Blogi

Liiketoiminnan kehittäminen alkaa toiminnan kuvaamisesta

Julkaistu 29.04.2024 kirjoittaja Ella Lindroos

Liiketoiminnan kehittäminen alkaa dokumentaation hallinnasta ja toiminnan kuvaamisesta

Jotta organisaatio tai yritys pystyy kehittämään liiketoimintaansa, on sen ymmärrettävä lähtötilanteensa, jotta sen kehitystä voidaan mitata ja arvioida. Lähtötilanne on mahdollista tunnistaa liiketoiminnan dokumentoinnin avulla.

Toiminnan kuvaaminen ja dokumentointi on esimerkiksi:

✅ rakenteen, toimintaperiaatteiden ja vastuiden dokumentointia,
✅ prosessien kuvaamista,
✅ käsikirjojen laatimista toiminnalle,
✅ eri kokonaisuuksien visualisoimista sekä
✅ toiminnan mittaamista ja raportointia.

Muun muassa näihin asioihin toiminnan dokumentointi tuottaa hyötyä:

📌 Liiketoiminnan kehittäminen ja edellytysten luominen toiminnan jatkuvuudelle.
📌 Vaatimusten mukaan toimiminen ja vaatimusten mukaisen toiminnan todentaminen.
📌 Hiljaisen tiedon jako koko organisaatiolle.
📌 Kestävien päätöksien tekeminen.
📌 Toiminnan läpinäkyvyys.

Miksi toiminnan dokumentointi on elintärkeää? Mitä hyötyä dokumentaatio tuottaa organisaatiolle?

Dokumentoinnin avulla organisaatio pitää huolen siitä, että kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus ottaa selvää, mitä organisaatiossa tapahtuu ja mitkä ovat organisaation yhtenäiset toimintatavat.

Mikäli organisaatio ei dokumentoi toimintaansa, voi strategian mukaisen toiminnan toteuttaminen, todentaminen ja mittaaminen olla haasteellista.

Esimerkiksi, mikäli yrityksen strategian keskiössä on asiakas, tiimit, prosessista tai palveluista vastaavat henkilöt voivat kehittää prosessia asiakaskeskeiseksi prosessikuvauksen avulla.

Toiminnan kehittäminen, ulkoisten ja sisäisten vaatimuksien mukaisen toiminnan todentaminen onnistuu dokumentaation ja toiminnan kuvaamisen sekä mittaamisen avulla.

Kasvavat vaatimukset vaativat systemaattista liiketoiminnan hallintaa – reaktiivinen suhtautuminen ei riitä

Ulkoisia vaatimuksia ovat esimerkiksi:

ISO-standardit,
lait ja asetukset,
asiakkaiden muuttuvat tarpeet,
muutokset toimintaympäristössä.

Sisäisiä vaatimuksia ovat esimerkiksi:

Strategia ja visio,
tavoitteet kasvulle ja
jatkuvuuden hallinta.

Ilman toiminnan dokumentaatiota tai kuvaamista seuraavien kokonaisuuksien toteuttaminen ja kehittäminen on vaikeaa:

Jatkuvuuden hallinta ja jatkuva kehittyminen,
ongelmien ratkaisu,
riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen sekä niiden hallinta,
toiminnan mittaaminen,
laadunhallinta,
kestävien päätöksien tekeminen ja
perehdyttäminen.

Toiminnan dokumentoinnin avulla organisaatio pystyy tunnistamaan toimintaansa sisältyvät yksityiskohdat ja kokonaisuudet, jotka ovat merkityksellisiä asiakkaalle, henkilöstölle ja prosesseille tai taloudelle.

Toiminnan dokumentaatio auttaa myös tietotyössä tapahtuvien virheiden vähentämisessä.

Aineeton pääoma on yrityksen kilpailuetu – joko olet dokumentoinut sen?

Organisaation työntekijöiden osaaminen on aineetonta pääomaa, josta puhutaan usein myös yrityksen hiljaisena tietona. Tieto on usein ainutlaatuista, jolla yritys tuottaa asiakkailleen arvoa. Aineettomissa pääomissa pääomaluokat voidaan jaotella seuraavanlaisesti:

rakennepääoma eli dokumentoitu tieto,
inhimillinen pääoma eli organisaation hiljainen tieto; työntekijöiden asenne, osaaminen ja koulutustausta,
suhdepääoma eli organisaation sidosryhmäsuhteet, organisaation sisäiset suhteet, brändi, maine sekä yhteistyösopimukset.

Kun aineettoman pääoman elinkaari ja kulku organisaatiossa on kuvattu, voidaan sen tuottamaa arvoa kehittää ja samalla kartoittaa prosesseihin liittyviä mahdollisia riskejä ja mahdollisuuksia.

Mistä aloittaa liiketoiminnan dokumentointi ja kuvaaminen?

Se, että yritys on dokumentoinut ainakin:

millaisessa toimintaympäristössä se toimii,
mitkä ovat organisaation ydinpalvelut,
minkälaisilla prosesseilla palveluita tuotetaan ja
mitä tietojärjestelmiä palvelut ja prosessit vaativat.

Kun yrityksellä on dokumentoituna vähintään yllä mainitut kokonaisuudet, dokumentointi helpottaa ja nopeuttaa ulkoisiin ja sisäisiin vaatimuksiin vastaamista. Tämä johtuu siitä, että tarvittavat muutokset ohjaaviin asiakirjoihin, itse toimintaan eli prosesseihin, tiedonhallintaan ja tietojärjestelmiin on helpompi toteuttaa, kun toiminta on jo kirjattuna ylös, verrattuna tilanteeseen, jossa toimintamallit ovat vain yksittäisten henkilöiden tiedossa.

Jos yritys ei ole dokumentoinut toimintaansa, on lähdettävä liikkeelle perustason toimintatapojen selvittämisestä, tarkasteltava prosesseja yksityiskohtaisesti ja tunnistettava, mihin asioihin muuttuneet vaatimukset vaikuttavat.

Hyödynnä olemassa olevia viitekehyksiä esimerkiksi kansainvälisiä ISO-standardeja toiminnan dokumentoinnissa

ISO-standardit ovat kansainvälisiä viitekehyksiä, joita yritykset ja organisaatiot voivat hyödyntää toiminnassaan. Standardeissa on valtavasti kollektiivista tietoa ja valmiiksi mietittyjä ja toimiviksi todennettuja toimintatapoja, joiden avulla organisaatiot voivat kehittää omaa toimintaansa. ISO-standardeja on olemassa satoja, ja Suomessa suosituimmat standardit ovat: