Blogi

Kuinka nostaa organisaation prosessityöskentely seuraavalle tasolle?

Kysyimme asiakkailtamme prosessijohtamisen liittyviä haasteita ja saimme vastauksesi seuraavien kokonaisuuksien tuottavan haasteita prosessityöskentelyssä:

🖍 Prosessien tärkeyden ja prosessiomistajan roolin ymmärrys,
🖍 sitouttaminen prosessityöhön,
🖍 prosessijohtamisen yleinen ymmärrys,
🖍 yhtenäisten prosessien luomisen haasteet
🖍 sekä prosessien säännöllinen kehittäminen ja kehityksen aikataulutus.

Tässä blogitekstissä annamme vinkkejämme kuinka viedä organisaation prosessityöskentely seuraavalle tasolle. 

Sisältö – otsikkoa klikkaamalla pääset suoraan aiheen kohdalle

Prosessiajattelun hyödyt organisaatiolle, muutosjohtaminen ja sitouttaminen

Miksi menestyvät yritykset hallitsevat prosessinsa?

Sana prosessi voi kuulostaa tavallisen työntekijän korvaan etäiseltä, mutta prosessi on vain yleisnimi työlle, jota teemme.

Kysyttäessä työntekijältä tai vaikka tuotantolaitoksen esimieheltä, mitä heidän työtehtäviinsä kuuluu, saat varmasti tarkempia vastauksia siitä, miten organisaation prosessit toimivat. Kokonaiskuva ei välttämättä ole yhtä selkeä siellä, missä yritystä johdetaan, ellei kokonaisuutta ole kuvattu selkeiksi ja mitattaviksi prosesseiksi.

Nykymaailmassa kaikkea toimintaa leimaa jatkuva ja alati kiihtyvä muutos. Ilman kykyä johtaa ja kehittää prosessejaan tässä ympäristössä, organisaatio tulee väistämättä taantumaan.

Menestyjä organisaatiot ovat ottaneet pääfokuksekseen asiakkaan. He hiovat asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat prosessinsa huippuunsa. Ne myös mittaavat ja optimoivat prosessejaan jatkuvasti.

Taustaymmärryksenä on se, mitä ja erityisesti miten yritys tuottaa palveluitaan paremmin kuin kilpailijansa. Pelkkä prosessien kuvaaminen ja mittaaminen ei sinällään riitä, vaan lisäksi tulee ymmärtää, miten työntekijöiden roolit linkittyvät asiakashyötyyn.

Prosessien kuvaamisen avulla organisaatiossa voidaan hyödyntää tehtyjä kuvauksia seuraavanlaisesti:

✅ prosessin riskien ja mahdollisuuksien tunnistamiseen,
✅ syy-seuraussuhteiden analysointiin,
✅ ajankäytön tehostamiseen (siirtoajat, odotusajat, varastointiajat jne)
✅ resurssiongelmien tunnistamiseen,
✅ prosesseille mittareiden avulla saadun datan hyödyntämiseen,
✅ lisäarvoa tuottavien ja tuottamattomien vaiheiden selkeytykseen,
✅ ympäristönäkökulmien kartoitukseen,
✅ vaarojen tunnistamiseen,
✅ automatisointi-, yhdistämis-, yksinkertaistamis- ja eliminointimahdollisuuksien arviointiin.

Prosessiomaisen toiminnan hyötyjä ovat myös:

✅ Tehdään läpinäkyväksi ammattilaisten roolit eri arvontuotantoketjuissa asiakkaille.
✅ Tunnistetaan täsmällisemmin prosessien suunnassa informaation kulun ja sisällön tarpeita sekä miten teknologiaa käyttäen prosessia ja lopputulosta voitaisiin parantaa.
✅ Tunnistetaan erillisten IT-sovellusten aiheuttamia arjen ongelmia – päällekkäinen tietojen syöttäminen, sovellusten keskustelemattomuus kuin myös mahdollisuudet informaatiovirtojen automatisointiin.
✅ Havainnollistetaan asiakkaan, esim. opiskelijan osallistuminen prosessiin, ”totuuden hetket”, joissa erityisesti tulisi onnistua.
✅ Tunnistetaan osaamisen kehittämisen täsmätarpeita, mikä on nykytila ja tavoitetila prosessin eri vaiheissa.
✅ Strategian ja vision toteuttaminen käytännön kautta.

