Tiedonhallintamalli
Tiedonhallintayksikön on arvioitava palvelujen ja toimintaprosessien tietojenkäsittelyyn liittyvät tarpeet, sekä suunniteltava ja kuvattava tavat, joilla tietoaineistot muodostuvat tietovarantoihin. (Valtiovarainministeriö)
Tiedonhallintayksiköllä on oltava selkeä kuvaus toimintaympäristön tiedonhallinnasta. Tämä viittaa kuvattaviin tapoihin, joilla tietoaineistot muodostuvat tietovarantoihin.
Tiedonhallintamallin on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot (Janhunen, 2018)
1. Toimintaprosesseista: niitä kuvaavat nimikkeet, prosessista vastaava viranomainen, prosessin tarkoitus ja lopputulos sekä prosessin sidokset muihin prosesseihin
2. Tietovarannoista: tietovarantojen nimikkeet, kuvaukset tietovarantojen sidoksista niitä käyttäviin toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin sekä lisäksi tietovarantojen yleisin tietosuoja-asetuksen 30 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut tiedot riippumatta siitä, käsitelläänkö tietovarannossa henkilötietoja
3. Tietoaineistoista: tieto arkistoon siirtämisestä ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta
4. Tietojärjestelmistä: tietojärjestelmien nimikkeet, tietojärjestelmästä vastaava viranomainen, tietojärjestelmän käyttötarkoitukset, tietojärjestelmässä käsiteltävät tiedot, tietojärjestelmän liittymät muihin tietojärjestelmiin
5. Tietoturvajärjestelyistä
Arter tarjoaa ratkaisun tiedonhallintalain suunnittelu- ja kuvausvelvoitteiden tuottamiseen:
Autamme asiakasta vastaamaan näihin uuden lainsäädännön asettamiin vaatimuksiin ja hahmottamaan paremmin tietohallinnan kokonaisuutta, muodostamalla toimintaa tukevan tiedonhallinnan tilannekuvan:
- Valmistamme organisaatioita tiedon elinkaaren hallintaan tuottamalla ja keräämällä kokonaisarkkitehtuurikuvaukset tiedonhallinnan kannalta keskeisistä osa-alueista ARC-ohjelmistoon
- Jalostamme kerätyn tiedon julkaistavaan muotoon, jotta sitä voidaan jakaa organisaation sisällä sekä toisille viranomisille.
- ARC-ohjelmisto helpottaa mallinnustyötä sekä auttaa visuaalisuutensa puolesta hahmottamaan tiedon kokonaisuutena.
- Tarjoamme tiedonhallintamallipohjan ja työjärjestyksen mallin rakentamiseksi sekä konsultaatiota ja ohjausta työn organisoimiseksi
- Korostamme toiminnan merkitystä: mallin rakentaminen aloitetaan toimintaprosesseista, eli niistä organisaation prosesseista, joissa tietoa kerätään ja käytetään
- Tiedonhallinnan kokonaismallissa voimme tarkastella yksittäisten elementtien suhdetta kokonaisuuteen ja niiden yhteyksiä muihin elementteihin
Palvelun tuloksena saatte myös valmiudet muutossuunnitelmien laatimiseen jatkossa ja materiaalia tietotilinpäätöksen tekemiseksi
Lähteet:
Janhunen, K. (2018) Tietoturva tulevassa tiedonhallintalaissa
ja VAHTI 100, Väestörekisterikeskus (https://vm.fi/documents/10623/10084308/Tiedonhallintalaki+ja+VAHTI100_Kirsi_Janhunen.pdf/f891861e-62f9-43e2-a07b-d0800655cf64/Tiedonhallintalaki+ja+VAHTI100_Kirsi_Janhunen.pdf.pdf)
Blogin on kirjoittanut Juuse Montonen.