Ahola Group
Ahola on 1955 perustettu logistiikka-alan perheyritys ja tänä päivänä Aholan kautta työllistyy noin 700 henkilöä. Aholan yhtenä tavoitteena on modernisoida perinteistä logistiikkaa.
Ahola Groupin toiminnan voi jakaa kolmeen toimintoon:
- Ahola Transport – keskittyy maantiekuljetuksiin.
- Ahola Special – keskittyy erikoiskuljetuksiin ja projektilogistiikkaan.
- Ahola Digital – tarjoaa logistiikan digitaalisia ratkaisuja.
Voit tutustua tarkemmin Ahola Groupin toimintaan tästä.
Asiakastarina tiivistetysti:
LÄHTÖTILANNE: Tarve työkalulle, jonka avulla kasvavan organisaation kokonaisarkkitehtuuritarpeisiin voi vastata. Tarpeena kasvattaa ymmärrystä toiminnan kokonaiskuvasta ja koota tiedonhallintaan liittyvä tieto yhteen paikkaan.
RATKAISU: Kokonaisarkkitehtuurin mallintaminen ja hallinta ARC-ohjelmiston avulla.
TULOKSET: Ahola Group on kuvannut ARC-ohjelmistoon esimerkiksi tietoryhmät, tietovarannot, rekisterit sekä päätietoryhmät. ARCista löytyvää tietoa on hyödynnetty muun muassa tavoitetilojen suunnittelussa sekä mahdollisten vikatilanteiden paikallistamisessa.
ARC-ohjelmiston käyttöönoton taustat
Ahola Group otti ARC-ohjelmiston käyttöönsä keväällä 2021. Ohjelmiston käyttöönotto sijoittui samaan aikaan, kun asiakkaamme alkoi kasvattamaan tietohallinnon tiimiään.
ARC-ohjelmiston käyttöönottoon kuului kuuden tunnin työpajoja, joissa käytiin Arterin asiantuntijoiden kanssa läpi ohjelmiston toiminnallisuuksia sekä millaista tietoa ARC-ohjelmistoon on järkevää viedä.
Lähtötaso kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämisessä osana toimintaamme ohjelmiston käyttöönoton aikaan oli lähes nolla. Tarve kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämiselle liittyi myös konsernimme kasvuun. Tavoitteenamme oli kuvata ja ymmärtää mitä kokonaisuuksia toimintaamme kuuluu, mitä tietoa tuotetaan ja miten tieto liikkuu.”
Ahola Groupin Data Coordinator Jukka Keskisipilä avaa ARC-ohjelmiston käyttöönoton taustoja.
Jukka kertoo myös organisaatiossa olleen muutoksia samoihin aikoihin, kun ARC-ohjelmiston käyttöönottoa suunniteltiin. Ahola Group muutettiin emoyhtiöksi, jonne siirrettiin konsernin sisäiset tukipalvelut ja samalla IT:n yhteyteen perustettiin tietohallinnon tiimi.
Ahola Groupissa kokonaisarkkitehtuuria lähdettiin kuvaamaan ylätasolta ja samalla linjalla jatketaan edelleen eli konsernin toimintoja ja toimintaa ei ole kuvattu kovin yksityiskohtaisella tasolla ARC-ohjelmistoon.
Ohjelmiston käyttöönotto toteutettiin pienellä porukalla
Asiakkaallamme oli kolme henkilöä ohjelmiston käyttöönotossa mukana ja edelleen samat henkilöt toimivat ARCin pääkäyttäjinä.
Toistaiseksi ARC on Ahola Groupissa tietohallinnon työkalu, mutta Jukka kertoo heillä olleen keskusteluissa mukana myös se, mitä hyötyä ohjelmisto voisi tuottaa myös muulle organisaatiolle.
Millaisissa tilanteissa ARC-ohjelmisto avataan ja missä tilanteissa tarkastellaan arkkitehtuuri- tai tiedonhallintakuvauksia?
ARCia pyritään käyttämään mahdollisimman usein ja mahdollisimman pienellä kynnyksellä. Esimerkiksi, jos jossain palaverissa käy ilmi, että jokin tieto ei ole liikkunut järjestelmien välillä, pyritään ongelma paikantamaan ARCissa olevien yhteyskaavioiden avulla”, Jukka kertoo.
Lisäksi ARCissa olevaa tietoa päivitetään aina kun käy ilmi, että jokin tieto on muuttunut tai päivittynyt, jotta ARC-ohjelmistoon syötettävän tai päivitettävän tiedon määrä ei kerääntyisi.
Kun ARCissa oleva tieto on ajantasalla, tiedon avulla on mahdollista ratkoa muun muassa edellä mainittuja ongelmatilanteita.
Hyödynnetäänkö ARCissa olevaa tietoa esimerkiksi tavoitetilojen suunnittelussa?
Kyllä, eli ARCia hyödynnetään esimerkiksi tilanteissa, joissa pohditaan uuden järjestelmän hankintaa. Eli ARCissa olevan tiedon avulla pystytään arvioimaan, olisiko uudesta ohjelmistosta hyötyä ja mihin asioihin tai tietoon uuden ohjelmiston hankkiminen vaikuttaa ja millä rooleilla tulee olla pääsy uuteen järjestelmään”, Jukka avaa ohjelmiston käyttötapoja.
