Helsingin seudun ympäristöpalvelut

HSY eli Helsingin seudun ympäristöpalvelut on Suomen suurin julkinen ympäristöalan toimija. HSY tuottaa vesi- ja jätehuollon palveluita yli miljoonalle pääkaupunkiseutulaiselle. Lisäksi HSY tuottaa seutu- ja ympäristötietoja kuten esimerkiksi ilmanlaatutietoja pääkaupunkiseudusta.

Asiakkaamme työllistää noin 700 henkilöä ja organisaatio aloitti yhtenäisen toimintajärjestelmän rakentamisen IMS-ohjelmiston avulla vuonna 2011 ja se julkaistiin 2013.

Asiakastarina tiivistetysti:

  • LÄHTÖTILANNE: Neljän eri organisaation toiminnan yhtenäistäminen muun muassa dokumentteinhallinnan ja prosessikuvauksien avulla.
  • RATKAISU: Oman toimintajärjestelmän rakentaminen IMS-ohjelmiston avulla, johon on kuvattu organisaation yhtenäiset tavat toimia ja jonne on tuotu työtäohjaava dokumentaatio.
  • TULOKSET: Yhtenäinen dokumenttienhallinta ja prosessidokumentaatio ohjaavat HSY:n toimintaa.

Lähtötilanne

HSY perustettiin alunperin monesta organisaatiosta, jonka vuoksi muun muassa toiminnan tukiprosesseja oli kuvattuna runsaasti.

HSY:n toiminnassa oli tärkeää saada neljän eri organisaation toiminnasta yhtenäistä ja yhteisten toimintatapojen mukaista.

HSY:llä laaturyhmä määrittelee, mitä pitäisi tehdä ja organisoi toimintaa

HSY:n laatupäällikkö, Kirsi Immonen, vetää HSY:n laaturyhmää. Ryhmässä on edustajia organisaation jokaiselta toimialalta sekä tulosalueelta, lisäksi ryhmään kuuluu organisaation työsuojelupäällikkö.

Laaturyhmä organisoi ja päättää yhteisistä linjauksista esimerkiksi toiminnan kuvaamiseen liittyen. HSY:n eri toimialoilla on myös omat laatutiimit, jotka vievät käytännön työtä eteenpäin osastoilla ja yksiköissä.

Tarvelähtöisyys ja henkilöstön mukaan ottaminen toiminnan kuvaamiseen, mittareiden asettamiseen ja dokumenttien tekemiseen on paras keino sitouttaa henkilöstöä yhteiseen toimintatapaan ja sen kehittämiseen”, Kirsi korostaa.

Toiminnan kuvaaminen aloitettiin HSY:llä dokumenteista ja prosessien kuvaamisesta

IMS-ohjelmiston dokumenttiosio saatiin HSY:llä ensimmäisenä kuntoon ja käyttöön – asiakkaamme julkaisi IMSiin rakentamansa osiot 2013 toukokuussa. Samalla kaikille HSY:n työntekijöille annettiin IMS-ohjelmiston katseluoikeudet.

Dokumenttien hallintaan liittyen asiakkaamme on:

  • Luonut oman dokumenttienhallintaohjeen sekä
  • nimeämisohjeen dokumenteille.

Näin dokumenttienhallinnalla on yhtenäiset tavat koko organisaatiossa ja yhteisten nimeämisperiaatteiden avulla IMSin avulla rakennetusta toimintajärjestelmästä on helppo löytää etsimänsä ohjelmiston hakutoiminnon avulla.

Prosessikuvaukset pysyvät yhtenäisinä ohjeistuksien ja valmiin symbolipaketin avulla

Prosessien kuvaamiseen liittyen asiakkaamme kokosi oman symbolipaketin tukemaan prosessien kuvaamista. HSY koosti oman symbolipaketin Arterin valmiista paketista.

Prosessikuvaukset haluttiin pitää nyt ja jatkossa yksinkertaisina sekä yhtenäisinä keskenään, joten määritelty prosessien symbolipaketti haluttiin pitää tiiviinä. HSY:llä on noin 20 prosessisymbolia käytössään.

Lisäksi vuonna 2020 HSY laati prosessien kuvaamisen prosessikuvauksen itselleen, eli prosessikuvauksen sille, kuinka organisaatiossa prosesseja kuvataan.

