Blogi

Miten olla vaatimustenmukainen nyt ja tulevaisuudessa?

Julkaistu 29.04.2024 kirjoittaja Ella Lindroos

Yritysten ja organisaatioiden toimintaa ohjaavat erilaiset ulkoiset vaatimukset kuten lait, EU-direktiivit ja regulaatiot. Lisäksi asiakkaiden ja eri sidosryhmien vaatimukset kehittyvät koko ajan.

Liiketoimintaan vaikuttaa olennaisesti myös organisaation sisäiset vaatimukset, joita ovat esimerkiksi strategia, arvot, tavoitteet ja jatkuvuuden hallinta.

Vaatimustenmukaisuus edellyttää paljon työtä, jotta kilpailijat eivät pääse kiihdytyskaistaa pitkin eturivin paikoille. Tässä blogissa kerromme, kuinka organisaatiot ja yritykset luovat hyvät edellytykset olla vaatimustenmukaisia nyt ja tulevaisuudessa.

Miten yritykset ja organisaatiot voivat vastata koko ajan muuttuviin vaatimuksiin? Vastaus löytyy toiminnan dokumentoinnista

✅ Kaikki lähtee siitä, että yritys tai organisaatio tuntee ja ymmrätää oman toimintaympäristönsä ja siihen vaikuttavat tahot. Jotta organisaatiossa on yhtenäinen näkemys sen omasta liiketoimitntaympäristöstä, suosittelemme mallintamaan eli dokumentoimaan sen jollain tavalla. Mikäli organisaatiolta puutttuu yhtenäinen näkemys sen omasta toimintaympäristöstä, voi sillä olla vajavainen mahdollisuus kehittää liiketoimintaansa tavoitteidensa mukaisesti, mikäli jokaisella on hieman eri näkemys toimintaympäristöön vaikuttavista tekijöistä.

✅ Jotta organisaatio tai yritys pystyy kehittämään liiketoimintaansa, on sen ymmärrettävä lähtötilanteensa, jotta se pystyy mittaamaan ja arvioimaan omaa kehitystään. Käytännössä tämä tarkoittaa toiminnan dokumentointia eli prosessien kuvaamista, periaatetason laatimista toiminnalle, eri kokonaisuuksien mallintamista ja visualisoimista sekä toiminnan mittaamista ja raportointia.

✅ Tiedonhallinnan tulee olla systemaattista – kuinka hyvin yrityksessäsi on kuvattu, miten yrityksessä luodaan, käsitellään ja säilytetään tietoa? Käytännössä kokonaisarkkitehtuuri on yksi työkalu mallintaa ja dokumentoida organisaation toimintaa strategian, tiedon, teknologian ja kyvykkyyksien välillä.

Muista myös nämä seikat – ajanhermolla pysyminen & jatkuvan parantaminen

Yllä olevien seikkojen lisäksi on hyvä pitää mielessä seuraavat näkökulmat:

✅ Ajan hermolla pysyminen edellyttää jatkuvaa seurantaa ja kehityksen ennakoimista. Yritysten tulisi pysyä ajan tasalla uusista laeista, säädöksistä ja asiakkaiden vaatimuksista. Tämä edellyttää jatkuvaa seurantaa alan kehityksestä, henkilöstön ja asiakkaiden kanssa on ylläpidettävä dialogia sekä ymmärrystä muutoksista lainsääntely-ympäristössä. Tässä kokonaisuudessa sidosryhmien tunteminen, skenaarioiden laatiminen ja riskianalyysin tekeminen auttaa keskittymään liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta tärkeisiin kokonaisuuksiin.

✅ Jatkuvan parantamisen ideologian sisäistäminen. Isojen muutosten tekeminen saattaa olla haastavaa, mutta jatkuvan parantamisen ideologian sisäistäminen mahdollistaa liiketoiminnan kehittämisen pienin askelin. Monta pientä kehitysaskelta tarkoittaa pitkän ajan sisällä suurta kehityspotentiaalia.