Yleisesti ottaen kokonaisarkkitehtuurissa nykytilakuvauksien avulla organisaatio voi suunnitella, miten haluttuun tavoitetilaan on mahdollista päästä ja mihin asioihin suunnitellut muutokset vaikuttavat vaikkapa eri ohjelmistojen hankinnan tai tiedon liikkumisen suhteen.
Mitä asioita oli kokonaisarkkitehtuuriin liittyen valmiina ja mitä tietoa tuotettiin alusta alkaen ARC-ohjelmistoon?
Tietoa oli jo valmiina, ja ARCin käyttöönotton yhdeksi tavoitteeksi asetimme sen, että tiedonhallintaan liittyvä tieto olisi yhdessä paikassa eli ARCissa”, Jukka kertoo.
Asiakkaamme dokumentoi ohjelmiston käyttöönoton aikana esimerkiksi sen, kuka organisaatiosta omistaa esimerkiksi tietyn järjestelmän tai prosessin.
Tiedon dokumentointi toteutettiin ARCilla siten, että organisaatioista tehtiin ensin malli ja lista elementtejä -kentällä järjestelmiä linkitettiin eri organisaatioihin.
Mitä ARCilla on tarkoitus tehdä seuraavaksi?
Suunnitteilla on toteuttaa kvartaaleittain isompi tsekkaus, auditoinnin kaltainen, tiedon ajantasaisuuten liittyen ARCissa. Lisäksi tavoitteenamme on tiedon ja tietojärjestelmien omistajuuden määrittäminen. Näiden toimintojen avulla pystymme varmistumaan siitä, että ARCissa oleva tieto pysyy ajantasalla”, Jukka kertoo.
Vuosikellon määrittäminen tiedon ajantasaisuuden ylläpitoon on hyvä toimintatapa, jotta tieto ARCissa on luotettavaa.
Mikäli ARCissa on paljon tietoa, on tiedon ylläpito järkevää vastuuttaa eri henkilöille tai vastaavasti tavoitella tilaa, jossa ARCiin on kirjattu vain oleellisimman tiedot, jotta tiedon ylläpito pysyy hallussa.
Tiedonhallintalaki ei velvoita Ahola Groupia, mutta tietoa on kerätty ARCiin tiedonhallintamallia hyödyntämällä. Mitä hyötyä tiedonhallintamallin hyödyntäminen on tuottanut Ahola Groupille?
Tiedonhallintamallin hyödyntäminen on tuottanut meille hyötyä kilpailuvaltin näkökulmasta: mallin hyödyntäminen osoittaa sen, että tiedonhallintaa tehdään Ahola Groupissa systemaattisesti ja asioita on mietitty”, Jukka kertoo.
Lisäksi asiakkaamme on alustavasti miettinyt, että ARCia tultaisiin hyödyntämään tietoturvan ja sen kehittämistyön tukena.
Konsultin tuki ja kokemus tiedonhallintamallin ja kokonaisarkkitehtuurikuvauksien tekemisestä ARCiin toi hyötyä esimerkiksi siihen, kun Ahola Groupille tehtiin oma metamalli tiedon liikkumisesta ja järjestelmien yhteyksistä.
Minkälaisia kuvauksia tietoarkkitehtuurista on käytössä eli tietoryhmät, tietovarannot, rekisterit jne?
Tietoryhmät, tietovarannot, rekisterit sekä päätietoryhmät ovat käytössä. Tietoryhmätasosta emme ole menneet syvemmälle. Rekistereitä on myös henkilötietosuojan ja GDPR pohjalta listattuna ja listojen sisältöjä”, Jukka luettelee.
Yleisesti ottaen kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa harvoin tehdään tarkkoja tietoarkkitehtuurikuvauksia ellei ole esimerkiksi tiedonhallintalaista tulevia vaatimuksia, joihin kuvauksien avulla vastataan. Myös GDPR:sta tulevat vaatimukset ovat yleisluontoisia.
Ahola Groupilla on useampi tasoinen tietoarkkitehtuurikuvaus mallinnettuna ARCiin.
Mitä ohjelmiston käyttöönotossa voisi tehdä toisin?
Koska lähtötasomme oli alhainen ja ARCissa olevat termit aiheuttivat pohdintaa, miettisin keinoja käyttöön otettavien termien sisäistämisen tukemiseen sekä lähtötason tunnistamiseen”, Jukka pohtii.
ARC-ohjelmistossa käytössä olevat termit liittyvät esimerkiksi siihen, minkä nimisiä mallit ovat ARCissa eli fyysinen tietovaranto tai teknologiaresurssi.
Mitkä hyödyt yllättivät ARCissa?
Se, miten esimerkiksi ARCista saa tiedot ulos Excelinä. Taulukkoa voi täyttää jossain muualla kuin ARCissa. Esimerkiksi henkilö, jolla ei ole ARCia käytössä, voi lisätä tietoja suoraan Exceliin, jonka voi viedä takaisin ARCiin lisättyjen tietojen kera”, Jukka kertoo.
Taulukoiden export- ja import-toiminnallisuus auttaa erityisesti tilanteissa, joissa jo olemassa olevaa tietoa halutaan vielä ARCiin tai jos tietoa halutaan kerätä henkilöiden avulla, joilla ei ole ARCiin käyttäjäoikeuksia.
Export- ja import-toiminnallisuus on myös hyödyllinen ARC-ohjelmiston käyttöönotossa, jos organisaatiolta löytyy jo tietoa kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin liittyen omista Excel-taulukoinneista.
