Blogi

Liiketoiminnan kehittäminen alkaa dokumentaation hallinnasta ja toiminnan kuvaamisesta

Julkaistu 30.08.2021 kirjoittaja Ella Lindroos

Jotta organisaatio tai yritys pystyy kehittämään liiketoimintaansa, on sen ymmärrettävä lähtötilanteensa, jotta sen kehitystä voidaan mitata ja arvioida.

Toiminnan kuvaaminen ja dokumentointi on esimerkiksi:

✅ prosessien kuvaamista,
✅ käsikirjojen laatimista toiminnalle,
✅ eri kokonaisuuksien visualisoimista sekä
✅ toiminnan mittaamista ja raportointia.

Muun muassa näihin kysymyksiin toiminnan dokumentointi antaa vastauksen:

📌 Miten kehittää toimintaa ja luoda edellytyksiä toiminnan jatkuvuudelle?
📌 Miten saada hiljainen tieto ja asiantuntijoiden osaaminen koko organisaation hyödynnettäväksi?
📌 Miten tehdä kestäviä päätöksiä?

Miksi toiminnan dokumentointi on elintärkeää? Mitä hyötyä dokumentaatio tuottaa organisaatiolle?

Dokumentoinnin avulla organisaatio pitää huolen siitä, että kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus ottaa selvää, mitä organisaatiossa tapahtuu ja mitkä ovat organisaation yhtenäiset toimintatavat.

Mikäli organisaatio ei dokumentoi toimintaansa, voi strategian mukaisen toiminnan toteuttaminen, todentaminen ja mittaaminen olla haasteellista.

Esimerkiksi, mikäli yrityksen strategian keskiössä on asiakas, tiimit, prosessista tai palveluista vastaavat henkilöt voivat kehittää prosessia asiakaskeskeiseksi prosessikuvauksen avulla.

Toiminnan kehittäminen, ulkoisten ja sisäisten vaatimuksien mukaisen toiminnan todentaminen onnistuu dokumentaation ja toiminnan kuvaamisen sekä mittaamisen avulla.

Ulkoisia vaatimuksia ovat esimerkiksi:

ISO-standardit,
lait ja asetukset,
asiakkaiden muuttuvat tarpeet,
muutokset toimintaympäristössä.

Sisäisiä vaatimuksia ovat esimerkiksi:

Strategia ja visio,
tavoitteet kasvulle ja
jatkuvuuden hallinta.

Ilman toiminnan dokumentaatiota tai kuvaamista seuraavien kokonaisuuksien toteuttaminen ja kehittäminen on vaikeaa:

Jatkuvuuden hallinta ja jatkuva kehittyminen,
ongelmien ratkaisu,
riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen sekä niiden hallinta,
toiminnan mittaaminen,
laadunhallinta,
kestävien päätöksien tekeminen ja
perehdyttäminen.

Toiminnan dokumentoinnin avulla organisaatio pystyy tunnistamaan toimintaansa sisältyvät yksityiskohdat ja kokonaisuudet, jotka ovat merkityksellisiä asiakkaalle, henkilöstölle ja prosesseille tai taloudelle.

Toiminnan dokumentaatio auttaa myös tietotyössä tapahtuvien virheiden vähentämisessä.

Tietotyössä tapahtuvat virheet, Arter Oy — Tietotyössä tapahtuvat virheet.

Aineeton pääoma on yrityksen kilpailuetu – dokumentoi se

Organisaation työntekijöiden osaaminen on aineetonta pääomaa, josta puhutaan usein myös yrityksen hiljaisena tietona. Tieto on usein ainutlaatuista, jolla yritys tuottaa asiakkailleen arvoa. Aineettomissa pääomissa pääomaluokat voidaan jaotella seuraavanlaisesti:

rakennepääoma eli dokumentoitu tieto,
inhimillinen pääoma eli organisaation hiljainen tieto; työntekijöiden asenne, osaaminen ja koulutustausta,
suhdepääoma eli organisaation sidosryhmäsuhteet, organisaation sisäiset suhteet, brändi, maine sekä yhteistyösopimukset.

Kun aineettoman pääoman elinkaari ja kulku organisaatiossa on kuvattu, voidaan sen tuottamaa arvoa kehittää ja samalla kartoittaa prosesseihin liittyviä mahdollisia riskejä ja mahdollisuuksia.

