Blogi

Tiedonhallintamalli valmis, mitä seuraavaksi? – Ota haltuun muutosvaikutusten arviointi

Tiedonhallintamallin ei ole tarkoitus olla pelkkä staattinen tilannekuva siitä, miltä tiedonhallinta näytti vuonna 2020, vaan mallin tulee olla elävä ja kehittyä organisaation kehitysten mukana. Tämän vuoksi tiedonhallintamalliin kuuluu kriittisesti käsite muutosvaikutusten arviointi. Arviointi tulisi lain mukaan toteuttaa ainakin, mikäli kyseessä on tietojärjestelmän käyttöönotto tai olennainen hallinnollinen uudistus.

Mitä on muutosvaikutusten arviointi?

Muutosvaikutusten arviointi on kokoelma keinoja, joiden avulla tiedonhallintamallissa olevat kuvaukset olisi tarkoitus pitää ajan tasalla, ja on myös tiedonhallintalain minimisisältöä tiedonhallintamallille.

Muutosvaikutusten arviointi on dokumentointia

Muutosvaikutusten arviointiin liittyvä Valtioneuvoston julkaisema suositus, jonka löydät täältä, jakaa arvioinnin neljään pääotsakkeeseen, joiden alla on tarkentavia kysymyksiä kustakin aihealueesta. Nämä neljä näkökulmaa ovat

  • tiedonhallinnan järjestäminen,
  • tietoturvallisuus,
  • tietojen käsittely ja hyödyntäminen
  • ja asianhallinta.

Näkökulmat muodostavat pohjan sille, miten muutoksen vaikutuksia tulisi arvioida.

Muutosvaikutusten arviointi on prosessi

Tämä kysymyspatteristo ei kuitenkaan ole koko totuus, vaan muutokset tapahtuvat aina suuremmassa kontekstissa. Muutosvaikutusten arviointia tavallisesti edeltää muutostarpeiden tunnistamisen ja analysoinnin vaihe, eikä tule myöskään unohtaa muutoksen toteuttamista, koska sitähän pelkkä arviointi ei vielä ole.

Muutosvaikutusten arviointi jakautuu useaan vaiheeseen. Sillä on selkeä ”aloitustriggeri”, kun taas lopetustriggeri on hieman epäselvempi. Loppuuko esimerkiksi teidän organisaationne muutosvaikutusten arviointi siihen, kun vaikutukset on arvioitu, vai kattaako prosessi myös muutosten läpiviennin?

Muutosvaikutusten arviointi on tiekartta

Muutosten yhteydessä voidaan myös tarkemmin analysoida sitä, mistä yksittäiset muutokset ylipäätään johtuvat ja mihin ne liittyvät. Yleensä niiden olisi järkevää ajatella olevan linjassa joko organisaation strategian, lainsäädännöllisten uudistusten, tai parhaassa tapauksessa jopa molempien kanssa. Mistä syystä esimerkiksi tehtäisiin sellainen järjestelmähankinta, joka ei liity jonkun uuden lain täyttämiseen tai ole linjassa organisaation strategian kanssa?

Mistä syystä esimerkiksi tehtäisiin sellainen järjestelmähankinta, joka ei liity jonkun uuden lain täyttämiseen tai ole linjassa organisaation strategian kanssa?

Muutosvaikutusten arviointi on yhteyksiä

Tiedonhallintamallissa minimisisältöön kuuluu kuvattavien kappaleiden yhteyksien tunnistaminen. Ei kuvata vain tietojärjestelmiä, vaan kuvataan tietojärjestelmien yhteyksiä vaikkapa tietovarantoihin. Näitä yhteyksiä olisi hyvä tunnistaa ja analysoida juurikin silloin, kun ollaan muutoksen äärellä, koska asiat yleensä tuppaavat olemaan verkottuneita ja vaikuttavan toinen toisiinsa. Jos muutetaan järjestelmää, niin mitä tapahtuu niille prosesseille, joissa järjestelmää tarvitaan tai miten varmistetaan vaikkapa henkilötietojen keräämisen turvallisuus järjestelmän muuttuessa?

Miksi muutosvaikutusten arviointi on osa tiedonhallintalakia?

  • Muutos on varmaa, siihen on varauduttava.
    Muutostapahtumia on listattu jo itse tiedonhallintalakiin. Tästä esimerkkinä katseluyhteyksien ja teknisten rajapintojen tarjoaminen tietyissä tiedonantovelvoitteissa. Myös organisaation strategia ja kehityshankkeet aiheuttavat muutoksia tietojärjestelmiin ja hallintoon.
  • Riskien ennakoinnin ja muutosten ohjatun läpiviennin varmistamiseksi.
  • Kuvauksen ajantasaisuuden varmistamiseksi: Tiedonhallintamalli ei ole vain staattinen 2020-tilannekuva.

Käytännön esimerkkejä muutosvaikutusten arvioinnista ARC-ohjelmistolla

Pidin aiemmin webinaarin muutosvaikutusten arvioinnista ARC-ohjelmistoa hyödyntäen. Koostin siinä konsulttitiimimme yhdessä keräämiä ideoita mahdollisista toteutustavoista yhteen ARC-kaavioon, jonka löydät myös kuvana alta. Webinaarissa näytin myös muutamia konkreettisia esimerkkejä, miten esimerkiksi ohjelmiston Roadmap-työkalua voidaan hyödyntää osana muutosvaikutusten arvioinnin prosessia. Katso webinaari lataamalla se sivun alalaidasta.

Muutosvaikutusten arviointi ARC-ohjelmistolla
Muutosvaikutusten arviointi ARC-ohjelmistolla – esimerkkejä mahdollisista toteutustavoista (klikkaa kuva isommaksi)
Lue lisää:

Katso pitämäni webinaari muutosvaikutusten arvioinnista:

Täytä tietosi ja lataa webinaaritallenne

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Toni Vehmaanperä toimii Arterilla tiedonhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin konsulttina. Tonilla on vahva osaaminen ARC-ohjelmistosta ja sen hyödyntämisestä organisaatioiden toiminnan visuaalisessa mallintamisessa. Hän tuntee myös julkishallinnon tiedonhallintalain sekä GDPR-asetuksen vaatimukset.

Liittyvät materiaalit