Onnistu laatujärjestelmän ylläpidossa

Laatujärjestelmän rakentaminen on projekti, mutta laatujärjestelmän ylläpito on prosessi – miten onnistua siinä?

Laatujärjestelmän rakentaminen on projekti, mutta sen ylläpito on prosessi. Tässä webinaarissa asiantuntijamme kertovat sinulle miten organisaatiosi onnistuu laatujärjestelmän ylläpidossa.

Onnistu laatujärjestelmän ylläpidossa -webinaaritallenteella vastaamme seuraaviin kysymyksiin:

• Kenen vastuulla laatujärjestelmän päivittäminen on.
• Mistä löytää aika järjestelmän rakenteesta huolehtimiseen.
• Jos tilanne on päässyt pahaksi, miten kokonaisuutta kannattaa pilkkoa ja priorisoida.
• Miten voit tehdä tilannekatsauksen laatujärjestelmään omin voimin.
• Kokemuksia Arterin omasta toimintajärjestelmän kehitysprojektista.
• Arterin Tilannekatsaus-palvelun mahdollisuudet.

Laatujärjestelmän ylläpito unohtuu liian helposti

Arjen muutoksissa laatujärjestelmän ylläpito voi yllättävän helposti jäädä tekemättä.

• Uusia dokumentteja tehdään ja tallennetaan, mutta vanhoja ei päivitetä tai rakenteet ja nimeämiskäytännöt jäävät katselmoimatta ja muokkaamatta muutosten mukana.
• Pikkuhiljaa järjestelmään alkaa kertyä epäkuranttia sisältöä.
• Kun epäkuranttia sisältöä on liikaa, luottamus järjestelmän sisältöön rapautuu ja rinnalle voi syntyä varjodokumentointia.

Mitä tällaisessa tilanteessa tulisi tehdä?

Laatujärjestelmän ylläpito kuuluu koko henkilöstölle – voit lähestyä järjestelmän ylläpitoa näistä 4 näkökulmasta

Organisaatiosi tarpeet määrittävät laatujärjestelmän sisällön. Voit lähestyä laatujärjestelmää sinne dokumentoitavan tiedon kautta. Alle on jaoteltu minkä tyyppistä ja kenen vastuulle mikäkin dokumentaatio kuuluu laatujärjestelmässä:

1. Periaatetaso: Arvot, periaatteet, politiikat, lait
   Vastuu: Tämä taso on organisaation johdon vastuulla.
2. Rakennetaso: Organisaatiorakenne, viitekehys hallintajärjestelmälle/laatujärjestelmälle.
   Vastuu: Tämä taso on organisaation johdon vastuulla.
3. Tekemisen taso eli prosessitaso: Työketjujen kokonaisuus (johtaminen, ydin- ja tuki),asioiden sujuvuus, missä tehdään mitäkin ja kuka tekee, hajautetut versus keskitetyt tekemiset, Palvelukartta /Prosessikartta / Järjestelmäsalkku, tiedon laadun määrittely.
   Vastuu: Tämä taso on päälliköiden/prosessien omistajien vastuulla.
4. Sisältötaso: Vakioidut käytännöt, palvelukuvaukset, työohjeet, lomakkeet, miten tieto virtaa prosesseissa – on tärkeää ja onko tieto käytettävää.
   Vastuu: Tämä taso on prosessien tekijöiden/toteuttajien vastuulla.

Hyödynnä valmis 10 kohdan lista organisaatiosi laatujärjestelmän läpikäyntiin

Laatujärjestelmän ylläpidossa tai siivousprojektissa ISO-standardin mukainen järjestys kannattaa muokata tavoitteesi mukaiseksi. Tässä yksi esimerkki siitä, mitä asioita voit laatupäällikkönä käydä läpi oman organisaatiosi laatujärjestelmästä.

1. Koulutus ja osaaminen

Onko henkilöstön laatuosaamista arvioitu ja kehitetty? Onko järjestetty laatuun liittyvää koulutusta viimeisen vuoden aikana? Ovatko pätevyysvaatimukset määritelty eri tehtävissä? Hanki koulutusta tai kouluta itse organisaatiotasi.

2. Prosessit ja mittarit

Onko prosessihierarkia ja prosessipuu ajantasalla? Onko keskeiset prosessit tunnistettu ja kuvattu? Onko prosessien suorituskykyä mitattu ja analysoitu? Toteutuuko jatkuvan parantamisen periaate?

3. Poikkeamat, reklamaatiot ja korjaavat toimenpiteet

Onko poikkeamat dokumentoitu ja käsitelty asianmukaisesti? Toteutuuko juurisyiden analysointi ja korjaavien toimenpiteiden seuranta? Onko asiakaspalautteita ja reklamaatioita analysoitu ja hyödynnetty?

