Riskienhallinta on olennainen osa laadukasta toimintajärjestelmää ja sen merkitys on korostunut laadukkaan toiminnan turvaajana. Prosessikuvausten hyödyntäminen on tässä olennaisessa osassa.
Riskienhallinnalla pyritään esimerkiksi varmistamaan toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen, prosesseille tai sen tuotoksille asetettujen vaatimusten täyttyminen sekä asiakastyytyväisyyden lisääntyminen.
Riskienhallintaa voidaan tehdä monella eri tasolla ja organisaation prosessit ovat yksi looginen riskienhallinnan kohde. Hyvin laaditut prosessikuvaukset ovat oiva lähtökohta prosessien riskien tunnistamisessa ja hallinnassa, sillä niissä on dokumentoitu oleelliset asiat prosessista.
Prosessilähtöisessä riskien tunnistamisessa voidaan etsiä vastauksia esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:
- Mikä estää prosessia saavuttamasta haluttuja tuloksia?
- Mikä estää asetettujen asiakas- ja sidosryhmävaatimusten täyttymisen?
- Mikä estää asiakas- ja sidosryhmätyytyväisyyden lisääntymisen?
Edellä mainitut kysymykset mielessä voidaan prosessikuvauksia hyödyntäen kahlata läpi seuraavat prosessin osa-alueet
Prosessin alkutilanne/input
- tarpeet
- tiedot
- materiaalit, osat, komponentit
- palvelut
Prosessin ohjaus
- ohjeet, mallit
- tavoitteet, mittarit
- vastuut, valtuudet
- sopimukset
- arvot, periaatteet, politiikat
Prosessin vaiheet
- vaatimukset
- kriittiset työvaiheet ja laadunvarmistus
- tarkastukset, testaukset, valvonta
Prosessin mahdollistajat ja resurssit
- henkilöstön taidot ja osaaminen
- laitteet, tilat, välineet
Prosessin lopputulos/output
- tuote, palvelu, ratkaisu
- jalostettu tieto
Prosessikuvausten hyödyntäminen riskien tunnistamisessa mahdollistaa monipuolisen ja laajan näkemyksen kiteytymisen keskeisistä sekä merkittävistä prosessia koskevista riskeistä. Ja tämä puolestaan mahdollistaa riskien priorisoinnin ja tarkoituksenmukaisten toimenpiteiden määrittelyn sekä toteutuksen riskitasojen laskemiseksi.
