30 joulukuun, 2025

Mitä laatujärjestelmällä tarkoitetaan?

Mikä on laatujärjestelmän tarkoitus? Tuotteiden ja palveluiden korkea laatu on monelle organisaatiolle keskeinen tavoite, mutta sen johtaminen vaatii muutakin kuin hyviä aikomuksia ja kauniita sanoja.

Käytännössä laatutyö tarvitsee parikseen laatujärjestelmän, osaamista ja johdon tuen. Tässä blogissa kerromme mitä laatujärjestelmällä tarkoitetaan käytännössä ja miksi se on tärkeä osa organisaatiosi menestystä.

Laatujärjestelmän tarkoitus on tehdä organisaatiosi toiminta läpinäkyväksi, jotta organisaatiosi pystyy kehittämään ja standardisoimaan sitä

Laatujärjestelmä on kuvaus organisaatiosi strategiasta, tavoitteista, rakenteista, vastuista ja käytännön toiminnasta. Se kertoo mitä palveluita tai tuotteita tuotatte sidosryhmillenne, miten palveluita/tuotteita tuotetaan ja kehitetään.

Toisin sanoen dokumentoit laatujärjestelmään tiedon, joka ohjaa organisaatiosi toimintaa.

Järjestelmällä pyritään siis toiminnan standardointiin, yhtenäistämiseen ja kehittämiseen.

Laatujärjestelmän tarkoitus – mitä järjestelmään kannattaa dokumentoida

Käytännössä organisaatiosi dokumentoi laatujärjestelmään kaiken sen tiedon, joka ohjaa organisaatiosi toimintaa. Tällaista toimintaa ohjaava tieto on esimerkiksi:

Arvot, politiikat ja toimintaperiaatteet.
Organisaatiosi rakenne.
Viitekehys, jonka mukaan rakennatte järjestelmän – esimerkiksi ISO 9001.
Tekemisen taso eli prosessitaso.
Sisältötaso eli esimerkiksi työohjeet, vakioidut käytännöt, palvelukuvaukset.

Laatujärjestelmän 4 tasoa

Alla olevan kuvassa on avattuna laatu-/toimintajärjestelmän tyypillinen rakenne ja vastuut kyseisen tiedon ylläpidosta:

Periaatetaso = arvot, periaatteet ja politiikat. Tämä taso on organisaatiosi johdon vastuulla.
Rakennetaso = Organisaatiosi rakenne ja viitekehys laatujärjestelmälle. Tämä taso on organisaatiosi johdon vastuulla.
Tekemisen taso eli prosessitaso = ydin- ja tukiprosessit, johtaminen, missä tehdään mitäkin ja kuka tekee. Tämä taso on tyypillisesti päälliköiden ja prosessinomistajien vastuulla.
Sisältötaso = vakioidut käytännöt, palvelukuvaukset, työohjeet ja lomakkeet yms. Tämä taso on tyypillisesti tekijöiden/prosessien toteuttajien vastuulla.

Laatujärjestelmän tarkoitus on olla enemmän kuin dokumenttipino tai sertifikaatti seinällä

Laatujärjestelmä mielletään usein dokumenteiksi tai sertifikaatiksi, mutta todellisuudessa kyse on ennen kaikkea tavasta toimia.

Dokumentaatio tukee toimintaa, mutta sen varsinainen arvo syntyy siitä, miten järjestelmään dokumentoitua tietoa hyödynnetään arjessa.

Tästä syystä on erityisen tärkeää, että järjestelmään vietyä tietoa ylläpidetään, sillä vanhentunut tieto tuottaa vain hankaluuksia.

Hyvin toimiva laatujärjestelmä helpottaa organisaatiosi arkea ja auttaa:

Toimimaan suunnitelmallisesti ja
yhteisten toimintaperiaatteiden mukaisesti,
Varmistaa vaatimusten ja asiakasodotusten täyttymisen.
Auttaa tunnistamaan kehityskohteet ajoissa ja
tukee päätöksentekoa luotettavan tiedon avulla.

Miksi laatujärjestelmään kannattaa panostaa?

Laatujärjestelmä tukee suoraan organisaatiosi liiketoimintaa:

Se lisää läpinäkyvyyttä, vähentää riskejä ja parantaa toiminnan tehokkuutta.
Se auttaa koko organisaatiotasi johdosta, asiantuntijoihin ja tuottavaan portaaseen saakka.
Se on ikäänkuin varmistus sille, että asiat menevät kuten on suunniteltu.
Se ohjaa koko organisaatiotasi jatkuvaan parantamiseen.

Samalla se auttaa organisaatiota vastaamaan kasvaviin vaatimuksiin, olipa kyse sidosryhmistä tai lainsäädännöstä.

Toiminnan dokumentointi on kriittinen osa organisaatiosi kehitystyötä

Toiminnan dokumentointi ei ole kivaa ekstraa, jonka voi tehdä sitten joskus, kun ehtii. Se on kriittinen osa toiminnan kehittämistä.

Ilman dokumentointia kehität sokkona. Ja tiedät miten se menee – ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”, mutta ”huonosti suunniteltu tehdään kolmeen kertaan uusiksi”.

Toiminnan dokumentointi on sinun ja kollegasi arjen helpottamista varten.

Kiinnostuitko? Lue lisää aiheesta:

👉 Laadunhallinta IMS-ohjelmistolla
👉 Laadunhallinnan viitekehykset
👉 Laatujärjestelmän rakentaminen ja ylläpito

Miten Arter voi auttaa yritystäsi laadunhallinnassa ja toiminnan dokumentoinnissa?

Näin me Arterilla voimme helpottaa organsaatiosi toiminnan dokumentointia:

Arterin asiantuntijat auttavat organisaatiotasi toimimaan ja dokumentoimaan toimintanne tarpeidenne mukaan. Esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisesti.
Olemme kumppani toiminnan kehittämisessä. Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia aiheeseen liittyen – olipa koulutustarve vain yhdellä henkilöllä tai koko organisaatiolla.
Kauttamme saat myös ohjelmistot toiminnan dokumentointia varten:
- IMS-ohjelmiston, jonka avulla rakennat organisaatiosi tarpeisiin sopivan laadunhallinta-, johtamis- tai toimintajärjestelmän.
- ARC-ohjelmiston, jonka avulla mallinnat, dokumentoit ja ylläpidät organisaatiosi kokonaisarkkitehtuurikuvauksia.

Opi lisää laadunhallinnasta

Tutustu palveluihimme tästä