Blogi

Näin ARC-ohjelmisto tukee tiedonhallintamallin dokumentointia

ARC-ohjelmiston hyödyt lainmukaisessa dokumentoinnissa

Olemme usein Arterilla kertoneet ARC-ohjelmistoon liittyen kahta myyntivalttia lainmukaisten dokumentointien yhteydessä.

  1. ARC-ohjelmisto helpottaa dokumentaation päivitettävyyttä. Yhteyskaavion luomien riippuvuuksien ansiosta yhdessä paikassa päivitettävä tieto päivittyy myös muihin yhteyksiin ja voidaan varmistua siitä, että yhtä paikkaa päivitettäessä myös kaikki muut yhteydet, missä asia esiintyy, päivittyvät.
  2. ARC-ohjelmisto visualisoi lopputulosta erilaisilla tavoilla. Kaavioeditorilla tai taulukkosuodatuksilla voidaan piirtää tarvelähtöisesti erilaisia näkymiä kuvaukseen ja ARC-ohjelmisto tuottaa myös automaattisesti kuvauksen pohjalta yhteyskaavioita, jotka antavat kattavan ja nopean yleiskäsityksen riippuvuuksista.

Mitä yhteistä näillä kahdella hyödyllä on?

Varmasti paljon, mutta tarkoitan tässä nyt erityisesti sitä, että nämä ovat hyötyjä, jotka paljastavat itsensä vasta kun kuvaus on jo valmis tai vaiheessa, jossa sitä olisi jo tarkoitus iteroida. Nämä eivät siis varsinaisesti ole hyötyjä, jotka liittyvät tiedon keruuseen.

Tietojen keräämisen haasteet helpottuvat ohjeistavan dokumentaation avulla

Käytäntö kuitenkin on osoittanut, että tiedonhallintamallin tai yleisesti arkkitehtuuridokumentoinnin ilmeisemmät haasteet näyttäytyvät jo paljon varhaisemmassa vaiheessa työtä. Tässä uudessa tavassa dokumentoida tiedonhallintamallia olemme halunneet tehdä myös tiedonhallintamallin tietojen yhteen keräämisestä mahdollisimman helppoa siten, että olemme tuottaneet runsaasti työtä helpottavaa dokumentaatiota niin graafeina kuin tekstimuodossa.

Tahdomme siis, että helppolukuisen ja visuaalisen lopputuloksen lisäksi myös dokumentointi itsessään olisi mahdollisimman helppoa ja visuaalista.

Lähdin kokoamaan tiedonhallintamallia yhdistelemällä olemassa olevia kappaleita. Kysehän ei ole varsinaisesti uuden asian dokumentoinnista, vaan tiedonhallintamallia työstettäessä tulisi nimenomaan huomioida jo olemassa olevaa aiemmissa yhteyksissä tuotettua kuvausta.

Keräsimme kokoon palautetta ensimmäisistä projekteistamme asiakkailta ja meidän konsulteiltamme. Hyödynsimme myös olemassa olevaa Arter Framework -viitekehystä ja Valtiovarainministeriön Tiedonhallintalautakunnan suositusta tiedonhallintamallin laatimisesta, ja kokosimme nämä ajatukset yhteen ARC-ympäristöön.

Tiedonhallintamalli ARC-ohjelmistolla, Arter Oy
Tiedonhallintamalli ARC-ohjelmistolla, Arter Oy

Tämän pohjalta muodostimme ARC-ohjelmistoon uuden etusivukaavion, joka kokoaa yhteen tiedonhallintamallin sisällöt. Tärkeää oli eri väritysten kautta (sininen ja pinkki väri), osoittaa missä kohdissa on jokin mallin näkökulmasta löytyvä velvoite kuvata kyseistä kappaletta (merkitty sinisellä) ja minkä kuvaamiselle taas on olemassa muita hyviä syitä (merkitty kuvaan pinkillä).

Tiedonhallintalaki, etusivukaavio, ARC-ohjelmisto
Tiedonhallintalaki, etusivukaavio, ARC-ohjelmisto

Näiden kaikkien sisältölaatikkojen alta löytyy taulukko, johon kyseistä sisältöä voidaan tuottaa. Taulukoissa on myös ohjeistus siitä, mitä kappale tarkoittaa ja mitä suosituksia tai minimivaatimuksia sen kuvaamiseen liittyy.

Esimerkkitaulukko, ARC-ohjelmisto
Esimerkkitaulukko, ARC-ohjelmisto (klikkaa kuva isommaksi)

Hyödynnä tiedonhallintalain havainnoiva checklist

Ohjelmistossa on taulukoiden lisäksi myös käsitteet yhteen kokoava metamallikuva, ja minimisisältöjä havainnoiva checklist, josta etusivun tapaan löytyy myös aina linkitykset kuvattaviin kohteisiin.

Tiedonhallintamalli check-list, Arter Oy
Tiedonhallintamalli check-list, Arter Oy

Näillä tavoilla ARC-ohjelmistoa voidaan hyödyntää ei pelkästään valmiin sisällön esittämiseen ja iterointiin, vaan myös apuvälineenä tiedonhallintamallityöstä viestimiseen ja itse oikean tiedon kokoamiseen.

Tutustu tiedonhallintamalliin tarkemmin webinaarin tai ilmaisen demon avulla

Pidimme aiemmin webinaarin, jossa katsoimme tässä blogissa esiintynyttä tiedonhallintamallin ympäristöä nimenomaan ammatillisen koulutuksen järjestäjän näkökulmasta. Webinaarissa käymme läpi, miten oppilaitokset voivat laatia tiedonhallintamallinsa niin, että se ei jää vain byrokraattiseksi harjoitteeksi, vaan sitä voidaan hyödyntää oppilaitoksen toiminnan ja tiedonhallinnan kehittämisessä uuden vuosikymmenen haasteiden selättämisessä. Löydät webinaaritallenteen katsottavaksesi alta.

Jos taas haluat tutustua tarkemmin tässä blogissa esiteltyyn demoympäristöön tai ylipäätään keskustella siitä, miten näitä ARC:ssa olevia muokattavia mallipohjia voisi hyödyntää juuri teidän organisaation kuvaustarpeisiin, voit lähteä liikkeelle tekemällä meille demopyynnön ARC-ohjelmistoon. >> Tilaa maksuton demo täältä.

Lue lisää:

Katso webinaaritallenne Tiedonhallintamalli ammatillisen koulutuksen järjestäjälle

Täytä tietosi ja lataa webinaaritallenne

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Toni Vehmaanperä toimii Arterilla tiedonhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin konsulttina. Tonilla on vahva osaaminen ARC-ohjelmistosta ja sen hyödyntämisestä organisaatioiden toiminnan visuaalisessa mallintamisessa. Hän tuntee myös julkishallinnon tiedonhallintalain sekä GDPR-asetuksen vaatimukset.

Liittyvät materiaalit