Laatujärjestelmän rakentaminen ja ylläpito

Miten laatujärjestelmä rakennetaan? Miten laatujärjestelmää on syytä ylläpitää?

Hyvin suunniteltu, toteutettu ja ylläpidetty laatujärjestelmä parantaa prosessien hallintaa, tukee organisaation strategisia tavoitteita ja auttaa asiakastyytyväisyyden hallinnassa. Mutta miten laatujärjestelmä otetaan käyttöön ja pidetään ajan tasalla?

Helpotimme työtäsi ja yksinkertaistimme tähän blogiin laatujärjestelmän rakentamisen ja ylläpidon keskeiset vaiheet ja parhaat käytännöt.

Laatujärjestelmän rakentaminen

Johdon sitoutuminen laatujärjestelmän rakentamiseen

Johdon sitoutumisen merkitystä ei voi tarpeeksi painottaa. Kiireisessä työelämässä kaikki joutuvat priorisoimaan ja työntekijät huomaavat hyvin nopeasti sen mikä on johdon prioriteettilistalla kärjessä ja mikä ei.

Jos johto ei ole sitoutunut järjestelmän rakentamiseen, niin ei ole koko organisaatiokaan.

Yksinkertaistimme tähän kuvaan laatujärjestelmän sisällön ja vastuut. Kuvan avulla saat ymmärryksen siitä, mitä asioita esimerkiksi organisaatiosi johdolle kuuluu laatujärjestelmän rakentamisessa ja ylläpidossa.

Tavoitteiden määrittely laatujärjestelmälle

Ennen laatujärjestelmän rakentamista on tärkeää määrittää, mitä tavoitteita sillä halutaan saavuttaa.

• Onko tavoitteena esimerkiksi sertifiointi (esim. ISO 9001), prosessien selkeyttäminen, läpinäkyvyyden kasvattaminen vai jatkuva parantaminen?
• Selkeät tavoitteet auttavat valitsemaan sopivan lähestymistavan laatujärjestelmän rakentamiseen.

Nykytilan analyysi antaa lähtökohdat organisaatiosi laatujärjestelmän rakentamiselle

Nykytilan kartoittaminen auttaa tunnistamaan organisaation vahvuudet ja kehityskohteet. Tämä voi sisältää prosessianalyysin, henkilöstön haastattelut ja olemassa olevien dokumenttien tarkastelun. Tavoitteena on ymmärtää, missä vaiheessa organisaatio on laadunhallinnan näkökulmasta ja mitä toimenpiteitä tarvitaan.

Lähestymistapa laatujärjestelmän rakentamiseen vaihtelee organisaatiosi lähtötilanteesta

Laatujärjestelmän rakentaminen aloitetaan eri lähtökohdista riippuen siitä, onko organisaatiossasi tehty jo asioita laadunhallinnan eteen. Lähestymistapa ja projektin suuruuteen vaikuttaa organisaatiosi tämän hetkinen tilanne:

• Organisaatio, joka ei ole toteuttanut laadunhallintaa systemaattisesti.
• Organisaatio, josta löytyy laatupäällikkö, toimintaa on dokumentoitu, mutta virallinen laatujärjestelmä puuttuu, joka kokoaa yhteen paikkaan kaiken työtä ohjaavan tiedon.
• Organisaatio, jolta löytyy laadunhallinnan ISO 9001 -sertifikaatti, joka on vaihtamassa laatujärjestelmäänsä uuteen. Toimintaa ohjaavaa dokumentaatiota löytyy paljon.

Resurssointi – laatujärjestelmän rakentamiseen pitää varata ihmisten aikaa

Järjestelmän voi rakentaa monella eri tapaa.

• Yksi näistä on hyödyntää varta vasten tähän tarkoitettua ohjelmistoa. Pitää kuitenkin muistaa, että ohjelmisto on vain työkalu eikä järjestelmä rakennu itsestään vain ohjelmiston tilaamalla.
• Laatujärjestelmän rakentamiseen pitää siis varata ihmisten aikaa. Heillä on hyvä olla myös tietoa, kokemusta ja osaamista, jotta he osaavat rakentaa toimivan laatujärjestelmän.
• Projektoi käyttöönotto ja valjasta siihen osaavia ihmisiä. Varaa heille aikaa ja anna heille mahdollisuus ottaa koko henkilöstö mukaan.
• Laatujärjestelmä ei ole pelkästään laatuasiantuntijan vastuulla, se on koko organisaation vastuulla.

Laatujärjestelmän rakentamisesta viestiminen

Järjestelmän käyttöönotto vaatii jatkuvaa tiedottamista henkilöstölle. Henkilöstön on hyvä tietää koko järjestelmän rakentamisprojektin ajan mitä ollaan tekemässä ja miksi.

Kun henkilöstöllä on alusta saakka tieto tulevasta, on järjestelmän jalkauttaminen sujuvampaa. Ilman viestintää huhut ottavat helposti valtansa ja henkilöstön keskuudessa saattaa alkaa turha vastarinta järjestelmää kohtaan.

Koulutus laatujärjestelmän rakentamiseen ja käyttöönottoon

Laatujärjestelmän rakentaminen ja tehokas käyttöönotto vaatii henkilöstön koulutusta ja sitouttamista. Koulutusten avulla varmistetaan, että kaikki ymmärtävät laatujärjestelmän periaatteet ja oman roolinsa sen ylläpidossa. Samalla on tärkeää varmistaa, että järjestelmää ei nähdä ylimääräisenä byrokratiana, vaan liiketoiminnan kehittämisen työkaluna.