4. Dokumentaatio

Onko laatujärjestelmän dokumentaatio ajan tasalla? Ovatko menettelyt, ohjeet ja lomakkeet saatavilla ja käytössä? Onko dokumenttien hallinnassa määritelty versiointi,  hyväksymisprosessit ja katselmointikäytännöt?

5. Organisaation vastuut ja roolit

Onko roolit ja -vastuut määritelty ja dokumentoitu? Onko henkilöstö tietoinen omista vastuistaan laatujärjestelmän osalta? Onko laatupäällikön tehtävät ja toimivalta selkeä?

6. Johdon katselmus

Onko viimeisin johdon katselmus pidetty ja dokumentoitu? Sisältääkö katselmus tarvittavat elementit (tulokset, tavoitteet, parannuskohteet)? Onko johdon päätökset ja toimenpiteet viety käytäntöön?

7. Sisäiset auditoinnit

Onko sisäisiä auditointeja suoritettu suunnitelman mukaisesti? Onko auditoinneista saadut havainnot käsitelty ja dokumentoitu? Onko auditoijat koulutettu ja puolueettomia?

8. Riskien- ja mahdollisuuksien hallinta

Onko laatujärjestelmässä huomioitu riskienhallinta? Ovatko tunnistetut riskit arvioitu ja hallintatoimenpiteet määritelty? Hyödynnetäänkö mahdollisuuksia strategisesti?

9. Parannustoimenpiteet ja kehittäminen

Onko tunnistettu kehityskohteita? Onko parannustoimenpiteet kirjattu ja aikataulutettu? Seurataanko toimenpiteiden toteutumista ja vaikutuksia?

10. Yleiskuvaus ja perustiedot

Onko laatujärjestelmän kuvaus ajan tasalla? Onko organisaation laatuvisio, -politiikka ja -tavoitteet selkeästi määritelty ja viestitty?

PDCA-sykli toimii laatujärjestelmän ylläpidon tukena ja isompien siivousprojektien taustalla

Toiminnan kehittämisen PDCA-sykli toimii myös laatujärjestelmän siivoamisessa, kas näin:

1. Plan = suunnittele projekti, sen tavoitteet ja aikataulu.
2. Do = toteuta projekti tehdyn suunnitelman mukaan.
3. Check = tarkista tai luo niin sanottuja tarkistuspisteitä projektiin esimerkiksi laatujärjestelmän yhteinen läpikäynti koko organisaatiolle tai vaikka liiketoiminnoittain.
4. Act = toimi kuten olette laatujärjestelmään kuvanneet toimivanne. Muista myös luoda sisältöjen ylläpito- ja katselmointikäytännöt.

Vaikka jatkuva parantaminen ja PDCA-malli olisikin aktiivisessa käytössä, isompia kehitys- tai siivousprojekteja joutuu toisinaan toteuttaa.

ISO-standardit uudistuvat lähivuosina – siisti organisaatiosi laatujärjestelmää nyt jo

ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 uudistuvat 2026-2027 aikana. Nyt on siis oivallinen hetki siistiä ja läpikäydä oman organisaatiosi laatujärjestelmä, jotta uudistuviin standardien edellytyksiin vastaaminen on hieman helpompaa.

• ISO 9001 -standardin uusi versio julkaistaan 2026 loppuvuodesta.
• ISO 14001 -standardin uusi versio julkaistaan 2025-2026 vaihteen tienoilla.
• ISO 45001 -standardin uusi versio julkaistaan keväällä 2027.

Lue lisää ISO-standardien uudistumisesta täällä.

Näin Arter voi auttaa sinua ja organisaatiotasi laatujärjestelmän ylläpidossa

• Arterilta saat koulutusta ja konsultointia laatujärjestelmän ja toimintajärjestelmän ylläpitoon, olipa järjestelmä rakennettu IMS-ohjelmistolla tai jollain muulla järjestelmällä.
• IMS-ohjelmiston asiakkaillemme on tarjolla valmis palvelu – Tilanneanalyysi – organisaatiosi IMS-ohjelmiston käyttöön. Palvelu on erityisen hyvä laatujärjestelmän kehitystä ja ylläpitoa ajatellen. Tutustu tästä Tilanneanalyysiin tarkemmin.
• Mikäli etsinnässä on vielä järjestelmä, jonka avulla voit rakentaa organisaatiollesi oman laatujärjestelmän, tutustu IMS-ohjelmistoon tästä. IMSillä rakennat koko organisaatiosi tarpeita palvelevan laatujärjestelmän, jonka ylläpidosta vastaa koko henkilöstö.