Traficom

Traficomin eli Liikenne- ja viestintäviraston tehtävänä on rakentaa parhaita yhteyksiä, jotta ihmiset, data ja tavarat liikkuvat sujuvasti, turvallisesti ja kestävästi.

Traficom rakentaa yhteiskuntamme toimintavarmuutta parantamalla liikenteen ja digiyhteiskunnan turvallisuutta. Lisäksi asiakkaallamme on tärkeä rooli siinä, että suomalaiset voivat asioida, työskennellä, hankkia tietoa ja palveluita sujuvasti ja turvallisesti verkossa.

Asiakastarina tiivistetysti:

  • Traficom on hyödyntänyt toiminnassaan IMS-ohjelmistoa jo vuodesta 2012 lähtien, kaikissa liikennemuodoissa, muun muassa prosessien kuvaamisessa ja työtä ohjaavan dokumentaatio hallinnassa.
  • Traficomin Liikennejärjestelmäpalvelut-osaamisalueella on Merenkulun lippuvaltiotoiminnan osalta ISO 9001 -laatusertifikaatti. IMS-ohjelmiston avulla asiakkaamme varmistaa sertifikaatin edellytyksien mukaisen toiminnan.
  • IMS-ohjelmisto tukee Traficomin asiantuntijoiden substanssitekemistä: ohjelmisto tekee ajantasaisesta työtäohjaavan dokumentaation löytämisestä helppoa, organisaation toiminta on läpinäkyvää kun toiminta on kuvattu ja dokumentoitu, lisäksi organisaation toimintaa kehitetään IMSiin dokumentoidun tiedon perusteella esimerkiksi prosessimittareiden, poikkeama- ja kehitysidearaporttien sekä prosessikuvauksien avulla.

Tässä referenssissä pääset tutustumaan tarkemmin Traficomin Liikennejärjestelmäpalvelut osaamisalueen tapaan hyödyntää IMS-ohjelmistoa.

Toimintajärjestelmän rooli Traficomin toiminnassa

Traficomin organisaation toiminta on jaettu kolmeen vaikuttavuusverkostoon ja neljään osaamisalueeseen:

Vaikuttavuusverkostot:

    1. Tulevaisuuden toimiva liikenne
    2. Kestävä ja puhdas ympäristö
    3. Liikennemarkkina

Osaamisalueet:

    1. Autoilijan palvelut
    2. Liikennejärjestelmäpalvelut
    3. Digitaaliset yhteydet
    4. Kyberturvallisuuskeskus

Traficom on laaja virasto, jonka toiminnan voidaan sanoa ulottuvan aina merenpohjasta avaruuteen saakka. Traficom työllistää kaiken kaikkiaan noin 1000 henkilöä, joiden avulla muuttuvan maailman tarpeisiin haetaan, kehitetään ja tarjotaan liikenne- ja viestintäratkaisuja.

Liikennejärjestelmäpalvelut-osaamisalueella hoidetaan merenkulkuun, veneilyyn, merikartoitukseen, vesiväyliin, raideliikenteeseen, tieinfraan, yksityisteihin, liikenteen digitalisaatioon ja tilastoihin, liikkumisen palveluihin ja ilmailuun liittyviä tehtäviä.

Osaamisalueella on Merenkulun lippuvaltiotoiminnan osalta ISO 9001 -laatusertifikaatti.

IMS-ohjelmisto Traficomin arjessa

Traficom on hyödyntänyt toiminnassaan IMS-ohjelmistoa jo vuodesta 2012 lähtien, kaikissa liikennemuodoissa, muun muassa prosessien kuvaamisessa ja työtä ohjaavan dokumentaatio hallinnassa.

Traficomin Liikennejärjestelmäpalvelut -osaamisalueen laatutiimiä vetää Susanna Jansson. Hän on johtava asiantuntija, joka vastaa Lippuvaltiotoiminnan laatujärjestelmän ylläpidosta, vaatimustenmukaisuudesta ja jatkuvasta kehittämisestä.

IMS tukee asiantuntijoidemme substanssitekemistä eri liikennemuodoissa – johtamisjärjestelmä Traficomissa tulee muuta kautta”, Susanna avaa IMSin roolia Traficom toiminnassa.

Laura Tirronen toimii Traficomin Liikennejärjestelmäpalveluiden johdon kehittämistehtävissä. Hänen vastuulleen kuuluu pitää huolta osaamisalueen yhteisistä toimintamalleista ja niiden kehittämisestä. Lisäksi hän on toimintajärjestelmään liittyvässä tekemisessä mukana ja tukee osaamisalueen johtoa tuottamalla heille relevanttia tietoa organisaation toiminnasta muun muassa IMS-ohjelmiston avulla.

