Miksi kokonaisarkkitehtuurin tulisi olla helposti lähestyttävää?

Kokonaisarkkitehtuuri nähdään usein menetelmänä edistää yhteentoimivuutta joko organisaation sisällä oman arkkitehtuurin muodossa tai organisaatioiden välillä esimerkiksi lainsäädännön tai viitearkkitehtuurien avulla:

• Yhteentoimivuus voi olla luonteeltaan teknistä, semanttista, organisatorista tai oikeudellista.
• Kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja dokumentoinnin avulla organisaatio voi tarpeen mukaan muistuttaa mieliin, mitkä elementit tietyssä tilanteessa ovat merkittäviä, millä on suoraa vaikutusta mihinkin ja mitkä ovat kerrannaisvaikutukset. Näitä elementtejä ovat esimerkiksi työntekijät, ohjelmistot, kyvykkyydet ja prosessit.

Joko organisaatiosi kokonaisarkkitehtuurikuvaukset ovat helposti lähestyttäviä ja kaikkien saatavilla?

1. Tänä päivänä organisaatioissa moni kehityshanke liittyy jollain tapaa tiedon luomiseen, liikkumiseen ja ylläpitoon tai tietojärjestelmien hyödyntämiseen ja kehittämiseen. Mutta kokonaisarkkitehtuurikuvaukset, joita kehityshankkeessa olisi tarkoitus hyödyntää puuttuvat joko kokonaan tai ne saattavat olla vaikeasti hahmotettavia taulukoita, joita ymmärtää vain IT-asiantuntija.
2. Jotta kokonaisarkkitehtuurikuvauksia hyödynnettäisiin todella, tulee niiden olla helposti lähestyttäviä, ymmärrettäviä ja helposti saatavilla olevia.
3. Ja sellaisia, jotka tuottavat käyttäjilleen hyötyä eli esimerkiksi vain IT-näkökulmasta tehdyt kuvaukset eivät välttämättä tuota hyötyä kehityspäällikölle tai toimitusjohtajalle.

9 hyötyä, joita helposti lähestyttävä kokonaisarkkitehtuuri tuottaa

1.Lisää selkeyttä ja ymmärrettävyyttä toimintaa kohtaan:

Helposti lähestyttävät ja visuaaliset kokonaisarkkitehtuurikuvaukset tuovat selkeyttä organisaation rakenteeseen, toimintoihin, tiedon liikkumiseen ja tietojärjestelmien käyttöön. Se auttaa organisaation sisäisiä sidosryhmiä ymmärtämään paremmin, miten eri organisaation osat, toiminnot ja järjestelmät liittyvät toisiinsa.

2. Kohti kestävää päätöksentekoa:

Kokonaisarkkitehtuuri tarjoaa mahdollisuuden päätöksentekijöille tarkastella organisaationsa kokonaiskuvaa erilaisista näkökulmista kuten tietoturvallisuuden, kyvykkyyksien tai riskien näkökulmista. Tämä auttaa tekemään parempia päätöksiä, kun päätöksentekijöillä on yhteinen käsitys organisaation eri osa-alueista ja niiden keskinäisistä riippuvuuksista esimerkiksi, mitkä tietojärjestelmät on integroitu ja mihin, missä organisaation prosesseissa mitäkin tietojärjestelmää hyödynnetään tai mitkä organisaation kyvykkyydet kaipaavat kehitystä.

3. Tuottavuuden lisääminen ja kustannustehokkuus:

Selkeä kokonaisarkkitehtuuri mahdollistaa prosessien ja toimintojen optimoinnin. Organisaatio voi tunnistaa pullonkauloja, välttää päällekkäisyyksiä ja tehostaa toimintaansa mallintamalla toimintansa kokonaisarkkitehtuurin avulla. Kulujen säästäminen mahdollistuu, kun visuaalisen kuvauksen avulla nähdään esimerkiksi tietojärjestelmien, prosessien ja toimintojen päällekkäisyydet. Parempi ymmärrys organisaation toiminnasta ja rakenteista auttaa tunnistamaan mahdollisuuksia kustannustehokkuuden parantamiseksi.

