Blogi

Millaisia hyötyjä toimintajärjestelmä tuottaa teollisuudessa toimiville organisaatioille?

Teollisuudessa toimivilla organisaatioilla saattaa olla useampia ulkoisia vaatimuksia toiminnalleen. Tällaisia vaatimuksia ovat lait, säädökset sekä asiakkaiden vaatimukset. Erilaisia velvotteita saattaa myös olla raportoinnin tai laadunhallinnan suhteen. Sertifikaatit ja eri viitekehyksien hyödyntäminen toiminnan tukena, asettavat vaatimuksia toiminnalle sekä tarpeen todentaa tiettyjen toimintojen toteutumista

Toimintajärjestelmä on yksi keino selkeyttää ja helpottaa arkea teollisuudessa. Käytännössä järjestelmää voi kutsua myös laadunhallinta- tai johtamisjärjestelmäksi, päätavoitteet ovat samat, vaikka järjestelmän nimellä on eri variaatioita olemassa.

Toimintajärjestelmässä johdon asettamat tavoitteet, sidosryhmien odotukset ja viranomaisvaatimukset muuntuvat ymmärrettäväksi arjen tekemiseksi. Kun tuloksia seurataan, analysoidaan ja toimenpiteistä päätetään organisaation eri tasoilla, on saavutettu hyvän kierre:

Tekeminen alkaa parantaa itse itseään ja ylivertaiselle menestykselle luodaan edellytykset”, Ossi Ritola, Arter Oy:n toimitusjohtaja.

Näin asiakkaamme hyödyntävät toimintajärjestelmää teollisuudessa

Arterin IMS-ohjelmiston asiakkaat, jotka toimivat teollisuudessa, hyödyntävät ohjelmistoa seuraavanlaisesti:

✅  Johdon työkaluna ja kokonaisvaltaisen näkymän kokoajana organisaation toimintaan, jonka avulla strateginen ja operatiivinen toiminnan taso on mahdollista yhdistää.

✅  Koko organisaation prosessikuvaukset lyötyvät toimintajärjestelmästä.

✅  Dokumentaatio, työohjeet ja käsikirjat ovat viety toimintajärjestelmään.

✅  Läheltäpititilanteiden, turvallisuushavaintojen ja poikkeamien kirjaaminen, käsittely ja seuranta toteutetaan järjestelmän avulla.

✅  Auditointiraporttien ja poikkeamien kirjaaminen, käsittely sekä seuranta.

✅  Erilaisten lupien seuranta, esimerkiksi kulkuluvat ja työluvat.

✅  Dokumenttien hyväksyntä ja tallentamismenetelmien yhtenäistäminen sekä tiedostojen lokitietojen tallentumisen automatisointi.

✅  Toimintajärjestelmää hyödynnetään uusien työntekijöiden perehdytyksessä ja työntekoon liittyvänä tietopankkina arjessa.

✅  Laadunhallinnan toteuttaminen ja todentaminen käytössä olevan viitekehyksen mukaisesti, esimerkiksi ISO 9001 -standardin, asetuksen tai lain mukaisesti.

✅  Yhtenäisten toimintatapojen varmistaminen helposti saatavilla olevan ja ajankohtaisten ohjeistuksien ja dokumentaation avulla.

✅  Toiminnan läpinäkyvyyden ja avoimuuden kehittämisessä.

✅  Tietoturvan vuosikellon toteuttaminen auditoitavaan muotoon.

✅  Riskit ja tietoturvan ohjeistukset on tuotu yhteen koko organisaation yhteiseen sijaintiin IMS-ohjelmistoon.

✅  Toimintaa koskevien mittareiden määrittäminen, joiden avulla voidaan suoraan koota viranomaisten vaatimia raportteja tai dokumentaatiota.

Hyödyntämistapoja on monia, ja IMS-toimintajärjestelmän yhtenä tärkeimpänä ominaisuutena on sen muovautuminen ja muuttuminen organisaation käyttötarpeiden mukaisiksi.

Toimintajärjestelmää hankkiessa on siis järkevää pohtia organisaation omat tarpeet sen käytölle ja rakentaa järjestelmä omiin tarkoituksiin sopivaksi sekä muokata sitä ajankuluessa muuttuneisiin tarpeisiin sopivaksi.

