Blogi

Vanhanaikaista prosessikuvausta vai uuden mahdollistamista?

Prosessit ovat vanhanaikaisia, prosessijohtamisessa ihmistä pidetään tyhmänä ja prosessit tappavat luovuuden.”

Tässä muutamia esimerkkejä negatiivisesta suhtautumisesta prosesseihin, joihin olen törmännyt. Prosesseja pidetään tunkkaisena tuulahduksena menneisyydestä, jolloin ihmiset sijoitettiin standardoiduksi palaseksi standardoituun prosessiin linjaston ääressä ja ainut mitä häneltä odotettiin, oli toimimista prosessin mukaan.

Edellä kuvattu ajattelumalli on kaukana nykypäivän yksilökeskeisestä ja luovuutta korostavasta ajattelusta. Tämän kanssa on helppo olla samaa mieltä. Mutta onko tuossa todella prosessijohtamisen ydin? Uskaltaisin väittää, ettei ole. Parhaimmillaan prosessijohtamista soveltavassa organisaatiossa nimenomaan kannustetaan parempien toimintatapojen kehittämiseen ja sitä kautta myös luovuuteen.

Prosessi luovuuden mahdollistajana

Vanha latuvertaus lienee tähän paikallaan. Kun lähdet hiihtelemään umpihankeen ja tekemään latua, ensimmäinen kierros on yleensä se hankalin. Täytyy tehdä päätöksiä mistä kohtaa menet ja raivata samalla latua auki. Toisella kierroksella näet jo mahdolliset virheet. Jos jossain kohtaa ladusta paistaakin läpi hiekka, osaat kiertää sen. Toisaalta taas hyväksi havaitut reitit kovettuvat helpommaksi hiihtää jo toisella kierroksella ja itselläsi jää aikaa keskittyä joko lisäämään vauhtia tai ideoimaan uusia laturetkiä. Kun latu tulee myös muiden käyttöön, se paranee entisestään ja saattaapa olla, että joku löytää myös turhia mutkia, jotka ajan myötä suoristuvat.

Sama ilmiö näkyy myös prosesseissa. Kertaalleen hyvin kuvattuun prosessiin on paljon helpompi lähteä tekemään pieniä parannuksia ja ”oikoreittejä” kuin tehdä sama asia joka kerta uudelleen ilman historiatietoa siitä, mikä voi mennä pieleen ja mikä mahdollisesti on jo aiemmin mennyt pieleen. Prosessit eivät siis ole vanhanaikaisia luovuuden tappajia, vaan kannustavat jatkuvaan kehittymiseen ja uuden luomiseen.

Prosessit tyhmyyden piilottajina ja virheiden vähentäjänä

Kuvataanko prosesseja sitten sen takia, että ihmiset ovat tyhmiä eivätkä osaa toimia ilman kiveen hakattua prosessia? Kyllä ja ei. Kuvittelepa tilanne, että aloitat uudessa työssä. Edellinen työntekijä on ehtinyt jo lähteä paikalta jättämättä minkäänlaista ohjeistusta ja muut työntekijät eivät ihan tarkasti tiedä miten hän on hommansa hoitanut. He ovat nähneet vain lopputulokset, mutta prosessi miten siihen ollaan päästy, on menetettyä hiljaista tietoa. Luultavasti fiksuna ihmisenä saisit hommat toimimaan, mutta luultavimmin vasta useampien yritysten ja erehdysten kautta. Ja isolla todennäköisyydellä nuo yritykset ja erehdykset ovat niitä samoja, joita edeltäjäsi on jo kertaalleen tehnyt ennen kuin hän on luonut omaan työhönsä sopivat prosessit. Kuinka paljon helpommalla olisit päässyt, jos sinulla olisi ollut jo edes jotenkuten kuvattu, toimiva prosessi, jolla aloittaa työsi.

Prosessi olisi mahdollistanut sen, että voisit alusta asti keskittyä kehittämään toimintaa käyttämättä energiaa siihen, miten perusasiat saadaan toimimaan. Tässä tapauksessa voidaan siis olettaa, että ihmiset ovat sen verran tyhmiä, että tekevät samoja virheitä uudelleen, jos eivät ole niistä tietoisia ja siksi selkeästi kuvatut prosessit auttavat meitä tyhmiä ihmisiä.

Olen siis samaa mieltä vain yhden alussa esittämäni negatiivisen väitteen kanssa. Prosessijohtamisella voidaan auttaa jollei tyhmiä, niin ainakin erehtyväisiä ja unohtelevia ihmisiä suoriutumaan töistään entistä paremmin. Hyvin kuvattujen prosessien avulla työt sujuvat kuin hiihto hyvin tampatulla ladulla ja meille jää enemmän aikaa uuden luomiseen.

Jos haluat oppia, miten organisaatiostasi tehdään vieläkin tehokkaampi hyvien prosessien ja leanin tekemisen avulla, osallistu Qualitas Fennican avoimiin koulutuksiin.

Tutustu koulutuskalenteriin tästä 

Liittyvät materiaalit