Prosessien kuvaamisen prosessikuvaus koostuu HSY:llä neljästä kohdasta:

  1. Prosessien kuvaamisen prosessikuvaukseen on tuotu ensimmäiseen kohtaan tekstiä HSY:n toimintakäsikirjasta prosessienhallintaan liittyvästä kappaleesta, jossa määritellään prosessinomistajan ja linjajohtajan vastuut prosessien hallinnoinnissa.
  2. Uuden prosessikuvauksen työstämisessä kuvataan prosessi ensin yhdessä prosessiin osallistuvien kesken.
  3. Kolmannessa vaiheessa prosessikuvaus siirretään HSY:n omaan IMSillä rakennettuun toimintajärjestelmään. Yleensä kuvauksen ohjemistoon vie laatuvastaava, jolloin koko henkilökunnan ei tarvitse osata prosessien kuvaamista IMS-ohjelmiston avulla. IMSiin viety prosessikuvaus lähetetään laatuvastaavalle ja prosessinomistajalle hyväksyttäväksi.
  4. HSY:llä prosessikuvauksia tehdään vain todelliseen tarpeenseen ja sitä kautta myös prosessin ohjaus ja prosessikuvauksen jalkauttaminen ovat tärkeässä roolissa organisaation toiminnassa. Prosessien kuvausohjeen viimeinen kohta antaa tukea muistilistan muodossa prosessin jalkauttamisvaiheeseen.

 

Prosessien kuvaamisen prosessikuvaus HSY, Arter oy
HSY:n Prosessien kuvaamisen prosessikuvaus. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

Alla HSY:n laatupäällikkö Kirsi Immosen vinkit tehokkaaseen dokumenttien- ja prosessien hallintaan:

  • Määrittäkää dokumenttienhallinnan vastuut riittävän matalalle tasolle, jotta tiedon oikeellisuutta ja tarkoituksenmukaisuudesta osataan antaa oikea ja todellisuutta vastaava arvio.
  • Yhteiset tavat dokumenttien katselmointiin – katselmointiväli ja vastuuhenkilöt.
  • Määrittele dokumentin vastuukäyttäjä.
  • Prosessin hyväksyjä voi olla eri henkilö kuin prosessikuvauksen vastuukäyttäjä.
  • Määrittäkää ohjeistukset prosessien kuvaamiselle.
  • Prosessien kuvaaminen vain tarpeeseen, ei kuvaamisen ilosta.
  • Kolmisivutekniikan hyödyntäminen – prosessikuvauksesta syntyy siis kolme sivua, jotka ovat yhteenveto, prosessikuvaus ja vaiheidenkuvauksen. Näin itse prosessikuvaukseen ei tarvitse mahduttaa kaikkia prosessiin olennaisia ohjeistuksia tai dokumentaatiota.
  • Henkilöstön osallistaminen prosessin kuvaamiseen ja kehittämiseen – he jotka työskentelevät prosessista.
  • Muista myös prosessikuvauksien hyödyntäminen toiminnan ohjaamisessa ja kehittämisessä – käytä aikaa prosessikuvauksen jalkauttamiseen.

Mitä seuraavaksi?

HSY:llä on tavoitteenaan varmistaa prosessikuvauksien ajantasaisuus sekä karsia turhat prosessikuvaukset pois toimintajärjestelmästään eli käytännössä laittaa prosessien katselmointi kuntoon.

Yllä oleva vaatii organisaatiolta selkeää ohjeistusta, sillä prosessinomistaja ei välttämättä ole prosessikuvauksen vastuukäyttäjä HSY:llä.

Lisäksi prosessiajattelun kehittäminen vaatii organisaation johdon sitoutumista, jotta resursseja toiminnalle saadaan riittävästi.

Yhteydenottopyyntö, IMS-ohjelmisto, Arter Oy

IMS-ohjelmisto – Laatua toiminnan kehittämiseen

IMS on kotimainen toimintajärjestelmän alusta laadunhallinnan perustaksi. Koko organisaatiota palveleva selainpohjainen pilvipalvelu on helppokäyttöinen, nopea ottaa käyttöön, skaalautuva ja tietoturvallinen. Ohjelmisto tuo yhteen paikkaan kaikki organisaation prosessikuvaukset, työtä ohjaavan dokumentaation, käsikirjat, mittarit, raportoinnin sekä riskiarvioinnin. IMSin avulla luot edellytykset jatkuvalle kehitystyölle ja varmistat, että toimitte organisaation ulkoisten ja sisäisten vaatimusten mukaisesti.

Aiheeseen liittyvää