Prosessiajattelua voit siis lähestyä työskentelytapana, jolla tunnistetaan:

1️⃣ Asiakkaiden tarpeet ja odotukset siitä, miten edetään vaihe vaiheelta eteenpäin ja miten asiakas lopulta saa tuotteen tai palvelun, jota oli hakemassa.

2️⃣ Organisaation osaamisalueiden yhdistäminen: mitkä osaamisalueet tulee yhdistää, jotta tuote tai palvelu valmistuu ja asiakkaan odotukset täytetään tai ylitetään.

Näin nostat prosessityöskentelyn seuraavalle tasolle: Vinkki 1: Nimetkää prosessityön selvittämiseen ja kuvausten aloittamiselle oma työryhmä, Arter Oy

Muutosjohtaminen alkaa muutosstrategian kirkastamisesta

Jos haluat laittaa muutoksen aluille, tähdennä muutoksen kiireellisyyttä ja välttämättömyyttä. 

Haastavinta tämä on tilanteessa, jossa asiat toimivat – vielä toistaiseksi. Muutosta varten on kuitenkin saavutettava yhteisymmärrys siitä, että nykyisen mallin mukaan ei voida jatkaa. On havahduttava uudistamaan toimintaansa.

Onnistunut muutos vaatii vahvaa johtajuutta ja sitä käyttävän ydintiimin perustamista. Tällä tiimillä tulee olla asemaansa perustuvaa valtaa, asiantuntemusta ja uskottavuutta.Ennen kaikkea tiimissä tulee vallita keskinäinen luottamus vaativan prosessin läpiviemisen mahdollistamiseksi.

Kaikki alkaa kirkkaan ja merkityksellisen tavoitetilan eli vision muodostamisesta. Visio antaa muutokselle suunnan ja ohjaa organisaation jäseniä tekemään oikeanlaisia toimenpiteitä tavoitteen saavuttamiseksi.

Menestyksekkään vision tulee olla konkreettinen, toteutettava sekä haluttava motivoidakseen organisaatiota liikkumaan sitä kohti.

Muutostyö käynnistyy suunnitelman eli strategian laatimisella. Strategia määrittää, miten pääsemme tavoitteeseen. Se kertoo, mitä meidän tulee tehdä, jotta saavutamme päämäärämme. Mitä yksinkertaisempi ja ymmärrettävämpi strategia on, sen helpompi se on viedä käytäntöön.

Viestintä on onnistuneen muutosprosessin tukijalka, epäonnistunut viestintä on taas muutoksen suurin uhka. Suunnan hämärtyminen voi syödä motivaation muutoksen toteuttamiseen ja estää strategian jalkautuksen. Työn merkityksellisyys on avain työntekijöiden motivaatioon ja muutoksen onnistumiseen.

Onnistuaksesi muutosjohtamisessa viesti muutosvisiosta jatkuvasti. 

Näin nostat prosessityöskentelyn seuraavalle tasolle: Vinkki 2: Visualisoikaa muutos erilaisten työkalujen avulla. Pohtikaa organisaation sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät läpi kenelle muutoksesta tulee viestiä ja millä tavoin.

Suunnitelmista tekoihin ja sitouttamiseen

Vaikutusmahdollisuudet ja hallinnan tunne lisäävät hyvinvointia sekä motivaatiota toimimaan muutosta edesauttavalla tavalla. Valtuuta henkilöstö muutosvision mukaiseen toimintaan antamalla heille mahdollisuuksia vaikuttaa omaan työhönsä ja organisaation toimintaan. Anna heille valtuudet muovata organisaation kulttuuria.

Lyhyen aikavälin onnistumiset ovat äärimmäisen tärkeitä todistamaan muutostyön tehokkuutta ja toimivuutta, ja tämän kautta heikentämään muutosvastarintaa. Jotta onnistumiset voitaisiin vakiinnuttaa ja muutokset juurruttaa organisaation kulttuuriin, muutosjohtamista tulee tehdä kasvavalla intensiteetillä lisäten projektien ja vastuuhenkilöiden määrää.

