Missäköhän ne meidän tekemät prosessikuvaukset ovat? Nämä varmaan pitäisi käydä läpi ja päivittää? Ai meillä on tästä olemassa prosessikuvaus?
Varmasti monelle meistä tuttuja kysymyksiä prosesseihin liittyen. IMS on loistava paikka prosesseille, mutta siitäkään ei ole suurta iloa, jos henkilöstö ei näe niitä tai ne ovat auttamattomasti vanhentuneita.IMS:ssä saat suurta apua prosessien hyödyntämiseen ja ylläpitämiseen järjestelmän käyttäjäoikeuksia hyödyntämällä.
IMS-ohjelmiston käyttäjäoikeudet yleisesti
IMS:ssä käyttäjähallintaa tehdään käyttäjäryhmillä, joita voidaan luoda organisaation oman tarpeen mukaan. Käyttäjät lisätään järjestelmään ja heille määritetään erilaiset oikeudet käyttäjäryhmien mukaan. Yksi käyttäjä voi kuulua miten moneen eri käyttäjäryhmään tahansa. Erilaiset oikeudet asetetaan käyttäjäryhmille IMS:n eri osioissa.
Peruskäyttäjäoikeuksia on kolme:
Katsoja (näkee hyväksytyn sisällön)
Muokkaaja (saa luoda ja muokata sisältöä)
Hyväksyjä (hyväksyy luodun/muokatun sisällön)
Näiden lisäksi tärkeä käyttäjäoikeus on järjestelmänvalvojan käyttäjäoikeus, jonka tehtävänä on ylläpitää ja hallinnoida IMS:iä.
IMS:ssä on myös vastuukäyttäjä/-ryhmä, jolla on hieman erilainen rooli riippuen IMS:n osiosta, mutta esimerkiksi prosesseissa ja dokumenteissa vastuukäyttäjä/-ryhmä vastaa sisällön katselmoinneista. Vastuukäyttäjä/-ryhmä onkin tärkeä rooli, sillä esimerkiksi prosessit ja dokumentit ovat jatkuvasti päivittyviä ja ilman huolenpitoa ne vanhenevat.
Esimerkki prosessin ylläpitämisestä
Tunnistetulle prosessille X luodaan kaksi eri käyttäjäryhmää:
Prosessi X muokkaajat
ryhmään valitaan prosessista riippuen sopivan kokoinen määrä henkilöitä (esim. viisi henkilöä), jotka yhdessä tuntevat koko prosessin ja heillä on tietotaitoa sekä prosessien mallintamisesta teoriassa että käytännössä IMS:llä
muokkausoikeudet prosessiin X
Prosessi X hyväksyjät
prosessinomistajan ryhmä, johon kuuluu vain määritetty prosessinomistaja sekä mahdollisesti hänen sijaisensa
hyväksyjäoikeudet prosessiin X
Prosessi X muokkaajat -ryhmän paikallinen pääkäyttäjyys, jolloin hän saa lisätä ja poistaa prosessinsa muokkaajia ilman varsinaisia järjestelmävalvojan oikeuksia (pääkäyttäjyys voidaan lisätä myös Prosessi X muokkaajat -ryhmälle, jolloin käyttäjäryhmän jäsenet voivat myös itse lisätä ja poistaa käyttäjäryhmään kuuluvia jäseniä)
Jos ei ole mitään erityistä syytä, niin järjestelmässä kannattaa olla yksi yleinen Katsojat-käyttäjäryhmä, jolloin siihen kuuluvat henkilöt näkevät kaiken järjestelmässä hyväksytyn. Tällöin Prosessille X ei tarvitse luoda erikseen Prosessi X katsojat -ryhmää.
Organisaatiot voivat kuitenkin itse määrittää kenelle kaikille he antavat pääsyn toimintajärjestelmäänsä. Yleensä pääsy on organisaation omalla henkilöstöllä, mutta pääsy voi olla myös esimerkiksi asiakkailla, toimittajilla ja kumppaneilla. Tällöin pitää määrittää jo pelkästään se, mitä he siellä näkevät ja erilaisia katsojat-ryhmiä pitää luoda useampia.
Prosessikuvaukset saat pidettyä ajantasalla asettamalla sille katselmointiajan, esimerkiksi 6 kuukautta. On makuasia vastaako katselmoinneista prosessinomistaja vai muokkaajat. Suosittelen, että vastuukäyttäjäksi asetetaan kuitenkin käyttäjäryhmä, jolloin mahdollisten henkilöstövaihdosten myötä on huomattavasti pienempi työ vaihtaa uusi henkilö käyttäjäryhmään, kuin vaihtaa käyttäjä jokaiseen edeltäjän vastuulla olleeseen prosessiin.
Itse suosin tapaa, jossa muokkaajaryhmästä, esimerkin tapauksessa Prosessi X muokkaajat -käyttäjäryhmästä, tehdään vastuuryhmä. Katselmointiajan täyttyessä muokkaajien käyttäjäryhmälle tulee ilmoitus (sähköposti halutessaan), jolloin he yhdessä katselmoivat prosessin ja miettivät onko se vielä ajantasainen. Jos prosessissa ei ole tapahtunut muutoksia, he kuittaavat sen katselmoiduksi. Jos taas muutoksia on tullut, he tekevät tarvittavat muutokset ja lähettävät siitä hyväksyntäpyynnön prosessinomistajalle. Prosessienomistajan hyväksynnän jälkeen katselmointiaika alkaa taas alusta.
Tietopankki IMS-ohjelmiston käyttäjän apuna
Arterin IMS- ja ARC-ohjelmiston käyttäjän tukena toimii Tietopankki asiakaspalvelun ja teknisentuen lisäksi. Tietopankkiin on viety erilaisia käytännön ohjeistuksia ohjelmistojen eri toiminnallisuuksista.
Koulutuksissa käsitellään IMS-ohjelmiston eri toiminnallisuuksia käyttäjien näkökulmasta, heidän tarpeitaan tukien. Käymällä koko koulutussarjan hallitset IMS-ohjelmiston kaikki tärkeimmät ominaisuudet!
Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä käyttökokemuksen parantamiseen. Näistä evästeistä tarpeelliseksi luokitellut evästeet tallennetaan selaimeesi, koska ne ovat välttämättömiä verkkosivuston perustoimintojen toiminnalle. Käytämme myös kolmannen osapuolen evästeitä, jotka auttavat meitä analysoimaan ja ymmärtämään, miten käytät tätä verkkosivustoa, sekä näyttämään sinulle oleellista mainontaa. Nämä evästeet tallennetaan selaimeesi vain suostumuksellasi. Sinulla on myös mahdollisuus kieltäytyä näistä evästeistä. Joidenkin evästeiden käytöstä kieltäytyminen voi kuitenkin vaikuttaa selauskokemukseesi.
This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these cookies, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may have an effect on your browsing experience.
Tarpeelliset evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston oikean toiminnan kannalta. Tähän luokkaan kuuluvat vain ne evästeet, jotka takaavat verkkosivuston perustoiminnot ja turvaominaisuudet. Nämä evästeet eivät tallenna mitään henkilökohtaisia tietoja.
Evästeet, jotka eivät ole välttämättömiä verkkosivuston toiminnan kannalta ja joita käytetään käyttäjien henkilökohtaisten tietojen keräämiseen esimerkiksi analytiikan tai muun upotetun sisällön kautta, kutsutaan ei-välttämättömiksi evästeiksi. Käyttäjän suostumus on pakollinen ennen näiden evästeiden suorittamista verkkosivustolla.