Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

12 joulukuun, 2025

Laadun johtaminen – käytännön vinkkejä pk-yrityksille

Laadun johtaminen – miten onnistut siinä? Järjestimme 2025 joulukuussa webinaarin, johon saimme vieraaksemme Kruunu Herkun toimitusjohtajan Ina Immosen keskustelemaan kanssamme laadun johtamisesta.

Tähän blogiin on tiivistetty vinkit laadun johtamiseen.

👇 Katso webinaaritallenne alta. Huomaathan, että tallenne on jaettu osioihin, voit siis katsoa tallenteen alusta loppuun kokonaan tai haluamasi osio kerrallaan.

Laatu on jokaisen organisaation työpöydällä halusitpa sitä tai et

Odotukset organisaatiosi tuottamien palveluiden tai tuotteiden laadulle ei ole riippuvainen oman organisaatiosi valinnoista.

Laatu kuulu jokaisen organisaation johdon työpöydälle, sillä laadun määrittelee asiakkaasi, organisaatiosi sidosryhmät ja toimialasi vaatimukset. Laatu on siis sinunkin organisaatiosi vastuulla, halusitpa sitä tai et.

Olennaista on se, haluatko olla organisaatio, jonka toimintaa heiluttaa jokainen yksittäinen toive vai organisaatio, joka kehittää toimintaansa systemaattisesti ja riskiperusteisesti?

Kun organisaatiosi hyödyntää laadunhallintaa ja se näkyy organisaatiosi johdon työpöydällä, silloin organisaatiosi ohjaa omaa tekemistään, eikä jokainen ulkoinen toive tai muuttunut regulaatio pistä uusiksi organisaatiosi toimintaa.

Jos laadunhallinta tuntuu byrokratialta – lähesty asiaa riskienhallinnan kautta ja strategisena voimavarana

”Laadunhallinta vähentää säätöä ja se on ikäänkuin vakuutus sille, että asiat menevät todennäköisemmin oikein”, Ina Immonen Kruunu Herkun toimitusjohtaja sanoo.

Laadunhallintaan kuuluu oleellisesti toiminnan dokumentointi, sillä se, mitä ei ole dokumentoitu, sitä ei ole olemassa.

Toisaalta toiminnan dokumentointi voi tuntua byrokratialta.

Vaikka laadunhallinta voi tuntua byrokratialta, sen tuottamat hyödyt ovat suuremmat kuin sen vaatima aika:

• Toiminnan dokumentoinnin avulla organisaatiosi voi todentaa toimivansa tietyllä tapaa esimerkiksi jokin viitekehyksen tai viranomaisvaatimusten mukaan.
• Toiminnan dokumentointi vähentää säätöä ja dokumentoitu tieto auttaa onnistumaan arjessa – ohjeista tai muusta dokumentaatiosta voi tarkistaa miten tulikaan toimia.
• Dokumentoitu tieto nopeuttaa päätöksen tekoa. Kun jokin toimintatapa on yhdessä sovittu ja kirjattu ylös, asiaa ei tarvitse tarkistaa eri tahoilta ja parhaimmassa tapauksessa tämä nopeuttaa läpimenoaikaa.
• Mittaaminen, riskiperusteinen tekeminen ja jatkuva parantaminen ei onnistu ilman toiminnan dokumentointia. Sillä mittarit koostuvat kerätystä datasta, riskiperusteinen tekeminen vaatii riskien tunnistamisen ja niiden seuraamista. Lisäksi toiminnan kehittämistä on mahdotonta toteuttaa, ellet tiedä toimintasi lähtötilannetta. Kuinka kehität prosessia, jos tiimiltäsi puuttuu yhtenäinen näkemys siitä, miten kyseisen prosessin kuuluu toimia?

Onko laadunhallinta kulua vai tuottoa?

Laadunhallinnassa kyse on lopulta riskienhallinnasta ja kulut kasvavat, jos jotain menee pieleen.

Voisi siis sanoa, että laadunhallinta on kulujen hallintaa.

Asiakkaiden ja henkilöstön luottamus organisaation toimintaan on mahdollista ansaita systemaattisella tekemisellä. Sama toimintalogiikka pelaa myös ulkoisiin vaatimuksiin eli esimerkiksi viranomaisvaatimuksiin tai jonkin standardin mukaan toimimiseen.

Kun luottamus on ansaittu, myös tuloksen tekeminen helpottuu.

Laatu näkyy viivan alla

Laadun voidaan siis sanoa näkyvän viivan alla. Tai vähintäänkin laadun puuttuminen näkyy viivan alla.