Jotta lippu pysyisi korkealla alkuinnostuksen hälvennyttyäkin, on ensisijaisen tärkeää vakiinnuttaa onnistumiset ja toteuttaa lisää muutoksia. Muutosprosessin kriittisin vaihe on tässä. Saammeko uudet toimintatavat hitsattua osaksi kulttuuriamme?

Kulttuuri muuttuu, kun me muutumme. Avoimen toiminnan ja viestinnän kautta voimme juurruttaa uudet toimintatavat organisaatiokulttuuriin. Kertaa ja hyväksy läpikäyty muutos ja luo ymmärrys siitä, miten siihen päästiin. Tämän kautta muutoksesta tulee osa organisaation kulttuuria ja identiteettiä.

Onnistuneen muutoksen takaa löytyvät elementit:

1️⃣ Tieto – Mitä ja miksi halutaan muuttaa?
2️⃣ Tahto – Mikä on muutoksen tavoite ja aikataulu?
3️⃣ Taito – Yhdessä sovitut toimintatavat, kuinka muutos toteutetaan ja viestitään.

Näin nostat prosessityöskentelyn seuraavalle tasolle: Vinkki 3: Kokonaiskuvan hahmottamiseksi ja konkretisoimiseksi monimutkainen projekti kannattaa pilkkoa osiin, sekä tunnistaa mahdolliset työkalut muutoksen läpiviemiseksi.

Suosittelemme tutustumaan myös näihin prosessi ja muutosjohtamisen sisältöihin:

👉 Prosessit – pinnan alla piilevä ja vaikuttava suuri osa | blogi
👉 Miksi menestyvät yritykset hallitsevat prosessinsa | blogi
👉 Prosessien kuvaamisen ensiaskeleet – Mitä tehdä ennen kuin aloitat kuvaamisen? | blogi
👉 Selkeä prosessiarkkitehtuuri on laadunhallinnan kivijalka | blogi
👉 Muutosjohtaminen – mitä, miten ja miksi? | blogi
👉 Kuinka muutosjohtamisen voi visualisoida? | blogi + webinaari
👉 Muutosjohtaminen 6+1 väittämää muutoksesta | Laatulöpinät-podcast


Kuinka luoda organisaatiolle yhtenäiset prosessit ja prosessien kuvaustavat?

Aloittakaa prosessien kuvaaminen prosessikartasta ja prosessipuusta

Prosessikartan ja prosessipuun määrittelee organisaation johto. Prosessikartassa esitetään organisaation johdon tunnistamat ydin- ja tukiprosessit. Prosessikartan tekemisessä liikkeelle voi lähteä liiketoiminnalle ja asiakkaille keskeisistä prosesseista.

  • Ydin- ja tukiprosessit tunnistetaan ensiksi, niistä rakennetaan prosessikartta.
  • Ydin- ja tukiprosessien osaprosesseista rakennetaan prosessipuu.
  • Alimman tason prosesseista piirretään ensin prosessikaaviot.

Kolmisivutekniikka 

Kolmisivutekniikka on Arterin perustajien Ossi Ritolan ja Jussi Moision kehittämä suomalainen tekniikka prosessien kuvaamiseen. Tekniikka koostuu nimensä mukaisesti kolmesta kokonaisuudesta:

  1. Prosessin yhteenvedosta,
  2. prosessikaaviosta ja
  3. prosessin vaiheiden kuvauksista. 

Kolmisivutekniikalla tarkoitetaan prosessinkuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista sekä vaiheidenkuvaus-sivun, jossa puolestaan kerrotaan tarkemmin jokaisesta prosessin työvaiheesta.

Yhdestä prosessista tuloksena syntyy siis kolme sivua: yhteenveto, prosessikaavio ja vaiheiden kuvaus.

Ennen kuin aloitatte prosessien kuvaamisen, käykää läpi nämä asiat

Ennen kuin prosesseja lähdetään kuvaamaan, on tärkeää selkeyttää kuvaamisen tarkoitus ja miettiä prosessien kuvaamisen perusteet kuntoon. On myös tärkeää selvittää:

✅ millaista osaamista organisaatiossa löytyy prosessien kuvaamiseen,
✅ prosessien kuvaamisen tarkoitus,
✅ olemassa olevat kuvaukset ja ohjeistukset kuvaamiseen sekä
✅ kuvausten laajuus ja aikataulun asettaminen prosessien kuvaamistyölle.

