Vanhanaikaista prosessikuvausta vai uuden mahdollistamista?

Prosessit ovat vanhanaikaisia, prosessijohtamisessa ihmistä pidetään tyhmänä ja prosessit tappavat luovuuden.”

Tässä muutamia esimerkkejä negatiivisesta suhtautumisesta prosesseihin, joihin olen törmännyt. Prosesseja pidetään tunkkaisena tuulahduksena menneisyydestä, jolloin ihmiset sijoitettiin standardoiduksi palaseksi standardoituun prosessiin linjaston ääressä ja ainut mitä häneltä odotettiin, oli toimimista prosessin mukaan.

Edellä kuvattu ajattelumalli on kaukana nykypäivän yksilökeskeisestä ja luovuutta korostavasta ajattelusta. Tämän kanssa on helppo olla samaa mieltä. Mutta onko tuossa todella prosessijohtamisen ydin? Uskaltaisin väittää, ettei ole. Parhaimmillaan prosessijohtamista soveltavassa organisaatiossa nimenomaan kannustetaan parempien toimintatapojen kehittämiseen ja sitä kautta myös luovuuteen.

Prosessi luovuuden mahdollistajana

Vanha latuvertaus lienee tähän paikallaan. Kun lähdet hiihtelemään umpihankeen ja tekemään latua, ensimmäinen kierros on yleensä se hankalin. Täytyy tehdä päätöksiä mistä kohtaa menet ja raivata samalla latua auki.

Toisella kierroksella näet jo mahdolliset virheet. Jos jossain kohtaa ladusta paistaakin läpi hiekka, osaat kiertää sen. Toisaalta taas hyväksi havaitut reitit kovettuvat helpommaksi hiihtää jo toisella kierroksella ja itselläsi jää aikaa keskittyä joko lisäämään vauhtia tai ideoimaan uusia laturetkiä.

Kun latu tulee myös muiden käyttöön, se paranee entisestään ja saattaapa olla, että joku löytää myös turhia mutkia, jotka ajan myötä suoristuvat.

Sama ilmiö näkyy myös prosesseissa. Kertaalleen hyvin kuvattuun prosessiin on paljon helpompi lähteä tekemään pieniä parannuksia ja ”oikoreittejä” kuin tehdä sama asia joka kerta uudelleen ilman historiatietoa siitä, mikä voi mennä pieleen ja mikä mahdollisesti on jo aiemmin mennyt pieleen.

Prosessit eivät siis ole vanhanaikaisia luovuuden tappajia, vaan kannustavat jatkuvaan kehittymiseen ja uuden luomiseen.

Prosessit virheiden vähentäjänä

Kuvataanko prosesseja sitten sen takia, että ihmiset ovat ajattelemattomia eivätkä osaa toimia ilman kiveen hakattua prosessia? Kyllä ja ei.

Kuvittelepa tilanne, että aloitat uudessa työssä. Edellinen työntekijä on ehtinyt jo lähteä paikalta jättämättä minkäänlaista ohjeistusta ja muut työntekijät eivät ihan tarkasti tiedä miten hän on hommansa hoitanut. He ovat nähneet vain lopputulokset, mutta prosessi miten siihen ollaan päästy, on menetettyä hiljaista tietoa.

Luultavasti fiksuna ihmisenä saisit hommat toimimaan, mutta luultavimmin vasta useampien yritysten ja erehdysten kautta. Ja isolla todennäköisyydellä nuo yritykset ja erehdykset ovat niitä samoja, joita edeltäjäsi on jo kertaalleen tehnyt ennen kuin hän on luonut omaan työhönsä sopivat prosessit. Kuinka paljon helpommalla olisit päässyt, jos sinulla olisi ollut jo edes jotenkuten kuvattu, toimiva prosessi, jolla aloittaa työsi.

Prosessi olisi mahdollistanut sen, että voisit alusta asti keskittyä kehittämään toimintaa käyttämättä energiaa siihen, miten perusasiat saadaan toimimaan. Tässä tapauksessa voidaan siis olettaa, että ihmiset ovat sen verran tyhmiä, että tekevät samoja virheitä uudelleen, jos eivät ole niistä tietoisia ja siksi selkeästi kuvatut prosessit auttavat meitä tyhmiä ihmisiä.

Olen siis samaa mieltä vain yhden alussa esittämäni negatiivisen väitteen kanssa. Prosessijohtamisella voidaan auttaa myös erehtyväisiä ja unohtelevia ihmisiä suoriutumaan töistään entistä paremmin. Hyvin kuvattujen prosessien avulla työt sujuvat kuin hiihto hyvin tampatulla ladulla ja meille jää enemmän aikaa uuden luomiseen.