IMS-ohjelmisto kokoaa työtäohjaavan tiedon helposti löytyväksi ja kaikilla pysyy kuva siitä, mitkä ovat ajantasaiset ja hyväksytyt toimintaa ohjaavat työohjeet. IMS-ohjelmiston avulla osaamisalueella varmistetaan, että kaikilla on ajantasaiset, omaa työtä koskevat ohjeistukset käytössään”, Laura painottaa.

Laura kertoo myös, että uusien työntekijöiden perehdytyksessä hyödynnetään IMSissä olevaa dokumentaatiota.

Traficomin Petri Öhrmark tukee organisaatiota erilaisissa kansainvälisestä sääntelystä johdettavista vaatimustenmukaisuuteen liittyvissä asioissa, mukaan luettuna ISO 9001 -sertifioidun laadunhallintajärjestelmän ylläpito ja kehittäminen.

Traficomin toiminnalle tulee tavoitteita muun muassa hallitusohjelmaa toteuttavasta viraston ja Liikenne- ja viestintäministeriön välillä tehtävästä tulossopimuksesta. IMSin avulla mietitään miten tavoitteisiin päästään esimerkiksi prosessikuvauksien avulla”, Petri kertoo IMSin toiminnallisuuksien hyödyntämisestä.

Traficomilla prosessikuvauksia käydään yhdessä läpi ja pohditaan tukeeko esimerkiksi nykyinen toimintamalli tavoitteiden saavuttamista ja vaikuttaako prosessikuvauksen mukainen toiminta johonkin ilmiöön. Lisäksi IMSiin luotujen prosessimittarien avulla asiakkaamme mittaa esimerkiksi sitä, mitä prosessissa on saatu aikaan.

Kuinka IMS-ohjelmisto näkyy ISO 9001 -sertifikaatin mukaisessa toiminnassa?

Asiakkaamme on luonut IMS-ohjelmistoon laatukäsikirjan, jonka avulla organisaatio vastaa ISO 9001 -standardin edellytyksiin. Käsikirjan lisäksi Lippuvaltiotoiminnan prosessikuvaukset löytyvät IMSistä.

Laatutyön peruselementit ovat osaamisalueen toiminnassa olemassa – joko tekeminen tai lopputulos on tavoitteena vakioida”, Petri kertoo.

IMS-ohjelmiston avulla sertifikaatin vaatimustenmukaista toimintaa pystytään helposti hallinnoimaan.

Traficomin Liikennejärjestelmäpalvelujen toimintaa auditoidaan paljon sisäisesti ja ulkoisesti. Auditoinneissa havaitut poikkeamat ja kehitysehdotukset dokumentoidaan IMSin raportti-osion avulla. Näin meillä on jatkuva näkyvyys, mitä havaintoja on tullut mistäkin auditoinnista ja mitä niiden osalta on tehty”, Susanna kertoo.

Asiakkaamme on vienyt ISO 9001 -standardiin liittyvät toiminnan mittarit IMSiin ja henkilöstön tekemät poikkeamahavainnot raportoidaan ja niihin reagointi dokumentoidaan IMSin avulla.

Lisäksi Laura nostaa esille toiminnan läpinäkyvyyden korostamisen IMS-ohjelmiston avulla:

Toimintamme läpinäkyvyys on tärkeää ja ulkoisissa auditoinneissa on helppo näyttää IMSin avulla, miten toimimme tai miten toimintaa ohjataan toimintajärjestelmässä olevan dokumentaation ja prosessikuvauksien avulla.”

Susanna kertoo IMS-ohjelmiston prosessien kuvauksen kolmisivutekniikan olevan varsin hyvä, koska prosessikaavio pystyy selkeänä tämän tämän tekniikan avulla. Ohjeistukset ja muu prosessiin liittyvä dokumentaatio pystytään tuomaan prosessikuvauksen yhteyteen tekniikan avulla.

Kolmisivutekniikka on Arterin perustajajäsenien luoma tekniikka. Sillä tarkoitetaan prosessikuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista, sekä vaiheidenkuvaus-sivun, jossa voit avata tarkemmin prosessin työvaiheita.

Kolmisivutekniikan ansiosta sinun ei tarvitse mahduttaa prosessikaaviokuvaan kaikkea prosessin toteuttamiseen liittyvää tietoa. Nimensä mukaisesti kolmisivutekniikalla prosessista syntyy kolme sivua tietoa:

  1. Yhteenveto,
  2. prosessikaavio ja
  3. vaiheidenkuvaus.

👉 Lue lisää prosessien kolmisivutekniikasta täällä. 

Traficom päätti rakentaa toimintajärjestelmänsä toimintansa mukaan – ei organisaatiorakenteen

IMSin pitkä historia Traficomin käytössä on kasvattanut tietomäärää asiakkaamme IMS-ympäristössä.