Näin nostat prosessityöskentelyn seuraavalle tasolle: Vinkki 4: Kuinka luoda organisaatiolle yhteiset prosessien kuvaustekniikat?

Kuvatkaa prosesseja niin ylätasolla kuin mahdollista, mutta niin tarkasti kuin tarvitsee

Yksi suurimmista sudenkuopista prosessien kuvaamisessa on lähteä kuvaamaan prosesseja liian yksityiskohtaisesti. Yksityiskohtainen kuvaaminen on niin työlästä, että prosessien kuvaaminen saattaa jäädä kertaluontoiseksi, eikä kuvauksien ylläpitoa jatketa.

Yksinkertainen sääntö prosesseja kuvatessa on: kuvaa niin ylätasolla kuin mahdollista, mutta niin tarkasti kuin tarvitsee. Mieti aina kenelle kuvausta tehdään ja mitkä ovat heidän tarpeensa kuvauksen suhteen.

Usein on helpompaa aloittaa kuvaaminen muutamasta prosessista ja siirtyä vasta sitten kuvaamaan laajemmin organisaation prosesseja kuin alkaa kuvaamaan kaikki prosessit kerralla.

Osallista prosesseissa toimivia henkilöitä kuvausten tekemiseen

On tärkeää, että prosessien kuvaamiseen osallistetaan jo melko aikaisessa vaiheessa laajasti prosesseissa toimivia henkilöitä. Prosessikuvausten tarkoitus on kuitenkin kuvata todellista tekemistä. Jos prosessia kuvaa vain yksi henkilö, on kyseessä usein vain kapea näkemys toiminnasta.

Prosessikuvaus, joka on kuvattu ja käyty yhdessä läpi, tulee todennäköisemmin myös aktiivisempaan käyttöön.

Prosessikuvausten käyttöönotto, kuvaamistyö ja prosessikuvausten muokkaaminen

Prosessikuvausten käyttöönotossa ja kuvaamisessa on tärkeää, että prosesseja on helppo ja joustava muokata sekä, että ne ovat helposti kaikkien saatavilla.

Mitä useampi henkilö organisaatiossa lähtee kuvaamaan prosesseja sitä enemmän heidän kouluttamisensa vaatii resursseja, joten prosessien kuvaamisessa käytetyn ohjelmiston tulisi olla nopea oppia.

Toiminnan juurruttaminen

Uuden työtavan vakiinnuttaminen eli prosessin juurruttaminen on usein se haastavin vaihe, sillä tutun työtavan muuttaminen aiheuttaa luontaisia vastareaktioita.

Muutosten omaksumista voidaan kuitenkin helpottaa osallistamalla työntekijöitä mukaan suunnittelutyöhön ja usein parhaat ideatkin löytyvät heiltä itseltään.

Juurruttamisvaiheeseen on erilaisia menetelmiä, mutta loppujen lopuksi organisaatio tietää parhaiten itse, miten työntekijät saadaan ostamaan idea uudesta työtavasta. Tärkein muistisääntö lienee – älä oleta mitään – eli uudet prosessit eivät jalkaudu itsestään.

Prosessien seuranta ja kehittäminen

Prosessin seuranta ja sen kehittäminen alkaa välittömästi prosessikuvauksen käyttöönoton jälkeen. Mittareita pohditaan usein jo prosessin suunnittelun yhteydessä. Mittareiksi voidaan käytännössä valita mitä tahansa, kunhan ne ovat sidoksissa prosessin tavoitteisiin.

Prosessien kehittämisessä jatkuvan parantamisen merkitys on suuri. Jatkuvan parantamiseen organisaatio voi vaikuttaa kulttuurin. johtamisen ja valmentamisen kautta.

Valmenna siis työntekijöitä ja anna heidän tehdä parannuksia prosessiin. Tue heitä ongelmien ratkaisemisessa, mutta pidättäydy antamasta valmiita ratkaisuja.