Kun organisaatio on dokumentoinut toimintansa edes perustasolla, muutoksien suunnittelu ja toteutus helpottuu

Vaikka uusia lakeja, EU-direktiivejä ja sidosryhmien vaatimuksia tulee lisää, se ei tarkoita, että pyörää tarvitsisi keksiä aina uudestaan ja toiminnot laittaa uusiksi.

Se, että yritys on dokumentoinut ainakin:

millaisessa toimintaympäristössä se toimii,
mitkä ovat organisaation ydinpalvelut,
minkälaisilla prosesseilla palveluita tuotetaan ja
mitä tietojärjestelmiä palvelut ja prosessit vaativat.

Vaatimustenmukaisuuden osoittaminen onnistuu toiminnan dokumentoinnin avulla

Kun yritys on dokumentoinut ainakin ylle listatut kokonaisuude, auttaa dokumentaatio vastaamaan ulkoisiin ja sisäisiin vaatimuksiin nopeammin ja helpommin, sillä tarvittavat muutokset työtäohjaavaan dokumentointiin, itse toimintaan eli prosesseihin, tiedonhallintaan ja tietojärjestelmiin on helpompi toteuttaa tilanteessa, jossa organisaatio on jo dokumentoinut toimintansa kuin tilanteessa, jossa toimintamallit ovat yksittäisten henkilöiden päässä.

Tilanteessa, jossa yritys ei ole dokumentoinut toimintaansa, kokonaisuutta tulisi lähestyä siitä näkökulmasta, miten perustoimintaa toteutetaan ja pohtia toimintoja osio osiolta ja tunnistaa sitä kautta, mihin asioihin muuttuneet vaatimukset vaikuttavat.

Lisäksi toiminnan dokumentointi on keino todentaa esimerkiksi ISO-standardin mukainen toiminta tarvittaessa organisaation tai yrityksen ulkopuoliselle taholle.

Työkalusi toiminnan dokumentointiin – toimintajärjestelmä ja kokonaisarkkitehtuuri

Hyödynsitpä organisaatiosi toiminnan dokumentointiin jotain valmista viitekehystä tai et, ovat työkalusi toiminnan dokumentointiin ovat toimintajärjestelmä ja kokonaisarkkitehtuuri.

Toimintajärjestelmä ja kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen tarjoavat jäsennellyn ja systemaattisen lähestymistavan liiketoiminnan kehittämiseen ja jatkuvuuden hallintaan: Niiden avulla luot kokonaisvaltaisen näkymän organisaation toimintaan, rakenteeseen ja tiedonhallintaan.

Toimintajärjestelmä auttaa liiketoiminnan jatkuvuuden hallinnassa ja kehittämisessä sekä varmistaa, että organisaatio noudattaa sääntelyä ja vastaa sekä sisäisiin että ulkoisiin vaatimuksiin. Toimintajärjestelmään dokumentoit kaiken työtäohjaavan tiedon eli ohjeistukset, prosessikuvaukset, toiminnan mittaamisen ja raportoinnin sekä riskien- ja mahdollisuuksien hallinnan.
Kokonaisarkkitehtuuri puolestaan auttaa hahmottamaan organisaation eri osa-alueiden väliset riippuvuudet ja varmistaa, että kaikki osa-alueet tukevat organisaation strategisia tavoitteita.
Tuomalla organisaation toimintaan lisää selkeyttä ja läpinäkyvyyttä toiminnan dokumentoinnin avulla, helpotat vaatimusten ymmärtämistä ja täyttämistä omassa toimintaympäristössänne.
Lisäksi toiminnan selkeyttämisen arvoa ei pidä unohtaa: Kun organisaatio tai yritys dokumentoi toimintansa, dokumentaatio on hyvä työkalu selkeyttää yhteisön toimintaa esimerkiksi prosessikuvauksien avulla.