Ota talteen IMS-vinkit ohjelmiston eri osioiden hyödyntämiseen

Suomalainen IMS on toimintajärjestelmän alusta laadunhallinnan perustaksi. Ohjelmisto tuo samaan paikkaan kaikki organisaation prosessit, dokumentit, käsikirjat, mittarit, raportit ja riskiarvioinnin. IMSin avulla voit rakentaa organisaatiollenne  laadunhallinta- tai johtamisjärjestelmän.

Arki helpottuu, kun ohjelmiston avulla tuot yhteen paikkaan toimintaa ohjaavan ja ajantasaisen dokumentaation ja ohjeistukset eli organisaation prosessikuvaukset, toimintaan liittyvän dokumentaation sekä käsikirjat. Selainpohjaisena ohjelmistona IMS tuo myös tukensa toimintaan, joka ei ole paikkasidonnaista.  Voit tutustua tarkemmin IMS-ohjelmistoon täällä.

Tässä tekstissä käymme läpi yksittäisiä vinkkejä ohjelmiston käytöstä osio kerrallaan. Läpikäytävät osiot ovat:

• dokumentit
• käsikirjat ja
• riskit.

Voit tutustua tarkemmin asiakastarinoidemme kautta siihen, kuinka ohjelmistoa hyödynnetään eri organisaatioissa. 

Dokumentit

Vinkki dokumenttien järjestelyyn ja siirtämiseen

IMS-ohjelmiston dokumentit-osiossa dokumenttien ja kansioiden järjestely auttaa selkeän kansiorakenteen ylläpidossa. Näin varmistat, että työssä tarvittavat dokumentit ja ohjeet ovat myös nopeasti löydettävissä oikean kansion kautta.

Kansioiden tai dokumenttien siirtäminen onnistuu helposti vasemmassa reunassa olevan Järjestele-painikkeen avulla. Näet yhdessä näkymässä koko kansiorakenteen ja voit esimerkiksi muuttaa kansioiden järjestystä, sekä siirtää kansioita ja dokumentteja toisen kansion sisälle. Alla olevalla videolla Tomi Saarinen käy läpi konkreettisen esimerkin dokumenttien järjestelystä IMS-ohjelmistossa.

Käsikirjat

Vinkki käsikirjan lukujen järjestämiseen

Samoin kuin dokumentit-osiossa, myös käsikirjan lukujen siirtäminen ja järjestäminen onnistuu Järjestele-toiminnolla. Sen avulla voit muuttaa käsikirjan eri lukujen järjestystä, tai siirtää yhden luvun toisen aliluvuksi. Videolla Aki Kärnä näyttää, miten käsikirjan lukuja voi järjestellä IMS-ohjelmistossa.

Vinkki käsikirjan viitelukujen tekemiseen

IMSin käsikirjat-osiossa voit tuoda haluamaasi käsikirjaan sisältöä myös toisesta käsikirjasta viiteluvun avulla. Näin mahdollistat halutessasi yhtenäiset ohjeistukset ja helpon päivittämisen.

Katso videolta esimerkki, miten konsernitason käsikirjasta tuodaan tietoa paikkakuntakohtaiseen käsikirjaan käyttämällä viitelukua. Tämän jälkeen myös kaikki konsernin käsikirjan kyseiseen lukuun tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti paikkakuntakohtaisen käsikirjan vastaavaan lukuun.

Riskit

Vinkki tehtävien hyödyntämiseen riskeissä

Riskit-osiossa tietylle riskille määritetyt toimenpiteet kannattaa vastuuttaa ja aikatauluttaa hyödyntämällä Tehtävät-toimintoa. Nimetylle tehtävälle voi tätä kautta asettaa esimerkiksi tekijän, aloitus- ja lopetuspäivämäärän, tehtävän muistutuksen, vastuuhenkilön tai -ryhmän, sekä hyväksyntäkäytännöt. Tätä kautta myös kaikki riskille tehdyt tehtävät jäävät talteen. Katso lyhyt esimerkki tehtävän hyödyntämisestä videolta.

Vinkki riskien luokittelutietojen hyödyntämiseen

Riskin luokittelutiedot voidaan ottaa käyttöön lisäämällä IMS-ohjelmiston ylläpidossa uusi luokittelutietokenttä. Luokittelutietoja on neljää eri tyyppiä:

• lyhyt tekstikenttä
• kalenteripäivämäärä
• IMS-ohjelmiston käyttäjä
• itse luotu pudotuslista

Tämän jälkeen luokittelutiedot tulee vielä määritellä ylläpidosta osioiden asetuksista, asettamalla valittu luokittelutietokenttä käyttöön. Kun luokittelutietokenttä on käytössä, ohjelmisto kysyy uuden riskin luomisen jälkeen määrittämään valitun luokittelutiedon. Luotu luokittelutieto löytyy myös riskien hakuehdoista. Luokittelutietokenttiä on mahdollista hyödyntää riskien lisäksi myös dokumenteissa ja käsikirjoissa.

Alla olevalta videolta näet konkreettisen esimerkin riskin paikkakuntakohtaisen luokittelutiedon hyödyntämisestä, sekä luokittelutiedon lisäämisestä riskit-osion etusivunäkymään ylläpidon listausnäkymän kautta.

Järjestämme IMS-ohjelmiston koulutuksia tasaisin väliajoin. Tutustu koulutuksiimme täältä ja ilmoittaudu mukaan sopivaan koulutukseen. 

Tietopankki IMS-ohjelmiston käyttäjän apuna

Arterin IMS- ja ARC-ohjelmiston käyttäjän tukena toimii Tietopankki asiakaspalvelun ja teknisentuen lisäksi. Tietopankkiin on viety erilaisia käytännön ohjeistuksia ohjelmistojen eri toiminnallisuuksista.

👉 Tutustu Tietopankkiin tästä: TIETOPANKKI