Pidä IMS-prosessisi vireessä oikeilla käyttäjäoikeuksilla

Missäköhän ne meidän tekemät prosessikuvaukset ovat? Nämä varmaan pitäisi käydä läpi ja päivittää? Ai meillä on tästä olemassa prosessikuvaus?

Varmasti monelle meistä tuttuja kysymyksiä prosesseihin liittyen. IMS on loistava paikka prosesseille, mutta siitäkään ei ole suurta iloa, jos henkilöstö ei näe niitä tai ne ovat auttamattomasti vanhentuneita. IMS:ssä saat suurta apua prosessien hyödyntämiseen ja ylläpitämiseen järjestelmän käyttäjäoikeuksia hyödyntämällä.

IMS-ohjelmiston käyttäjäoikeudet yleisesti

IMS:ssä käyttäjähallintaa tehdään käyttäjäryhmillä, joita voidaan luoda organisaation oman tarpeen mukaan. Käyttäjät lisätään järjestelmään ja heille määritetään erilaiset oikeudet käyttäjäryhmien mukaan. Yksi käyttäjä voi kuulua miten moneen eri käyttäjäryhmään tahansa. Erilaiset oikeudet asetetaan käyttäjäryhmille IMS:n eri osioissa.

Peruskäyttäjäoikeuksia on kolme:

1. Katsoja (näkee hyväksytyn sisällön)
2. Muokkaaja (saa luoda ja muokata sisältöä)
3. Hyväksyjä (hyväksyy luodun/muokatun sisällön)

Näiden lisäksi tärkeä käyttäjäoikeus on järjestelmänvalvojan käyttäjäoikeus, jonka tehtävänä on ylläpitää ja hallinnoida IMS:iä.

IMS:ssä on myös vastuukäyttäjä/-ryhmä, jolla on hieman erilainen rooli riippuen IMS:n osiosta, mutta esimerkiksi prosesseissa ja dokumenteissa vastuukäyttäjä/-ryhmä vastaa sisällön katselmoinneista. Vastuukäyttäjä/-ryhmä onkin tärkeä rooli, sillä esimerkiksi prosessit ja dokumentit ovat jatkuvasti päivittyviä ja ilman huolenpitoa ne vanhenevat.

Esimerkki prosessin ylläpitämisestä

Tunnistetulle prosessille X luodaan kaksi eri käyttäjäryhmää:

• Prosessi X muokkaajat
  • ryhmään valitaan prosessista riippuen sopivan kokoinen määrä henkilöitä (esim. viisi henkilöä), jotka yhdessä tuntevat koko prosessin ja heillä on tietotaitoa sekä prosessien mallintamisesta teoriassa että käytännössä IMS:llä
  • muokkausoikeudet prosessiin X
• Prosessi X hyväksyjät
  • prosessinomistajan ryhmä, johon kuuluu vain määritetty prosessinomistaja sekä mahdollisesti hänen sijaisensa
  • hyväksyjäoikeudet prosessiin X
  • Prosessi X muokkaajat -ryhmän paikallinen pääkäyttäjyys, jolloin hän saa lisätä ja poistaa prosessinsa muokkaajia ilman varsinaisia järjestelmävalvojan oikeuksia (pääkäyttäjyys voidaan lisätä myös Prosessi X muokkaajat -ryhmälle, jolloin käyttäjäryhmän jäsenet voivat myös itse lisätä ja poistaa käyttäjäryhmään kuuluvia jäseniä)

Jos ei ole mitään erityistä syytä, niin järjestelmässä kannattaa olla yksi yleinen Katsojat-käyttäjäryhmä, jolloin siihen kuuluvat henkilöt näkevät kaiken järjestelmässä hyväksytyn. Tällöin Prosessille X ei tarvitse luoda erikseen Prosessi X katsojat -ryhmää.

Organisaatiot voivat kuitenkin itse määrittää kenelle kaikille he antavat pääsyn toimintajärjestelmäänsä. Yleensä pääsy on organisaation omalla henkilöstöllä, mutta pääsy voi olla myös esimerkiksi asiakkailla, toimittajilla ja kumppaneilla. Tällöin pitää määrittää jo pelkästään se, mitä he siellä näkevät ja erilaisia katsojat-ryhmiä pitää luoda useampia.

Prosessikuvaukset saat pidettyä ajantasalla asettamalla sille katselmointiajan, esimerkiksi 6 kuukautta. On makuasia vastaako katselmoinneista prosessinomistaja vai muokkaajat. Suosittelen, että vastuukäyttäjäksi asetetaan kuitenkin käyttäjäryhmä, jolloin mahdollisten henkilöstövaihdosten myötä on huomattavasti pienempi työ vaihtaa uusi henkilö käyttäjäryhmään, kuin vaihtaa käyttäjä jokaiseen edeltäjän vastuulla olleeseen prosessiin.

Itse suosin tapaa, jossa muokkaajaryhmästä, esimerkin tapauksessa Prosessi X muokkaajat -käyttäjäryhmästä, tehdään vastuuryhmä. Katselmointiajan täyttyessä muokkaajien käyttäjäryhmälle tulee ilmoitus (sähköposti halutessaan), jolloin he yhdessä katselmoivat prosessin ja miettivät onko se vielä ajantasainen. Jos prosessissa ei ole tapahtunut muutoksia, he kuittaavat sen katselmoiduksi. Jos taas muutoksia on tullut, he tekevät tarvittavat muutokset ja lähettävät siitä hyväksyntäpyynnön prosessinomistajalle. Prosessienomistajan hyväksynnän jälkeen katselmointiaika alkaa taas alusta.

Tietopankki IMS-ohjelmiston käyttäjän apuna

Arterin IMS- ja ARC-ohjelmiston käyttäjän tukena toimii Tietopankki asiakaspalvelun ja teknisentuen lisäksi. Tietopankkiin on viety erilaisia käytännön ohjeistuksia ohjelmistojen eri toiminnallisuuksista.

👉 Tutustu Tietopankkiin tästä: TIETOPANKKI