Näin nostat prosessityöskentelyn seuraavalle tasolle: Vinkki 5: Kuinka luoda organisaatiolle yhteiset prosessien kuvaustekniikat?

Suosittelemme tutustumaan myös näihin prosesseihin liittyviin sisältöihin:

👉 Prosessien kuvausohje | ladattava materiaali
👉 Prosessien pikaopas | ladattava materiaali
👉 Prosessitutkimus 2021, Arter | ladattava materiaali


Prosessit virheiden vähentäjinä ja luovuuden mahdollistajana

Prosessityöllä tulee olla selkeät tavoitteet: mitä sillä pyritään ratkaisemaan?

Prosessien piirtämisen tarkoitus on yleisesti dokumentoida ja visualisoida toimintaa. Prosessien kuvaamista voidaan kuitenkin hyödyntää eri tarkoituksiin ja ratkaista hyvin erilaisia haasteita.

Prosessien kuvaamiselle kannattaa asettaa selkeät tavoitteet ja miettiä, mihin asioihin sillä pyritään saamaan ratkaisua. Jos tarkoitus on vain kuvata prosessit sertifikaattia varten, ei voida olettaa, että kuvaamisen jälkeen prosessit tulevat onnistuneesti osaksi arkea ja niitä aktiivisesti kehitetään.

Tavoitteita voivat olla esimerkiksi:

  • Strategian jalkauttaminen,
  • riskienhallinta,
  • hiljaisentiedon dokumentointi,
  • prosessiomistajuuden kehittäminen tai
  • asiakas- ja sidosryhmävaatimusten huomioiminen.

Avaimet onnistuneeseen prosessityöhön

1️⃣ Selkeytä prosessityön tavoite ja tarkoitus. Prosessityötä aloittaessa ja tehdessä tulee aina olla selkeät tavoitteet.
2️⃣ Osallista ja kouluta.
3️⃣ Aloita prosessin kuvaaminen yksinkertaisesti ja tarkenna tarvittaessa
4️⃣ Vastuuta, tue ja varmista prosessityön jalkautuminen. Prosessien tuominen osaksi organisaatiota on usein pitkä tie, joten on tärkeää nähdä, onko asetettuja tavoitteita saatu ratkaistua.
5️⃣ Tuo tulokset esille. Onnistumiset on tärkeää saada selkeästi näkyville. Kun onnistumiset saadaan näkyville, prosessien tuleminen osaksi organisaation jatkuvaa kehittymistä on todennäköisempää.

Näin nostat prosessityöskentelyn seuraavalle tasolle: Vinkki 6: Sitouttaminen prosessityöskentelyyn

Prosessidokumentaation kattava hyödyntäminen mahdollistaa pitkäjänteisen kehittämisen

Kun olette kattavasti dokumentoineet prosessinne, tulee luotua dokumentaatiota myös käyttää. Arterin toteuttaman prosessitutkimuksen mukaan prosessijohtamisessa jo pidemmälle edenneet organisaatiot erottuivat muista organisaatioista siinä, että niissä prosessikuvauksia käytetään toiminnan kehittämisessä ja perehdyttämisen välineinä.

Prosessikuvaukset ovatkin yksi parhaimmista perehdyttämisen välineistä: niiden avulla voidaan vähentää organisaatioista katoavaa hiljaista tietoa, mutta myös estää huonojen toimintatapojen jalkautumista uusiin työntekijöihin.

Prosessikuvauksia ei ole tarkoitus käyttää siten, että tekijät aina tarkastavat niistä, kuinka asia tehdään ja miten prosessi etenee. Sen sijaan kuvausten tarkoitus on kasvattaa tietoisuutta ja toimia viestinnän välineenä. Myös työnteko on mukavampaa, kun on olemassa paikka, josta asiat voi tarpeen tullen tarkastaa.

Ajatellaan tilannetta, jossa toiminnassa tapahtuu jotain arjesta negatiivisesti poikkeavaa. Toivommeko ainoastaan, että näin ei tule tapahtumaan uudelleen, vai pitäisikö sen sijaan tarkastella sovittua prosessia.

