Miten olla vaatimusten mukainen nyt ja tulevaisuudessa?

Yritysten ja organisaatioiden toimintaa ohjaavat erilaiset ulkoiset vaatimukset kuten lait, EU-direktiivit ja regulaatiot. Lisäksi asiakkaiden ja eri sidosryhmien vaatimukset kehittyvät koko ajan.

Liiketoimintaan vaikuttaa olennaisesti myös organisaation sisäiset vaatimukset, joita ovat esimerkiksi strategia, arvot, tavoitteet ja jatkuvuuden hallinta.

Miten yritykset ja organisaatiot voivat vastata koko ajan muuttuviin vaatimuksiin? Vastaus löytyy toiminnan dokumentoinnista ja mallintamisesta

✅ Kaikki lähtee siitä, että yritys tai organisaatio tuntee ja ymmrätää oman toimintaympäristönsä ja siihen vaikuttavat tahot. Jotta organisaatiossa on yhtenäinen näkemys sen omasta liiketoimtintaympäristöstä, suosittelemme mallintamaan eli dokumentoimaan sen jollain tavalla. Mikäli organisaatiolta puutttuu yhtenäinen näkemys sen toimintaympäristöstä, voi sillä olla vajavainen mahdollisuus kehittää liiketoimintaansa tavoitteidensa mukaisesti, mikäli jokaisella on hieman eri näkemys toimintaympäristöön vaikuttavista tekijöistä.

✅ Ajan hermolla pysyminen edellyttää jatkuvaa seurantaa ja kehityksen ennakoimista. Yritysten tulisi pysyä ajan tasalla uusista laeista, säädöksistä ja asiakkaiden vaatimuksista. Tämä edellyttää jatkuvaa seurantaa alan kehityksestä, henkilöstön ja asiakkaiden kanssa on ylläpidettävä dialogia sekä ymmärrystä muutoksista lainsääntely-ympäristössä. Tässä kokonaisuudessa sidosryhmien tunteminen, skenaarioiden laatiminen ja riskianalyysin tekeminen auttaa keskittymään liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta tärkeisiin kokonaisuuksiin.

✅ Jotta organisaatio tai yritys pystyy kehittämään liiketoimintaansa, on sen ymmärrettävä lähtötilanteensa, jotta se pystyy mittaamaan ja arvioimaan omaa kehitystään. Käytännössä tämä tarkoittaa toiminnan dokumentointia eli  prosessien kuvaamista, periaatetason laatimista toiminnalle, eri kokonaisuuksien mallintamista ja visualisoimista sekä toiminnan mittaamista ja raportointia.

✅ Jatkuvan parantamisen ideologian sisäistäminen. Isojen muutosten tekeminen saattaa olla haastavaa, mutta jatkuvan parantamisen ideologian sisäistäminen mahdollistaa liiketoiminnan kehittämisen pienin askelin. Monta pientä kehitysaskelta tarkoittaa pitkän ajan sisällä suurta kehityspotentiaalia ja ISO-standardit kuten ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 ja ISO 45001 edellyttävät yrityksiltä jatkuvaan parantamiseen tähtäävää toimintaa.

✅ Tiedonhallinnan tulee olla systemaattista – miten yrityksessä käsitellään ja säilytetään tietoa. Käytännössä kokonaisarkkitehtuuri on yksi työkalu mallintaa ja dokumentoida organisaation toimintaa strategian, tiedon, teknologian ja kyvykkyyksien välillä.

Pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan – kun organisaatio on dokumentoinut toimintansa edes perustasolla, muutoksien suunnittelu ja toteutus helpottuu

Vaikka uusia lakeja, EU-direktiivejä ja sidosryhmien vaatimuksia tulee lisää, se ei tarkoita, että pyörää tarvitsisi keskiä aina uudestaan ja toiminnot laittaa aina uusiksi.

Se, että yritys on mallintanut ja dokumentoinut:

• millaisessa toimintaympäristössä se toimii,
• mitkä ovat organisaation ydinpalvelut,
• minkälaisilla prosesseilla palveluita tuotetaan ja
• mitä tietojärjestelmiä palvelut ja prosessit vaativat.

Auttaa yritystä vastaamaan ulkoisiin ja sisäisiin vaatimuksiin nopeammin ja helpommin, sillä tarvittavat muutokset työtäohjaavaan dokumentointiin, itse toimintaan eli prosesseihin, tiedonhallintaan ja tietojärjestelmiin on helpompi toteuttaa tilanteessa, jossa organisaatio on jo dokumentoinut toimintansa.

