Leanin avulla lisää virtaustehokkuutta – kaikki leanista

Mitä lean on ja mitä se ei ole? Kuinka viet leanin opit käytäntöön ja miten lean kytkeytyy muihin toiminnan kehittämisen menetelmiin? Muun muassa näihin kysymyksiin löydät vastauksen tästä leanin oppeja yhteen kokoavasta blogista. Samalla saat talteen vinkit myös oman työn leanaamiseen ja tehostamiseen.

Blogin sisältö on yhdistelmä teoriaa ja käytännön oppeja Arterin leanin asiantuntijoilta.

Sisältö – otsikkoa klikkaamalla pääset suoraan aiheen kohdalle

• Mitä on lean?
• Leanin periaatteet
• Mitä lean ei ole?
• Leanin historia lyhyesti
• Näin viet leanin käytäntöön
• Vältä nämä leanin kompastuskivet
• Ketteryyttä toimintaan lean-konsultoinnilla – Asiakastarina: Forssan kaupunki
• Leanin eri menetelmiä ja työkaluja – Six Sigma, 5S, arvovirtakuvaukset (VSM), 3K
• Vinkit oman työn leanaamiseen – toimistolla ja etätyössä
• Lean kokonaisarkkitehtuurityön jatkeena
• Miten sisäinen auditointi toimii lean-työn tukena?
• Lean-kehittäminen IMS-ohjelmistolla

Mitä on lean?

Lean on laajalti ympäri maailman tunnettu prosessijohtamisen filosofia ja prosessien kehittämisen menetelmä. Vaikka lean on alunperin tuttu autoteollisuudesta, sen oppeja ja menetelmiä on alettu hyödyntää ja soveltaa myös lähes missä tahansa muussa ympäristössä.

Leaniin saattaakin törmätä nykyään lähes kaikkialla, ja sitä on myös kutsuttu uudeksi toiminnan kehittämisen muotisanaksi. Yleensä kun kiinnostumme jostakin asiasta ja haluamme tietää lisää, googlaamme sen. Mikäli asiaa tarkasteleekin Google-hakujen perusteella, on leanin suosio kasvanut selkeästi viime vuosina.

Joskus kuulee jopa todettavan, että yrityksen toiminta on jo leanattu. Näille toimintansa jo leananneille lean saattaakin olla se ohimenevä muotisana, sillä lean ei ole projekti, vaan pitkäjänteistä jatkuvaa parantamista.

Johtamisfilosofiana leanin ydinajatus on virtausten maksimointi ja hukan poistaminen, eli toisin sanoen jatkuva toiminnan ja prosessien kehittäminen. Pieniä kehityskohteita pyritään löytämään jatkuvasti. Lisäksi tärkeää on kehitysideoiden kerääminen itse työtä tekeviltä ihmisiltä, koska he ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita. Kun työntekijöihin luotetaan, osaavat he myös itse kehittää työskentelytapojaan.

Lean parantaa asiakaskokemusta ja lisää tehokkuutta, lisäten samalla työn mielekkyyttä. Tärkeää on keskittyä tuottamaan arvoa asiakkaalle.

>> Opi lisää Leanin perusteet -verkkokurssilla.
>> Lataa avuksesi Leanin pikaopas.
>> Tutustu Qualitas Fennican lean-koulutuksiin oppimisen tueksi.

Leanin periaatteet

Leanin periaatteita ovat:

• Virtaustehokkuus: nopeus, jolla yksiköt – kuten tuotteet tai asiakkaat – läpäisevät prosessin. Tähän läpimenoaikaan vaikuttaa merkittävästi prosessissa oleva keskeneräinen työ.
• Hukka: toiminta, joka ei tuota lisäarvoa asiakkaan näkökulmasta, esimerkiksi varastointi, odottaminen ja virheiden korjaaminen. Hukka voi olla prosessin kannalta välttämätöntä tai ei-välttämätöntä. Välttämätön hukka pyritään minimoimaan ja ei-välttämätön hukka pyritään eliminoimaan, sillä ne hidastavat virtausta ja syövät resursseja. Leanaus alkaakin yleensä eri hukkien tunnistamisesta.
• Jatkuva parantaminen: lean-filosofian ydinajatus, jota ilman toiminta alkaa rappeutua. Se ei ole tahallista, vaan johtuu pienistä, jokapäiväisistä ongelmista, joita korjataan väliaikaisratkaisuilla. Toiminnan pikkuhiljaa rappeutuessa huomataan, etteivät prosessit enää toimi suunnitellusti ja niiden ylläpito vaatii kohtuutonta työmäärää.