Jos on toimittu kuten on sovittu, voimme tarkastella prosessia ja mahdollisesti kehittää sitä niin, että näin ei tulisi enää tapahtumaan. Mikäli on toimittu toisin kuin olemme sopineet, voimme käyttää prosessikuvauksia hyödyksi ja varmistaa, että kaikki työntekijät osaavat jatkossa toimia kuten on sovittu.

Ilman kuvattuja prosesseja on melko turha käydä tällaista perusanalyysia läpi, sillä ei ole olemassa mitään sovittua tapaa, johon voimme tapahtumaa verrata.

Älkää siis luovuttako prosessien suhteen, vaikka se tuntuisikin alkuun piirtelyltä ilman suurempaa vaikutusta. Uskon, että valtaosa organisaatioista on aloittanut piirtelyllä. Onnistujat ovat päässeet hommassa seuraaville askeleille, jolloin prosesseja on alettu johtaa ja käyttämään arjen työvälineenä.

Prosessien kehittämisen edellytykset:

📌 Organisaation johdon selkeästi ilmaisema tahtotila.
📌 Aikaikkunoiden tietoinen määrittely kehittämistyölle.
📌 Työkalujen ja ongelmanratkaisun taitojen kouluttaminen ja harjoittelu.
📌 Aloite- ja ideointikäytäntöjen parantaminen.
📌 Läpinäkyvyyden lisääminen eli toisin sanoen laadun tai jatkuvan parantamisen kulttuurin sitkeää rakentamista.

 

Näin nostat prosessityöskentelyn seuraavalle tasolle: Vinkki 7: Prosessityön jatkokehittäminen


Näin luot edellytykset prosessijohtamiselle – kuuden kohdan checklist

1️⃣Prosessien tunnistaminen: Organisaation prosessit on nimetty ja niiden määrä voidaan laskea.

2️⃣ Prosessien kuvaaminen: Jokaisen tunnistetun prosessin kulusta on olemassa visuaalinen dokumentaatio, vuokaavio tai joku muu kuvaustapa.

3️⃣ Prosessien omistajien nimeäminen: Jokaisella prosessilla on yksiselitteinen omistaja ja omistajan tehtävät, vastuut ja valtuudet on määritelty.

4️⃣ Prosessien jatkuva parantaminen: Prosessien kehittämisen ja katselmoinnin menetelmät on määritetty ja dokumentoitu omana prosessinaan tai jollain muulla tavalla.

5️⃣ Prosessien tehokkuuden mittaaminen: Prosesseille on oleellisilta osin asetettu niiden suorituskykyä kuvaavia mittareita.

6️⃣ Prosessien rajapintojen selkeyttäminen: Prosessien rajapinnat on tunnistettu ja määritelty selkeästi.

Prosessijohtaminen – mitä se on?

Prosessijohtamisella tarkoitetaan toiminnan kuvaamista, kehittämistä ja johtamista prosessiajattelun mukaisesti. Sillä tavoitellaan ensisijaisesti parempaa ymmärrystä organisaation toiminnasta sekä toiminnan standardoinnin kautta saavutettavia tehokkuushyötyjä.

Nykypäivänä prosessijohtamista sovelletaan kaikilla toimialoilla, niin suurissa kuin pienissä organisaatioissa, sekä julkisella että yksityisellä sektorilla.

Prosessijohtamisen juuret ovat Taylorismissa, eli tieteellisessä liikkeenjohdossa. Tällöin syntyi ajatus siitä, että yksittäinen työliike on pienin mahdollinen organisaation osa. Näitä yksittäisiä osia standardoimalla ja kehittämällä pystyttiin kehittämään koko organisaation toimintaa.

Prosessiksi miellettiin joukko työliikkeitä, joilla syöte muutettiin tuotokseksi. Työliike sopi hyvin teollisen ajan toiminnan kehittämisen veturiksi, sillä työ oli luonteeltaan pääosin suorittavaa ja sisälsi jatkuvia toistoja. Prosessiajattelu on kuitenkin kehittynyt laajasti vuosien kuluessa, sisältäen nykyään huomattavasti kattavammin asioita pelkän työliikkeen lisäksi.