Muussa tapauksessa tilannetta tulisi lähestyä siitä näkökulmasta, miten perustoimintaa toteutetaan ja pohtia toimintoja osio osiolta ja tunnistaa sitä kautta, mihin asioihin muuttuneet vaatimukset vaikuttavat.

Työkalusi toiminnan dokumentointiin ja mallintamiseen: toimintajärjestelmä ja kokonaisarkkitehtuuri

Hyödynsitpä organisaatiosi toiminnan mallintamiseen jotain valmista viitekehystä tai et, ovat työkalusi toiminnan dokumentointiin ja mallintamiseen toimintajärjestelmä ja kokonaisarkkitehtuuri.

Toimintajärjestelmä ja kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen tarjoavat jäsennellyn ja systemaattisen lähestymistavan liiketoiminnan kehittämiseen ja jatkuvuuden hallintaan: Niiden avulla luot kokonaisvaltaisen näkymän organisaation toimintaan, rakenteeseen ja tiedonhallintaan.

• Toimintajärjestelmä auttaa liiketoiminnan jatkuvuuden hallinnassa ja kehittämisessä sekä varmistaa, että organisaatio noudattaa sääntelyä ja vastaa sekä sisäisiin että ulkoisiin vaatimuksiin.
• Kokonaisarkkitehtuuri puolestaan auttaa hahmottamaan organisaation eri osa-alueiden väliset riippuvuudet ja varmistaa, että kaikki osa-alueet tukevat organisaation strategisia tavoitteita.
• Tuomalla organisaation toimintaan lisää selkeyttä ja läpinäkyvyyttä toiminnan dokumentoinnin ja mallintamisen avulla, helpotat vaatimusten ymmärtämistä ja täyttämistä omassa toimintaympäristössänne.
• Lisäksi toiminnan selkeyttämisen arvoa ei pidä unohtaa: Toiminnan selkeyttämisen ja kirkastamisen avulla varmistat, että organisaatio on kykeneväinen ottamaan myös pitkän aikavälin näkökulman toimintansa kehittämiseen esimerkiksi vastuullisuuden kehittämisen osalta.

Hyödynnä olemassa olevia viitekehyksiä esimerkiksi kansainvälisiä ISO-standardeja toiminnan dokumentoinnissa ja  jatkuvassa parantamisessa

ISO-standardit ovat kansainvälisiä viitekehyksiä, joita yritykset ja organisaatiot voivat hyödyntää toiminnassaan. Standardeissa on valtavasti kollektiivista tietoa ja valmiiksi mietittyjä ja toimiviksi todennettuja toimintatapoja, joiden avulla organisaatiot voivat kehittää omaa toimintaansa. ISO-standardeja on olemassa satoja, ja Suomessa suosituimmat standardit ovat:

•  ISO 9001 eli laadunhallinnan,
• ISO 14001 eli ympäristö-,
• ISO 27001 eli tietoturvallisuuden ja
• ISO 45001 eli työterveyden ja työturvallisuuden standardi.

ISO-standardeja voi hyödyntää yhtä tai useampaan kerrallaan. Lisäksi eri ISO-standardeja yhdistää samankaltainen rakenne, mikä helpottaa niiden samanaikaista hyödyntämistä:

• Toimintaympäristön ymmärtäminen ja kartoitus.
• Keskeisten sidosryhmien vaatimuksien (nykyhetki) ja odotuksien (tulevaisuus) ymmärtäminen.
• Yhtenäinen riskienhallintakulttuuri (käsittää sekä uhat että mahdollisuudet).
• Tavoitteiden asettaminen ja niiden aktiivinen seuranta ja tuloksien arviointi.
• Muutoksenhallinta. 
• Resurssien, osaamisen ja tietoisuuden hallinta.
• Viestintä – sisäinen ja ulkoinen.
• Tiedonhallinta.
• Seuranta ja mittaaminen sekä reagointi ja katselmointikäytännöt.
• Auditointi ja arvointi.
• Jatkuvan parantamisen kulttuuri.

👉 Opi lisää ISO-standardien yhtäläisyyksistä tästä.

Kiinnostaako liiketoiminnan kehittäminen? Suosittelemme sinulle näitä sisältöjä:

👉 Mistä vastuullisuudessa tulee kiinnostua viimeistään nyt? | blogi
👉 Miten tulevaisuuden erinomaisuus tehdään? | blogi
👉 Mistä liiketoiminnan kehittäminen alkaa?| blogi