Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

30 joulukuun, 2025

Milloin hankkia laatujärjestelmä?

Mistä tietää, että laatujärjestelmän hankinta on ajankohtaista?

Milloin hankkia laatujärjestelmä? Me Arterilla olemme auttaneet eri kokoisia organisaatioita laatutyön ja toiminnan dokumentoinnin parissa lähes 30 vuoden ajan. Listasimme alas 6 tilannetta, jotka kertovat sinulle siitä, että laatujärjestelmän hakinta tuottaa organisaatiollesi hyötyä.

Milloin hankkia laatujärjestelmä? 6 keskeistä tunnusmerkkiä

1. Dokumenttien hallinta alkaa olla haastavaa

• Kun ohjeita, prosessikuvauksia ja lomakkeita kertyy kymmeniä tai satoja, Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostojen hallinta muuttuu nopeasti raskaaksi. Versiot sekoittuvat, ajantasaisuus on epäselvää ja oikean tiedon löytäminen vie aikaa.
• Erillisessä laatujärjestelmässä dokumenttien hallinta, versiointi ja hyväksyntä ovat hallittuja ja läpinäkyviä, mikä vähentää virheitä ja säästää aikaa.

2. Organisaatiosi tavoitteena on tehdä toiminnasta läpinäkyvää

• Microsoftin Office-työkalut soveltuvat dokumentointiin, mutta ne eivät varsinaisesti tue laatujärjestelmän aktiivista käyttöä. Kun tavoitteena on, että henkilöstö oikeasti hyödyntää prosessikuvauksia, ohjeita ja mittareita päivittäisessä työssään, tarvitaan helppokäyttöinen ja keskitetty ratkaisu.
• Erillinen järjestelmä tekee organisaatiosi toiminnasta läpinäkyvää ja dokumentoidusta tiedosta tulee osa arkea, koska tietoa on helppo hyödyntää.

3. Toiminnan kehittäminen kaipaa systemaattista lähestymistapaa

• Jatkuva parantaminen edellyttää poikkeamien, palautteiden, riskien ja kehitystoimenpiteiden hallintaa. Excel-taulukot toimivat yksittäisinä listauksina, mutta kokonaisuuden hallinta ja seuranta on työlästä. Lisäksi sisäisitä auditoinneista tunnistetut kehitystoimenpiteet tai poikkeamat jäävät helposti muun tekemisen jalkoihin ellei joku tai jokin muistuta niiden hoitamisesta.
• Laatujärjestelmä tukee kehittämistyötä rakenteellisesti ja auttaa varmistamaan, että sovitut toimenpiteet myös viedään loppuun. Esimerkiksi siten, että voit vastuuttaa tunnistetun poikkeaman jatkotoimenpiteet haluamallesi henkilölle tai tiimille.

4. Organisaatiosi kasvaa tai toiminta monimutkaistuu

• Kun organisaatiosi kasvaa, toimintaa jakautuu useille tiimeille tai toimipisteille, ja vastuut lisääntyvät, tarvitaan yhteinen tapa toimia. Word-, PowerPoint- ja Excel-ratkaisut eivät skaalaudu helposti koko organisaation yhteisiksi toimintamalleiksi.
• Erillinen järjestelmä tukee yhtenäistä toimintaa ja helpottaa tiedon jakamista. Lisäksi järjestelmään kuvattu kokonaiskuva organisaatiosi toiminnasta auttaa henkilöstöä ymmärtämään oman roolinsa merkityksen kokonaisuudessa.

5. Sertifiointi tai ulkoinen arviointi on ajankohtaista

• ISO 9001 -sertifiointi tai muu ulkoinen arviointi tuo mukanaan vaatimuksia dokumentoinnille. Microsoftin Office-työkaluilla vaatimukset on mahdollista täyttää, mutta työmäärä kasvaa helposti kohtuuttomaksi.
• Sidosryhmät ja asiakkaat vaativat organisaatioltasi sertifioitua toimintaa tai laatujärjestelmää.
• Laatujärjestelmä helpottaa auditointeihin valmistautumista ja halutunlaisen toiminnan todentamista.

6. Johto kaipaa ajantasaista kokonaiskuvaa organisaatiosi toiminnasta

• Päätöksenteon tueksi tarvitaan ajantasaista tietoa toiminnan tilasta, tavoitteiden toteutumisesta ja kehitystoimenpiteistä.
• Kun tieto on hajallaan useissa tiedostoissa ja järjestelmissä, kokonaiskuvan muodostaminen on hidasta.
• Erillinen laatujärjestelmä kokoaa tiedon yhteen, tukee tiedolla johtamista ja helpottaa olennaiseen keskittymistä.

Kiinnostuitko? Opi lisää laatujärjestelmän rakentamisesta:

👉 Mitä on laadunhallinta IMS-ohjelmistolla?
👉 Laatujärjestelmän rakentaminen ja ylläpito
👉 5 vinkkiä laatujärjestelmän rakentajalle

Miten Arter voi auttaa yritystäsi laadunhallinnassa ja toiminnan dokumentoinnissa?

Näin me Arterilla voimme helpottaa organsaatiosi toiminnan dokumentointia:

• Arterin asiantuntijat auttavat organisaatiotasi toimimaan ja dokumentoimaan toimintanne tarpeidenne mukaan. Esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisesti.
• Olemme kumppani toiminnan kehittämisessä. Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia aiheeseen liittyen – olipa koulutustarve vain yhdellä henkilöllä tai koko organisaatiolla.
• Kauttamme saat myös ohjelmistot toiminnan dokumentointia varten:
  • IMS-ohjelmiston, jonka avulla rakennat organisaatiosi tarpeisiin sopivan laadunhallinta-, johtamis- tai toimintajärjestelmän.
  • ARC-ohjelmiston, jonka avulla mallinnat, dokumentoit ja ylläpidät organisaatiosi kokonaisarkkitehtuurikuvauksia.