Organisaation osaaminen sijaitsee henkilöstössä, järjestelmissä sekä dokumentaatiossa

Organisaation osaamisesta osa sijaitsee henkilöstössä, mutta sitä on myös henkilöstön ulkopuolella, esimerkiksi järjestelmissä ja dokumentaatiossa. Tässä korostuu merkittävä ero organisaation ja henkilöiden osaamisen välillä.

Osaaminen siirtyy yksittäisiltä henkilöiltä organisaatiolle silloin, kun se dokumentoidaan tai tuodaan muulla tavalla koko organisaation hyödynnettäväksi.

Organisaation osaamisen voidaan ajatella koostuvan sen kyvykkyyksistä ja JHS 179 -suositus määrittää kyvykkyyden seuraavasti:

Organisaation kyvykkyydet JHS-179 mukaisesti, Arter Oy — Organisaation kyvykkyydet JHS 179 -suosituksen mukaan.

Paikkariippumaton työ ja toiminnan dokumentaatio kulkevat käsikädessä

Paikkariippumattomassa työssä toimintaa ohjaava dokumentaatio on elintärkeää. Hyvä dokumentaatio tekee asiakkaalle tuotettavasta palvelusta tasalaatuisemman: Kun määritellyt prosessit toistetaan aina kerralla loppuun samalla tavalla, toiminta tehostuu, ja yhteisössä voidaan keskittyä sen ydintoimintaan ja henkilötasolla ydinosaamiseen.

Kun kaikilla on saatavilla oman roolinsa kannalta oleelliset ohjeistukset ja dokumentaatio, itsenäinen päätöksenteko helpottuu.

Suunnitelmallisuuden avulla organisaatio voi vähentää paikkariippumattoman työn riskejä, esimerkiksi suunnittelemalla johtamisen prosesseja tai dokumentoimalla toimintatapoja, joiden avulla luodaan yhteisöllisyyttä tai ehkäistään eristäytymisen tunnetta.

Paikkariippumattomassa työssä itseohjautuvuus korostuu, sillä aina ei ole mahdollista kysyä neuvoa, mielipidettä tai ohjeistusta erikseen jokaiseen ongelmatilanteeseen.

Toteutuakseen itseohjautuvuus vaatii toiminnan dokumentaatiota, jotta yksilö osaa tehdä organisaation tavoitteiden ja toimintatapojen mukaisia päätöksiä omassa toiminnassaan.

Työkalusi organisaation tai yrityksen toiminnan dokumentointiin ja kuvaamiseen

Mistä aloittaa toiminnan dokumentointi ja kuvaaminen? Millaisia työkaluja voit hyödyntää?

Toiminnan dokumentoinnissa voit lähteä liikkeelle siitä, hyödynnetäänkö organisaatiossanne jo jotain viitekehystä, kuten ISO-standardeja tai mitä ulkoisia vaatimuksia, lait ja velvoitteet, toimintamme kannalta on olemassa?

Mikäli käytössänne on jokin toimintaanne ohjaava viitekehys, järkevää on, että kuvaatte ja dokumentoitte toimintanne viitekehyksen vaatimusten mukaisesti.

Tyypillisesti toiminnan dokumentointi ja kuvaaminen sisältää myös kuvauksia organisaation prosesseista, toimintatavoista, järjestelmistä sekä tiedon kulkemisesta.

Työkalut liiketoiminnan kehittämiseen – toimintajärjestelmä ja kokonaisarkkitehtuuri

Toiminta-, johtamis- tai laatujärjestelmä

Toimintanne dokumentointiin ja kuvaamiseen voit hyödyntää toiminta-, johtamis- tai laatujärjestelmää – rakkaalla lapsella on monta nimeä, mutta perusidea järjestelmissä on sama: Organisaatio haluaa dokumentoida toimintatapansa riittävälle tarkkuustasolle, jotta saadaan tarpeellinen ohjausvaikutus, jotta pystytään toimimaan halutun tason mukaisesti.

👉 Arterin toimintajärjestelmän alusta IMS-ohjelmisto on selainpohjainen ja helppokäyttöinen järjestelmä, jonka avulla tuot kaiken toimintaanne ohjaavan dokumentaation yhteen paikkaan prosessien kuvauksista toiminnan mittareirin. Tutustu suomalaiseen toimintajärjestelmän alustaan IMSiin tarkemmin tästä.