Tähän kehityskulkuun ovat vaikuttaneet erityisesti Michael E. Porter vuonna 1985 lanseeraamallaan arvoketjun käsitteellä, sekä useat laatuajattelun vaikuttajat, kuten William Edwards Deming. Voidaan jopa sanoa, että työliike loistaa poissaolollaan valtaosassa moderneja prosessikuvauksia. Sen sijaan prosessikuvaukset keskittyvät nykyään muihin asioihin, kuten tietovirtoihin ja työketjuihin. Ajatus ihmisestä pelkkänä koneen osana on hävinnyt.

Prosessijohtaminen voi olla organisaation yksi johtamisen työkaluista muiden työkalujen ohessa. Prosessijohtamisen toimintamalli auttaa liiketoiminnan kehitystyötä kustannustehokkuuden näkökulmasta lyhyelläkin aikavälillä. Se luo myös mahdollisuuden tavoitella erottautumista muista toimijoista organisaation kilpailukyvyllä pidemmällä aikavälillä.

Prosessijohtamisessa organisaation strategia, organisaatiorakenne, oppiminen, arvon maksimointi, suorituskyvyn johtaminen sekä työyhteisön kulttuuri ovat asioita, joilla pystytään tukemaan prosessijohtamista sekä suorituskykyä.

Kyseinen toimintamalli on yksi keino hyödyntää prosesseja laadunhallinnassa. Prosessijohtamisessa yleensä prosessille on määritetty prosessinomistaja, jonka vastuulla on tietyn prosessin johtaminen. Rooliin voi kuulua:

  • prosessin ylläpito- ja kehitystyö,
  • prosessille asetetun mittariston seuraaminen,
  • tiedonkerääminen prosessin kehitystyön tueksi,
  • kehitystoimenpiteiden valikoiminen, suunnittelu ja toteutus,
  • päällekkäisyyksien välttäminen kokonaisuuteen liittyvien prosesseihin nähden,
  • epäjatkuvuuskohtien välttäminen
  • sekä osaoptimoinnin välttäminen.

Prosessiajattelussa työtehtäville syntyy looginen suoritusjärjestys, josta pyritään karsimaan lisäarvoa tuottamattomia vaiheita, jolloin asiakkaille pystytään tuottamaan entistä parempaa palvelua. Prosessiajattelu tuottaa myös edellytykset henkilöstölle ymmärtää organisaation  liiketoiminnan kokonaisuutta.

Yksi kompastuskivi prosessiojohtamisessa on prosessiomistajuuden määritelmäKuka hän on, mitä hän tekee ja mitkä ovat hänen valtuutensa. Mistä hän voi päättää, miten paljon aikaa rooli vaatii, mitä taitoja hänellä pitää olla, millaiset valtuudet hänellä on toimia yli organisaatio rajojen jne.

Prosessin omistajan rooli voi myös vaihdella, mikäli organisaation tuotteiden ja palveluiden kirjo vaihtelee täsmätuotteista hyvin ei-rutiinimaisiin palveluihin, joissa jokainen asiakascase pitää suunnitella erikseen. Prosessin omistajan roolia ei silloin voi määritellä yhdenlaisena, vaan siihen kuuluu uusia piirteitä aina verkostomaisen toiminnan ja kumppanuuden hallintaan asti.

Näistä sisällöistä saat lisää konkreettista apua:

👉 Onnistunut prosessityö – näin saavutat tuloksia | blogi
👉 Avaimet onnistuneeseen prosessityöhön | blogi
👉 Onnistu prosessityössä – Käytännön prosessityö IMS-ohjelmistoa hyödyntäen | blogi + webinaari
👉 Prosessijohtaminen| ladattava materiaali

Näin asiakkaamme ovat kehittäneet toimintaansa ja prosessejaan IMS-ohjelmiston avulla:

👉 Kehitä asiantuntijuuttasi ja tutustu Arterin prosesseihin liittyviin koulutuksiin tästä! 

Kokeile ilmaiseksi tilaamalla IMS-Demo, kuinka IMS-toimintajärjestelmän alusta sopisi organisaationne prosessityöskentelyn kehittämisen tueksi!

Tilaa demo-tunnukset tällä lomakkeella ja kokeile IMS-ohjelmistoa ilmaiseksi:

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Liittyvät materiaalit