Yhteydenottopyyntö, IMS-ohjelmisto, Arter Oy

Millaiset asiat vaikuttavat toimintajärjestelmän onnistuneeseen käyttöön ja työntekijöiden sitoutumiseen?

Arterin IMS-toimintajärjestelmän alusta on ollut olemassa vuodesta 2001 lähtien ja ohjelmiston käyttöönottoja on takana satoja.

Olemme tunnistaneet seuraavanlaisia asioita tärkeiksi ohjelmiston onnistuneen käyttöönoton taustalta:

  • Johdon sitoutuminen järjestelmän käyttöön – vastuu ohjelmiston käyttöönotosta sekä käytöstä on organisaatiolla itsellään.
  • IMS-ohjelmiston pääkäyttäjien roolin ja vastuualueen määrittäminen. Vastuuhenkilön muuttuessa huomioi ohjelmisto-osaaminen ja varmista esimerkiksi koulutuksen avulla kehitystyön jatkuminen.
  • Oman työryhmän nimeäminen prosessityön selvittämiseen ja prosessikuvausten aloittamiselle. Työryhmän tavoitteena on ohjata prosessityön aloittamista sekä etenemistä ja toimia tukena organisaation prosessien kuvaamiseen liittyvissä asioissa.
  • Yhteiset ja selkeät pelisäännöt ohjelmiston käyttöön koko organisaatiolle: mitä tietoa ohjelmistosta löytyy, prosessikuvauksien yhtenäinen tyyli ja valmis pohja kaikkien saataville ohjelmiston avulla, vastuuttaminen ja henkilöstön osallistaminen ajantasaisen tiedon ylläpitoon esimerkiksi prosessiomistajien, työnjohtajien tai vastuussa olevien henkilöiden tasolla.
  • Aikaikkunoiden määrittäminen kehitystyölle.
  • Ohjelmiston tuominen osaksi arkea ja ohjeistuksien helppo saatavilla olo – ohjelmiston hyödyntäminen viikko- tai kuukausipalavereissa ja IMSistä löytyvien ohjeistuksien, prosessikuvauksien,  mittareiden ja muun dokumentaation linkittäminen esimerkiksi sisäiseen intraan tai uutisten ja sähköpostiviestien yhteyteen. Kun ohjelmisto on mukana arjen toiminnoissa, on sen käyttö luonnollisempaa.
  • Osallista kuvauksien tekemiseen henkilöt, jotka ovat osa prosessia. Yhdessä tehty kuvaus tai ohjeistus tulee todennäköisemmin käyttöön.
  • Kasvata organisaationne tietoutta ja taitoja prosessityöskentelyssä ja prosessijohtamisessa koulutuksien tai tukihenkilöiden avulla.
  • Sopikaa pelisäännöt ohjeistuksien ja dokumenttien tallentamiselle ja ylläpidolle. Yhtenäiset ja selkeät ohjeistukset edesauttavat käytäntöihin sitoutumisessa.
  • Vältä liian ison palan haukkaamista – ota yksi osio kerrallaan käyttöön IMS-ohjelmistosta organisaatiossanne.

Hyvä toimintajärjestelmä rakentuu organisaatiossa kolmelle kivijalalle:

  1. Ensinnäkin arjen kuvaukset pitävät toiminnan vakaana ja selkeänä. Seuraa tätä reittiä niin pääset perille ja vielä bonuksena ajoissa.
  2. Toiseksi objektiiviset mittarit energisoivat toimintaa ja kertovat siitä, missä mennään.
  3. Kolmanneksi subjektiiviset palautteet ja arvioinnit nostavat kehityskohteita, joilla parantaa juoksua.

Toimintajärjestelmä antaa edellytykset jatkuvalle parantamiselle sekä nopealle muutoskyvykkyydelle

Organisaatioiden ja yritysten toiminta on prosessinomaista, ja toimintajärjestelmä on alusta, joka sisältää nämä toimintojen kannalta oleelliset menettelytavat eli prosessit. Toimintajärjestelmää voi siis kuvailla eräänlaiseksi kehitysalustaksi, jossa organisaation toimintaa voidaan suunnitella, toteuttaa ja mitata jatkuvan parantamisen periaatteiden mukaan.