4. Muutostenhallinnan helpottaminen:

Kun organisaatiolla on helposti ymmärrettävä kokonaisarkkitehtuuri ja sen omiin tarpeisiin mallinnettu kokonaisarkkitehtuuri, muutosten suunnittelu ja toteutus helpottuvat. Muutokset voidaan integroida saumattomasti olemassa oleviin rakenteisiin ja varmistaa, että ne tukevat organisaation strategisia tavoitteita.

Kyvykkyyksien kuvaamisen kautta organisaatio pystyy tunnistamaan, mitä osa-alueita sen on kehitettävä, jotta sen on mahdollista päästä strategiansa mukaisiin tavoitteisiin.

5. Yhteentoimivuus ja joustavuuden lisääminen:

Kokonaisarkkitehtuurikuvausten avulla organisaation on mahdollista edistää tietojärjestelmien, prosessien ja tietovirtojen yhteen toimivuutta. Tämä tekee organisaatiosta joustavamman ja kykenevämmän sopeutumaan muuttuviin olosuhteisiin.

6. Riskienhallinnan proaktiivisuuden lisääminen:

Ymmärrys organisaation kokonaisarkkitehtuurista auttaa tunnistamaan riskejä ja haavoittuvuuksia. Tämä mahdollistaa proaktiivisen riskienhallinnan esimerkiksi tietojärjestelmien elinkaarien hallinnassa tai tunnistamaan järjestelmien tärkeimpiä käyttäjiä, joita on järkevää kouluttaa esimerkiksi tietoturvallisuuden osalta.

7. Mahdollisuuksien tunnistaminen:

Selkeä kokonaisarkkitehtuuri auttaa organisaatiota tunnistamaan uusia mahdollisuuksia, kehittämään uusia liiketoimintamalleja ja integroimaan uusia teknologioita omaan toimintaansa.

8. Viestinnän parantaminen:

Helposti ymmärrettävät kokonaisarkkitehtuurikuvaukset helpottavat viestintää organisaation sisäisten sidosryhmien välillä: Visuaalinen mallinnus monimutkaisesta kokonaisuudesta auttaa kaikkia ymmärtämään asian samalla tapaa – kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa ja yhteiset kuvaukset organisaation toiminnasta ovat erityisen hyödyllisiä, kun työskentelemme paikkariippumattomasti.

Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset on järkevää mallintaa sellaisiksi, jotka tuottavat käyttäjilleen hyötyä. Tiimin vetäjällä, ICT-asiantuntijalla, kehtyspäälliköillä tai liiketoiminnasta vastaavalla saattaa olla erilaisia tarpeita kuvauksien suhteen, joten ethän tyydy kokonaisarkkitehtuurin mallintamisessa vain yhteen näkökulmaan. Suosittelemme osallistamaan kuvauksien käyttäjiä kuvauksien suunnitteluun, ylläpitoon ja kehittämiseen.

9. Asiakastyytyväisyyden kehittäminen: 

Organisaatio, jolla on selkeä kokonaisarkkitehtuuri, pystyy tarjoamaan asiakkailleen parempia ja tehokkaampia palveluita, mikä voi parantaa asiakastyytyväisyyttä. Esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurikuvaus asiakasrajapinnassa hyödynnettävistä tietojärjestelmistä voi auttaa kehittämään asiakaskokemusta.

Kiinnostaako kokonaisarkkitehtuurin mallintaminen? Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Kokonaisarkkitehtuuri koko organisaation työkaluksi | blogi
👉 Kokonaisarkkitehtuuri projektista prosessiksi | blogi
👉 Valmis metamalli organisaation kokonaisarkkitehtuurikuvauksille | blogi