Traficomilla IMS on asennettu omalle palvelimelle. Keväällä 2021 IMS-ohjelmisto päivitettiin uusimpaan versioon ja asiakkaamme tavoitteena on siirtää vanhasta IMS-ympäristöstään vain ajankohtaiset sisällöt uudella palvelimella sijaitsevaan IMS-ympäristöönsä.

Traficomin toiminta on vuosien saatossa kokenut muutoksia ja asiakkaamme vanhassa IMS-ympäristössä sisältö oli luotu organisaatiokohtaisesti. 

Asiakkaamme päätti ottaa IMSiin liikennemuotojen ja toiminnan mukaisen katsantakannan organisaatiorakenteen sijaan, koska käytäntö on osoittanut, että toimintaympäristö saattaa muuttua nopeasti.

Näin IMS-ohjelmisto näkyy ohjelmiston pääkäyttäjien arjessa

Susanna kertoo, IMSin yhtenä pääkäyttäjänä, ohjelmiston näkyvän hänen arjessaan seuraavanlaisesti:

Tukipyyntöjä tulee muilta ohjelmiston käyttäjiltä käytännössä viikottain. Lisäksi huolehdin laatujärjestelmän päivittämisestä, laaditun vuosikellon mukaisista tehtävistä kuten prosessikatselmuksista ja päivitän IMSissä olevaa tietoa muun muassa laatukäsikirjan osalta. Olen myös siirtotyössä mukana, jossa siirrämme sisältöä uuteen IMS-ympäristöön vanhasta ympäristöstä.”

Laura kertoo hänen roolissaan IMSin näkyvän erityisesti yhteisiin toimintamalleihin liittyvien, sisäisissä ja ulkoisissa auditoinneissa havaittujen ja raportoitujen poikkeamien ja havaintojen työstämisessä. Lisäksi organisaation johdon näkökulma on tärkeä: 

Koostamme tietoa IMSistä johdolle esimerkiksi johdon katselmuksia ja raportointeja varten.”

Petri tuottaa sisältöä ohjelmistoon ja tukee traficomlaisten IMSin käyttöä. 

Viimeksi tein prosessien kuvaamisen ohjeistusta IMSiin”, Petri kertoo.

Petri kertoo henkilöstön käyttävän IMSiä paljon tiedon hakemiseen:

Olemme viestineet henkilökunnalle siitä, että kun hommat hoitaa dokumentoitujen ohjeistuksien mukaisesti, hommat sujuvat silloin hyvin.”

IMS-ohjelmiston helppokäyttöisyys ja visuaalisuus saa kehuja

Petri korostaa IMSin helppokäyttöisyyttä. Myös Laura on samoilla linjoilla:

Olen ensimmäisen kerran käyttänyt IMSiä 2008 ja ohjelmiston on helppo ja intuitiivinen käyttää. Sen käyttöä on myös helppo perehdyttää muille”, Laura.

Susanna nostaa esille ohjelmiston Tietopankin, jonka ohjeistuksista on ollut apua arjessa. Tietopankki on Arterin ohjelmistojen käyttäjille luotu kokonaisuus, josta löytyy ohjeistuksia ohjelmiston eri toiminnallisuuksien käyttöön.

IMSissä pääsee todella matalalla kynnyksellä esimerkiksi prosessien kuvaamiseen kiinni. Ohjelmistolla on helppoa ja nopeaa kuvata prosesseja, mutta ajattelutyö ja ideologian ymmärtäminen prosessien kuvaamisen taustalla vie enemmän aikaa”, Petri kertoo.

Vaikka IMS-ohjelmisto on selkeä ja helppokäyttöinen, tulee sinne luotavan sisällön rakennetta miettiä tarkkaan, jotta ohjelmiston toiminta ja sieltä löytyvän tiedon hakeminen olisi mahdollisimman helppoa.

Laura nostaa IMS-ohjelmiston eduksi vielä seuraavaa:

IMSissä voi määrittää tiettyjä asioita etukäteen, jolloin kaikkea ei tarvitse perehdyttää ohjelmiston käyttäjille. Esimerkiksi prosessien kuvaustyylin voi määrittää ohjelmistoon valmiiksi.”

Visuaalisuus on ohjelmiston vahvuus”, Petri lopettaa.

Yhteydenottopyyntö, IMS-ohjelmisto, Arter Oy

IMS-ohjelmisto – Laatua toiminnan kehittämiseen

Kotimaisen IMS-ohjelmiston avulla rakennat yritykselle tai organisaatiolle sen omiin tarpeisiin sopivan laadunhallinta-, johtamis- tai toimintajärjestelmän.

  • IMS on helppokäyttöinen ja koko henkilökunnan työkalu – ohjelmiston avulla tuot kaiken työtä ohjaavan dokumentaation paikkariippumattomasti kaikkien saataville.
  • IMSin avulla luot edellytykset jatkuvalle liiketoiminnan kehitystyölle.
  • IMS-ohjelmiston osiot vastaavat ISO-standardien mukaisiin edellytyksiin.