Kokonaisarkkitehtuuri

Kokonaisarkkitehtuurin avulla voit visualisoida organisaation toimintaa, tietoa ja niiden kytköksiä sekä riippuvuussuhteita visulaaliseen ja helposti ymmärrettävään muotoon. Kokonaisarkkitehtuuri voidaan nähdä organisaation toimintaa ohjaavana pohjapiirrustuksena.

Kokonaisarkkitehtuurityön lopullinen tavoite on mahdollistaa tietoperusteinen muutoksenhallinta. Kokonaisarkkitehtuuri ikään kuin luo sillan organisaation liiketoimintastrategian, tiedon, teknologian ja kyvykkyyksien välille.

Kokonaisarkkitehtuurin avulla organisaatiolla on kokonaisnäkemys toiminnastaan, sekä toimintojen välisistä yhteyksistä ja vaikutuksista. Kokonaiskuvan avulla muutoksia voi suunnitella, luoda skenaaritoita sekä hahmottaa minkä toiminnan, tiedon ja teknologian yhdistämisellä luodaan lisäarvoa asiakkaille ja sidosryhmille.

Kokonaisarkkitehtuurin hyödyt konkretisoituvat prosessien, tietojen, ohjelmistojen ja järjestelmien yhteentoimivuutena. Päällekkäisen työntekeminen vähentyy, koska samoja tietoja ei ylläpidetä monessa paikassa, ohjelmistojen toiminnallisuudet täydentävät toisiaan ja tietojen siirto järjestelmien välillä onnistuu.

👉 Tutustu helppokäyttöiseen Arterin kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkaluun ARCiin tästä. ARCin avulla visualisoit organisaation tai yrityksen toimintaa ja ymmärrät toimintojen, järjestelmien ja tiedon riippuvuus- ja vaikutussuhteita.

Mistä aloittaa liiketoiminnan dokumentointi ja kuvaaminen?

Prosessien avulla kuvaat yrityksen tärkeimmät toiminnot

Kuvaa organisaation toiminta prosessien avulla – suosittelemme aloittamaan kuvaustyön prosessikartasta ja prosessipuusta.

Prosessikartan ja prosessipuun määrittelee organisaation johto. Prosessikartassa esitetään organisaation johdon tunnistamat ydin- ja tukiprosessit – eli määritellään kuvattavat prosessit ja niiden keskinäinen suhde toisiinsa. Kaikkia prosesseja ei tarvitse kuitenkaan kuvata, vaan olennaiset asiat voidaan myös ohjeistaa perinteisesti ohjeella.

Ydinprosessit käsittävät organisaation perustehtävään ja strategiaan liittyvän keskeisen toiminnan. Ydinprosessien tarkoituksena on tyypillisesti tuottaa organisaatiolle kassavirtaa. Tukiprosessit toimivat ydinprosessien taustalla mahdollistavina, tukevina ja avustavina toimintoina. Johtamisen prosessit liittyvät puolestaan toiminnan suunnitteluun, ohjaamiseen ja johtamiseen. Johtamisen prosessit mielletään joskus myös tukiprosesseiksi.

Prosessikartan tekemisessä liikkeelle voi lähteä liiketoiminnalle ja asiakkaille keskeisistä prosesseista, esimerkiksi näin:

Ydin- ja tukiprosessit tunnistetaan ensiksi, niistä rakennetaan prosessikartta.
Ydin- ja tukiprosessien osaprosesseista rakennetaan prosessipuu.
Alimman tason prosesseista piirretään ensin prosessikaaviot.

Millaista dokumentaatiota organisaatiossa on järkevää tuottaa?

Prosessien kuvaamisen lisäksi muuta toimintaan liittyvää dokumentaatiota ovat:

Raportointi – poikkeamien ja läheltäpititilanteiden tunnistaminen ja käsittely, ulkoiset ja sisäiset auditoinnit yms.
Käsikirjat – ohjeistukset organisaation toimintatavoista.
Dokumentaatio – erilaiset asiakirjat liittyen organisaation tai tiimien toimintaan.
Mittaristo – Mittaustulosten avulla luot tietoperusteisen pohjan toimenpidepäätöksille. Sitä mitä mittaat, kehittyy.
Riskien- ja mahdollisuuksien hallintaan liittyvä dokumentaatio,
Vaikeasti ymmärrettävän tiedon visualisoiminen helposti ymmärrettävään muotoon. Kuten esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin avulla organisaation toimintojen ja järjestelmien välisten riippuvuus- ja vaikutussuhteiden visualisoiminen päätöksenteon tueksi.