Koulutuksia suunniteltaessa on hyvä huomioida, että henkilöstö, päällikkötaso ja johto kaipaavat todennäköisesti keskenään erilaisia lähestymiskulmia järjestelmän käyttöön. Esimerkiksi organisaation johtoa kiinnostaa todennäköisesti enemmän mittarit ja järjestelmän periaate- ja rakennetaso kun taas suorittavaa työtä toteuttavia kiinnostaa enemmän ohjeistukset tai prosessikuvaukset.

Laatujärjestelmän sisältö

Organisaatiosi tarpeet määrittävät laatujärjestelmän sisällön. Voit lähestyä laatujärjestelmää sinne dokumentoitavan tiedon kautta. Alle on jaoteltu minkä tyyppistä ja kenen vastuulle mikäkin dokumentaatio kuuluu laatujärjestelmässä:

1. Periaatetaso: Arvot, periaatteet, politiikat, lait
   Vastuu: Tämä taso on organisaation johdon vastuulla.
2. Rakennetaso: Organisaatiorakenne, viitekehys hallintajärjestelmälle/laatujärjestelmälle.
   Vastuu: Tämä taso on organisaation johdon vastuulla.
3. Tekemisen taso eli prosessitaso: Työketjujen kokonaisuus (johtaminen, ydin- ja tuki),asioiden sujuvuus, missä tehdään mitäkin ja kuka tekee, hajautetut versus keskitetyt tekemiset, Palvelukartta /Prosessikartta / Järjestelmäsalkku, tiedon laadun määrittely.
   Vastuu: Tämä taso on päälliköiden/prosessien omistajien vastuulla.
4. Sisältötaso: Vakioidut käytännöt, palvelukuvaukset, työohjeet, lomakkeet, miten tieto virtaa prosesseissa – on tärkeää ja onko tieto käytettävää.
   Vastuu: Tämä taso on prosessien tekijöiden/toteuttajien vastuulla.

Alla esimerkki ISO 9001 mukaisesta ja laatujärjestelmän sisällöstä. Tässä esimerkissä olemme jaotelleet laatujärjestelmän sisällön PDCA-mallin mukaan.

Laatujärjestelmän ylläpito ja kehittäminen

Jatkuva parantaminen on laatujärjestelmän keskiössä

• Laatujärjestelmä ei ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkuva prosessi.
• On tärkeää asettaa mittarit, joilla seurataan järjestelmän toimivuutta ja vaikutusta. Mittarit voivat liittyä asiakaspalautteeseen, prosessien tehokkuuteen tai esimerkiksi poikkeamien hallintaan.
• Uuden luominen on yhtä tärkeää kuin järjestelmän siivoaminen – huolehdi, että aikaa riittää dokumentaatioiden versioiden hallintaan ja jatkuva parantamiselle on varattu sinun ja kollegasi kalenterista aikaa.

Sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset laatujärjestelmän ylläpidossa

• Säännölliset sisäiset auditoinnit auttavat varmistamaan, että laatujärjestelmä toimii suunnitellusti ja että mahdolliset kehityskohdat tunnistetaan ajoissa.
• Johdon katselmukset puolestaan varmistavat, että laatujärjestelmä tukee organisaation strategisia tavoitteita.

Henkilöstön osallistaminen laatujärjestelmän ylläpitoon

• Laatujärjestelmän tehokkuus riippuu pitkälti henkilöstön sitoutumisesta. Siksi on tärkeää luoda kulttuuri, jossa laadun parantaminen on jatkuva osa organisaation toimintaa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ideointityöpajoja, palautekanavia ja kannustinjärjestelmiä, jotka rohkaisevat kehitysideoiden esittämiseen.
• Varmista että henkilöstö osaa käyttää järjestelmää ja järjestä tarvittaessa koulutusta organisaatiosi sisäisille kohderyhmille.
• Laatujärjestelmän pääkäyttäjien on hyvä varautua siihen, että olette henkilöstön käytettävissä ja nostakaa esiin onnistumisia, valmentakaa ja kannustakaa järjestelmän käytössä koko henkilöstöä.

Laatujärjestelmän auttaa muutoksiin reagoimisessa

• Liiketoimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, ja laatujärjestelmän tulee elää sen mukana. Uudet asiakasvaatimukset, sääntelymuutokset ja teknologinen kehitys voivat vaikuttaa laatujärjestelmään. Siksi on tärkeää arvioida ja päivittää järjestelmää säännöllisesti, jotta se pysyy relevanttina ja tukee organisaation kasvua.
• Muista myös, että hyvin ylläpidetty laatujärjestelmä toimii tukena ja turvana muutosjohtamiselle.

Laatujärjestelmän keskeinen tehtävä on tukea organisaatiosi strategisten tavoitteiden saavuttamista

Laatujärjestelmä ei ole päätepiste, vaan matka – sen keskeinen tehtävä on tukea organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista:

• Laatujärjestelmän käyttöönotto ja ylläpito vaativat suunnitelmallisuutta, sitoutumista ja jatkuvaa parantamista – ennen kaikkea aikaa ja resursseja.
• Laatujärjestelmän on tuotettava arvoa henkilöstölle, asiakkaille ja johdolle.
• Älä anna periksi, keskustele, auta ja ohjaa eteenpäin – ilman konsensusta järjestelmän rakenne leviää nopeasti uusien innostuksen kohteiden myötä.

👉 Tutustu tästä suomalaiseen IMS-ohjelmistoon, jonka avulla voit rakentaa organisaatiollesi oman laatujärjestelmän.