Käytännön esimerkki resurssi- ja virtaustehokkuudesta sekä niiden eroista:

Perinteinen tehokkuusajattelu liittyy vahvasti resurssitehokkuuteen, jossa varmistetaan resurssien maksimaalinen käyttö. Esimerkiksi asiantuntijatyössä työpäivien rakoset täyttyvät sähköposteista, palavereista, kirjaamisesta, raportoinnista ja niin edelleen. Toiminta voi näennäisesti olla täydellisen resurssitehokasta, mutta voimme kyseenalaistaa, miten paljon arvoa kyseinen toimintamalli tuottaa.

Resurssitehokkuuden vastakohta on virtaustehokkuus, joka keskittyy prosessia läpäisevän yksikön kuten asiakkaan tai informaation läpimenoajan minimointiin. Virtaustehokkaassa lähestymistavassa asiantuntijoiden kalentereissa on tilaa oikea-aikaiselle toiminnalle, mutta samalla otetaan riski, että ajoittain työntekijöiden resurssit ovat käyttämättöminä.

Kun näitä toimintamalleja tarkastellaan asiakkaan näkökulmasta, virtaustehokas toimintamalli tarjoaa nopeaa palvelua oikealla hetkellä.

Yrityksen kannalta katsotuna taas resurssitehokkuus edustaa alentuneita kustannuksia ja sen onkin perinteisesti katsottu olevan ensisijaisesti tavoiteltavaa.

Yleensä haluammekin kaikki resurssit käyttöön sataprosenttisesti, koska muuten ajattelemme hukkaavamme resursseja. Tätä ihmismielen harhaumaa voidaan kutsua tehokkuusparadoksiksi, jolloin kuvittelemme olevamme tehokkaita, mutta totuus onkin jotain muuta: täysi resurssien hyödyntäminen syö virtausta, siinä esiintyy pullonkauloja ja luonnollinen vaihtelu ei ole mahdollista.

Mitä lean ei ole?

Lean ei ole menetelmä, jota kopioida oman organisaationsa käyttöön ja odottaa vaikutuksia. Onkin tärkeää muistaa, että vaikka leanin työkalut tarjoavat hyviä apukeinoja prosessien tehostamiseen, tärkeintä on kuitenkin organisaation kyky soveltaa niitä omaan toimintaansa sopiviksi.

Leania ei ole helppo määritellä, koska sillä on useita eri abstratktiotasoja. Leanin abstraktiotasoja ovat

Leanin historia lyhyesti

Miten lean aikanaan syntyi? Leanin juuret linkityvät autoteollisuuden syntyyn toisen maailmansodan jälkeisessä Japanissa. Resursseja oli saatavilla vain niukasti, joten perinteinen massatuotanto Yhdysvaltojen tapaan ei ollut mahdollista. Leanin edeltäjänä pidetäänkin Toyotan tuotantojärjestelmää, jonka vahvana vaikuttajana toimi yrityksen pääinsinööri Taichii Ohno.

Toyotalla uskottiin, että massatuotantoon perustuva autojen valmistustapa on täynnä hukkaa. Yrityksessä rakennettiin massavalmistukseen verrattuna uudenlainen työtapa, jossa olennaista oli tiimityön tuominen hoitamaan kokoonpanon pieniä kokonaisuuksia. Uusi tuotantotapa synnytti useita eri menetelmiä, jotka nykyäänkin ovat tunnettuja ja käytettyjä leanin käsitteitä, kuten kaizen, juurisyyt, just-in-time, jidoka ja kanban.

>> Lue lisää leanin historiasta täältä.

Näin viet leanin käytäntöön

Lean ei ole vain prosessien parantamista, vaan se käsittää viisi osa-aluetta:

1. Ajattelutapa, kulttuuri, oletukset
2. Johtamisjärjestelmä
3. Prosessien parantaminen
4. Kyvykkyyksien parantaminen
5. Arvon tuottaminen asiakkaalle

Onnistuakseen leanin jalkauttamisessa on huomioitava näistä jokainen osa-alue. Huomioi myös kehitystyötä tehdessä viestinnän rooli ja keskitä kaikki työhön liittyvä materiaali yhteen ympäristöön, josta se on helposti löydettävissä.

