Laatulöpinät Podcast: Millainen on hyvä ohje? – 6 hyvän ohjeen tunnuspiirrettä

Mikä oikeastaan on ohje?

Toimintajärjestelmässä ohje on pienin palanen dokumentaation kokonaisuutta. Se kuvaa tyypillisesti yksittäisen työvaiheen tai toimenpiteen suorittamista, mutta sillä voidaan kattaa myös laajempaa tekemistä. Ohjeet toimivat apuna myös riskienhallinnassa ja riskien välttämisessä, esimerkiksi työturvallisuuteen liittyen.

Ohje antaa yksityiskohtaisen kuvauksen siitä, miten tietty työ suoritetaan oikeaoppisesti ja organisaation käytäntöjen mukaisesti. Myös prosessikuvaukset voidaan joskus mieltää ohjeeksi, mutta niiden käyttötarkoitukset eroavat kuitenkin toisistaan. Hyvän ohjeen tunnistaa siitä, että sille on tarve ja se on myös helposti löydettävissä esimerkiksi vikatilanteissa – hyvä ohje kertoo selkeästi, mitä tulee tehdä ja missä tulee onnistua.

Podcastissa käymme läpi 6 hyvän ohjeen tunnuspiirrettä:

1. Hyvä ohje on kirjoitettu sen lukijaa varten.Pohdi siis, kuka ohjeen lukee ja missä tilanteessa, sekä kannattaako käyttää lyhenteitä vai ei? Mieti mahdollisimman konkreettisesti, kuka ohjetta saattaa lukea ja missä tilanteessa. Tämän avulla dokumentaatiosta on mahdollisimman paljon hyötyä.
2. Hyvä ohje on aina tehty olemassa olevaan tai tulevaan ennakoituun tarpeeseen.Jos pystyt helposti kuvittelemaan ohjeelle lukijan sekä tilanteen, jossa sitä luetaan, ohjeelle on olemassa konkreettinen tarve. Ohjeen avulla voidaan esimerkiksi siirtää olemassa olevaa hiljaista tietoa organisaation yhteiseksi tietämykseksi. Muista myös, että joskus tarve ohjeen luomiselle voi syntyä esimerkiksi lain tai standardin vaatimuksesta.
3. Hyvä ohje on kirjoitettu kokonaisilla lauseilla ja pisteitä rohkeasti käyttäen.Ohje on samalla yksinkertainen: lauseet ovat helposti ymmärrettäviä ja teksti on suoraviivaista. Mitä pidempi ohje on, sitä tärkeämmäksi tekstin laatu nousee.
4. Hyvässä ohjeessa vältetään adjektiiveja, konditionaaleja sekä pyrkimistä.Tämä on hyvä muistaa myös kaikkeen laatujärjestelmän dokumentaatioon liittyen. Mutteri kiristetään – sitä ei pyritä kiristämään.
5. Hyvässä ohjeessa on hyödynnetty myös kuvia, videoita ja muita visuaalisia elementtejä, jotta tekstin määrä vähenee ja ymmärrettävyys paranee.Video-ohjeet kannattaa kuitenkin yleisesti pitää melko lyhyenä, jotta katsoja saa niistä tarvitsemansa tiedon nopeasti.
6. Lopuksi, hyvää ohjetta käytetään.Dokumenttienhallintajärjestelmä, joka tarjoaa seurantaa tai statistiikkaa dokumenttien käytöstä, voi antaa arvokasta tietoa organisaation laatu- ja kehitystyöstä vastaaville siitä, mitkä ohjeet tai dokumentit ovat ahkerimmin käytössä ja miksi.

Oivaltavia kuunteluhetkiä Laatulöpinöiden parissa! 

Kuuntele podcast:

Podcast-juontajana Laatulöpinöissä toimi Arterin asiantuntijapalveluiden päällikkönä toiminut Markus Meurman. Markuksen mottona on: ”Laatu on hauskaa”, ja laadunhallinta onkin ollut lähellä hänen sydäntään jo heti uran alkuajoista lähtien.

Suosittelemme myös:

• Aikasyöppö kuriin – dokumentit hallintaan | blogi + webinaari
• Näin viestit laadunhallinnasta selkeästi | blogi + webinaari
• Toimintajärjestelmä ja dokumentit osana läpinäkyvää viestintää | blogi + webinaari