Blogi

Prosessikuvausten hyödyntäminen prosessiriskejä metsästettäessä

Riskienhallinta on olennainen osa laadukasta toimintajärjestelmää ja sen merkitys on korostunut laadukkaan toiminnan turvaajana. Prosessikuvausten hyödyntäminen on tässä olennaisessa osassa.

Riskienhallinnalla pyritään esimerkiksi varmistamaan toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen, prosesseille tai sen tuotoksille asetettujen vaatimusten täyttyminen sekä asiakastyytyväisyyden lisääntyminen.

Riskienhallintaa voidaan tehdä monella eri tasolla ja organisaation prosessit ovat yksi looginen riskienhallinnan kohde. Hyvin laaditut prosessikuvaukset ovat oiva lähtökohta prosessien riskien tunnistamisessa ja hallinnassa, sillä niissä on dokumentoitu oleelliset asiat prosessista.

Prosessilähtöisessä riskien tunnistamisessa voidaan etsiä vastauksia esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

  • Mikä estää prosessia saavuttamasta haluttuja tuloksia?
  • Mikä estää asetettujen asiakas- ja sidosryhmävaatimusten täyttymisen?
  • Mikä estää asiakas- ja sidosryhmätyytyväisyyden lisääntymisen?

Edellä mainitut kysymykset mielessä voidaan prosessikuvauksia hyödyntäen kahlata läpi seuraavat prosessin osa-alueet

Prosessin alkutilanne/input

  • tarpeet
  • tiedot
  • materiaalit, osat, komponentit
  • palvelut

Prosessin ohjaus

  • ohjeet, mallit
  • tavoitteet, mittarit
  • vastuut, valtuudet
  • sopimukset
  • arvot, periaatteet, politiikat

Prosessin vaiheet

  • vaatimukset
  • kriittiset työvaiheet ja laadunvarmistus
  • tarkastukset, testaukset, valvonta

Prosessin mahdollistajat ja resurssit

  • henkilöstön taidot ja osaaminen
  • laitteet, tilat, välineet

Prosessin lopputulos/output

  • tuote, palvelu, ratkaisu
  • jalostettu tieto

Prosessikuvausten hyödyntäminen riskien tunnistamisessa mahdollistaa monipuolisen ja laajan näkemyksen kiteytymisen keskeisistä sekä merkittävistä prosessia koskevista riskeistä. Ja tämä puolestaan mahdollistaa riskien priorisoinnin ja tarkoituksenmukaisten toimenpiteiden määrittelyn sekä toteutuksen riskitasojen laskemiseksi.

Liittyvät materiaalit