Yhteistyössä Wakarun kanssa järjestämämme LEAN 2019 -seminaari tarjosi kokemuksia ja oppeja leanin hyödyntämisestä usealta eri toimialalta ja eri rooleissa. Tiivistimme lean-opit 7 kohtaan:

1. Älä keskity liikaa termeihin
2. Muista asiakasfokus
3. Mene ja kokeile!
4. Älä jätä ketään ulkopuolelle
5. Tunne oma toimintaympäristösi
6. Johda tiedolla
7. Pysähdy viestimään

Leanin käytäntöön viennissä tärkeää on myös johdon tuki, sillä ylimmällä johdolla on keskeinen rooli luodessaan organisaatioon olosuhteet onnistumiselle.

Vain 20 % lean-ponnistelusta on varsinaisten työkalujen käyttöönottoa ja 80 % ponnistelusta uhrataan johtajien käytäntöjen, käyttäytymisen ja ajattelutavan muutokseen. -Aki Kärnä, Arter Oy:n konsultti.

Klikkaa itsesi alta webinaariin, jossa käsittelemme lisää lean-strategian ja kulttuurin luomista sekä haasteita johdon näkökulmasta.

Vältä leanin kompastuskivet

Jos leania ajatellaan hankkeena, kompastuskiviä ovat usein omistajuuden puute ja puutteellinen viestintä.

Jos leania taas ajatellaan toimintatapana, kompastuskivinä varsinaisen toimintatavan läpivientiin organisaatiossa ovat:

• Leanin konseptia ei täysin ymmärretä.
• Muutosvastarinta – henkilöstön osallistaminen jää huomioimatta.
• Heikko johtajuus – leanin onnistunut käytäntöön vienti vaatii johdon vahvan tuen.
• Organisaation strategia ei tue leania.
• Pula resursseista toimintatavan kokonaisvaltaiseen läpivientiin.

Onnistumista leanissa ei voi varmistaa, mutta seuraavilla vinkeillä epäonnistut varmasti:

1. Mene fiiliksellä äläkä suunnittele.
2. Tee isosti tai älä tee ollenkaan.
3. Älä katso taakse.

Ketteryyttä toimintaan lean-konsultoinnilla – Asiakastarina: Forssan kaupunki

Olimme mukana sujuvoittamassa Forssan kaupungin kuntouttavan työtoiminnan palveluprosessia. Kyseisessä prosessissa kaupungin roolina on suunnitella, sopia ja koordinoida asiakkaan sekä eri organisaatioiden kesken, miten palvelu saadaan parhaiten järjestettyä.

Prosessin parantamisen kanssa ei lähdetty nollasta, vaan työtä tehtiin sisäisesti jo ennen konsultoinnin alkua. Toiveena olikin saada ulkopuolisen konsultin avulla näkemys siitä, kuinka ketteriä ja “leanejä” jo ollaan, sekä mitä voitaisiin tehdä vielä paremmin.
– Jaakko Leskinen, Forssan kaupungin Työllisyys- ja hyvinvointipalvelujen päällikkö

Konsultointipäivien aikana käytiin QF-konsultoinnin avulla yhdessä asiakkaan kanssa läpi niin lean-teoriaa, kuin konkreettista tekemistä workshopeissa, sekä itse prosessin eteenpäin työstämistä. Työn lopputuloksena parannettiin tiedon liikkumista prosessin osallistujien kesken, tehtiin näkyväksi oma kehittämistyö ja tehostettiin kokouskäytäntöjä. Näiden seurauksena myös prosessin läpimenoaika pieneni.

Lisäksi asiakkaamme jatkuvuuden varmistaminen parani huomattavasti, sillä tehtävät ja prosessit kuvattiin niin selkeällä tasolla, että uuden henkilön perehdytys on huomattavasti helpompaa kuin aiemmin. Prosessin parantaminen mahdollisti myös oikeisiin asioihin keskittymisen ja sitä myötä kuntouttavan työtoiminnan asiakasmäärää pystyttiin nostamaan.

Leanin eri menetelmiä ja työkaluja

Lean Six Sigma

Siinä missä lean keskittyy ensisijaisesti parantamaan prosessien virtausta, Six Sigma pyrkii vähentämään laadussa esiintyvää vaihtelua. Usein puhutaankin yhdessä Lean Six Sigmasta sillä menetelmät sisältävät osittain samoja työkaluja ja täydentävät toisiaan.