Prosessien avulla kuvaat yrityksen tärkeimmät toiminnot

Suosittelemme aloittamaan kuvaustyön prosessikartasta ja prosessipuusta.

Prosessikartan ja prosessipuun määrittelee organisaation johto. Prosessikartassa esitetään organisaation johdon tunnistamat ydin- ja tukiprosessit – eli määritellään kuvattavat prosessit ja niiden keskinäinen suhde toisiinsa. Kaikkia prosesseja ei tarvitse kuitenkaan kuvata, vaan olennaiset asiat voidaan myös ohjeistaa perinteisesti ohjeella.

Ydinprosessit käsittävät organisaation perustehtävään ja strategiaan liittyvän keskeisen toiminnan. Ydinprosessien tarkoituksena on tyypillisesti tuottaa organisaatiolle kassavirtaa. Tukiprosessit toimivat ydinprosessien taustalla mahdollistavina, tukevina ja avustavina toimintoina. Johtamisen prosessit liittyvät puolestaan toiminnan suunnitteluun, ohjaamiseen ja johtamiseen. Johtamisen prosessit mielletään joskus myös tukiprosesseiksi.

Prosessikartan tekemisessä liikkeelle voi lähteä liiketoiminnalle ja asiakkaille keskeisistä prosesseista, esimerkiksi näin:

• Ydin- ja tukiprosessit tunnistetaan ensiksi, niistä rakennetaan prosessikartta.
• Ydin- ja tukiprosessien osaprosesseista rakennetaan prosessipuu.
• Alimman tason prosesseista piirretään ensin prosessikaaviot.

Näin teet prosessikuvauksen

Arterin IMS-ohjelmiston avulla rakennat organisaation prosessihierarkian eli prosessipuun, joka sisältää:

• Prosessikartan
• 1. prosessitaso
• n. prosessitaso
• prosessin kuvaustaso

IMS-ohjelmiston etuna on se, että ohjelmisto pakottaa kuvaamaan organisaation prosessit hierarkian mukaisesti.

IMS-ohjelmiston kuvauseditorin avulla prosessien kuvaaminen on helppo toteuttaa ja kuvaustavalle voidaan määrittää yhtenäiset linjat esimerkiksi käytettävien symboleiden tai värien avulla.

Prosessikuvauksien tekemisen helpottamiseksi kuvauspohjia voidaan tehdä ennakkoon valmiiksi. Pohjaan voidaan kirjata valmiiksi esimerkiksi prosessi alku ja loppu, roolit; asiakas, myynti, kokoonpano ja prosessin aikana hyödynnettävät IT-järjestelmät. Alla olevaa kuvaa voidaan kutsua uimaratakaavioksi, jossa käydään prosessi läpi.

Esimerkki prosessikuvauksesta – Arterin ARC- tai IMS-ohjelmiston käyttöönotto- ja konsultointi prosessikuvaus

Lue alla olevaa kuvaa vasemmasta yläreunasta lähtien:

• Kuvaus alkaa asiakkaasta ja projektin myyneeltä henkilöltä tulee tieto konsultointitiimin vastaavalle myydystä projektista määriettyjen lähtötietojen kera IMSin raportointi-toiminnallisuuden avulla.
• Projekti resursoidaan ja vahvistetaan niin konsultin kanssa kuin asiakkaalle.
• Konsultti tekee suunnitelman projektin toteutuksesta.
• Konsultti valmistelee projektin.
• Projekti toteutetaan asiakkaalle.
• Projekti päättyy ja siitä kerätään palautetta.
• Projektin opit kerätään talteen ja käydään läpi kuukausipalaverissa.

VINKKI:

Selkeä ja hyvä prosessikaavio mahtuu A4:lle ja siinä on noin 20 elementtiä tai symbolia. Lähde liikkeelle ylhäältä ja tarkenna kuvauksia tarvittaessa.

Suosittelen sinun tutustuvat myös näihin sisältöihin:

👉Prosessien pikaopas | pikaopas
👉Onnistu prosessityössä – näin saavutat tuloksia | blogi & webinaari
👉Prosessien pitkäjänteinen kehittäminen kuvauksia hyödyntämällä | blogi

👉 Kehitä asiantuntijuuttasi ja tutustu Arterin prosesseihin liittyviin koulutuksiin tästä!