Ovatko prosessikuvaukset vanhanaikaisia?

Prosessit ovat vanhanaikaisia, prosessijohtamisessa ihmistä pidetään tyhmänä ja prosessit tappavat luovuuden.”

Tässä muutamia esimerkkejä negatiivisesta suhtautumisesta prosesseihin. Prosesseja pidetään tunkkaisena tuulahduksena menneisyydestä, jolloin ihmiset sijoitettiin standardoiduksi palaseksi standardoituun prosessiin linjaston ääressä ja ainut mitä häneltä odotettiin, oli toimimista prosessin mukaan.

Prosessimaisen lähestymistavan hyödyt organisaation toimintaan ovat:

• Prosessit kannustavat jatkuvaan kehittymiseen ja uuden luomiseen.
• Prosessit virheiden vähentäjänä – hyvin kuvattujen prosessien avulla työt sujuvat laadukkaammin, virheiden syyt ja kehityskohteiden tunnistaminen helpottuu.
• Prosessien avulla kuvaat organisaation tärkeimmät toiminnot.
• Lisäksi prosessikuvaukset toimivat hyvänä perehdytysvälineenä ja dokumentaationa, josta voi tarkistaa miten tietty asia tehtiinkään.

Prosessiajattelu tänään – prosessikuvauksilla helpotetaan arkea, tunnistetaan prosessien uhkia ja mahdollisuuksia, kehitetään toimintaa ja vastataan sidosryhmien vaatimuksiin

Edellä kuvattu ajattelumalli on kaukana nykypäivän yksilökeskeisestä ja luovuutta korostavasta ajattelusta. Tämän kanssa on helppo olla samaa mieltä. Mutta onko tuossa todella prosessijohtamisen ydin? Ei ole.

Parhaimmillaan prosessijohtamista soveltavassa organisaatiossa nimenomaan kannustetaan parempien toimintatapojen kehittämiseen ja sitä kautta myös luovuuteen.

Tänäpäivänä prosessikuvauksilla helpotetaan arkea, tunnistetaan prosessien uhkia ja mahdollisuuksia, kehitetään toimintaa ja vastataan sidosryhmien vaatimuksiin. 

Prosessi luovuuden mahdollistajana

Vanha latuvertaus lienee paikallaan. Kun lähdet hiihtelemään umpihankeen ja tekemään latua, ensimmäinen kierros on yleensä se hankalin. Täytyy tehdä päätöksiä mistä kohtaa menet ja raivata samalla latua auki.

Toisella kierroksella näet jo mahdolliset virheet. Jos jossain kohtaa ladusta paistaakin läpi hiekka, osaat kiertää sen. Toisaalta taas hyväksi havaitut reitit kovettuvat helpommaksi hiihtää jo toisella kierroksella ja itselläsi jää aikaa keskittyä joko lisäämään vauhtia tai ideoimaan uusia laturetkiä.

Kun latu tulee myös muiden käyttöön, se paranee entisestään ja saattaapa olla, että joku löytää myös turhia mutkia, jotka ajan myötä suoristuvat.

Sama ilmiö näkyy myös prosesseissa. Kertaalleen hyvin kuvattuun prosessiin on paljon helpompi lähteä tekemään pieniä parannuksia ja ”oikoreittejä” kuin tehdä sama asia joka kerta uudelleen ilman historiatietoa siitä, mikä voi mennä pieleen ja mikä mahdollisesti on jo aiemmin mennyt pieleen.

Prosessit eivät siis ole vanhanaikaisia luovuuden tappajia, vaan kannustavat jatkuvaan kehittymiseen ja uuden luomiseen.

Prosessit virheiden vähentäjänä

Kuvataanko prosesseja sitten sen takia, että ihmiset ovat ajattelemattomia eivätkä osaa toimia ilman kiveen hakattua prosessia? Kyllä ja ei.

Kuvittelepa tilanne, että aloitat uudessa työssä. Edellinen työntekijä on ehtinyt jo lähteä paikalta jättämättä minkäänlaista ohjeistusta ja muut työntekijät eivät ihan tarkasti tiedä miten hän on hommansa hoitanut. He ovat nähneet vain lopputulokset, mutta prosessi miten siihen ollaan päästy, on menetettyä hiljaista tietoa.

Luultavasti fiksuna ihmisenä saisit hommat toimimaan, mutta luultavimmin vasta useampien yritysten ja erehdysten kautta. Ja isolla todennäköisyydellä nuo yritykset ja erehdykset ovat niitä samoja, joita edeltäjäsi on jo kertaalleen tehnyt ennen kuin hän on luonut omaan työhönsä sopivat prosessit. Kuinka paljon helpommalla olisit päässyt, jos sinulla olisi ollut jo edes jotenkuten kuvattu, toimiva prosessi, jolla aloittaa työsi.

Prosessi olisi mahdollistanut sen, että voisit alusta asti keskittyä kehittämään toimintaa käyttämättä energiaa siihen, miten perusasiat saadaan toimimaan. Tässä tapauksessa voidaan siis olettaa, että ihmiset ovat sen verran tyhmiä, että tekevät samoja virheitä uudelleen, jos eivät ole niistä tietoisia ja siksi selkeästi kuvatut prosessit auttavat meitä tyhmiä ihmisiä.

Hyvin kuvattujen prosessien avulla työt sujuvat kuin hiihto hyvin tampatulla ladulla ja meille jää enemmän aikaa uuden luomiseen.

Jatkuva parantaminen on olennainen osa prosessiajattelua

Menestyjä organisaatiot hiovat asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat prosessinsa huippuunsa. He myös mittaavat ja optimoivat prosessejaan jatkuvasti. Prosessityössä toiminnan jatkuva parantaminen on olennainen osa ajattelu ja toimintatapaa.

Prosessit mallinnetaan, jotta niiden kulku ymmärretään ja tämän jälkeen toimintaa voidaan lähteä kehittämään. Jatkuva parantaminen lähtee strategisten tavoitteiden asettamisesta ja niiden toteuttamisesta.

Kehitystyön taustalla on siis ajatus siitä, mitä ja erityisesti miten yritys tuottaa palveluitaan paremmin kuin kilpailijansa. Pelkkä prosessien kuvaaminen ja mittaaminen ei sinällään riitä, vaan lisäksi tulee ymmärtää, miten eri toiminnot sekä ihmisten roolit linkittyvät asiakashyötyyn.

Esimerkki prosessikuvauksesta 

Alla oleva prosessikuvaus on esimerkki Arterin ohjelmistojen käyttöönottoprosessista. Lue alla olevaa kuvaa vasemmasta yläreunasta lähtien:

• Kuvaus alkaa asiakkaasta ja projektin myyneeltä henkilöltä tulee tieto konsultointitiimin vastaavalle myydystä projektista määriettyjen lähtötietojen kera IMSin raportointi-toiminnallisuuden avulla.
• Projekti resursoidaan ja vahvistetaan niin konsultin kanssa kuin asiakkaalle.
• Konsultti tekee suunnitelman projektin toteutuksesta.
• Konsultti valmistelee projektin.
• Projekti toteutetaan asiakkaalle.
• Projekti päättyy ja siitä kerätään palautetta.
• Projektin opit kerätään talteen ja käydään läpi kuukausipalaverissa.

Kiinnostaako prosessien kuvaaminen ja kehittäminen? Suosittelen sinun tutustuvat myös näihin sisältöihin:

👉 Prosessien pikaopas | pikaopas
👉 Onnistu prosessityössä – näin saavutat tuloksia | blogi & webinaari
👉 Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla | blogi