Nimi Six Sigma tulee tavoitelaatutasosta, joka on 3,4 virhettä miljoonaa valmistettua kappaletta kohden. Menetelmässä sovelletaan tilastotieteen keinoja prosessin ongelmien mittaamisessa ja ratkaisemisessa. Tarkoituksena on, että valikoitujen kehityskohteiden takana on oikeaa dataa. Six Sigman ydin on looginen DMAIC-ongelmanratkaisumalli, jonka rakennetta Six Sigma -projektit noudattavat.

1. Määrittele (Define)
2. Mittaa (Measure
3. Analysoi (Analyze)
4. Paranna (Improve)
5. Tarkkaile (Control)

Lean 5S sujuvoittamaan arkea

Lean 5S (Sort, Standardize, Sustain, Set in order, Shine) on työkalu, jonka avulla voidaan helpottaa päivittäistä työntekoa. Sillä pyritään mahdollisimman järjestettyyn, siistiin ja turvalliseen työympäristöön, jolloin tiedät täsmälleen missä tarvittavat työvälineet ovat, vältät turhaa liikettä ja säästät aikaa.

Näin toteutat 5S:ää:

1. Aloita työkalun käyttö kartoittamalla mitä tarvitset työsi toteuttamiseen päivittäin, viikoittain ja kuukausittain.
2. Mieti näille välineille, materiaaleille ja dokumenteille sijoituspaikat.
3. Pidä ympäristö puhtaana ja tunnista mahdolliset likaantumisen aiheuttajat.
4. Pyri vakiinnuttamaan kolme aikaisempaa työvaihetta.
5. Ylläpidä siisteyttä ja pyri viemään 5S:n ideaa eteenpäin organisaatiossasi.

Arvovirtakuvaukset (VSM) apuna prosessien kehittämisessä

Arvovirtakuvaus eli Value Stream Mapping (VSM) esittää prosessin tiedon ja materiaalin kulun visuaalisella tavalla. Tavoitteena on kuvata kaavio, josta näkyy:

• tuotettavien kappaleiden lukumäärä,
• prosessien vaiheet ja yhteydet toisiinsa,
• välivarastot ja
• työvaiheiden kestot.

Lean-ajattelumallin mukaisesti jaetaan toiminnot arvoa tuottaviin ja arvoa tuottamattomiin toimintoihin. Arvovirtoja kuvaamalla on tarkoitus kuvata prosessin nykytila ja tunnistaa kehityskohteita, kuten tasaista virtausta estäviä pullonkauloja, joissa leanissa tunnistettua hukkaa voidaan poistaa.

Leanin 3K:ta – Kanban, Kaizen ja Kata

Kanban visualisoi työprosessit taulujen avulla, joista voi nähdä yhdellä silmäyksellä ongelmakohdat ja resurssien kuormituksen. Kanbanin avulla mittaat ja hallinnoit työnvirtaa, vältät turhaa työtä, sekä tehostat ongelmanratkaisua ja päätöksentekoa.

Kaizen viittaa jatkuvaan parantamiseen pienin ja nopein askelin. Kaizen-työpajat perustuvat ihmisten osallistamiseen, oppimiseen ja systemaattiseen prosessiin, jolla saavutetaan nopeita muutoksia kehittämiskohteissa. Kaizenissa ongelman juurisyyt ovat siis jo tiedossa.

Prosessien kehittämisessä henkilöstön kehittämisosaamista lisäävä tekniikka Kata on tehokas niin esimiehen valmennustaitoja, kuin henkilöstön ongelmanratkaisutaitojakin edistävä pienten askelten tekniikka.

Vinkit oman työn leanaamiseen – toimistolla ja etätyössä

Arterin kokeneen lean-asiantuntijan Jussi Moision sanoin: Lean-johtaminen on ”laiskuusperiaatteen noudattamista”. Toisin sanoen kaikki, mikä on järkevää tehdä, tehdään mahdollisimman pienellä energialla ja kerralla oikein, jolloin vältetään ylimääräiset askeleet tai virheiden korjailut. Ota talteen vinkit oman työn leanaamiseen.