Laadunhallinnan avulla organisaatiosi pystyy:

• välttämään virheellisesti toteutetut tuotteet tai palvelut,
• kehittämään läpimenoaikaa,
• suunnittelemaan tulevaa – kun toiminta on dokumentoitu toiminnan ennakointi helpottuu,
• poikkeamatilanteiden syihin päästään helpommin kiinnni, kun organisaatiollasi on dokumentointuna tieto siitä, miten prosessin kuuluu mennä, ja näin pääset helpommin kiinni siihen, miksi poikkeama pääsi tapahtumaan.

5 vinkkiä laadun johtamiseen

1. Organisaatiosi kulttuurilla on suuri merkitys laadunhallinnassa, sillä laatu ei synny järjestelmistä tai dokumenteista – vaan ihmisten jokapäiväisestä toiminnasta. Tästä syystä laatutyön kehittäminen voi ottaa aikaa erityisesti, jos se vaatii suurta kulttuurimuutosta. Anna painoarvoa ja aikaa organisaatiosi kulttuurille, kun edistät laatutyötä omassa organisaatiossasi.
2. Johdon ja esihenkilöiden sitoutuminen ja johdonmukainen toiminta ovat erityisen tärkeässä roolissa laadunhallinnassa. Muutos tapahtuu toiminnan ja esimerkkien kautta yksi asia kerrallaan. Muista myös kouluttaa organisaatiosi johtoa laadunhallinnasta.
3. Tee tiedosta läpinäkyvää: se mitä ei ole dokumentointu, sitä ei ole olemassa. Dokumentoi organisaatiosi toiminta yhtenäisellä tavalla esimerkiksi laatujärjestelmään. Pidä myös kiinni siitä, että sovitte tiedon ylläpidosta yhtenäiset toimintatavat. Sillä vanhentunut tieto ei palvele ketään.
4. Käytä organisaation omaa kieltä ja malta olla hyppäämättä heti syvään päätyyn kuten SIPOCin hyödyntämiseen tai prosessien kuvaamiseen uimaratakaavioilla. Aloita kouluttamalla henkilökuntaa ja prosessien kuvaamisen voit aloittaa työohjeiden dokumentoinnilla.
5. Käytä aikaa olennaisen tunnistamiseen ja keskity siihen. Laadunhallinnassa tärkeää on toiminnan dokumentointi ja erityisesti tilanteessa, jossa organisaatiosi ei ole vielä dokumentoinut toimintaansa, tärkeää on käydä keskustelua siitä, mitä toiminnasta on järkevää dokumentoida eli mitkä asiat ovat olennaisia = mitkä asiat tuottavat arvoa sidosryhmillenne. Jokaiseen yksityiskohtaan et voi vaikuttaa, mutta tekeminen sujuvoituu merkittävästi kun tunnistatte olennaiset kokonaisuudet toiminnastanne.

Toiminnan dokumentointi ei ole valinnainen juttu – se on kriittinen osa organisaatiosi kehitystyötä

Toiminnan dokumentointi ei ole kivaa ekstraa, jonka voi tehdä sitten joskus kun ehtii. Se on kriittinen osa toiminnan kehittämistä.

Ilman dokumentointia kehität sokkona. Ja tiedät miten se menee – ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”, mutta ”huonosti suunniteltu tehdään kolmeen kertaan uusiksi”.

Jos vastuullasi on toiminnan ihmisten tai asioiden kehittäminen, sinulla on myös vastuu läpinäkyvyydestä, laadusta ja jatkuvasta parantamisesta.

Toiminnan dokumentointi on sinun ja kollegasi arjen helpottamista varten.

Kiinnostuitko? Lue lisää aiheesta:

👉 Liiketoiminnan kehittäminen alkaa toiminnan kuvaamisesta
👉 Miten olla vaatimusten mukainen nyt ja tulevaisuudessa?
👉 Tätä on jatkuva parantaminen käytännössä

Miten Arter voi auttaa yritystäsi laadunhallinnassa ja toiminnan dokumentoinnissa?

Näin me Arterilla voimme helpottaa organsaatiosi toiminnan dokumentointia:

• Arterin asiantuntijat auttavat organisaatiotasi toimimaan ja dokumentoimaan toimintanne tarpeidenne mukaan. Esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisesti.
• Olemme kumppani toiminnan kehittämisessä. Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia aiheeseen liittyen – olipa koulutustarve vain yhdellä henkilöllä tai koko organisaatiolla.
• Kauttamme saat myös ohjelmistot toiminnan dokumentointia varten:
  • IMS-ohjelmiston, jonka avulla rakennat organisaatiosi tarpeisiin sopivan laadunhallinta-, johtamis- tai toimintajärjestelmän.
  • ARC-ohjelmiston, jonka avulla mallinnat, dokumentoit ja ylläpidät organisaatiosi kokonaisarkkitehtuurikuvauksia.