Miten prosesseja voidaan kehittää: Six Sigma DMAIC

Paljon on keskustelua siitä, miten organisaatioiden toimintaympäristö ja olosuhteet muuttuvat jatkuvasti – toisilla nopeammin ja toisilla hitaammin. Organisaation kohtaamat ulkoiset muutoshaasteet voivat liittyä vaikkapa toimintaympäristöön (esim. globaali ja kansallinen) tai teknologian kehittymiseen (esim. digitalisaatio). Sisäiset muutoshaasteet voivat puolestaan liittyä esimerkiksi prosessien suorituskykyyn ja kypsyystasoon tai organisaatiokulttuuriin ja johtamiskäytöntöihin.

Voisimme täten hetkeksi rauhoittua pohtimaan seuraavaa kysymystä:

Pystymmekö ennustamaan toimintaympäristön ja olosuhteiden muutosta?

Ehkä emme pysty – mutta sen sijaan voimme tehdä koko organisaation toimesta prosessien kehittämistä jatkuvasti osana normaalia työntekoa. Kestävää kehitystä ja kilpailukykyä on saavutettavissa pitkällä aikavälillä pienten jatkuvien kehitysaskelten toimesta – ja tällä matkalla kohtaamme tukuittain ongelmia.

Ongelmat ovat itse asiassa ”aarteita”, sillä niitä ratkomalla saadaan kehitystä aikaiseksi ja samalla turvataan tavoitteiden saavuttaminen olosuhteista huolimatta. Ongelmanratkaisuun ei tarvitse lähteä kylmiltään ja siihen on ajan saatossa kehitetty useita systemaattisia menetelmiä, kuten DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), 8D (the eight disciplines) ja PDC(S)A (Plan, Do, Check, (Study), Act). Näissä menetelmissä on samoja elementtejä sekä ajattelua seuraavan taulukon mukaisesti:

DMAIC-menetelmää käytetään 1) prosessien kehittämiseen prosessien vaihtelun ja virheiden vähentämiseen liittyvissä Six Sigma projekteissa, mutta sitä voidaan käyttää 2) myös yleisenä ongelmanratkaisun menetelmänä.

1) DMAIC-menetelmän käyttö Six Sigma projekteissa

DMAIC-menetelmän käyttöön on laadittu ohjaavat standarditISO 13053-1 ja ISO 13053-2, joissa kuvataan menetelmän periaatteet sekä menetelmään liittyviä työkaluja ja tekniikoita. ISO 13053-1 standardissa on määritelty DMAIC-menetelmän tarkoitusta seuraavasti:

Six Sigma -projektin päätarkoitus on ratkaista tietty ongelma ja edesauttaa siten organisaation liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Six Sigma -projekteja olisi käynnistettävä vain silloin, kun johonkin ongelmaan ei tiedetä ratkaisua. (Lähde ISO 13053-1, Prosessin kehittämisen kvantitatiiviset menetelmät. Six Sigma. Osa 1: DMAIC-menetelmä)

Lisäksi ISO 13053-1 standardissa kuvataan DMAIC-menetelmän perusteet Six Sigma projekteissa seuraavasti:

DMAIC-menetelmän tuloksekas käyttäminen vaatii erilaisten työkalujen ja tekniikoiden hallitsemista, joita voivat olla esimerkiksi:

Six Sigma -projektit organisoidaan tarkoituksenmukaisesti ja siihen osallistuvilla henkilöillä on selkeät roolit, vastuut ja osaaminen työkalujen sekä menetelmien käytöstä.

2) DMAIC-menetelmän käyttö yleisenä ongelmanratkaisun menetelmänä

DMAIC-menetelmää voidaan käyttää yleisenä systemaattisena ongelmanratkaisun menetelmänä ilman kytköstä järeisiin Six Sigma projekteihin. Tämä on ehkä kuitenkin suurimmalle osalle organisaatioista se käyttökelpoisempi tapa hyödyntää tuota testattua ja hyväksi havaittua menetelmää. Tässä kevyemmässä soveltamisessa voidaan edetä seuraavasti:

1. Määritä

• Keitä asiakkaat ovat (sisäiset tai ulkoiset)
• Mikä on asiakkaille tärkeää
• Mikä on ongelma ja missä ongelma on
• Mitä tavoitteita ongelmanratkaisulle asetetaan
• Ketkä ongelmanratkaisuun osallistuvat

2. Mittaa ja selvitä

• Prosessin suorituskyky
• Myös muut lisätiedot ongelman ratkaisemiseksi (havainnot, poikkeamat, palautteet)

3. Analysoi

• Mikä on tärkein virheisiin, tyytymättömyyteen tai tehottomuuteen vaikuttava(t) tekijä(t) à perus-/juurisyy(t)

4. Paranna

• Prosessia määrittämällä toimenpiteet, joilla ongelmia aiheuttava perus-/juurisyy(t) poistetaan

5. Valvo

• Että tehdyt toimenpiteet ovat olleet riittäviä
• Ja vakiinnuta muutos

Ongelman ratkaisussa käytetään samoja tekniikoita ja menetelmiä (esim. 5 x Miksi?,  syy-seurauskaavio), kuin mitä Six Sigma -projekteissa käytetään. Vaikka näitä tekniikoita ja menetelmiä tuntuu olevan paljon, onneksi perustekniikoiden oppiminen ja käyttäminen ei ole mitään rakettitiedettä. Ongelmanratkaisusta kannattaa laatia dokumentaatiota, joka voidaan jakaa ympäri organisaatiota. Ko. dokumentaatio voi sisältää mm. seuraavia asioita:

Nyt meidän olisi hyvä pohtia, kuinka tällä hetkellä pystymme ratkaisemaan eteen tulevat ongelmat. Meillä kaikilla voisi olla tavoitteena kehittää itsellemme ongelmanratkaisutaitoja ja -osaamista, jotta pystymme ratkaisemaan eteen putkahtavat ongelmat.

Perustuuko menetelmämme DMAIC:n, 8D:n, PDC(S)A:n tai johonkin muuhun on makuasia, mutta em. malleista on kyllä paljon ammennettavaa.