Vinkki numero 1: Aloita työn tuunaus puhtaalta pöydältä

Unohda olemassa olevien prosessien tuunaus jälkikäteen, ja lähde suunnittelemaan työtäsi puhtaalta pöydältä. Suunnittele mahdollisimman virtaviivainen prosessi, josta poistat arvoa tuottamattomat vaiheet ja jossa tuotettava yksikkö virtaa mahdollisimman pienellä vaivalla.

Vinkki numero 2: Hidasta päätöksentekoa, nopeuta toteutusta

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, eli ensin hidasta päätöksentekoa. Tämän jälkeen nopeuta toteutusta, karsimalla turhat ja arvoa tuottamattomat työvaiheet pois prosessista.

Vinkki numero 3: Tee kerralla valmiiksi

Monen asian tekeminen yhtä aikaa saattaa joskus tuntua houkuttelevalta vaihtoehdolta. Totuus on kuitenkin se, että multitasking kuormittaa aivoja ja hidastaa työn tekemistä. Leanin käsittein ilmaistuna, keskeneräisten töiden määrä prosessissa hidastaa koko prosessia, ja monen asian samanaikainen työstäminen johtaa suurempaan ajankäyttöön tuotosta kohti.

Vinkki numero 4: Tutki, mitä tapahtuu ja ota opiksi

Jos haluat saada aikaan enemmän ja parempia tuloksia, on ensin opittava, mikä toimii. Jatkuvan parantamisen avuksi kannattaa ottaa esimerkiksi PDCA-ympyrä, jonka avulla voit kartoittaa lähtötilanteen ja tehdä sen pohjalta suunnitelman, jota toteuttaa. Lopputulosta voi toteutuksen jälkeen verrata lähtötilanteeseen ja tämän perusteella päättää, kannattaako pitää sama suunnitelma, vai kokeilla jotakin muuta.

Viisi vinkkiä etätyön leanaamiseen

Samoin kuin toimistolla, myös etäkonttorilla voi tehostaa omaa työtä omaksumalla toimintatapoja leanin filosofiasta. Vinkit etätyön leanaamiseen jakaa vuosien etätyön ja toiminnan leanauksen kokemuksella vanhempi konsultti Jari Saali.

1. Laadi tiimille päiväaikataulu ja pidä siitä kiinni: Kun varataan erikseen aikaa yhteydenotoille tai pyynnöille, yhteisille palavereille ja toisaalta keskittymishetkiä kehitys- ja asiantuntijatyölle, päivä ei pirstaloidu häiriöillä vaan tiimin pelisäännöt ja aikataulu ohjaavat tekemistä.
2. Jaksota omaa työtä sinulle sopivalla tavalla: Mikä on sinulle paras aika toimia? Tiimin yhteisiin aikatauluihin tämän voi sovittaa niin, että porukan yhteiset ajat sovitaan keskelle päivää, jolloin jokainen voi rakentaa henkilökohtaisen aikataulunsa sen mukaan. Tällöin kaikille jää paremmin aikaa ja energiaa saattaa asiat kerralla valmiiksi.
3. Laita sähköpostit ja pikaviestintäkanavat järjestykseen: Viestien luokittelu heti reagointia vaaiviin, ja enemmän ajattelutyötä vaativiin kannattaa. Samoin esimerkiksi eri kanavien kansioita ja tunnisteita kannattaa hyödyntää.
4. Älä päivystä koko aikaa: Varaa omasta kalenterista erikseen aikaa työlle, joka sujuu paremmin keskeytyksettä.
5. Standardisoi omat työtapasi: Toistuvissa tehtävissä kannattaa muodostaa itselle yhdenmukainen rutiini.

Lean ja kokonaisarkkitehtuurityö

Lean voidaan tiivistää arvon tuottamiseksi asiakkaalle, virtaustehokkuuden edistämiseksi ja systemaattiseksi organisaation oppimiseksi. Kokonaisarkkitehtuuri taas on organisaation elementtien sekä niiden välisten yhteyksien kuvaamista eri tavoin. Molemmat koulukunnat syntyivät suunnilleen samaan aikaan, mutta onko niillä mitään yhteistä? Leania ja kokonaisarkkitehtuuria verratessa voidaan löytää joukko sekä yhtäläisyyksiä että eroavaisuuksia.

Merkittävimmät yhtäläisyydet leanin ja kokonaisarkkitehtuurin välillä:

• Molempien juuret ovat systeemiajattelussa ja prosessijohtamisessa.
• Molemmat edistävät ymmärrystä organisaation toiminnasta.
• Molemmat toimivat muutosten johtamisen välineinä.
• Molemmat voidaan nähdä ismeinä tai muotivillityksinä.
• Molemmat vaativat johdon tuen onnistuakseen.

