieto kiertyy takaisin tilannekuvan raaka-aineeksi.

Tiedon kyvykkyyttä täydentävät tietojärjestelmät, joissa tietoa säilytetään, jaetaan ja jalostetaan.

〰️ Terveydenhoidon järjestelmien yhteensopivuus ja tiedon yhteismitallisuus.
〰️ Tietoa on jatkuvasti saatu päätöksentekoon.
〰️ Tietoa on jaettu myös kansalaisille, jolloin perusteista on tullut läpinäkyviä ja päätöksistä helpompia jalkauttaa.

Terveydenhoidossa teknologia ja soveltuvat fasiliteetit ovat myös ehdottomasti osa kokonaiskuvaa. Kriisit vauhdittavat teknologian kehitystä ja varmasti näemme tulevaisuudessa uudenlaisia välineitä ja tapoja esimerkiksi näyttöönottoon ja niiden analysointiin yhä tarkemmin, tehokkaammin ja turvallisemmin.

〰️ Terveydenhoidon kantokyvystä on tullut kriittinen mittari, jonka ympärillä eri tahojen kyvykkyyksiä on lähdetty muokkaamaan.

Ylläpidä kokonaiskuvaa, jotta näet missä on kehitettävää

Korona-pandemia on todistanut, että joskus voi olla kyse todellakin pienistä asioista, kuten suojamaskeista, jotka saattavat horjuttaa koko rakennelmaa. Tilanteessa on korostunut skenaariotyöskentelyn merkitys, se on opettanut odottamaan odottamatonta.

Esimerkissä näkyy, että mikään kyvykkyyden osa-alueista eivät vielä itsekseen synnytä muutosta, vaan niitä pitää kehittää hallittuina kokonaisuuksina, eli kokonaisina kyvykkyyksinä. Kyvykkyys on siis kokonaisuus, joka muodostuu toisiaan tukevista osasista. Ja nimenomaan näitä osasia tyypillisesti kuvataan kokonaisarkkitehtuurissa.

Uusi normaali ja epävarmuuden sietäminen

Tällä tarinalla on opetus ja se on se, että jatkuvuussuunnitelmat, hiotut liiketoimintamallit ja datan laadun varmistaminen ovat enemmän kuin hyvä idea, itse asiassa välttämättömiä. Busineksen uudelleen avaaminen ei tapahdu enää vanhaan normaaliin, nyt onkin hyvä tilaisuus miettiä konsepteja ja kyvykkyyksiä uudelleen.

Uusi normaali on jotakin, mikä pitää yhdessä rakentaa. Edellisellä vuosikymmenellä haettiin digitalisaation mahdollisuuksia, uusi normaali ei juuri anna enää mahdollisuuksia ilman digitalisoitumista.

Toisaalta edessä voi olla myös never normal, nopeiden muutosten vuosikymmen, jossa erilaiset työn tekemisen, liiketilojen, palvelumalli- ja itse johtamisenkin konsepti ovat jatkuvassa liikkeessä.

Epävarmoina aikoina tärkeää on epävarmuuden sietäminen. Kun selkeitä vastauksia ei ole, panostetaan siihen, joka on tässä hetkessä osoittautunut arvokkaaksi. Rakennetaan tukijalkaa, tiedostaen laajempi kokonaisuus ja sen vaikutusverkosto:

📌 Laadukkaat IT-palvelut ja tietoturva.
📌 Etätöitä tukevat liiketoimintaprosessit.
📌 Organisaation jatkuvuuden takaavat prosessit.
📌 Kustannusten hallinta.
📌 Portfolioiden hallinta.
📌 Kehittämisprojektien priorisoiminen, keskitytään avainasioihin.

Kyvykkyyksien kuvaaminen ARC-ohjelmistolla

Ymmärryksen lisäksi kyvykkyyksien hallintaan ja mallintamiseen tarvitaan hyvät työkalut.

ARC-ohjelmisto on rakennettu kokonaisarkkitehtuuriajattelun ympärille, mutta sillä voidaan visuaalisesti ja joustavasti hahmottaa useita eri kokonaisuuksia. Esimerkkikuvassa nähdään visuaalisessa muodossa kyvykkyyksien suhde srategiaan.

Ohjelmisto auttaa hallitsemaan laajaa kokonaisuutta kyvykkyyksineen, hankkeineen ja skenaarioineen. Jos tavoitteet muuttuvat olosuhteiden takia, voidaan näitä helposti muokata ohjelmiston sisällä. Samalla voidaan hahmotella, miten organisaation elementit on mahdollista järjestellä tukemaan muuttuvia tavoitteita.