Kun määritellyt prosessit toistetaan aina kerralla loppuun samalla tavalla, toiminta tehostuu, ja yhteisössä voidaan keskittyä sen ydintoimintaan ja henkilötasolla heidän ydinosaamiseensa.

Toimintajärjestelmään kirjattujen ohjeistuksien ja toimintojen hierarkian avulla itseohjautuvuuden on mahdollista kasvaa organisaatiossa. Kun kaikilla on saatavilla oman roolinsa kannalta oleelliset ohjeistukset ja dokumentaatio, itsenäinen päätöksenteko helpottuu.

Menestyjäorganisaatiot hiovat asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat prosessinsa huippuunsa ja alati muuttuvassa pärjäävät ne, joilla on kyky vastata asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin. Menestyjäorganisaatiot mittaavat ja optimoivat prosessejaan jatkuvasti. Taustalla vaikuttaa ajatus siitä, mitä ja erityisesti miten yritys tuottaa palveluaan paremmin kuin kilpailijansa.

Prosessien kuvaamisen hyödyt ja prosessiajattelu

Prosessiajattelun voi nähdä tapana, jolla tunnistetaan:

  • Asiakkaiden tarpeet ja odotukset siitä, miten edetään vaihe vaiheelta eteenpäin ja miten asiakas lopulta saa tuotteen tai palvelun, jota oli hakemassa.
  • Organisaation osaamisalueiden yhdistäminen: mitkä osaamisalueet tulee yhdistää, jotta tuote tai palvelu valmistuu ja asiakkaan odotukset täytetään.

Jotta prosessiajattelu ja prosessijohtaminen sisäistetään organisaatiossa, vaatiii se aikaa, johdon sitoutumista, muutosjohtamista, koulutusta ja asian tuomista jatkuvaksi osaksi arkea.

Pelkkä prosessien kuvaaminen ja mittaaminen ei yksinään riitä, vaan lisäksi tulee ymmärtää, miten eri ihmisten roolit linkittyvät asiakashyötyyn.

Prosessien kuvaamisen avulla organisaatiossa voidaan hyödyntää tehtyjä kuvauksia seuraavanlaisesti:

✅  prosessin riskien ja mahdollisuuksien tunnistamiseen,
✅  syy-seuraussuhteiden analysointiin,
✅  ajankäytön tehostaminseen (siirtoajat, odotusajat, varastointiajat jne)
✅  resurssiongelmien tunnistaminseen,
✅  prosesseille mittareiden avulla saadun datan hyödyntäminseen,
✅  lisäarvoa tuottavien ja tuottamattomien vaiheiden selvittämiseen,
✅  ympäristönäkökulmien kartoitukseen,
✅  vaarojen tunnistaminseen,
✅  automatisointi-, yhdistämis-, yksinkertaistamis- ja eliminointimahdollisuuksien arviointiin.

IMS on helppokäyttöinen suomalainen toimintajärjestelmän alusta, jonka avulla luot organisaation tarpeita vastaavan toimintajärjestelmän

IMS-ohjelmisto on Arterin selainpohjainen toimintajärjestelmäalusta, jonka päälle yritys tai organisaatio voi luoda oman toimintajärjestelmänsä. Selainpohjainen järjestelmä toimii paikasta riippumatta ja se sisältää seuraavat osiot:

  • Prosessit,
  • dokumentit,
  • käsikirjat,
  • mittarit,
  • raportit ja
  • riskit.

Tutustu tarkemmin IMS-ohjelmistoon täällä.

Suosittelemme tutustumaan myös näihin sisältöihin:

👉 Arterin asiakastarinat | referenssit
👉 Kaikki toimintajärjestelmästä | blogi
👉 Kuinka nostaa organisaation prosessityöskentely seuraavalle tasolle? | blogi

Kokeile veloituksetta IMS-ohjelmistoa ja selvitä asiantuntijamme avulla, kuinka organisaationne pystyy kehittämään toimintaansa oman toimintajärjestelmän avulla tilaamalla ilmainen IMS-demo!

Tilaa demo-tunnukset tällä lomakkeella ja kokeile IMS-ohjelmistoa ilmaiseksi:

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Liittyvät materiaalit