Merkittävimmät erot

• Lean painottaa enemmän ihmisten johtamista ja osallistumista, kun taas kokonaisarkkitehtuuri teknologiaa ja järjestelmiä.
• Lean ottaa kantaa johtamiseen (miten johdetaan), kun taas kokonaisarkkitehtuurissa se on tyypillisesti yksi kuvattava elementti.
• Kokonaisarkkitehtuurin työkalut keskittyvät ylätason kuvaamiseen ja ymmärtämiseen, kun taas lean-työkalut menevät enemmän prosessitasolle.
• Leanissa käsitellään usein prosessien rajapintoja, mutta kokonaisarkkitehtuurissa taas asioiden välisten yhteyksien kuvaaminen on syvällisempää.

Miten sisäinen auditointi toimii lean-työn tukena?

Lean-ajattelu yhdistettynä prosessiajatteluun antaa runsaasti näkökulmaa auditointitutkimuksiin. Liikkuessaan henkilöstön parissa, auditoijilla on mahdollisuus havainnoida miten johtajuus, kehittämiskulttuuri, lean-johtajuus ja -toiminta näkyvät arjessa.

Sisäinen auditointi voi esimerkiksi hyvien kysymysten ja keskusteluiden avulla auttaa kouluttamaan lean-johtajuuden piirteitä ja henkilöstön ongelmanratkaisuajattelua osana auditointeja. Pitkäjänteisellä työllä jatkuvan parantamisen kulttuuria on mahdollisuus istuttaa organisaatioon, sekä edistää tuloskuntoa ja työhyvinvointia myös auditoinnin kautta.

Lean-kehittäminen IMS-ohjelmistolla

IMS-ohjelmisto hankitaan organisaation käyttöön tyypillisesti toimintajärjestelmän rakentamista ja ylläpitoa varten. Toimintajärjestelmä perustuu mm. asiakastyytyväisyyden ja toiminnan jatkuvaan parantamiseen. Tähän tarpeeseen sopii myös Lean-ajattelumalli ja leanin työkalujen sovittaminen omaan toimintaympäristöön. Miten IMS-ohjelmiston eri osiot toimivat lean-työkaluina?

Prosessit

IMS-ohjelmiston piirtoeditoriin on valmiiksi tehty arvovirtakuvausta tukeva paketti. Se sisältää kaikki tarvittavat piirtosymbolit, joilla voidaan kuvata koko tieto- ja palvelu-/materiaaliketjun nykytila ja tulevaisuuden tahtotila.

Käsikirjat

Viestinnän, perehdytyksen ja yhteisymmärryksen tehostamisen kannalta oman Lean-oppaan luominen on usein hyvä idea. IMSin Käsikirjat-osio soveltuu hyvin oppaan kirjoittamiseen ja julkaisuun.

Dokumentit

Leaniin liittyvä ja sen viesinnän tukena toimiva dokumentaatio, kuten ohjeet, muutos- ja investointisuunnitelmat, päätökset ja pöytäkirjat voidaan julkaista ja ylläpitää helposti Dokumenttien avulla.

Mittarit

Yksi tärkeimmistä lean-tehtävistä on muutosten seuranta ja arviointi. Lean-projekteihin tulee valita tapauskohtaisesti sopivat mittarit, kuten tilankäyttö, läpimenoaika, ensisaanto-%, korjauskustannukset ja reklamaatiot, jotka toteutetaan Mittarit-osioon. Tällöin nykytila on kaikkien saatavilla, jaettavissa sekä liitettävissä osaksi verkkodokumenttien sisältöä.

Raportit

IMS-ohjelmiston Raportit-osioon voidaan luoda organisaatiolle sopivat Lean-työtä edistävät lomakepohjat, kuten kehitysehdotus, 5S-seuranta ja Kaizen-hallinta. Lisäksi mikäli organisaatio hyödyntää raportoinnin mobiilisovellusta IMS Mobilea, raporttien täyttö onnistuu suoraan puhelimelta. Tällöin esimerkiksi Lean-kävelyiden ja 5S-havaintojen tekeminen on mahdollista raportoida suoraan IMS-järjestelmään reaaliajassa.