Raporttien rooli IMS-ohjelmistossa

IMS-ohjelmisto koostuu kuudesta pääosiosta (Prosessit, käsikirjat, dokumentit, mittarit, raportit ja riskit).

Harmittavan usein tilanne organisaatiossa on se, että prosessit käsitellään esimerkiksi PowerPointin, Vision tai Excelin avulla. Työohjeet ja muut asiakirjat taas löytyvät verkkotlevyltä hajallaan erilaisissa Word-dokumenteissa ja muissa formaateissa, joiden linkittäminen organisaation toimintaan on hankalaa.  Mittaristoja tehdään yksittäisiä toimintoja varten Exeleiden avulla ja toimintakäsikirjat on luotuna tekstitiedostona jossain. Palautteet ja poikkeamat saapuvat sähköpostien kautta ja ne tallennellaan kulleekin työntekijälle sillä hetkellä parhaiten sopivaan paikkaan.

IMS toimintajärjestelmän tarkoituksena on niputtaa kaikki yhteen ja samaan käyttöliittymään. Kaikki tarvittava tieto tuodaan yhteen paikkaan helpottamaan sen ylläpitoa ja löydettävyyttä. Kun tieto on yhdessä paikassa ja uusimmat versiot kaikilla käytössä on organisaatio huomattavasti tehokkaampi. Näin säästämme aikaa, resursseja, rahaa ja hermoja.

IMS-ohjelmisto tukee useita eri viitekehyksiä, kuten ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SHQS, EFQM, ja CAF. Standardien yksi tärkeimmistä tavoitteista on pyrkiä jatkuvaan parantamiseen. Sisäiset auditoinnit, selkeät laatutavoitteet, johdon katselmukset ja muun muassa organisaatiota tukevat mittaristot luovat tukevaa pohjaa laatutyölle, jossa poikkeammin hallinnan ja raporttien rooli on merkittävä.

Tänään blogikirjoituksen aiheenani onkin käsitellä IMS-ohjelmiston ja -toimintajärjestelmän raportit-osiota.

Tähän raportit-osiota käytetään

Poikkeaman havaitessa, laaditaan toimintaohjeet, joiden avulla vältytään toistamasta virheitä ja ehkäistään uusia. Poikkeama- ja erityistilanteiden hallinta on tärkeä osa organisaation toimintavarmuutta. Johdon pitää varmistaa, että poikkeama- ja erityistilanteiden hallinta on suunniteltu, miten toimitaan ja kenen vastuulla asia on. Roolit tiedottamisesta ja viestinnästä on myös määritelty.

Esimerkiksi. asiakaspalautteet, auditointihavainnoit, kehitysehdotukset, poikkeamat tai läheltä piti -tilanteet saadaan vaivattomasti hallittua yhdessä paikassa, jolloin ne eivät loju verkkolevyillä tai sähköpostissa odottamassa tekijäänsä tai tarvittavaa toimenpidettä.

1. IMS-ohjelmiston raportit-osiossa kirjaat vakiomuotoiset palautteet. Pystyt räätälöimään teidän toimintaanne tukevan palautteiden seurannan ja kirjaamisen.

2. Seurataan palautteiden etenemistä.

3. Kerätään tietoa ongelman aihettajasta.

4. Tehdään korjattavat ja ehkäisevät toimenpiteet.

Palautteita voidaan tilastoida ja raportoida eri ehdoilla. Raportit suunnitellaan osaksi jotain prosessia. Hyvin suunniteltu raporttipohja auttaa auttaa tässä sekä dokumentoi automaattisesti tiedon.